一、什么是信息
信息：即音訊，消息。
信息：亦指通訊系統處理和傳輸的對象。泛指消息和信號的具體內容和意義。通常通過(guò)處理和分析來(lái)提取。信息、物質(zhì)和能量通常稱(chēng)為系統的三大要素。物的系統是這樣，人與人之間組成的社會(huì )系統也是這樣。系統論的創(chuàng )立者貝朗塔菲和管理學(xué)家巴納德、卡斯特及羅森茨韋克均重視信息的作用并對信息的作用有所闡述。
信息：是對客觀(guān)世界中各種事物的特征、變化及其相互關(guān)系的最新反映。毛澤東一直對信息高度重視。戰爭年代親自動(dòng)筆為新華社撰寫(xiě)重要消息，用以指導革命。
信息與系統
信息是系統與外部環(huán)境之間溝通交流的介質(zhì)之一。一種重要的媒介。系統是自成體系的組織，是相同或相類(lèi)事物按照一定的秩序和內部聯(lián)系組合而成的整體。是由若干相互聯(lián)系和相互作用要素組成的具有特定功能的統一整體。
系統管理理論認為：系統是處于一定的相互關(guān)系中與環(huán)境發(fā)生關(guān)系的各組成部分的總體。
世界是由不同層級的系統構成的。整體性是系統的最基本的屬性。大局與小局，全局與局部。全局與一域。
系統與系統之間，系統與環(huán)境之間是相互聯(lián)系、相互作用的。聯(lián)系的媒介之一就是信息。開(kāi)放的標志之一就是輸出和接受信息。其內部和外部均有信息反饋網(wǎng)絡(luò )，能夠進(jìn)行自我調節，以適應環(huán)境和本身需要。孤立和封閉的系統，其前途就是崩潰和滅亡。“閉關(guān)鎖國”也就是與外界失去應有的信息聯(lián)系，只能是“瀕于崩潰的邊緣”。
無(wú)論系統還是環(huán)境，都是根據相互之間傳遞的信息做出反應，進(jìn)行調整。這樣才能使系統處于動(dòng)態(tài)平衡之中，保持生機與活力。
| | 現代管理理論之社會(huì )系統理論 美國管理學(xué)家巴納德創(chuàng )建社會(huì )系統理論。該理論專(zhuān)門(mén)研究正式組織的本質(zhì)、特征、構成要素和行為。 •正式組織三個(gè)基本要素：協(xié)作的意愿（組織成員愿意為實(shí)現組織目標做出貢獻）、共同的目標（協(xié)作意愿的必要前提，誘導協(xié)作意愿。使組織成員知道組織要他們做什么以及從協(xié)作及實(shí)現目標過(guò)程當中得到哪些滿(mǎn)足）、信息聯(lián)系。 •通過(guò)信息才能把有協(xié)作意愿的組織成員和組織的共同目標連接起來(lái)形成一個(gè)有機的整體。良好的信息聯(lián)系能夠使組織成員合理地行動(dòng)。巴納德認為：組織領(lǐng)導者的作用就是在一個(gè)信息聯(lián)系系統中作為聯(lián)系中心，系統運轉的中心，對組織成員的活動(dòng)進(jìn)行協(xié)調，指導組織的運轉，實(shí)現組織的目標。其主要職能之一就是提供一個(gè)信息交流的體系，建立和維持一個(gè)有效的信息交流系統。 •組織平衡理論：內平衡與外平衡。誘因大于犧牲。 | |
信息與決策
•系統分析：使系統整體效能最優(yōu)的一種方法。學(xué)習型組織理論稱(chēng)為“系統思考”。是科學(xué)決策的基本方法。系統分析的基本前提是掌握情況。
•決策機關(guān)和決策者掌握情況的基本途徑就是獲取信息。及時(shí)、全面、準確的信息是正確、科學(xué)決策的重要支持要素。所謂“眼觀(guān)六路”，“耳聽(tīng)八方”。“秀才不出門(mén)，遍知天下聞”。
信息與系統（組織）功能
