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辦公室管理八大要點(diǎn)
1．獨視為共
所謂“獨視為共”，指的是“獨用”（個(gè)人使用）被視為“共用”，即個(gè)人（擔當者）使用的資料也要納入管理。在推行6S管理的過(guò)程中，有些員工認為有些資料只有自己一個(gè)人使用，所以沒(méi)必要整理。實(shí)際上請假、出差等特殊事件都可能發(fā)生工作移交的情況。因此，共用部分的資料應當整理到科室資料架，個(gè)人部分的資料既可以整理到科室資料架，也可以整理到個(gè)人資料架，但必須公開(kāi)并按照要求進(jìn)行標識。
2．公私區分
公私區分是指對公司資料與私人資料進(jìn)行嚴格區分。在公司規章允許的前提下，員工們可以復印一些資料，或者從外部取得一些資料進(jìn)行參考。但是，必須注明是“私人參考資料”。否則，一旦別人代替工作時(shí)，由于不了解情況，很可能將復印的舊版本文件當作新版本使用。因此，公私區分是為了明確文件資料性質(zhì)，防止問(wèn)題的發(fā)生。
3．柜架管理
在柜架管理中要求所有的柜子、架子均加上標識，明確責任部門(mén)、責任人、柜架上資料的類(lèi)別等信息。這樣，現場(chǎng)人員不需要打開(kāi)柜門(mén)，就能清楚地知道里面放置的是什么。如果資料擺放的效果不佳，很快就能找到責任人。此外，柜架管理還有利于節省出多余的文件柜和資料架或者是擴大存放空間，確保管理人員對柜架使用情況了如指掌。
4．資料歸位
為了使辦公室內的資料更易管理和查找，應該實(shí)行資料歸位。資料歸位可以分為分類(lèi)、標識和定位三個(gè)部分。首先，要根據文件資料的屬性進(jìn)行不同類(lèi)別的劃分；其次，在文件夾和放置位置上分別貼上相應的標簽，避免不同文件夾的放置出現錯位；最后，要采取一些合理的方法方便對文件夾的定位，保持文件夾的整齊。此外，還應加強對資料擺放的監督和管理，杜絕個(gè)別人員由于懶散而隨便亂放文件。
如圖4-1所示，將所有資料分為沖壓機、注塑機和發(fā)電機技術(shù)等類(lèi)別，并在各自的文件夾上加貼對應的標識，標識應盡量采用數字等易懂的符號。文件夾上加上一條橫線(xiàn)，以便于文件夾在資料架上的定位。這樣，就能營(yíng)造出一目了然的現場(chǎng)，使工作品質(zhì)得以提升、效率得到提高。
整頓—6S管理八大要點(diǎn)（下）
5．桌面狀態(tài)
為保持辦公室桌面的整潔有序，可將桌面上的資料分為待處理、處理中和已處理三類(lèi)。如圖4-2中的照片所示，首先通過(guò)顏色區分出文件的類(lèi)別，并在每件資料上加貼標識，使人一看就知道資料內容、責任人等信息，從而改變過(guò)去桌面雜亂的情況。如果辦公室的桌面狀態(tài)能夠達到圖中的水平，就能使辦公人員的效率提高，不容易出錯，并且還能帶來(lái)視覺(jué)上的享受。
6．抽屜狀態(tài)
如果公司允許員工存放私人物品，那么抽屜中的公司物品與私人物品應該分開(kāi)放置。通?？蓪⑺饺擞闷贩旁谵k公桌最底層的抽屜中，其他抽屜只允許放置工作用品，并且應采用科學(xué)方法將物品固定，保證取物的方便與高效率。
如圖4-43，為了防止物品在抽屜來(lái)回拉動(dòng)的過(guò)程中發(fā)生移位，可以引入形跡管理的方法，在抽屜中墊上一塊帶有各種工具形狀的膠皮，將剪刀、修正液、計算器等常用的辦公用品放到膠皮上的凹槽處，保證物品不移動(dòng)。
