用EXCEL技巧匯總
利用"條件求和向導"對數據按條件進(jìn)行匯總
在一個(gè)表格中經(jīng)常需要將表中的數據按一定的條件進(jìn)行求和計算。如一個(gè)人事職稱(chēng)檔案表，需要統計"助理工程師"、"工程師"、"會(huì )計師"等職稱(chēng)的人數各為多少。對類(lèi)似問(wèn)題，利用"條件求和向導"便可很好地解決。具體方法是選擇"工具"*"加載宏"，在打開(kāi)的窗口中選中"條件求和向導"，然后按"確定"按鈕，調用加載宏;
選擇"工具"*"向導"*"條件求和"，進(jìn)入求和向導;
在求和向導中首先單擊"輸入"框右邊的小按鈕，然后在表格中直接選定包含數據的區域，再單擊"下一步"，在"求和列"中選定求和數據所在列，在"條件"框中添加求和的條件，根據向導的步驟指定存放匯總結果的單元格，即將光標置于輸入框中，直接在表格中選中相應單元格即可，最后單擊"完成"按鈕。在匯總結果單元格中將出現預期的匯總結果，且一旦設定，匯總結果單元格會(huì )隨著(zhù)數據變化自動(dòng)匯總，一勞永逸。要取消匯總結果只需點(diǎn)擊匯總結果單元格，將公式去掉即可。當然，熟悉函數公式的用戶(hù)，可直接定義單元格的公式，效果是一樣的。
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把Excel表格轉換為圖片
許多報紙和雜志都介紹過(guò)在Excel中，同時(shí)按住Shift鍵點(diǎn)擊“文件”菜單，原來(lái)的“關(guān)閉”菜單項就會(huì )變成“全部關(guān)閉”。如果我們在按下Shift鍵的同時(shí)點(diǎn)擊“編輯”菜單，原來(lái)的復制和粘貼就會(huì )變成“復制圖片”和“粘貼圖片”。利用這一功能，我們可以將一個(gè)數據表以圖片的形式進(jìn)行復制，從而將其轉換為圖片。方法如下：
首先選中需要復制成圖片的單元格區域，然后按住Shift鍵依次選擇“編輯→復制圖片”命令，接著(zhù)彈出“復制圖片”窗口，選擇“圖片”單選項后點(diǎn)擊“確定”按鈕，這時(shí)就將選定的表格區域復制成圖片了。最后復制到目標只需直接選擇“粘貼”命令即可（或者按Shift鍵再選擇“編輯→粘貼圖片”命令）。我們還可以將其在Word中進(jìn)行粘貼。
另外，在復制圖片時(shí)如果選擇了“如打印效果”單選項，在粘貼的時(shí)候如果表格沒(méi)有邊框，復制后的圖片也不會(huì )出現邊框。
將Excel的文本數字轉換成數字
在Excel中，系統將前面帶有半角單引號的數字視為文本對待，而且為了某些需要，用戶(hù)可以通過(guò)“格式”菜單中的“單元格”命令，將數字設置為文本格式。然而，現在我們卻需要把工作表中文本格式的數字轉換成數字，那么以下方法可以一試。
1．一次轉換一個(gè)單元格
在“工具”菜單上，單擊“選項”，再單擊“錯誤檢查”選項卡（一定要確保選中了“允許后臺錯誤檢查”和“數字以文本形式存儲”復選框）。選中任何在左上角有綠色錯誤指示符的單元格。在單元格旁邊，單擊出現的按鈕，再單擊“轉換為數字”。
2．一次轉換整個(gè)區域
在某空白單元格中，輸入數字“1”。選中該單元格，并在“編輯”菜單上單擊“復制”命令。選取需轉換的存儲為文本數字的單元格區域。在“編輯”菜單上，單擊“選擇性粘貼”。在“運算”下，單擊“乘”。單擊“確定”按鈕。
3．處理特殊財務(wù)數字
一些財務(wù)程序顯示負值時(shí)在該值右邊帶有負號“-”。要將此文本字符串轉換為數值，必須返回除最右邊字符（即負號）以外的所有文本字符串字符，然后乘以“-1”。例如，如果單元格A2中的值為“156-”，那么公式“=LEFT(A2,LEN(A2)-1)*-1”將文本轉換為數值“-156”，然后用上面的方法操作。
快速隱藏單元格所在位置的行與列
1.
