| 論知識管理和信息構建 |  |  |
| 2005-01-08 | |
【數據庫】人大全文2003年教育類(lèi)專(zhuān)題 【文獻號】5216 【原文出處】情報理論與實(shí)踐 【原刊地名】京 【原刊期號】200305 【原刊頁(yè)號】400～405 【分 類(lèi) 號】G9 【分 類(lèi) 名】圖書(shū)館學(xué)、信息科學(xué)、資料工作 【復印期號】200311 【標 題】論知識管理和信息構建 【 作 者】張新民/梁戰平 【作者簡(jiǎn)介】張新民，軍事醫學(xué)科學(xué)院情報所 北京 100850 梁戰平，中國科技信息研究所 北京 100038 張新民，男，博士生，助理研究員。發(fā)表論文十余篇。 梁戰平，男，研究員，博士生導師。 【摘 要 題】專(zhuān)題探討 【英文摘要】The paper outlines the concept and implementation process of knowledge management, introduces a new domain of study in information science,that is,the concept,composition and process of information architecture,and explores the relationship between knowledge management and information architecture. 【關(guān) 鍵 詞】knowledge management/knowledge organizing/information architecture 【 正 文】 由于數字化信息和電子網(wǎng)絡(luò )的出現與蓬勃發(fā)展，促進(jìn)了信息社會(huì )的迅速發(fā)展和不斷深入，信息相關(guān)學(xué)科也隨之有了很大的發(fā)展。隨著(zhù)信息科學(xué)的研究和實(shí)踐活動(dòng)正在不斷深入，出現了許多新的問(wèn)題和研究領(lǐng)域。同時(shí)，現代的組織正處在一個(gè)競爭日趨激烈的動(dòng)態(tài)變化的環(huán)境之中，組織結構日益復雜。這就需要信息專(zhuān)業(yè)人員跨越多個(gè)學(xué)科和領(lǐng)域，以適應現代社會(huì )發(fā)展的需要，并努力在信息密集的組織中確立新的地位和作用，為組織創(chuàng )造價(jià)值。知識管理和信息構建就是在這樣的背景下出現的，并開(kāi)始被人們廣為關(guān)注。 1 知識管理 1.1 知識管理的定義 目前對知識管理還沒(méi)有一個(gè)定義明確且取得共識的概念，很多學(xué)者從各自的研究和認識角度提出了對知識管理的定義。一般來(lái)說(shuō)，知識管理就是為了提高組織的適應性、生存能力、創(chuàng )新能力和核心競爭力，將知識看作是一種可開(kāi)發(fā)資源，通過(guò)確定、捕獲、收集、組織、標引、存儲、集成、檢索和共享組織的知識資產(chǎn)，對組織的知識資產(chǎn)及相關(guān)事物進(jìn)行綜合、系統和有效管理的科學(xué)。 知識管理以人為中心，以信息為基礎，以知識共享和知識交流為手段，以知識創(chuàng )新為目標。通過(guò)知識共享，運用集體的智慧提高對快速變化的環(huán)境的應變和創(chuàng )新能力，為組織實(shí)現顯性知識和隱性知識共享提供新的途徑。 1.2 組織中的知識的特性 組織的知識資產(chǎn)包括：①顯性知識，如數據庫、文檔、環(huán)境知識、政策、程序和組織文化；②隱性知識，指在雇員頭腦中的知識及他們的專(zhuān)長(cháng)和他們的實(shí)踐工作經(jīng)歷。知識管理致力于讓集體知識、組織信息和實(shí)踐經(jīng)驗可以被員工個(gè)人所得到并利用，同時(shí)推動(dòng)員工向集體貢獻他們的個(gè)人知識，從而實(shí)現顯性知識和隱性知識的相互轉化和共享。 組織中的知識可區分為個(gè)人知識和組織知識兩個(gè)層次。