7．張貼管理
每家企業(yè)可以根據各自不同的情況規定張貼管理的細節。如果財力允許，企業(yè)可以購買(mǎi)白板專(zhuān)門(mén)用于各類(lèi)文件的張貼；如果企業(yè)認為沒(méi)有必要花錢(qián)購買(mǎi)，也可以直接貼在墻上。但是，一定要明確允許張貼的區域，標明相關(guān)責任人。否則，墻上將會(huì )很快變得雜亂無(wú)章，不但影響視覺(jué)感受，而且容易造成重要文件的丟失，影響辦事效率。
8．管理
6S管理強調每一個(gè)細節，要求每件事情都按照規章做到位，亂貼亂放本身就是違反6S管理要求的。如圖4-54所示，公告板應當分區管理，如分成“6S專(zhuān)欄”、“公告欄”、“學(xué)習園地”等，在每個(gè)分區的正上方寫(xiě)上標題，并且要有責任人。責任人有義務(wù)監督其他員工是否張貼整齊，有義務(wù)維持版面的干凈整齊。
清 掃
清掃的含義
清掃是將工作場(chǎng)所內看得見(jiàn)和看不見(jiàn)的地方打掃干凈，當設備出現異常時(shí)馬上及時(shí)進(jìn)行修理，使之恢復正常運轉狀態(tài)。清掃過(guò)程是根據整理、整頓的結果，將不需要的部分清除出去，或者標示出來(lái)放在倉庫之中。
現場(chǎng)在生產(chǎn)過(guò)程中會(huì )產(chǎn)生灰塵、油污、鐵屑、垃圾等，從而使現場(chǎng)變臟。臟的設備會(huì )使設備精度下降，故障多發(fā)，影響產(chǎn)品質(zhì)量，使安全事故防不勝防；臟的現場(chǎng)更會(huì )影響人們的工作情緒。因此，必須通過(guò)清掃活動(dòng)來(lái)清除那些雜物，創(chuàng )建一個(gè)明快、舒暢的工作環(huán)境，以保證安全、優(yōu)質(zhì)、高效率地工作。
清掃的注意點(diǎn)
清掃的注意點(diǎn)包括責任化、標準化和污染源改善處理：
1．任化
所謂責任化，就是要明確責任和要求。在6S管理中，經(jīng)常采用如表4-1所示的6S區域清掃責任表來(lái)確保責任化。在責任表中，對清掃區域、清掃部位、清掃周期、責任人、完成目標情況都應有明確的要求，提醒現場(chǎng)操作人員和責任人員需要做哪些事情，有些什么要求，明確用什么方法和工具去清掃。
表4-1 6S區域清掃責任表
1日
2日
3日
4日
5日
6日
目標要求
實(shí)際評估
情況確認
2．標準化
當不小心把一杯鮮奶灑在桌子上時(shí)，有人會(huì )先用干毛巾擦后再用濕毛巾擦，而有人會(huì )先用濕毛巾擦后用干毛巾擦。對于如此簡(jiǎn)單的一個(gè)問(wèn)題，竟然有兩種完全不同的答案。而現場(chǎng)管理遇到的問(wèn)題則要復雜得多，如果不能夠實(shí)現標準化，同樣的錯誤可能不同的人會(huì )重復犯。因此，清掃一定要標準化，共同采用不容易造成安全隱患的、效率高的方法。
3．污染發(fā)生源改處理善
推行6S管理一定不能讓員工們覺(jué)得只是不停地擦洗設備、搞衛生，每天都在付出。需要清掃的根本原因是存在污染源。如果不對污染發(fā)生源進(jìn)行改善處理，僅僅是不斷的掃地，那員工一定會(huì )對6S管理產(chǎn)生抵觸情緒。因此，必須引導員工對在污染源發(fā)生方面做出一些有效的處理改善措施，很多污染源只需要采取一些簡(jiǎn)單的措施和較少的投入，就能予以有效杜絕。
清掃的主要對象