•任何一個(gè)系統（組織）都應有其特定的功能。也就是其存在的作用、意義和價(jià)值。
•信息的作用：是體現系統（組織）意圖，反映系統（組織）狀態(tài)，塑造系統（組織）形象，支持組織決策，實(shí)現系統（組織）功能的重要因素。對于公共組織來(lái)說(shuō)，是政令、動(dòng)態(tài)、輿情、民意的載體；是系統（組織）內外溝通交流的媒介；是系統（組織）本身和內部要素對外部環(huán)境變化作出積極能動(dòng)反應的激活因素。
•信息的屬性：客觀(guān)性（不帶任何主觀(guān)色彩的陳述，潤物細無(wú)聲）、準確性、時(shí)效性。時(shí)效性即及時(shí)迅速，產(chǎn)生功能效用；有目的，起到應起的作用。
•對于信息的發(fā)送者而言：一定要明確，發(fā)出什么聲音、傳遞什么訊號，信息的接受者會(huì )產(chǎn)生什么反應，進(jìn)而達到什么目的。
•SOS訊號（求救）；救護車(chē)的警笛聲，警車(chē)的警報聲（讓路）；處于危險之中人呼喊“救命”（尋求幫助）。
關(guān)于機關(guān)應用文中的信息
•狹義的信息是機關(guān)應用文的一種，是使用頻率最高的機關(guān)應用文體裁。
•信息是對客觀(guān)世界中各種事物的特征、變化及其相互關(guān)系的最新反映，是一種具有很強時(shí)效性的文體。
•信息文稿對語(yǔ)言的最大要求是，精煉、確定、有深度，用最小的文字量提供最大的信息量。所謂精煉，就是不用穿靴戴帽，不用交待事情發(fā)生的全過(guò)程（主要事實(shí)交待清楚即可），不用毫無(wú)信息量的華麗詞藻。所謂確定，即用詞準確，能用數字說(shuō)明、分析的，盡可能用。真正科學(xué)意義上的信息，應該是最大的確定性、最小的不確定性。所謂有深度，就是能夠反映事物的特征屬性、變化趨勢和相互關(guān)系。
•每條信息字數一般在二、三百字左右，最長(cháng)不宜超過(guò)500字。當然，也有例外。這是信息的靈活性，也是信息之所以廣泛應用于管理實(shí)踐中的根本原因所在。一般而言，信息文稿的語(yǔ)言必須非常簡(jiǎn)練。
信息的作用
•(1)領(lǐng)導決策的基礎和依據作用；
•(2)指導整體工作的重要渠道的作用；
•(3)對整體工作狀況,重大工作進(jìn)展,上級重大決策落實(shí)情況的監控作用；
•(4)反映人民群眾呼聲的通道作用。
信息與公文的關(guān)系
•相同點(diǎn)：
•1.都是一種文字表達；2.都有對上,對平級,對下的關(guān)系；3.都是行政的基礎和重要環(huán)節。
•不同點(diǎn)：
•1.信息是決策的前提,公文是決策的結果；2.公文是請示報告事項,答復問(wèn)題,部署工作；信息是反映問(wèn)題,追蹤情況,提供決策參考；3.處理程序不同：公文有嚴格的處理程序,信息程序直接便捷。
| 簡(jiǎn)練不等于簡(jiǎn)單積累才能有深度 簡(jiǎn)練不等于簡(jiǎn)單。契可夫：“簡(jiǎn)練是才能的姊妹”。信息要寫(xiě)得簡(jiǎn)練，就不能憑著(zhù)直覺(jué)去寫(xiě)，在構思時(shí)就要有明確的思路和觀(guān)點(diǎn)。如果對所要寫(xiě)的東西不了然于胸，不把握其內在聯(lián)系，行文是談不上言簡(jiǎn)意賅的。 •要把握事物的來(lái)龍去脈。把握其在全局和大局中的位置，與其它關(guān)聯(lián)事物的內在聯(lián)系，對其屬性特征和發(fā)展趨勢能過(guò)做出準確判斷。 •信息語(yǔ)言的簡(jiǎn)練是同信息人員觀(guān)察、分析問(wèn)題的深度，剪裁、取舍材料的能力緊密相聯(lián)的。 •這些都要靠積累。 |