個(gè)人知識是開(kāi)發(fā)組織的知識庫所必需的知識。然而，組織知識不是個(gè)人知識的簡(jiǎn)單總合。組織知識是通過(guò)組織中的員工之間的不斷交流、討論和碰撞，通過(guò)技術(shù)、技巧、組織和人員之間的不斷的互相作用而形成的，這種互相作用、相互影響的方式不可能被其他組織輕易地模仿，因為這些相互影響是通過(guò)組織的獨特的歷史和文化而塑造的。 1.3 知識管理的過(guò)程 知識管理是一個(gè)知識創(chuàng )造（或獲?。?、知識確認、知識表達、知識傳播和知識應用的綜合過(guò)程。知識管理的這5個(gè)階段允許組織進(jìn)行學(xué)習、思考、忘卻和再學(xué)習，其過(guò)程對組織核心競爭力的構筑和維持是不可缺少的（見(jiàn)圖1）。 附圖G9NB09.JPG 圖1 知識管理的過(guò)程 知識創(chuàng )造是指組織開(kāi)發(fā)新穎的有用的創(chuàng )意和解決方案的能力。知識創(chuàng )造是一個(gè)自然發(fā)生的過(guò)程，其中激勵、鼓舞、試驗和機遇起著(zhù)重要作用。知識的新穎程度取決于它是否更熟練地和更有效地解決現有問(wèn)題，或者在市場(chǎng)中導致創(chuàng )新。 知識確認是指在現有組織環(huán)境下考察知識并評價(jià)知識的有效性。因為隨著(zhù)組織的不斷成熟和知識的不斷發(fā)展，新的知識不斷被創(chuàng )造和出現，需要對其進(jìn)行確認和評估，同時(shí)組織原有的部分知識可能陳舊，需要重新調整和提煉。對于組織來(lái)說(shuō)，為了適應現有或者可能的現實(shí)，跟上本領(lǐng)域的最新發(fā)展并及時(shí)拋棄過(guò)時(shí)的知識，組織需要不斷地監測、復習、檢驗、驗證和提煉知識庫。 知識組織：知識被創(chuàng )造并得到確認后，為了有效地存貯與檢索，需要對其進(jìn)行合理和有效組織，并使之結構化，以便實(shí)現對知識的高效存取、利用和管理。通常組織可以設計不同的程序以設置它的知識庫的格式。然而，組織知識在不同的場(chǎng)所被傳播和散布，嵌入不同的產(chǎn)品和程序，并且被貯藏入不同的介質(zhì)中（如印刷品、磁盤(pán)和光盤(pán)），所以它們中每一個(gè)都要求不同的知識組織和表達方法。由于這些不同的組織式樣，組織成員經(jīng)常發(fā)現難以重新配置、重組和綜合這些來(lái)源根本不同的知識。為此，組織可以使用相似的編碼、標準和程序方案，或者利用預先規定的模板和方案以表達數據、信息和知識。 知識傳播：在知識被組織利用之前，它需要在整個(gè)組織中傳播和共享。組織、技術(shù)和人員之間的互相作用對知識傳播的結果有直接影響。傳統的金字塔式的等級結構以指令控制為基礎，極大地限制了在技術(shù)、技巧和人員之間的互相作用，從而減少了知識傳播的機會(huì )和有效性。而在橫向的網(wǎng)狀組織結構中，權力下放和對外開(kāi)放政策加快了知識在不同人員和不同部門(mén)之間流動(dòng)。電子郵件、企業(yè)內部網(wǎng)、電子公告牌和新聞組的應用能支持知識在組織各處傳播，允許組織的成員從多重的觀(guān)點(diǎn)和角度來(lái)討論和解釋信息。 知識應用：知識應用意味著(zhù)激活知識，使組織的知識被采用并變成公司的產(chǎn)品、過(guò)程和服務(wù)，從而為公司創(chuàng )造價(jià)值。在知識的應用過(guò)程中，組織和人員可以發(fā)現新的問(wèn)題，在試圖解決出現的新問(wèn)題時(shí)，又會(huì )從中產(chǎn)生新的知識。組織可以通過(guò)許多途徑利用它的知識資源。 上述5個(gè)階段的協(xié)調十分關(guān)鍵，因為在任一階段出現問(wèn)題，都可能導致知識管理無(wú)法達到最佳結果。 1.4 知識管理的實(shí)施 目前，學(xué)術(shù)界和企業(yè)界對知識管理的重要性已有了廣泛認同，知識管理已經(jīng)成為現代企業(yè)和組織的管理哲學(xué)。