你的一天只有1440分鐘，你能完成多少的工作？在信息龐雜、速度加快的職場(chǎng)環(huán)境，我們必須在愈來(lái)愈少的時(shí)間內，完成愈來(lái)愈多的事情。在如今愈趨復雜與緊湊的工作步調中，“保持簡(jiǎn)單”是最好的應對原則。
現代人工作變得復雜而沒(méi)有效率的最重要原因就是“缺乏焦點(diǎn)”。因為不清楚目標，總是浪費時(shí)間重復做同樣的事情或是不必要的事情；遺漏了關(guān)鍵的訊息，卻浪費太多時(shí)間在不重要的訊息上；抓不到重點(diǎn)，必須反復溝通同樣的一件事情。而目標清楚、掌握重點(diǎn)、做好溝通，是簡(jiǎn)單工作的不二法門(mén)?！?/p>
以下我們整理出幾種最實(shí)用的簡(jiǎn)單工作的方法，提供給你作為參考?！?/p>
1. 問(wèn)清楚工作的目標與要求，可避免重復作業(yè)與減少錯誤的機會(huì )。
通常的情況是，你不知道自己應該做什么：這個(gè)目標對你的工作會(huì )有什么樣的影響？這個(gè)目標對你的意義是什么？當你厘清了所有的問(wèn)題后，再開(kāi)始工作?！?/p>
你必須理清的問(wèn)題包括：
——我現在的工作必須做出哪些改變？
目標清楚不是要對方跟你解釋公司的目標或是策略，而是這個(gè)目標對你的意義是什么，公司的目標與你個(gè)人目標之間的關(guān)聯(lián)是什么。如果老板重新設定公司未來(lái)一年的營(yíng)運策略與目標，你可以問(wèn)說(shuō)：“我的工作目標應該做出哪些調整？是否有必要改變現在的工作方式？”
舉例來(lái)說(shuō)，如果公司預計提升10%的營(yíng)業(yè)額，那么行銷(xiāo)部門(mén)必須達成什么樣的部門(mén)目標或是個(gè)別業(yè)務(wù)員必須達到多少的業(yè)績(jì)，才能完成公司整體的目標?！?/p>
——可否建議我，要從哪個(gè)地方開(kāi)始？
你要知道的不是工作細節的問(wèn)題，而是要確定大致的方向與優(yōu)先級。例如，應該先確認好哪些事項，才能開(kāi)始進(jìn)行后續的作業(yè)；哪些事情應該排在最后，以避免其它流程的變動(dòng)而必須一再的重做；各項流程之間應如何協(xié)調與整合等等?！?/p>
——我應該注意哪些事情，避免影響目標的達成？
可以尋求主管的建議，在過(guò)程中有可能犯下哪些錯誤或是疏失，應該要如何避免；根據過(guò)去的經(jīng)驗，曾經(jīng)發(fā)生過(guò)哪些意料之外的情形，必須預做準備。這樣可以大幅減少不必要的錯誤嘗試，當然更能增加成功的機會(huì )?！?/p>
——有哪些可用的工具與資源？
你應該先了解公司有哪些既有的資源可以應用，可以尋求哪些支持，這樣才能更有效規劃自己的時(shí)間以及工作進(jìn)度?！?/p>
2、報告時(shí)要有自己的觀(guān)點(diǎn)，只需少量的信息即可讓老板感到滿(mǎn)意
多數人在向主管或是老板報告時(shí)，總是擔心信息不夠多，“萬(wàn)一老板問(wèn)起來(lái)，答不出來(lái)，該怎么辦？”有研究顯示，有10%到15%的人在面對老板時(shí)會(huì )有恐懼的心理，而且如果向老板報告時(shí)手中的資料不夠多，感到恐懼的人數比例又會(huì )更多?！?/p>
其實(shí)，這種擔憂(yōu)是多余的。太多的信息會(huì )變得沒(méi)有重點(diǎn)，如果又缺乏解釋?zhuān)瑢τ诶习逡稽c(diǎn)幫助也沒(méi)有。“內容精簡(jiǎn)、切中要點(diǎn)，最重要的是能夠幫助我快速地做決策，”這是詹森訪(fǎng)問(wèn)多位資深主管對于演示文稿內容的要求時(shí)，所得到的一致結論?！?/p>
你要做的是利用重要的信息或是數據提出解釋?zhuān)欢ㄒ凶约旱挠^(guān)點(diǎn)，而不是模棱兩可的描述。如果你是老板的話(huà)，你會(huì )做出什么樣的決定：新產(chǎn)品上市的最佳時(shí)機是什么時(shí)候？該不該跟隨競爭對手降價(jià)，還是要逆勢操作？