二、如何寫(xiě)好信息
•信息的結構：標題，導語(yǔ)，正文，結尾。
•標題要精煉準確醒目，畫(huà)龍點(diǎn)睛，一下子就能躍入眼簾，引人注目，奪去眼球，要么掌握信息的基本內容，要么勾起繼續讀下去的欲望。
•導語(yǔ)是正文中起關(guān)鍵作用的開(kāi)頭語(yǔ)。導語(yǔ)在布局謀篇中具有重要作用，好的導語(yǔ)會(huì )使文思泉涌，和標題一樣應該能夠一下子抓住讀者，引人入勝。導語(yǔ)寫(xiě)不好，思路就會(huì )越寫(xiě)越窄，直至卡殼。信息的導語(yǔ)應該反映出最基本的信息。
• 正文應該層次清楚，絲絲入扣，內在邏輯關(guān)系清晰。就信息而言，語(yǔ)言應該簡(jiǎn)練、生動(dòng)、真實(shí)、客觀(guān)。用最少的語(yǔ)言承載最大的信息量。語(yǔ)言盡量通俗易懂，寫(xiě)作者的角度站位、語(yǔ)氣口吻應該是客觀(guān)的，敘事、議論切忌出現第一人稱(chēng)、第二人稱(chēng)語(yǔ)態(tài)。第三人稱(chēng)，生動(dòng)但一般不宜口語(yǔ)化。
| 文章的結構 人們常用“鳳頭、豬肚、豹尾”形容優(yōu)秀作品的構架。
•鳳頭：意思是文章開(kāi)頭要像鳳凰的腦袋一樣，精彩亮麗，奪目搶眼，開(kāi)篇切題，開(kāi)門(mén)見(jiàn)山，引人入勝，啟動(dòng)文思。
•豬肚：中間正文部分要像豬肚子一樣，內容豐富，充實(shí)厚重，而不是泛泛空談，光是喊口號。內容豐富即承載最大的信息量，并且內涵深刻，給人以啟示、啟迪和教益。
•豹尾：結尾要像豹子尾巴那樣簡(jiǎn)潔明快，剛健響亮；畫(huà)龍點(diǎn)睛，呼應扣題；收筆有力，戛然而止，不拖泥帶水。
•有人說(shuō)，小到學(xué)習生活，大到事業(yè)人生莫不如此。正所謂文品如人品。
•唐代詩(shī)人白居易在《新樂(lè )府序》中說(shuō)：“首句標其目，卒章顯其志”。要起到進(jìn)一步明確和深化主題思想的作用，充分顯示出作者立言的本意。
•明代著(zhù)名學(xué)者謝榛《四溟詩(shī)話(huà)》中“起句當如爆竹，驟響易徹；結句當如撞鐘，清音有余”。就是說(shuō)，作品一開(kāi)頭，就要像放炮似的，使人耳目為之一震；而結尾，又要像敲鐘似的，使人覺(jué)得余音繞梁。
•清代戲曲理論家李漁說(shuō)“開(kāi)卷之初，當以奇句奪目，使人一見(jiàn)而驚，不敢棄去”，“終篇之際，當以媚語(yǔ)攝魂，使之執卷留連，若難遽別”（《閑情偶寄》）。
•這些關(guān)于作品的開(kāi)頭和結尾的言論，盡管說(shuō)法不一，但其實(shí)質(zhì)都是要求作者要認真寫(xiě)好作品的開(kāi)頭和結尾。 |
關(guān)于導語(yǔ)
•信息通常是由導語(yǔ)和主體（次重要的材料、更次重要的材料及背景等段落）組成的。
•什么是導語(yǔ)：顧名思義，導語(yǔ)是一篇消息在開(kāi)頭位置用以導引讀者閱讀的那段文字。導語(yǔ)用最精粹的文字，簡(jiǎn)明扼要地把最重要、最新鮮的事實(shí)及其意義表達出來(lái)，是信息中最有價(jià)值的部分。導語(yǔ)是具有可聽(tīng)性和可讀性的特殊開(kāi)頭。它擔負著(zhù)三項使命。①反映信息的要點(diǎn)；②確立信息的基調；③喚起受眾的注意。
•導語(yǔ)的作用：讀者一看導語(yǔ)就知道這條信息寫(xiě)的是什么；讀者看了你的導語(yǔ)愿意繼續讀完這條信息。
•導語(yǔ)寫(xiě)作的要求：
①要有最重要和最新鮮的事實(shí)；②要開(kāi)門(mén)見(jiàn)山直截了當；③要簡(jiǎn)明扼要，生動(dòng)具體；④要通俗易懂。