但如何實(shí)施有效的知識管理，人們還沒(méi)有達成一致意見(jiàn)。在實(shí)踐中，人們已經(jīng)采取了不同的知識管理方法，從軟件平臺到技術(shù)解決方案，從集體實(shí)踐到最佳實(shí)踐，等等。部分研究人員和大多數的管理人員相信計算機與通信技術(shù)在知識管理中的能力，他們認為信息技術(shù)可以幫助人們從數據倉庫中提取知識，促進(jìn)員工進(jìn)行有效的交流和協(xié)作，并使組織中的信息和知識得到共享和充分利用；而其他人卻主張知識存在于人的頭腦中，因此員工培訓和激勵是知識管理的關(guān)鍵因素。 事實(shí)上，由于知識管理涉及到信息、知識、組織、技術(shù)、員工等多個(gè)方面，它是一個(gè)復雜的系統。在實(shí)施知識管理的過(guò)程中，必須充分認識到各個(gè)要素之間的相互作用和影響，不可能單純依靠技術(shù)解決方案或組織管理手段就成功地實(shí)現知識管理。因而知識管理不是一個(gè)單純的方法或技術(shù)，它是一種組織戰略，將知識看作是一種可以管理并且能為組織創(chuàng )造價(jià)值的最重要資源，對組織的知識資產(chǎn)進(jìn)行綜合和有效的管理，使之轉變成為更高的生產(chǎn)力和更強的競爭能力。 2 信息構建 2.1 信息構建的定義 信息構建（Information Architecture，IA）最早由美國建筑師R.S.Wurman在1976年提出，他當時(shí)對IA的具體描述為：①將數據中固有的模式進(jìn)行組織，化復雜繁瑣為簡(jiǎn)單明晰；②創(chuàng )建信息結構或地圖，以便讓他人獲得自身所需的知識；③21世紀IA將應用于信息組織等學(xué)科領(lǐng)域。當時(shí)Wurman的工作集中于二維的頁(yè)面展示和版面編排，后來(lái)隨著(zhù)因特網(wǎng)的興起，IA的工作更多地集中于網(wǎng)站的結構和組織，很多人已經(jīng)提出該術(shù)語(yǔ)的不同定義。目前，較公認的是L.Rosenfeld和P.Morville所下的定義：信息構建是一門(mén)組織信息和界面的藝術(shù)和科學(xué)，涉及組織系統、標識系統、導航系統和搜索系統的設計，目的是幫助人們在網(wǎng)絡(luò )和Web環(huán)境中更成功地發(fā)現和管理信息，有效地解決用戶(hù)的信息需求。 信息構建是組織管理信息資源的基礎。它描述了用以設計一個(gè)有效的信息管理框架所必需的理論、原則、指導方針、標準、約定和范圍。它的目標是設計信息結構，以幫助人們創(chuàng )新性地、有效地管理和利用信息。 信息構建建立了智能技術(shù)與信息技術(shù)的協(xié)同作用，以實(shí)現組織中的信息系統的目標和宗旨。通過(guò)采用知識組織、元數據創(chuàng )建、圖形設計、導航結構、信息需求分析、有效溝通以及其他知識技術(shù)，指導信息技術(shù)的使用，如Web設計、用戶(hù)界面、數字圖書(shū)館、數據庫系統、遠程通信和網(wǎng)絡(luò )，或者協(xié)作的計算機環(huán)境。 2.2 信息構建的構成 信息構建的核心是組織系統、標識系統、導航系統和搜索系統（見(jiàn)圖2）。組織系統決定內容如何分組，是內容分類(lèi)的途徑。網(wǎng)站的信息組織就是根據網(wǎng)站內容的屬性、受眾對象和其他特征，將網(wǎng)站的信息分門(mén)別類(lèi)地列出，并按照一定體系系統地組織起來(lái)的一種手段。標識系統決定如何稱(chēng)呼和調用那些分組內容，并創(chuàng )建一致的標識方案；導航系統決定網(wǎng)站的使用者如何瀏覽和檢索分組內容，通過(guò)精心制作不同的導航路徑（如導航條和網(wǎng)站地圖），幫助網(wǎng)站用戶(hù)四處游歷和瀏覽內容。搜索系統幫助人們制定與相關(guān)文檔相匹配的檢索表達式，以滿(mǎn)足用戶(hù)的信息需求。 