清掃主要是為了指將工作場(chǎng)所徹底清掃，杜絕污染源，及時(shí)維修異常的設備，以最快的速度使其恢復到正常的工作狀態(tài)。通過(guò)整理和整頓兩個(gè)步驟，將物品區分開(kāi)來(lái)，把沒(méi)有使用價(jià)值的物品清除掉。
一般說(shuō)來(lái)，清掃的對象主要集中在以下幾個(gè)方面：
1．清掃從地面到墻板到天花板的所有物品
需要清掃的地方不僅僅是人們能看到的地方，在機器背后通?？床坏降牡胤揭残枰M(jìn)行認真徹底的清掃，從而使整個(gè)工作場(chǎng)所保持整潔。
2．徹底修理機器工具
各類(lèi)機器和工作具在使用過(guò)程中難免會(huì )受到不同程度的損傷。因此，在清掃的過(guò)程這一環(huán)節中還包括徹底修理有缺陷的機器和工具，盡可能地降低減少突發(fā)的故障。
3．發(fā)現臟污問(wèn)題
發(fā)現臟污問(wèn)題也是為了更好地完成清掃工作。機器設備上經(jīng)常會(huì )是污跡斑斑，因此需要工作人員定時(shí)清洗、上油，、擰緊螺絲，這樣在一定程度上可以穩定機器設備的品質(zhì)，減少工業(yè)傷害。
4．杜絕污染源
污染源是造成清掃無(wú)法徹底的主要原因。粉塵、刺激性氣體、噪音、管道泄漏等污染都存在是污染源頭。，只有解決了污染源，才能夠徹底解決污染問(wèn)題。
安 全
安全的含義
所謂安全，就是通過(guò)制度和具體措施來(lái)提升安全管理水平，防止災害的發(fā)生。安全管理的目的是為了加強員工的安全觀(guān)念，使其具有良好的安全工作意識，更加注重安全細節管理。這樣不但能夠降低事故發(fā)生率，而且能提升員工的工作品質(zhì)。安全僅僅靠口號和理念是遠遠不夠的，它必須有具體措施來(lái)保證實(shí)施。
構筑安全企業(yè)的六個(gè)方面
1．徹底推行3S管理
現場(chǎng)管理中有一句管理名言：安全自始至終取決于整理、整頓和清掃（3S）。如果工作現場(chǎng)油污遍地，到處、都零亂不堪，不但影響現場(chǎng)員工的工作情緒，最重要的是會(huì )造成重大的安全隱患。因此，推行6S管理一定要重視安全工作的重要性，認真做好整理、整頓、清掃這三項要求。
2．安全隱患識別
安全隱患識別是一種安全預測。首先把工作現場(chǎng)所要做的工作的每一步全部列出來(lái)，然后分析每一步工作是否可能造成安全隱患。例如，在檢修安全中，應該詳細分析針對高空作業(yè)是用安全繩還是吊籃或者其他一些輔助措施，分別列出使用各種工具或措施可能產(chǎn)生的情況問(wèn)題，針對可能產(chǎn)生的問(wèn)題采取一系列預防措施來(lái)防止問(wèn)題的發(fā)生。
3．標識（警告、指示、禁止、提示）
在安全管理中，能夠用標識處理好的事情就盡量用標識來(lái)處理。這是因為標志既簡(jiǎn)單又低成本低，例如醒目位置處的“嚴禁水火”、“小心來(lái)車(chē)”等標識能夠清楚地提醒現場(chǎng)的工作人員注意避免危險情況的發(fā)生。如果現場(chǎng)沒(méi)有相應的警告、指示、禁止、提示等標識，一些不了解現場(chǎng)的人員可能因為忙中出錯而導致發(fā)生安全事故。
4．定期制定消除隱患的改善計劃
在安全管理中，,警告、提示和禁止等標識并不能解決所有的安全隱患，企業(yè)管理層還必須定期制定出消除隱患的改善計劃。因此，優(yōu)秀的企業(yè)十分強調安全問(wèn)題，每年都會(huì )根據隱患改善計劃撥出相應的經(jīng)費，專(zhuān)門(mén)用以解決安全隱患問(wèn)題，如加強防護措施，防止物品搬運中撞壞現場(chǎng)的儀表等。