• 導語(yǔ)寫(xiě)作的一般思維過(guò)程：首先要考慮什么東西是你要報道的這條新聞的最重要和做新鮮的。其次，要考慮你確認的這個(gè)最重要最新鮮的事實(shí)跟什么人有關(guān)。第三，要考慮怎樣表達才能最吸引人。
三、機關(guān)人員撰寫(xiě)信息通常存在的問(wèn)題
•1、體裁把握不準：體裁角度把握不當，標題錯位，有表決心的決心書(shū)、檢討書(shū)、心得體會(huì )、記敘文、決心書(shū)、散文、合理化建議報告、工作方案、論文等等，甚至有的說(shuō)不上什么文體，思維奔逸。
•2、就事論事：信息量少，題材不豐富，內容延展不開(kāi)；當照相機，當鏡子，機械地照搬復制事件，許多稿件沒(méi)有擺脫就事論事窠臼。
•3、缺乏目的性：重要信息關(guān)注不夠，中心人物職務(wù)身份姓名交待不夠準確，重要人物沒(méi)交待，對全局缺乏了解掌握，對形勢任務(wù)不明晰。不必要的細節（如幾時(shí)整，某樓某層會(huì )議室等）鋪陳過(guò)多交待過(guò)細。
•4、基本功不夠：語(yǔ)言貧乏，不夠莊重，過(guò)于口語(yǔ)化（寫(xiě)材料、把副主席寫(xiě)成主席）。表達能力欠缺。文不對題，題不對事，題事難符；內容像堆砌羅列拉菜單，列菜譜，而不是色香味俱全、人們喜歡享用的飯菜；有的沒(méi)標題或者標題過(guò)于寬泛，說(shuō)什么都行；有的是記敘文標題。有的題目臃腫，未經(jīng)推敲，體例上自相矛盾。題目不夠簡(jiǎn)練精要，不夠醒目，承載信息不足；語(yǔ)言不夠精煉，語(yǔ)言文字功底需要強化，文字表達能力還須加強。
•5、角度站位不當：寫(xiě)信息不是現場(chǎng)秀，而是廣播員。盡量用客觀(guān)莊重語(yǔ)言，陳述性語(yǔ)言。絕對避免主觀(guān)化，情緒化語(yǔ)言。角度站位不能始終如一；沒(méi)詞了就赤膊上陣，用主觀(guān)性評論等主觀(guān)性語(yǔ)言。濫用形容詞和副詞。信息應當慎用形容詞、副詞，更不能使用其最高級，如“非常”、“最”、“很”、“極” ……
•6忽視重要人物和工作全局：大局是由現實(shí)局面和掌控局面的人等因素決定的或構成的。而許多人往往忽視這方面的信息，重要人物沒(méi)交待或重要人物事件背景沒(méi)交待，或重要信息交待不夠準確全面。
四、寫(xiě)好信息應注意的幾個(gè)問(wèn)題
•1、“紙上得來(lái)終覺(jué)淺，絕知此事要躬行”。光聽(tīng)不夠，必須實(shí)踐。躬行，就是老老實(shí)實(shí)實(shí)踐。誰(shuí)都不是天生的筆桿子，都是學(xué)習實(shí)踐、不斷練習體會(huì )積累的結果。沒(méi)有付出，就不會(huì )有回報。學(xué)習訓練不得法，當然也不會(huì )得到太多的回報。春華秋實(shí)，春種秋收。一分耕耘一份收獲。演說(shuō)家李真順說(shuō)：“只有完美的練習，才能有完美的結果。今天放下面子，明天才能更有面子！實(shí)踐，實(shí)踐，再實(shí)踐。練！練！練！”除了個(gè)別人有點(diǎn)天賦，大都興趣、志向、職業(yè)操守使然。要“舍得”，有付出才有回報，舍出辛勞努力、舍棄歡愉休閑，得到才能、尊重、成就。“腹有詩(shī)書(shū)氣自華”。