附圖G9NB10.JPG 圖2 信息構建的核心 信息構建有兩個(gè)相互關(guān)聯(lián)的方面：①通過(guò)利用圖形或多媒體等可視化設計手段，促進(jìn)溝通；②通過(guò)利用智能技術(shù)，如場(chǎng)景分析、內容組織、需求分析、可用性研究、元數據應用和組織規劃等，構造一個(gè)便于定位、理解、導航和使用的信息界面或信息資源。 2.3 信息構建的過(guò)程 信息構建可以分為以下5個(gè)階段，即初始研究、戰略制定、概念設計、實(shí)施制作和管理維護（見(jiàn)圖3）。 附圖G9NB11.JPG 圖3 信息構建的5個(gè)階段 在信息構建的研究階段，需要了解組織的目標、宗旨和任務(wù)，并進(jìn)而確定網(wǎng)站的目標和任務(wù)；進(jìn)行用戶(hù)分析，對目標用戶(hù)進(jìn)行分類(lèi)和排序，了解用戶(hù)的信息需求；通過(guò)創(chuàng )建希望列表和內容表格清單，創(chuàng )建網(wǎng)站地圖，確定網(wǎng)站內容；根據網(wǎng)站和內容的性質(zhì)，并結合技術(shù)等方面的限制因素，確定網(wǎng)站的內容和功能要求。采用卡片分類(lèi)的方法進(jìn)行內容聚類(lèi)，對網(wǎng)站的信息內容進(jìn)行有效組織。 在戰略制定階段，根據網(wǎng)站的內容和功能要求，結合組織環(huán)境和用戶(hù)背景，制定出信息構建的戰略，作為此后的設計和實(shí)施工作的路標，用于指導網(wǎng)站建設相關(guān)人員的工作；提交信息構建的戰略的書(shū)面報告；撰寫(xiě)信息構建設計的項目計劃；最后還應將信息構建戰略報告進(jìn)行濃縮后以適當的表示方式進(jìn)行展示和說(shuō)明。 在概念設計階段，利用白板和便簽條，開(kāi)展頭腦風(fēng)暴以探討網(wǎng)站的可能的信息構建；探索組織隱喻、功能隱喻和視覺(jué)隱喻的應用，以形象地說(shuō)明網(wǎng)站的結構與功能；采用情景模式，模仿用戶(hù)瀏覽和使用信息的實(shí)際過(guò)程，分析具有不同信息需求和行為的人們如何游歷網(wǎng)站；然后將以上階段的創(chuàng )意和想法轉化為高層的結構藍圖，制定網(wǎng)站主頁(yè)的鳥(niǎo)瞰圖，用以表達網(wǎng)站內容的全貌；創(chuàng )建頁(yè)面模塊，用以顯示主頁(yè)內容和鏈接的信息，以便在頁(yè)面的層次上清晰地展示網(wǎng)站的信息構建；隨后信息建筑師與圖形設計師和程序設計員合作，在紙上創(chuàng )建網(wǎng)站主頁(yè)的設計草圖；在以上工作的基礎上，開(kāi)發(fā)出完成部分編程的Web網(wǎng)站的原型。 在以上工作的基礎上，實(shí)施階段制作出詳細的信息構建的藍圖；討論具體的詳細的組織、標記和導航問(wèn)題；構建受控詞匯表和主題詞表；編制基于內容塊的內容地圖；完成了內容圖示后，創(chuàng )建一個(gè)包括所有Web網(wǎng)頁(yè)的清單，并設計出網(wǎng)頁(yè)模板。據此，網(wǎng)頁(yè)設計人員、圖形設計師和程序員就可以制作出整個(gè)網(wǎng)站。至此，信息構建的主要過(guò)程已基本完成。 網(wǎng)站建成之后，還必須對網(wǎng)站的信息構建進(jìn)行管理和維護。這個(gè)階段，首先要編制網(wǎng)站信息構建的指南手冊，以便指導日后的管理和維護工作，以免信息構建遭到破壞；其次，開(kāi)展日常的維護工作，包括內容管理和受控詞匯表的維護與更新；此外，還要開(kāi)展進(jìn)一步的使用測試，召開(kāi)用戶(hù)討論會(huì )，追蹤用戶(hù)對網(wǎng)站的使用情況，收集來(lái)自各個(gè)方面的意見(jiàn)和建議，以期不斷完善信息構建，提高網(wǎng)站的可用性。至此，信息構建的整個(gè)過(guò)程結束。 2.4 信息構建的特點(diǎn)與應用 首先，信息構建是一個(gè)新生的信息科學(xué)專(zhuān)業(yè)領(lǐng)域和實(shí)踐活動(dòng)，是綜合了Web設計、圖書(shū)館與信息科學(xué)、建筑學(xué)、人機交互、可用性工程、經(jīng)驗設計、認知心理學(xué)、人類(lèi)文化學(xué)等多學(xué)科的一門(mén)交叉學(xué)科。 