5．建立安全巡視制度
在很多優(yōu)秀企業(yè)中都建立了安全巡視制度，即設立帶著(zhù)SP（Safety Professional）袖章的安全巡視員。這些安全巡視員都經(jīng)過(guò)專(zhuān)門(mén)的培訓，能夠敏銳地發(fā)現現場(chǎng)的安全問(wèn)題，以實(shí)現“無(wú)不安全的設備、無(wú)不安全的操作、無(wú)不安全的場(chǎng)所”的目標。
安全巡視員通過(guò)“CARD作戰”的形式來(lái)給予安全指導：對公司財產(chǎn)可能造成人民幣2萬(wàn)元以上損失或對人身安全構成重大隱患的，使用紅卡；對公司財產(chǎn)可能造成人民幣5000～2萬(wàn)元損失，或可能對人身造成一般損害的，使用黃卡；對公司財產(chǎn)可能造成人民幣5000以下?lián)p失的，則使用綠卡。
6．細化班組管理
安全管理還需要細化班組管理。人命關(guān)天，班組是安全事故最可能發(fā)生的地方，因此，企業(yè)管理人員要對員工進(jìn)行安全教育，公布一些緊急事故的處理方法。例如，在適當的時(shí)機應多加強演練火災發(fā)生時(shí)的應急措施的使用一旦工廠(chǎng)發(fā)生火災，應該如怎樣何選擇逃生線(xiàn)路，、由誰(shuí)負責救護，誰(shuí)負責救活，以及確定集合疏散地點(diǎn)等。
清 潔
清潔的含義
清潔是在整理、整頓、清掃、安全等管理工作之后，認真維護已取得的成果，使其保持完美和最佳狀態(tài)。因此，清潔的目的是為了堅持前4S幾個(gè)管理環(huán)節的成果。“整理、整頓、清掃、安全”一時(shí)做到并不難，但要長(cháng)期維持就不容易了，若能經(jīng)常保持4S的狀態(tài)，也就做到達到了清潔管理的要求了。
清潔并不是能單純從字面上來(lái)理解，它是對前四項管理活動(dòng)的堅持和深入，從而創(chuàng )造一個(gè)良好的工作環(huán)境，使員工能愉快地工作。這對幫助企業(yè)提高生產(chǎn)效率、改善整體的績(jì)效是很有幫助的。
清潔的注意點(diǎn)
在產(chǎn)品企業(yè)生產(chǎn)過(guò)程、在和日常工作過(guò)程中，永遠總會(huì )伴隨著(zhù)不斷有沒(méi)用的物品產(chǎn)生，這就需要不斷對其進(jìn)行整理、整頓、清掃等管理工作。需要注意的是，清潔還是對整理、整頓和清掃、安全的制度化，通過(guò)標準化來(lái)保持前面的4S。
此外，清潔還應注重定期檢查和對新人的教育。目前，推行6S管理的企業(yè)在清潔時(shí)常采用的運作方法主要包括：紅牌作戰、3U MEMO、目視管理以及查檢表等，這些方法和工具能夠有效推動(dòng)6S管理的順利開(kāi)展。
【自檢】
請您回答相應的問(wèn)題。
很多企業(yè)在推行6S管理的初期興致很高。但是，推行了幾個(gè)月后往往發(fā)現，工人對整天做打掃工作很厭煩，認為不但增加了工作負擔，還沒(méi)什么效果。因此，不少管理人員和員工便產(chǎn)生了“6S不過(guò)就是個(gè)大掃除”的想法。
您認為這種想法正確嗎？為什么會(huì )出現這種想法？這些企業(yè)在推行6S管理的過(guò)程中有哪些 失誤？請您簡(jiǎn)要地闡述您的觀(guān)點(diǎn)。