• 2、世事洞明皆學(xué)問(wèn)，人情練達即文章。入情入理，知情知理。情即情況，情感，與你相關(guān)的人的情緒反應，即感受。要理解、研判讀者、信息相關(guān)人的感受，應該積極進(jìn)取通達人情。換位思考一下，假如你是領(lǐng)導，假如你是他人，你的期望是什么？你會(huì )作何感想。站在領(lǐng)導角度考慮問(wèn)題，那就是站在大局之中；站在群眾、他人的角度考慮問(wèn)題，那就是站在了全局之中。所謂人情世故：人情，就是別人的情緒感受，要想著(zhù)、在意自己的言行對別人的影響。說(shuō)出去的話(huà)，做出的事情，別人會(huì )作何感想。送人情，實(shí)質(zhì)就是送給別人以愉快、美好的感受。送人以尊重。世故：世界上各種事情之所以存在、發(fā)生、發(fā)展的因由、緣故，也就是事物本身內在規律性，實(shí)事求是的“是”。懂得了世故，就會(huì )知曉了事物的來(lái)龍去脈，就把握了事物的內在規律性。就現實(shí)工作而言，就知道了某一件事情的背景、現狀、走勢或發(fā)展趨勢。但不要把人情世故庸俗化。
人情是什么？
李真順
人情：指人之常情，喜、怒、哀、懼、愛(ài)、惡、欲七種情感。更多的是指一些為人處事的道理；待人接物的方法。
說(shuō)某某人很會(huì )辦事，很懂禮貌，很有人情味兒，那么，可以推斷：這個(gè)人的生活態(tài)度是積極的，精神狀態(tài)是向上的。他是善于打理人際關(guān)系的，想必我們大家都有體會(huì )，實(shí)際上很多時(shí)候，你的快樂(lè )與否，你的成功與否，與你的人際關(guān)系密切相關(guān)。你能給人溫暖、讓人快樂(lè )，別人也能回報你同樣的感覺(jué)。戴爾-卡耐基說(shuō)：一個(gè)人的成功，他的專(zhuān)業(yè)知識占15%，另85%則是他的人際關(guān)系與處世技巧?？梢?jiàn)，一個(gè)不會(huì )與人交往的人是多么的危險。社會(huì )上有這樣兩種人：一種是看什么都很積極，談到誰(shuí)都是一種夸贊的口吻：我的領(lǐng)導很棒！我的同事很棒！我的同學(xué)很棒！我的什么什么都很棒！我愛(ài)人，嘿！甭提了。另一種人則不然：總是在抱怨，總是煩的很，一提到誰(shuí)就會(huì )聽(tīng)他說(shuō)：“別跟我提他，一提他我就生氣，討厭死了。”在這里，我們無(wú)心做裁判，不評定誰(shuí)對誰(shuí)錯，但我請各位記住這樣一句話(huà)，這句話(huà)是什么呢？那就是：你把周?chē)娜丝醋髂Ч?，你就生活在地獄；你把周?chē)娜丝醋魈焓?，你就生活在天?/strong>。請記住，無(wú)論到什么時(shí)候，“以人為本”永遠是我們應該掌握的。
| 成功五要素和心態(tài)對聯(lián) •成功五要素：一個(gè)不善于微笑、缺乏熱情、沒(méi)有激情、淡于才情、不懂得人情的人，是斷然與成功無(wú)緣的。
•心態(tài)對聯(lián)：心態(tài)好事業(yè)成不成也成，心態(tài)壞事業(yè)敗不敗也敗。 | |
•3、“扶持自是神明力，正直元因造化功”。文品如人品，透過(guò)文章看做人。有沒(méi)有嚴謹的作風(fēng)？對全局、對事業(yè)、對集體是否關(guān)注了解？心中有無(wú)大局？對待工作、事業(yè)、領(lǐng)導、他人的態(tài)度如何？平時(shí)學(xué)習實(shí)踐積累怎樣？寫(xiě)好應用文，時(shí)刻不能脫離實(shí)際，決不意味著(zhù)上過(guò)大學(xué)，有一定文憑，就能寫(xiě)好的。關(guān)鍵在于平時(shí)的訓練和積累，在于平時(shí)做事干事是否用腦用心。透過(guò)文章可見(jiàn)一斑。