其次，信息構建非常強調可用性和可視化。它利用可用性工程的方法，結合可視化設計，在決定用戶(hù)是否能夠容易地尋找所需信息方面起著(zhù)重要作用。 第三，信息構建強調以用戶(hù)為中心，重視用戶(hù)體驗。這就要求網(wǎng)站的開(kāi)發(fā)人員在網(wǎng)站開(kāi)發(fā)過(guò)程中，不是單方面強調所用技術(shù)和硬件設備的先進(jìn)性、功能的領(lǐng)先性、界面的華美性，更強調以網(wǎng)站的用戶(hù)和使用者為網(wǎng)站內容組織和信息設計的出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)，重視用戶(hù)在網(wǎng)站使用中的真實(shí)體驗，從用戶(hù)的觀(guān)點(diǎn)來(lái)考察網(wǎng)站的內容組織與界面設計。 最后，信息構建強調系統論和信息生態(tài)論。一個(gè)成功的信息構建系統地分析和考慮了信息構建的各個(gè)方面，克服了組織目標和限制因素的干擾，將用戶(hù)和內容緊緊聯(lián)系在一起。而用戶(hù)、內容和組織背景在每個(gè)場(chǎng)合中都是高度變化、各不相同的，而且可以采用多種方法來(lái)實(shí)現網(wǎng)站的信息構建。因此，每個(gè)信息構建都各自不同，不存在完全相同或完全“正確”的信息構建。 信息構建代表著(zhù)當代信息服務(wù)和情報學(xué)的前沿。它已從網(wǎng)站信息設計的狹義概念提升為在數字化、網(wǎng)絡(luò )化的信息空間中提供信息的組織、管理和服務(wù)的廣義概念。信息構建的概念、原則和方法可以應用于電子商務(wù)、電子政務(wù)、數字圖書(shū)館等的建設中。 3 信息構建將知識管理從理論轉化為實(shí)踐 知識管理和信息構建出現后，沿著(zhù)各自的軌道在不斷演化和發(fā)展。這兩者似乎毫不相干，但近來(lái)卻出現了日趨明顯的結合趨勢。主要表現在：一方面國外提供信息構建或知識管理的專(zhuān)業(yè)咨詢(xún)服務(wù)公司都不約而同地同時(shí)提供知識管理和信息構建的服務(wù)項目；另一方面，在著(zhù)名的搜索引擎Google及Web主題網(wǎng)站“open dictionary”中，已將“Information Architecture”置于“Knowledge Management”目錄之下。這表明IA與KM之間肯定存在著(zhù)某些內在的、必然的聯(lián)系。因此，深入分析和探討兩者之間的關(guān)系，對進(jìn)一步開(kāi)展信息構建和知識管理的研究和實(shí)踐工作，都是很有意義的。 知識管理的核心是知識創(chuàng )造和知識應用，致力于通過(guò)管理手段和信息技術(shù)來(lái)營(yíng)建知識共享和知識創(chuàng )新的良好環(huán)境，加強組織內部的信息和知識的交流、傳播與共享，推動(dòng)組織中的人際互動(dòng)和溝通，從而提高組織的應變和競爭能力。但是知識管理的實(shí)施必須以擁有相應的信息基礎設施為前提，當創(chuàng )新和創(chuàng )造力成為目前的競爭舞臺的標志時(shí)，組織應該擅長(cháng)以正確的形式從組織中找到正確的知識。如果組織不能做到這點(diǎn)，它將難以維持競爭優(yōu)勢。 隨著(zhù)計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò )的迅速發(fā)展，更多的企業(yè)已經(jīng)開(kāi)展了在線(xiàn)商務(wù)和企業(yè)信息門(mén)戶(hù)建設的計劃，組織內外的數字化信息急劇增加。同時(shí)，組織的知識管理活動(dòng)往往會(huì )涉及到內部網(wǎng)絡(luò )建設和計算機技術(shù)的應用，因此對組織內外的信息空間的數字化信息的管理和利用就成為此類(lèi)知識管理項目成功與否的關(guān)鍵所在。由此，信息構建的出現為組織的知識管理提供了一條新穎有效的解決途徑。 