按ctrl+9 可隱藏選中單元格或區域所在的行
2. 按ctrl+0
可隱藏選中單元格或區域所在的列
恢復隱藏的行和列的快捷鍵是：
ctrl+shift+0
ctrl+shift+9
快速選擇Excel工作表
在Excel中，要在一個(gè)有很多個(gè)工作表的工作簿中快速的選擇某一個(gè)工作表，只需將鼠標指針移到工作薄左下角的工作表滾動(dòng)軸(Sheet
Tabs)，然后點(diǎn)擊右鍵，在快捷菜單中選擇你想要的工作表
作者: 曉風(fēng)晨露 發(fā)布曰期: 2005-9-10
如何將多個(gè)工作表一次設置成同樣的頁(yè)眉和頁(yè)腳？如何才能一次打印多個(gè)工作表？
如果在一個(gè)Excel文件中含有多個(gè)工作表，如何將多個(gè)工作表一次設置成同樣的頁(yè)眉和頁(yè)腳？如何才能一次打印多個(gè)工作表？
把鼠標移到工作表的名稱(chēng)處（若你沒(méi)有特別設置的話(huà)，Excel自動(dòng)設置的名稱(chēng)是“sheet1、sheet2、sheet3.......”），然后點(diǎn)右鍵，在彈出的菜單中選擇“選擇全部工作表”的菜單項，這時(shí)你的所有操作都是針對全部工作表了，不管是設置頁(yè)眉和頁(yè)腳還是打印你工作表。
當然，如果只選擇其中幾個(gè)工作表，你可用ctrl或shift與鼠標結合選擇
作者: 曉風(fēng)晨露 發(fā)布曰期: 2005-9-10
避開(kāi)Excel的誤差
微軟的Excel軟件在財務(wù)應用領(lǐng)域使用得非常廣泛、被許多單位用來(lái)處理財務(wù)數據。筆者就是用Excel來(lái)為單位做工資表的，不過(guò)筆者在使用過(guò)程中發(fā)現，當用Excel進(jìn)行復雜算術(shù)運算時(shí)，其計算出來(lái)的結果有時(shí)會(huì )與電子計算器的結果有些微小的差別，特別是在進(jìn)行多項除法運算而留有余數的情況下，算術(shù)“誤差”很容易產(chǎn)生，究其原因，就是Excel在除不盡的情況下，不會(huì )自動(dòng)對數值進(jìn)行四舍五入的操作。這在要求嚴格的財務(wù)報表上當然是不允許的，避開(kāi)這種“誤差”的途徑有兩種：
1． 利用Round函數對中間值四舍五入
Excel中Round函數的格式為：Round(數值，保留的小數位數)，它的作用就是對指定數值進(jìn)行四舍五入的操作并保留指定小數位數。比如Round(8.8888,2)的意思就是對8.8888的千分位進(jìn)行四舍五入、結果就是8.89，當然為工作方便，此函數括號內的數值也可以是單元格地址或別的算術(shù)公式，每個(gè)中間值經(jīng)過(guò)這樣處理后得到的最終運算結果就和計算器算出來(lái)的一致了。
2． 正確設置Excel選項來(lái)避開(kāi)“誤差”
上述函數方法雖然方便，不過(guò)遇上大型Excel表格時(shí)，如果每個(gè)單元格都要設置這個(gè)函數，工作量未免太巨大，這時(shí)我們就可以進(jìn)入Excel的[工具]→[菜單]→[選項]→[重新計算]，在“工作簿選項”處勾選“以顯示值為準”，上述Excel“誤差”也可有效避免，而默認情況下這個(gè)小選項是沒(méi)有被勾選的。
如何快速輸入數據序列？
如果你需要輸入諸如表格中的項目序號、曰期序列等一些特殊的數據系列，千萬(wàn)別逐條輸入，為何不讓Excel自動(dòng)填充呢？在第一個(gè)單元格內輸入起始數據，在下一個(gè)單元格內輸入第二個(gè)數據，選定這兩個(gè)單元格，將光標指向單元格右下方的填充柄，沿著(zhù)要填充的方向拖動(dòng)填充柄，拖過(guò)的單元格中會(huì )自動(dòng)按Excel內部規定的序列進(jìn)行填充。如果能將自己經(jīng)常要用到的某些有規律的數據（如辦公室人員名單），定義成序列，以備曰后自動(dòng)填充，豈不一勞永逸！選擇“工具”菜單中的“選項”命令，再選擇“自定義序列”標簽，
