| 再論秘書(shū)怎樣自我調控 一： 秘書(shū)工作需要持續地集中注意力，因而要采取一些措施控制周?chē)脑胍?，改善辦公室的環(huán)境以減少精神分散。要根據工作流程和文件周轉程序，對檔案柜和辦公臺子的位置進(jìn)行妥善安排。秘書(shū)的工作臺上要把最為常用的設備如電話(huà)和日用品放在手頭最近便的地方。辦公室的照明應當均勻地分布，避開(kāi)強烈的陽(yáng)光和陰影，但是光度要足夠照亮整個(gè)辦公臺。 有95％以上的秘書(shū)都常常為臺子上堆滿(mǎn)東西而苦惱，這里介紹一個(gè)保持臺子干凈整齊的有效辦法。 1、除了你手頭事情以外，把臺子上所有其他文件清理掉。手頭那件事應當是你目前先要解決的一件事。 2、所有其他文件都必須放在文件夾里或者抽屜里，而且應當放在一個(gè)好找的地方。 3、其他文件不要放到你正在進(jìn)行的工作中去；也不要做其他很有吸引力的工作。 4、一件工作轉手后，再調查一下你的工作安排次序，然后開(kāi)始做下一件最為重要的事情。 5、早晨你上班前，當天首先要做的那件事所需要的資料都要放在工作臺上。 6、經(jīng)常查看你的工作臺，保持工作臺整潔。 有個(gè)調查報告說(shuō)，一位經(jīng)理每天平均要花三個(gè)小時(shí)閱看和答復信件。調查表明，大約有82％的經(jīng)理說(shuō)，他們沒(méi)有時(shí)間去翻閱同他們專(zhuān)業(yè)有關(guān)的書(shū)報雜志，可是要跟上專(zhuān)業(yè)領(lǐng)域里的發(fā)展形勢，對于管理者來(lái)說(shuō)，這不能算是一個(gè)次要的事情。 為了盡快閱讀這些資料，采取分派閱讀任務(wù)的辦法比較有效。這種做法的好處包括： 1、保證這些資料馬上在有關(guān)人員之間傳閱。 2、使你的同事及時(shí)知道最新發(fā)展的情況。 |
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| 二： 任何工作都是從接受指示展開(kāi)第一步的，如果連這個(gè)階段都處理不好，就不能期望有良好的工作表現。這就要求秘書(shū)聆聽(tīng)上司指示工作的時(shí)候，有幾點(diǎn)必須注意： 1、表現士氣高昂的態(tài)度。在接受一項任務(wù)的時(shí)候抱著(zhù)可有可無(wú)的態(tài)度，往往會(huì )使這個(gè)過(guò)程流于公式化。相反地，如果能表現出積極熱情的反應，相信上司講解起來(lái)也會(huì )格外賣(mài)力。 2、自始至終專(zhuān)心聆聽(tīng)。不要中途打斷或者搶先回答上司的說(shuō)明，即使心中有任何疑問(wèn)，也必須等他全部說(shuō)完后再提出。 3、不明白的地方必須問(wèn)清楚。有些事情上司以為你已經(jīng)知道而省略不提，結果問(wèn)題往往就出現在那里。因此，如果發(fā)現任何不明白的疑點(diǎn)，都應該鼓起勇氣問(wèn)到清楚為止。 4、確認內容。囫圇地接受命令或者指示是冒險的行為，有時(shí)候甚至等到完成后提出報告時(shí)才發(fā)現自己徹頭徹尾完全搞錯。所以無(wú)論如何必須養成習慣，在上司說(shuō)完后確認其內容與各項重點(diǎn)。 上司交代下來(lái)的事情，無(wú)論是什么差事，都應該欣然接受。即使你內心認為負荷過(guò)重，或者根本不這個(gè)任務(wù)，也不可以說(shuō)出“辦不到”這樣的字眼。 因為上司通常是經(jīng)過(guò)觀(guān)察你的能力之后，認為你足以勝任，才會(huì )放心地將工作交給你，也才讓你做他的秘書(shū)。如果貿然表示自己無(wú)法辦到，那么也會(huì )使上司覺(jué)得他選錯了人。 因此，無(wú)論如何，拿出勇氣，抱著(zhù)決心一試的意志向工作挑戰，即使最后真的無(wú)法完成，但上司知道你已經(jīng)盡力了，也會(huì )對你另眼相看。 [[i] 本帖最后由 甘祚成 于 2007-1-13 21:08 編輯 [/i]] |