信息構建和知識管理都集中于幫助人員管理、發(fā)現、評價(jià)和共享信息。知識管理為門(mén)戶(hù)項目提供理論基礎，信息構建則提供了實(shí)施的細節。信息構建可以提供分步的藍圖，將抽象的信息組織理論轉換成為可操作的知識管理環(huán)境。通過(guò)信息構建，信息建筑師將知識整合到企業(yè)網(wǎng)站和企業(yè)內部網(wǎng)上。 3.1 信息構建可用于指導組織的網(wǎng)站建設 盡管知識管理原則已經(jīng)被廣泛接受，如何實(shí)施知識管理項目是問(wèn)題的關(guān)鍵所在。因為知識管理應成為組織做每件事的一部分，成為每個(gè)人工作的一部分，因此實(shí)施知識管理最容易的方式是通過(guò)網(wǎng)絡(luò )和計算機。 隨著(zhù)網(wǎng)絡(luò )和計算機技術(shù)的日益流行和不斷普及，越來(lái)越多的組織（尤其是公司）將它們的業(yè)務(wù)轉移到Web上，相繼開(kāi)展了企業(yè)網(wǎng)站和內部網(wǎng)的建設。目前企業(yè)信息門(mén)戶(hù)建設日益普及，事實(shí)上，大多數知識管理計劃也采取了門(mén)戶(hù)建設項目的形式。今天每個(gè)公司都面臨如何獲得、存儲以及共享信息的難題——對外為顧客提供信息與服務(wù)，對內為企業(yè)的員工、商業(yè)合作伙伴、供應商、銷(xiāo)售商等提供信息與服務(wù)。企業(yè)門(mén)戶(hù)項目的成功與信息的組織與檢索直接相關(guān)，如果人們不能找到他們需要的信息，門(mén)戶(hù)倡議將會(huì )失敗。 當建設企業(yè)網(wǎng)站和內部網(wǎng)時(shí)，周到的網(wǎng)站設計成為項目成敗的關(guān)鍵。信息構建應用于網(wǎng)站建設已取得了很大成功，利用信息構建的理論和方法，可以幫助企業(yè)建設一個(gè)穩定可靠、高效易用的網(wǎng)絡(luò )信息系統，使人們更加成功地管理和查找信息。 3.2 信息構建可幫助建設一個(gè)系統集成的信息體系 一個(gè)完全集成的企業(yè)是信息組織追求的最高目標?，F代的企業(yè)計算機系統延伸到商業(yè)伙伴、咨詢(xún)顧問(wèn)和顧客。在此背景中，知識管理可以定義為聚集和整理企業(yè)所有的知識資產(chǎn)的過(guò)程，知識資產(chǎn)包括記錄、信息、企業(yè)知識、第三方信息和員工的隱性認識。要想實(shí)施有效的知識管理，組織必須要有良好的信息基礎結構，并以此為基礎，對組織的知識和信息進(jìn)行有效的組織、管理、交流和應用，達到知識共享和知識創(chuàng )新的目的。 信息構建和知識管理都有一個(gè)共同目標，即通過(guò)內容管理來(lái)更好地提升工作效率和生產(chǎn)力，因此二者都牽涉到創(chuàng )建一個(gè)鼓勵集體相互作用和知識發(fā)現的平臺。應用信息構建的理論和方法可以幫助組織建設結構合理、功能完善、使用便利的信息平臺，為組織的知識管理提供一個(gè)高度集成的信息系統。 一個(gè)穩固的信息構建結合了信息技術(shù)與整個(gè)組織的需要和要求，提供了組織的信息資源的集成藍圖，以便信息技術(shù)能夠正確、及時(shí)地達成組織的目標和宗旨。一個(gè)設計良好的信息構建是利用信息作為競爭和智力優(yōu)勢的途徑。 3.3 信息構建可服務(wù)于知識管理的全過(guò)程 前面已經(jīng)介紹了知識管理的過(guò)程。首先，良好的信息構建可以幫助人們迅速地找到并獲取所需要的信息。通過(guò)建立分類(lèi)，開(kāi)發(fā)導航方案，創(chuàng )建網(wǎng)站地圖，以促進(jìn)知識的獲??；在確認階段，組織捕獲的知識，如創(chuàng )意可能被綜合在備忘錄文檔中，銷(xiāo)售數字被匯總到圖表或電子表格中，有關(guān)信息和數據被放入關(guān)系型數據庫中；在組織階段，通過(guò)對信息進(jìn)行組織和分析，使信息有序化和結構化，為其他用戶(hù)發(fā)現知識提供了框架。