此外，向老板報告時(shí)，要能精準的掌控時(shí)間，你要有心理準備，在報告的過(guò)程中必定會(huì )被打斷，老板可能得先接個(gè)電話(huà)，或是提出一些問(wèn)題，必須花時(shí)間說(shuō)明與討論。所以，如果你有30分鐘的時(shí)間，只要準備10分鐘的報告內容，不僅可以避免超出時(shí)間，而且可以替老板省下更多的時(shí)間，更能顯現出你的工作效率?！?/p>
如果報告的主題是關(guān)于長(cháng)期的規劃，要記?。哼^(guò)去以及未來(lái)的90天是最重要的。如果你要制作10頁(yè)的演示文稿，報告未來(lái)一年的年度規劃，未來(lái)90天的計劃應該占9頁(yè)的內容，需要詳細的說(shuō)明，至于其余的部分只要1頁(yè)就可以?！?/p>
此外，如果你希望得到老板的支持，必須清楚、直接、而且是簡(jiǎn)明扼要。不要讓老板覺(jué)得你只是想偷懶，把責任推給老板。舉例來(lái)說(shuō)，如果你希望老板支持你的提案，你應該列舉已經(jīng)完成的工作項目，而后提出未來(lái)30到60天之內需要老板協(xié)助的事項：例如，他可能要參加哪些會(huì )議、參加會(huì )議的人員有哪些、他需要公開(kāi)向所有員工宣布哪些事項等等。
3、當沒(méi)有溝通的可能時(shí)，不要浪費時(shí)間想要改變
通常，上司對于你的意見(jiàn)通常會(huì )有以下5種可能的回答：
——完全同意：“我完全同意你的看法，也會(huì )全力支持你。”
——同意：“我并不是完全同意，但是我相信你的判斷。”
——不置可否：“我不同意你的看法，原因是…不過(guò)很謝謝你的意見(jiàn)。”
——不同意：“就照我的方法做。”
——完全不同意：“我絕不允許有這樣的想法，更不允許其它人有這樣的想法。”
如果你發(fā)現，在溝通的過(guò)程中，上司的回答多半是前三種情況，就表示他是可以溝通的，愿意接受別人的想法。如果多半屬于最后兩種的情況，就代表他是不容易溝通的人?？偸锹?tīng)不進(jìn)別人的意見(jiàn)、沖動(dòng)做出決策、不愿意反省、只為了個(gè)人的利益或權力……不論你提出什么樣的想法或意見(jiàn)，每一次都是吃了閉門(mén)羹?！?/p>
如果真的遇到這樣的上司，完全沒(méi)有溝通的可能時(shí)，這時(shí)候你就不必再浪費時(shí)間或精神做無(wú)謂的溝通或是嘗試改變。這時(shí)你必須做出選擇，你是否能夠接受這樣的工作環(huán)境，凡事只依照上司的意見(jiàn)做事；或是你比較喜歡有自己發(fā)揮的空間。這是選擇的問(wèn)題，無(wú)關(guān)乎好與壞。你可以有以下的做法：
——微笑點(diǎn)頭。你已經(jīng)決定不會(huì )將所有的精力投入在這家公司，只當這是一份工作，做好份內的事情就可以。這份工作不是你生活中非常重要的一部份，你寧愿花更多的時(shí)間在家庭或是自己的興趣上?！?/p>
——尋求其它發(fā)聲管道。你仍然相信這家公司，也認為這是不錯的工作環(huán)境，只是遇到了不好的上司。所以你還希望再做一些努力：公司內是否有其它的管道可以讓你的想法或是建議被公司其它的人或是更高階的主管聽(tīng)到，例如全體員工大會(huì )等?！?/p>
——準備轉換跑道。你已經(jīng)知道問(wèn)題是無(wú)法解決的，也許是這家公司不愿意解決，或是缺乏健全的制度與管道，這時(shí)你應該當機立斷，轉換新的環(huán)境?！?/p>
4、只要取得信任，不需要反復的溝通，同樣可爭取到你要的資源
在經(jīng)營(yíng)成本的壓力下，要向公司爭取更多的資源，可不是一件簡(jiǎn)單的事情。尤其是碰到錢(qián)的問(wèn)題，事情似乎就變得復雜許多。即使經(jīng)過(guò)無(wú)數次的討論或是精確的計算，成功的機會(huì )卻是少之又少?！?/p>
