| 一、準備工作
需要說(shuō)明的一點(diǎn)是，這個(gè)軟件既適合單機應用，更適合多人的網(wǎng)絡(luò )應用。如果公司員工一起使用這個(gè)軟件，充分利用其網(wǎng)絡(luò )化功能，那么統計匯總工作將會(huì )更加簡(jiǎn)便，很多基礎數據就不需要重新輸入，直接從其它同事做的表中自動(dòng)獲取就行了。如果在公司范圍內應用，還需要在“Excel服務(wù)器管理臺”設置組織機構等內容，來(lái)實(shí)現數據權限管理和數據規范管理。 二、建立報表模版 1)登陸“Excel服務(wù)器” 打開(kāi)Excel，在屏幕右上角可以看到增加了“Excel服務(wù)器”的菜單，點(diǎn)擊“建立連接”出現以下界面，使用剛才設定好的用戶(hù)名和密碼登陸。  圖1 2)新建報表模版 使用Excel服務(wù)器的方便之處在于，它以微軟EXCEL為操作界面，非常容易掌握。 下面以《產(chǎn)品銷(xiāo)貨臺帳》和《銷(xiāo)售分析表》為例來(lái)說(shuō)明，《產(chǎn)品銷(xiāo)貨臺帳》是基礎數據表，《銷(xiāo)售分析表》是統計分析表，它是以銷(xiāo)售臺帳的數據為基礎。 a)將平時(shí)使用的報表的空表格拷貝粘貼到新的工作簿中，點(diǎn)擊Excel服務(wù)器的工具欄“報表設計”--“另存為模版”將空表保存為模版“產(chǎn)品銷(xiāo)貨臺帳”。  圖2 3)定義數據項 此報表需要分別定義產(chǎn)品銷(xiāo)貨臺帳主表(表頭)和明細表(表身)的數據項。選定報表中數據范圍，點(diǎn)擊右鍵，在下拉菜單中選擇匹配的數據類(lèi)型和數據規范，如下：  圖3 如果系統提供的不能滿(mǎn)足需要，可以在管理平臺中設置。定義數據項的目的在于確定數據在報表中的位置，為后面建立報表間的數據關(guān)系做準備。 到此，《產(chǎn)品銷(xiāo)貨臺帳》的模版就建立完成。 重復以上三步工作，制作《銷(xiāo)售分析表》的模版，報表格式如下：  圖4 4)定義報表間數據關(guān)系 由于《銷(xiāo)售分析表》的數據以《產(chǎn)品銷(xiāo)貨臺帳》中的數據為基礎，為了自動(dòng)獲取《產(chǎn)品銷(xiāo)貨臺帳》中的數據，需要建立兩個(gè)報表間的數據關(guān)系。在EXCEL服務(wù)器軟件中是通過(guò)“表間公式”這一功能實(shí)現的。定義表間公式分為四步：選擇數據源，設定表間關(guān)聯(lián)，設定篩選條件，制定填充方法。 在《銷(xiāo)售分析表》的界面點(diǎn)擊--右鍵——定義表間公式。根據《銷(xiāo)售分析表》的特點(diǎn)，需要定義“本期銷(xiāo)售”和“去年同期銷(xiāo)售”兩個(gè)公式，以“本期銷(xiāo)售”為例四個(gè)步驟依次說(shuō)明如下： 選擇數據源：由于數據來(lái)自于《銷(xiāo)售臺帳》，因此數據源為“產(chǎn)品銷(xiāo)貨臺帳_主表和產(chǎn)品銷(xiāo)貨臺帳_明細”。 設定表間關(guān)聯(lián)：只適用于數據源來(lái)自多張報表的情況，本報表數據取自一張報表，不需要設定此項。 設定篩選條件：《銷(xiāo)售分析表》是分析某個(gè)時(shí)間段內的銷(xiāo)售數據，因此需要將時(shí)間段的起止時(shí)間作為篩選條件，同時(shí)，匯總的方式是按照產(chǎn)品來(lái)匯總，所以將產(chǎn)品作為篩選條件。 指定填充方法：這一步驟是為了確定篩選出來(lái)的數據的填充位置 定義好的公式界面如下：  圖5 到此，《銷(xiāo)售分析表》模版中“本期銷(xiāo)售”的公式就完成了。去年同期數據的公式方法相同，只是篩選條件中的時(shí)間條件改為“去年同期起始日期”“去年同期終止日期”。 三、填寫(xiě)基礎數據 點(diǎn)擊Excel服務(wù)器的菜單“報表管理”——“報表填報”，打開(kāi)《產(chǎn)品銷(xiāo)貨臺帳》，將銷(xiāo)貨臺帳的數據錄入或由已有的數據拷貝粘貼過(guò)去。如下圖：  圖6 點(diǎn)擊“報表管理”——“保存”，數據被存入數據庫中。 四、自動(dòng)統計匯總 點(diǎn)擊Excel服務(wù)器的菜單“報表管理”——“報表填報”，打開(kāi)《銷(xiāo)售分析表》。填寫(xiě)表頭信息，即統計的起始和終止日期。 點(diǎn)擊右鍵——“應用公式”看到如下界面： 圖7 選擇需要應用的公式，點(diǎn)確定。系統就會(huì )立刻篩選出符合條件的數據，并自動(dòng)填充在《銷(xiāo)售分析報表》的相應位置中。 通過(guò)表間公式，能夠快速準確的獲取來(lái)自網(wǎng)絡(luò )間多個(gè)用戶(hù)、多個(gè)報表的數據，大大提高了制作統計報表的速度和準確性。 五、應用體會(huì )及其它功能 利用Excel服務(wù)器雖然在制作模版和定義公式時(shí)需要一些時(shí)間，但如果需要填報的統計報表數量多、頻率高，以后每次做報表時(shí)就會(huì )大大節省時(shí)間。同時(shí)，它的其它功能也非常實(shí)用，如： 數據查詢(xún)：在數據查詢(xún)界面可以對以往報表采用多條件、靈活組合的查詢(xún) 報表查閱：根據權限將自己填報的報表報送給有權限查閱的人，如果公司員工一起使用這個(gè)軟件，以后就不用打印出報表來(lái)傳遞數據了。同時(shí)上司察看數據時(shí)也不需要到處找報表，在查閱界面可以方便的按部門(mén)、報表名稱(chēng)、時(shí)間等分類(lèi)查閱。 數據規范：通過(guò)數據規范可以統一錄入的數據，例如客戶(hù)名稱(chēng)的統一，這樣便于進(jìn)一步做統計分析；同時(shí)通過(guò)這個(gè)功能還能夠簡(jiǎn)化錄入工作，用下拉選擇功能代替逐個(gè)輸入，大大提高了數據錄入的速度。 |
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