常見(jiàn)問(wèn)答、最佳實(shí)踐文檔和企業(yè)專(zhuān)家目錄是編纂和組織知識的例子。在知識傳播階段，通過(guò)標引常見(jiàn)問(wèn)答或最佳實(shí)踐文檔、建立供同事交換信息的論壇或建立站點(diǎn)索引等方法，信息構建為知識轉移創(chuàng )建了多路通道。通過(guò)創(chuàng )立信息檢索工具，在企業(yè)團隊之內和團隊之間聯(lián)系員工，鼓勵員工之間開(kāi)展協(xié)作和交流；在知識應用階段，當用戶(hù)使用這些信息和知識時(shí)，他們可能會(huì )進(jìn)一步修改、驗證和更新它們，這樣又產(chǎn)生了新的信息和知識，返回到知識管理的第一步即知識創(chuàng )造階段。這種組織學(xué)習的過(guò)程不斷循環(huán)，結果導致新的信息和知識不斷地加入到組織的知識中（見(jiàn)圖4）。因此，從根本上說(shuō)，知識管理和信息構建都致力于提高知識創(chuàng )造的能力。 附圖G9NB12.JPG 圖4 組織學(xué)習的循環(huán)過(guò)程 總之，信息構建致力于通過(guò)整理組織的數據和信息來(lái)創(chuàng )建知識，因而使用者可以更容易地完成任務(wù)、與同事合作或進(jìn)行研究。 3.4 信息構建可充分適應組織和知識的復雜性 許多組織的結構十分復雜，各類(lèi)信息也以不同的格式分散在組織的各個(gè)部門(mén)之中，因此組織和員工難以捕獲和共享信息。此外，在當前技術(shù)急劇變化的商業(yè)環(huán)境中，甚至已經(jīng)確認的知識也可能迅速陳舊。由于知識的流動(dòng)性和暫時(shí)性，因此只有當內部資料被有序化時(shí)，組織才能從它們的內部資料中發(fā)掘競爭優(yōu)勢。根據18世紀哲學(xué)家賽繆爾（J.Samuel）的說(shuō)法，知識有兩種形式：我們自己擁有的信息和知識，以及知道在哪里發(fā)現我們所需要的信息。在大多數組織中，員工個(gè)人不可能擁有解決問(wèn)題所需要的全部信息，因此強調發(fā)現和利用信息，比強求員工掌握大量知識是更加現實(shí)的策略。 事實(shí)上，利用信息構建不僅可為員工提供所需的信息，而且可創(chuàng )建合作和交流的工作空間和導航結構，促進(jìn)非正式的瀏覽和交流，讓用戶(hù)了解他們甚至不知道存在的產(chǎn)品、服務(wù)或信息。 信息構建的價(jià)值還在于它幫助信息解釋的能力。信息構建可以幫助員工找到所需信息并理解它們。組織中的每個(gè)團體通過(guò)實(shí)踐發(fā)展出一套屬于自己的獨特術(shù)語(yǔ)和慣用語(yǔ)言，為此需要確定適合各種知識團體的信息組織的類(lèi)別。這種跨越組織集成知識的能力直接依賴(lài)于信息構建中的組織系統和標引系統。通過(guò)編纂信息和組織知識（如分類(lèi)、網(wǎng)站結構、導航路徑、網(wǎng)站地圖等），以確保這些知識對于整個(gè)組織都具有意義。例如，數據存儲和數據銷(xiāo)售都是企業(yè)的技術(shù)基礎結構的重要組成部分，然而，往往IT部門(mén)負責數據存儲，而銷(xiāo)售和市場(chǎng)部門(mén)則擁有銷(xiāo)售數據。通過(guò)信息構建為企業(yè)內部網(wǎng)精心制作標記或命名系統，以使這些數據和術(shù)語(yǔ)對IT部門(mén)及銷(xiāo)售和市場(chǎng)部門(mén)都有意義。 4 討論 知識管理被視為實(shí)現集體轉變的工具。作為企業(yè)哲學(xué)，知識管理維護員工的顯性和隱性知識，并將其轉化為組織解決問(wèn)題和創(chuàng )建知識的能力。許多分析家認為，知識管理的主要關(guān)注點(diǎn)是發(fā)現聯(lián)系各類(lèi)人員的途徑，而信息構建正是建立這種聯(lián)系途徑的有效方法。 企業(yè)內部網(wǎng)和門(mén)戶(hù)網(wǎng)站僅僅是知識管理的工具和手段，如何使員工進(jìn)行有效的溝通和交流才是組織面臨的真正挑戰。信息構建和知識管理的最終效益不是建立門(mén)戶(hù)或分類(lèi)結構本身，而是利用那些工具和手段來(lái)推動(dòng)知識創(chuàng )新和知識利用。 