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| 三： 任何工作都是從接受指示展開(kāi)第一步的，如果連這個(gè)階段都處理不好，就不能期望有良好的工作表現。這就要求秘書(shū)聆聽(tīng)上司指示工作的時(shí)候，有幾點(diǎn)必須注意： 1、表現士氣高昂的態(tài)度。在接受一項任務(wù)的時(shí)候抱著(zhù)可有可無(wú)的態(tài)度，往往會(huì )使這個(gè)過(guò)程流于公式化。相反地，如果能表現出積極熱情的反應，相信上司講解起來(lái)也會(huì )格外賣(mài)力。 2、自始至終專(zhuān)心聆聽(tīng)。不要中途打斷或者搶先回答上司的說(shuō)明，即使心中有任何疑問(wèn)，也必須等他全部說(shuō)完后再提出。 3、不明白的地方必須問(wèn)清楚。有些事情上司以為你已經(jīng)知道而省略不提，結果問(wèn)題往往就出現在那里。因此，如果發(fā)現任何不明白的疑點(diǎn)，都應該鼓起勇氣問(wèn)到清楚為止。 4、確認內容。囫圇地接受命令或者指示是冒險的行為，有時(shí)候甚至等到完成后提出報告時(shí)才發(fā)現自己徹頭徹尾完全搞錯。所以無(wú)論如何必須養成習慣，在上司說(shuō)完后確認其內容與各項重點(diǎn)。 上司交代下來(lái)的事情，無(wú)論是什么差事，都應該欣然接受。即使你內心認為負荷過(guò)重，或者根本不這個(gè)任務(wù)，也不可以說(shuō)出“辦不到”這樣的字眼。 因為上司通常是經(jīng)過(guò)觀(guān)察你的能力之后，認為你足以勝任，才會(huì )放心地將工作交給你，也才讓你做他的秘書(shū)。如果貿然表示自己無(wú)法辦到，那么也會(huì )使上司覺(jué)得他選錯了人。 因此，無(wú)論如何，拿出勇氣，抱著(zhù)決心一試的意志向工作挑戰，即使最后真的無(wú)法完成，但上司知道你已經(jīng)盡力了，也會(huì )對你另眼相看。 但是有一點(diǎn)必須留意，如果限期內不能順利達成工作目標，應該盡早向上司匯報，謀求補救的對策。 |
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| 四： 克服怯懦不是沒(méi)有方法，試著(zhù)按照下面的方法做一下： 1、徑直迎著(zhù)要找的人走上去，好象他欠了你的錢(qián)； 2、訓練自己盯住別人的鼻梁，讓人感到你在正視他的眼睛； 3、開(kāi)口時(shí)候聲音洪亮，結束時(shí)也強有力。如果開(kāi)口軟弱，那么閉嘴的時(shí)候也就軟弱； 4、學(xué)會(huì )適度、適時(shí)地保持沉默，迫使對方講話(huà)； 5、會(huì )見(jiàn)陌生人之前，先列出一個(gè)話(huà)題單子； 6、熟記演講的開(kāi)頭和結尾，這樣有助于你自始至終口若懸河； 7、想方法接觸大人物，和比自己年紀大、比自己強的人交往，這樣，你不但會(huì )學(xué)到知識，同時(shí)還可以觀(guān)察強者的弱點(diǎn)和缺點(diǎn)，從而增強自信心； 8、不斷給自己出難題，不斷實(shí)踐克服怯懦的方法。 做上述訓練的前提是精通本職工作，有能力才會(huì )有信心，也才會(huì )實(shí)現個(gè)人的價(jià)值。 有人指出，失意類(lèi)型的人有三種： 1、自負型：這類(lèi)人優(yōu)越感強，期望很高，總想出人頭地，達不到目的就會(huì )怨天尤人。這種人需要自知的是，他們的愿望是不現實(shí)和自私的。 2、自卑型：這些人初踏上人生旅程就遭遇到嚴重挫折，結果導致他們用凡事往壞處想的方式來(lái)對抗更大的挫折。比如，有些人總是想象著(zhù)人世間充滿(mǎn)著(zhù)險惡和冷酷，斷定他生活的道路上有著(zhù)重重阻礙等等。假若用這種方式來(lái)治療生活創(chuàng )傷，只會(huì )陷入永遠無(wú)法解脫的煩惱之中，因為他總是生活在幻滅和冷眼旁觀(guān)的人生狀態(tài)里。 3、默從型：這類(lèi)人過(guò)分注重輿論，總是想處處討人喜歡，無(wú)論干什么事情都要先考慮再三‘我怎么做才能使別人說(shuō)我好呢’，而事情往往適得其反，他越是注重別人對他的期望，就越是處處碰壁，因為他始終無(wú)法滿(mǎn)足每個(gè)人的要求。 預防失意和減輕憂(yōu)慮的關(guān)鍵是應該清醒地認識到，并非所有的愿望都能實(shí)現。應該量力而為。在期待中要加入更多的估計，減少愿望的成分。 而要從極度失意中恢復過(guò)來(lái)，就要承認自己的痛苦和感傷，不要隱瞞。唯一要記住的事是：失意是選擇人生道路的機會(huì ) |