在輸入框中輸入新序列，注意在新序列各項2間要輸入半角符號的逗號加以分隔（例如：張三，李四，王二……），單擊“增加”按鈕將輸入的序列保存起來(lái)。
只計算Excel公式的一部分
在Excel中當我們調試一個(gè)復雜的公式時(shí)可能需要知道公式某一部分的值，可以用以下的辦法來(lái)獲得：雙擊含有公式的單元格，選定公式中需要獲得值的那部分公式，按“F9”鍵，Excel就會(huì )將被選定的部分替換成計算的結果，按“Ctrl+Z”可以恢復剛才的替換。如果選定的是整個(gè)公式的話(huà)，就可以看到最后的結果。
例如，有這樣一條公式：(A1*B1+C1)/D1，選定公式中的A1*B1（假設A1和B1的值分別為12和8），按“F9”鍵，Excel就會(huì )將A1*B1這部分轉換為96。這時(shí)，公式就變成了(96+C1)/D1。如果繼續選定D1（假設D1的值為6），并按“F9”鍵，Excel會(huì )將公式轉換為(A1*B1+C1)/6。
當你完成了公式的計算部分，想恢復成原來(lái)的公式，
按“Esc”即可。
在Excel中當我們調試一個(gè)復雜的公式時(shí)可能需要知道公式某一部分的值，可以用以下的辦法來(lái)獲得：雙擊含有公式的單元格，選定公式中需要獲得值的那部分公式，按“F9”鍵，Excel就會(huì )將被選定的部分替換成計算的結果，按“Ctrl+Z”可以恢復剛才的替換。如果選定的是整個(gè)公式的話(huà)，就可以看到最后的結果。
如何不使顯示或打印出來(lái)的表格中包含有0值？
通常情況下，我們不希望顯示或打印出來(lái)的表格中包含有0值，而是將其內容置為空。例如，圖1合計列中如果使用“=b2+c2+d2”公式，將有可能出現0值的情況，如何讓0值不顯示？
方法一；使用加上If函數判斷值是否為0的公式，即：
=if（b2＋c2＋d2＝0，“”， b2＋c2＋d2）
方法二：選擇“工具”＼“選項”＼“視窗”，在“窗口選項”中去掉“零值”選項。
方法三：使用自定義格式。 選中
E2：E5區域，選擇“格式”＼“單元格”＼“數字”，從“分類(lèi)”列表框中選擇“自定義”，在“格式”框中輸入“G/通用格式；-G/通用格式；；”，按“確定”按鈕即可。
方法四：將0替換成空
(選擇單元格匹配)
方法五(根據5樓雨點(diǎn))：定義目標EXCEL表，在“條件格式”中將“單元格數值”等于“0”，在“格式”中將“顏色”設為“白色”，兩次“確定”即可。定義表中的0值均為白色，打印時(shí)也不顯示
Excel中“攝影”的妙用
在Excel中，如果需要在一個(gè)頁(yè)面中反映另外一個(gè)頁(yè)面的更改，我們一般用粘貼連接等方式來(lái)實(shí)現。但是，如果需要反映的內容比較多，特別是目標位置的格式編排也必須反映出來(lái)的時(shí)候，再使用連接數據的方式就行不通了。好在天無(wú)絕人之路，Excel早為我們準備了“照相機”，你只要把希望反映出來(lái)的那部分內容“照”下來(lái)，然后把“照片”粘貼到其他的頁(yè)面即可。
1、準備“照相機”
1） 打開(kāi)Excel的“工具”菜單，選擇“自定義”對話(huà)框。
2） 單擊“命令”選項卡，在“類(lèi)別”中選擇“工具”，在右邊“命令”列表中找到“攝影”，并且將其拖到工具欄的任意位置。
2、給目標“拍照”
假設我們要讓Sheet2中的部分內容自動(dòng)出現在Sheet1中。
1） 拖動(dòng)鼠標并且選擇Sheet2中需要“拍照”的內容。
2） 用鼠標單擊工具欄上準備好的“照相機”按鈕，于是這個(gè)選定的區域就被“拍”了下來(lái)。
3、粘貼“照片”
1） 打開(kāi)Sheet1工作表。
2） 在需要顯示“照片”的位置上單擊鼠標左鍵，被“拍攝”的“照片”就立即粘貼過(guò)來(lái)了。
在Sheet2中調整“照片”的各種格式，粘貼到Sheet1中的內容同步發(fā)生變化，而且因為插入的的確是一幅自動(dòng)更新的圖像文件，所以，“圖片”工具欄對這個(gè)照片也是有效的哦！你可以按幾個(gè)按鈕試試，這個(gè)“照片還可以自由的旋轉呢！怎么樣？這個(gè)數碼照相機還不錯吧！