成功的信息構建取決于3個(gè)因素：用戶(hù)、信息資源的內容、語(yǔ)境（商業(yè)背景）（見(jiàn)圖5）。一個(gè)有效的門(mén)戶(hù)網(wǎng)站或企業(yè)內部網(wǎng)適應了組織的經(jīng)營(yíng)戰略和企業(yè)文化，將用戶(hù)、內容和整個(gè)組織聯(lián)系在一起。因此，一個(gè)成功的信息構建體現出信息生態(tài)學(xué)的特點(diǎn)，可以適應動(dòng)態(tài)變化的組織環(huán)境，幫助組織建立起一個(gè)系統集成的信息環(huán)境，為組織實(shí)施知識管理奠定良好的基礎。 附圖G9NB13.JPG 圖5 信息構建成功的3個(gè)因素 組織利用信息技術(shù)與網(wǎng)絡(luò )可以高效地處理數據，使數據組織起來(lái)變成信息，并對數據庫進(jìn)行數據挖掘。然而信息技術(shù)只能成功地用于解決有限范圍的問(wèn)題，它只能實(shí)現數據到信息的轉變。對信息的解釋仍然是難題，而人員具有解釋的能力。只有通過(guò)人員以及人員之間的相互交流和互相作用，信息才能被解釋并且被轉化為知識。因此，為了管理知識，組織需要重新考察人員、信息技術(shù)、信息內容及語(yǔ)境之間的互相作用。信息構建有效地結合了信息技術(shù)、信息內容和人類(lèi)的智力活動(dòng)（如分類(lèi)組織、環(huán)境分析、主題詞表、元數據應用等），從而有助于組織和員工對信息的理解，實(shí)現從信息到知識的轉變。 有效的信息構建改變了組織行為，因為它重新描繪了知識建立和知識運用的過(guò)程，提高了知識共享的企業(yè)文化。通過(guò)因特網(wǎng)或門(mén)戶(hù)網(wǎng)站將組織的信息有序化和結構化，使組織和員工逐步理解和接受知識管理。 知識管理不是捕獲、存儲和傳遞信息的一個(gè)簡(jiǎn)單問(wèn)題，相反它要求從多重觀(guān)點(diǎn)解釋和組織信息。只有通過(guò)轉變組織文化，組織才可以逐漸地轉變人員、技術(shù)、信息與知識之間的相互作用方式，確保組織在動(dòng)態(tài)、復雜的環(huán)境中不斷地創(chuàng )造、驗證和應用新知識，將知識變成增值的產(chǎn)品、過(guò)程和服務(wù)，從而實(shí)現有效的知識管理。 5 結論與論點(diǎn) 1）知識管理是信息管理的高級階段，知識管理的原則和理念已經(jīng)成為現代企業(yè)和組織的管理哲學(xué)。 2）信息構建已超越了網(wǎng)站信息組織與設計的狹義概念，上升為對網(wǎng)絡(luò )化、數字化的信息空間的組織與構建的廣義概念，代表了當代信息服務(wù)和情報學(xué)的前沿。 3）信息構建的實(shí)踐對我們開(kāi)展信息服務(wù)網(wǎng)站建設、業(yè)務(wù)結構調整、數字圖書(shū)館建設、電子商務(wù)/政務(wù)等信息管理與服務(wù)的實(shí)踐活動(dòng)具有指導和借鑒意義。 4）信息構建和知識管理之間有著(zhù)密切的內在聯(lián)系。信息構建將抽象的信息組織理論轉換成為可操作的知識管理實(shí)踐，將知識整合到組織的網(wǎng)站和內部網(wǎng)上，從而為組織的知識管理提供了一條新穎有效的解決途徑。 【參考文獻】 1 Morville P,Rosenfeld L.Information Architecture for the World Wide Web.ISBN1-556592-282--4, 1998 2 Morville P,Rosenfeld L.Information Architecture for the World Wide Web.2nd Edition.ISBNO-596-00035-9,2002 3 Rosenfeld L.Information Architecture:Looking Ahead. 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