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| 五： 怎樣克服難堪 公開(kāi)地被羞辱通常并不是一件滑稽可笑的事情，也不是一件小事。當感情被傷害時(shí)，大多數人會(huì )感到憤怒、口吃。但是，這里還有另外一種選擇，就是理智地站在那里，控制局面。 如果你的上級在你的同事面前訓斥你，并且下次還要這么干，你可以平心靜氣地說(shuō)：“我能不能私下談這件事？” 同樣，如果受了同事的傷害，不能報以刻薄的誹謗，而要說(shuō)明你的感情受到了傷害。如果這個(gè)人繼續使你難堪，你就會(huì )認識到這個(gè)人已經(jīng)很難使你信任了，下一次如果有人使你難堪，你就可以采取比較激烈的措施，有時(shí)你可以當場(chǎng)終止對你的傷害。對他說(shuō)：“你真要使我難堪嗎？你能不能告訴我，你這樣做是為什么？”或者說(shuō)：“你看起來(lái)失去了理智，你能不能告訴我你是否對我做的什么事情感到不愉快？” 不管你說(shuō)些什么，要避免發(fā)脾氣。失去自控，只會(huì )使冒犯你的人占上風(fēng)，只會(huì )使他們更加仇視你。 不要用太多的時(shí)間來(lái)考慮：為什么這個(gè)人對我使壞呢？有些人故意使你難堪，是因為他們受到了威脅，或者是懲罰你過(guò)去曾經(jīng)對他們做的什么事情。有些人是習慣給人找難堪，并不關(guān)心他們羞辱的對象是誰(shuí)。 在生活當中，面對復雜的社會(huì )，最好的辦法通常是機智和幽默地處理。愛(ài)德華格旺斯講過(guò)兩個(gè)作家舌戰的故事。其中一個(gè)作家剛剛寫(xiě)完了一本書(shū)，正在接受同行們的恭維。另外一個(gè)作家在他們的談話(huà)中聽(tīng)出了什么就站起來(lái)說(shuō)：“我也喜歡你的書(shū)，那是誰(shuí)替你寫(xiě)的呢？”這位作家就說(shuō)：“我很高興你喜歡我的書(shū)，請問(wèn)是誰(shuí)替你讀的呢？” 的確，在使你難堪的情況下保持優(yōu)雅風(fēng)度，那才是真正的“報復”呢。 |
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| 六： 克服怯懦不是沒(méi)有方法，試著(zhù)按照下面的方法做一下： 1、徑直迎著(zhù)要找的人走上去，好象他欠了你的錢(qián)； 2、訓練自己盯住別人的鼻梁，讓人感到你在正視他的眼睛； 3、開(kāi)口時(shí)候聲音洪亮，結束時(shí)也強有力。如果開(kāi)口軟弱，那么閉嘴的時(shí)候也就軟弱； 4、學(xué)會(huì )適度、適時(shí)地保持沉默，迫使對方講話(huà)； 5、會(huì )見(jiàn)陌生人之前，先列出一個(gè)話(huà)題單子； 6、熟記演講的開(kāi)頭和結尾，這樣有助于你自始至終口若懸河； 7、想方法接觸大人物，和比自己年紀大、比自己強的人交往，這樣，你不但會(huì )學(xué)到知識，同時(shí)還可以觀(guān)察強者的弱點(diǎn)和缺點(diǎn)，從而增強自信心； 8、不斷給自己出難題，不斷實(shí)踐克服怯懦的方法。 做上述訓練的前提是精通本職工作，有能力才會(huì )有信心，也才會(huì )實(shí)現個(gè)人的價(jià)值。 有人指出，失意類(lèi)型的人有三種： 1、自負型：這類(lèi)人優(yōu)越感強，期望很高，總想出人頭地，達不到目的就會(huì )怨天尤人。這種人需要自知的是，他們的愿望是不現實(shí)和自私的。 2、自卑型：這些人初踏上人生旅程就遭遇到嚴重挫折，結果導致他們用凡事往壞處想的方式來(lái)對抗更大的挫折。比如，有些人總是想象著(zhù)人世間充滿(mǎn)著(zhù)險惡和冷酷，斷定他生活的道路上有著(zhù)重重阻礙等等。假若用這種方式來(lái)治療生活創(chuàng )傷，只會(huì )陷入永遠無(wú)法解脫的煩惱之中，因為他總是生活在幻滅和冷眼旁觀(guān)的人生狀態(tài)里。 3、默從型：這類(lèi)人過(guò)分注重輿論，總是想處處討人喜歡，無(wú)論干什么事情都要先考慮再三‘我怎么做才能使別人說(shuō)我好呢’，而事情往往適得其反，他越是注重別人對他的期望，就越是處處碰壁，因為他始終無(wú)法滿(mǎn)足每個(gè)人的要求。 預防失意和減輕憂(yōu)慮的關(guān)鍵是應該清醒地認識到，并非所有的愿望都能實(shí)現。應該量力而為。在期待中要加入更多的估計，減少愿望的成分。 而要從極度失意中恢復過(guò)來(lái)，就要承認自己的痛苦和感傷，不要隱瞞。唯一要記住的事是：失意是選擇人生道路的機會(huì ) |
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