因此杜甫才說(shuō)，“扶持自是神明力，正直原因造化功”。“神明力”，就是組織和人民的教育培養。“造化功”就是個(gè)人的學(xué)習修養實(shí)踐。一棵大樹(shù)要想成為挺直粗壯的棟梁之才，一個(gè)人要想成為組織領(lǐng)導、人民國家需要的、欣賞的人才，必須處理好“扶持力”與“造化功”的關(guān)系，也就是師傅領(lǐng)進(jìn)門(mén)，修行在個(gè)人。“身后的腳印是自己踩出來(lái)的，眼前的道路是別人鋪出來(lái)的”。
各級領(lǐng)導要起到導向、表率作用。不僅要重視信息工作，還要為干部壓擔子、搭梯子。不僅要要求干部、使用干部，更要關(guān)心干部、培養干部。不僅要當好共同愿景的仆人、設計師，更要當好學(xué)習型團隊的輔導員，團體學(xué)習的教師。
4、“謀事在人，成事在天”。古人還有一種說(shuō)法，叫做“智可以謀人不可以謀天”。天是什么？就是那些不以個(gè)人意志為轉移的客觀(guān)存在：一是客觀(guān)規律，也包括工作規律、人才干部成長(cháng)規律、公文寫(xiě)作規律。要取得成績(jì)和進(jìn)步，只有踏踏實(shí)實(shí)工作，認認真真學(xué)習實(shí)踐。在客觀(guān)規律面前，無(wú)捷徑可走，只有老老實(shí)實(shí)當小學(xué)生。二是人民意志、群眾意愿。不可違背。三是法紀綱常。觸犯不得。還有其它不以個(gè)人意志為轉移的客觀(guān)存在。在天字號因素面前，只有當小學(xué)生。在謀自己上下功夫。此外還應當糾正一個(gè)認識偏見(jiàn)，就是文筆只是文章寫(xiě)的好。這樣容易形成錯誤導向，使許多人望單位辛辛苦苦爬格子的筆桿子而生畏，擔心自己辛辛苦苦點(diǎn)燈熬油得不到重用和賞識。其實(shí)，文筆好不僅是文章寫(xiě)的好，更是人家掌握形勢、總攬全局、留心留意、學(xué)習積累的結果。不掌握形勢和大局，寫(xiě)出來(lái)的東西就干癟，就事論事。就沒(méi)有深度和厚度，沒(méi)有厚重感。信息量就不足。實(shí)在不行了就赤膊上陣，從后臺走到前臺，發(fā)一通感慨，作一番評論。形勢，形就是現在的情形，當前的狀態(tài)，它不是孤立的，是有來(lái)頭的，有根由的。勢就是未來(lái)的趨勢、發(fā)展的趨勢，是可以預見(jiàn)的或能夠察覺(jué)的走向。形勢，就是事物的來(lái)龍去脈，當前的局面，現實(shí)的存在以及存在的根由，發(fā)展的前景。要想掌握形勢，把握大局，了解全局，就得主動(dòng)捕捉相關(guān)信息，透過(guò)領(lǐng)導講話(huà)、工作文件、會(huì )議活動(dòng)甚至周?chē)藗內粘５难孕胁蹲叫畔?。也就是要做到眼睛里有事兒，心里有數。因此，文字綜合能力實(shí)際是多方面能力的集中反映，一定程度上是綜合素質(zhì)的體現。
•5、切實(shí)加強機關(guān)作風(fēng)和職業(yè)道德修養。文字綜合能力的形成在于平時(shí)的學(xué)習和修養。在于刻苦學(xué)習、實(shí)踐、積累。要培育責任意識和敬業(yè)精神。個(gè)人總結二十條，可與之共勉。
| •事情按著(zhù)程序辦，公文寫(xiě)作有規范；寫(xiě)字辦事攢本錢(qián)，補臺鼓勁靠歷練； •部門(mén)之間不亂串，傾聽(tīng)學(xué)習有主見(jiàn)；團隊形象別作踐，維護尊長(cháng)有臉面； •盡心盡力不汗顏，敬人修己成骨干；干凈利落有尊嚴，散漫自由靠邊站； •惡語(yǔ)閑言惹人煩，和顏悅色事好辦；推功攬過(guò)是風(fēng)范，原則善款高壓線(xiàn)； •天功己利當分辨，邀功買(mǎi)好最輕賤；實(shí)事求是能長(cháng)遠，群眾有難愧俸錢(qián)。 |