然而，多半時(shí)候，爭取預算成功與否并非僅是關(guān)于錢(qián)的問(wèn)題，它更是人際關(guān)系與信任的問(wèn)題。如果老板信任你可以真正解決問(wèn)題，為公司創(chuàng )造利益，自然而然可以得到你要的預算。但是如果他對你沒(méi)有足夠的信任，即使公司有再多的盈余或者只是爭取一小筆的預算，都很困難?！?/p>
不要只看到錢(qián)的問(wèn)題，如果你一直陷入數字游戲當中，情況對你永遠是不利的。公司必須面對嚴酷的經(jīng)濟壓力，永遠是希望可以用更少的錢(qián)，創(chuàng )造更多?！?/p>
老板對你的信任來(lái)自于你解決問(wèn)題的能力。所以你必須從不同的角度去思考：什么是讓你的老板感到最頭痛的問(wèn)題？
——無(wú)法依照原定計劃完成?！?br> ——無(wú)法掌控情況，對于未來(lái)感到不確定?！?br> ——希望員工能夠做得更多，減少更多的成本?！?/p>
當你在爭取預算時(shí)，必須先想清楚老板可能擔心的問(wèn)題，作為你的說(shuō)服理由，這是最有效的。例如，“如果再增加兩個(gè)人，只需要6個(gè)星期，就可以按照預定計劃完成。”
而且，不要只強調你的單位或是部門(mén)的需求，你爭取預算的目的是為了幫助老板解決問(wèn)題，達成目標。所以，你的重點(diǎn)在于老板所擔心的問(wèn)題，而不是預算數字?！?/p>
當你第一次提出要求時(shí)，最重要的是讓老板了解你的提案，會(huì )議時(shí)間愈短愈好，最好不要超過(guò)15分鐘的時(shí)間。千萬(wàn)不要在第一次提案的時(shí)候就直接要求需要多少的預算，這樣通常不會(huì )有太高的成功機率。你的目標應該是有第二次討論的機會(huì )。如果老板愿意再次討論預算的問(wèn)題，通常成功機會(huì )可高達八成以上?！?/p>
4、專(zhuān)注工作本身，而不是績(jì)效評估的名目，才能真正有好的表現
績(jì)效評估本身立意良好，我們每個(gè)人都應該隨時(shí)知道自己的工作績(jì)效如何。只是多數企業(yè)的情況是，績(jì)效被過(guò)度操作，有各種不同的名目，還有復雜的計算。主管根本沒(méi)有足夠的時(shí)間做深入的評量，最后只是淪為數字游戲?！?/p>
公司真正的目標是擴大控制、減少成本，績(jì)效考核制度讓公司有合法的借口可以開(kāi)除不勝任的員工。員工為了保住工作，只想著(zhù)該怎么讓自己的成績(jì)好看一些?！?/p>
事實(shí)上，你根本不必把精神花費在這些數字游戲上，不要因為公司今天要考核外語(yǔ)能力，所以你開(kāi)始自費上課惡補；某一天公司決定加入提案企劃能力的考核項目，你又開(kāi)始煩惱該怎么辦。這樣只會(huì )讓你疲于奔命，結果卻適得其反。
要有好的績(jì)效，你的出發(fā)點(diǎn)是工作本身，而非績(jì)效評量。你只要想到以下的問(wèn)題：該怎么把這件事情做好？你必須加強自己哪方面的能力？當你順利完成目標、有了具體的成果，自然會(huì )有好的評量結果。你要做的只有以下兩件事情：
——至少每個(gè)月詢(xún)問(wèn)你的上司：“我做得如何？”盡量提出具體的問(wèn)題，例如“老板對于我所排定的進(jìn)度是否有什么意見(jiàn)？”“我想會(huì )議流程非常順暢，你認為還有地方要改進(jìn)的嗎？”
你應該隨時(shí)和主管溝通自己的工作表現，而不是只有在每年一次的績(jì)效評估，這樣你可以事先知道自己的缺點(diǎn)在哪，及時(shí)做出改正，同時(shí)也可以了解主管的期望?！?/p>
——至少每個(gè)月詢(xún)問(wèn)：“原先的工作安排有沒(méi)有必要調整？”也許你的目標是在年初，甚至是前一年年底所訂下的，然而外在的環(huán)境有所改變，先前所設定的目標勢必要做出調整，所以應該隨時(shí)確認最優(yōu)先的目標是哪些?！?/p>
當你做到以上兩件事情，便可以隨時(shí)了解自己的工作績(jì)效，以及確認自己是在處理應優(yōu)先完成的事項，自然可以達成
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