職場(chǎng)精英似乎有“超能力”，永遠走在時(shí)間的前面。原來(lái)，他們擁有時(shí)間管理的秘訣。出色的時(shí)間管理技巧，不僅提高你的工作效率，也會(huì )讓你受到老板的格外器重。
職場(chǎng)人巧打時(shí)間算盤(pán)
有人把上海比喻為是精英云集的“高壓所”，高速的經(jīng)濟發(fā)展使得身處在這個(gè)城市的職場(chǎng)人不由自主地感受到了很大的壓力。
“忙、忙、忙……”似乎每一個(gè)職場(chǎng)人在被問(wèn)及最近的工作怎么樣的時(shí)候，都會(huì )情不自禁地說(shuō)出這樣一句話(huà)。然而急匆匆的忙碌和無(wú)盡的加班加點(diǎn)，似乎并沒(méi)有幫助他們贏(yíng)得老板的歡心。
“超能力”的秘訣
“我每天都很忙，經(jīng)常是案頭上的工作沒(méi)有處理好，又有新的工作任務(wù)接踵而至，最糟糕的是忙中永遠要出錯，還要花費不少時(shí)間處理前面工作的遺漏?！痹谝患彝馄蠊ぷ鞯暮钗?，兢兢業(yè)業(yè)地工作，卻很少讓自己的老板滿(mǎn)意。
然而讓侯文不解的是，同事小章似乎擁有異于常人的超能力，他總能在下班前完成紛雜的工作任務(wù)，永遠也不會(huì )忘記自己要辦的事情，即使接到臨時(shí)布置的任務(wù)，小章也總能在短時(shí)間內把緊急事項迅速搞定。
小章真的是具有“超能力”嗎？略帶靦腆的小章對同事的疑問(wèn)搖搖頭，“如果說(shuō)，我真的有‘超能力’的話(huà)，那就是曾經(jīng)參加過(guò)的一次時(shí)間管理的培訓，改變了我的行為準則，讓我學(xué)會(huì )了如何最有效率地利用自己的時(shí)間，在盡可能短的時(shí)間里面完成盡量多的工作任務(wù)?！?/p>
筆記本里的時(shí)間管理學(xué)
時(shí)間管理有這么大的魅力嗎？小章告訴記者，很多人都有將一天的工作安排列清單的習慣，但是他的做法卻有些與眾不同?！霸S多人只習慣列出一天的工作安排，但是我通常都會(huì )在周五下班之前，把下一周需要安排的工作內容先做出一個(gè)簡(jiǎn)單的規劃。
這樣很容易對較長(cháng)時(shí)間內的工作安排有一個(gè)直觀(guān)的認識，可以在大致上確定工作的節奏?！?/p>
當然了，工作天天有，“每周一的工作例會(huì )上，老板通常會(huì )布置一些新的任務(wù)，或是對工作安排做出一些調整，我都會(huì )隨時(shí)地記到自己筆記本上去?！?/p>
把工作安排記錄在筆記本上，對于許多辦公室一族來(lái)說(shuō)并不算什么新鮮事。但是小章卻在這一點(diǎn)上頗費心思，“我們公司的上班時(shí)間是九點(diǎn)，而我通常會(huì )提前一刻鐘到辦公室。我用這段時(shí)間重新梳理一下自己的工作日記?！?/p>
和別人的工作任務(wù)清單不一樣，小章習慣在工作列表中使用彩色的水筆做出標記，用紅色表示重要的事情，用黃色表示緊急的事情，綠色則用來(lái)表示需要完成的事情?！霸诠ぷ髦?，我慢慢地發(fā)現，會(huì )出現‘忙不完的’情況通常是用綠色標記的這些事情?！?/p>
小章是負責公司的廣告方案策劃的，“比如我做一項方案策劃，并不一定要在緊急的時(shí)間內交出來(lái)，但是其中卻可能會(huì )涉及到多個(gè)環(huán)節。如果在工作安排中，只把這一項當作‘要完成的事情’來(lái)做，就可能會(huì )影響到整體的工作節奏，到了deadline之前往往忙得焦頭爛額，錯誤百出?！币虼?，小章經(jīng)常會(huì )把一些復雜的工作事項拆分成幾個(gè)環(huán)節，把各個(gè)環(huán)節的安排加入到自己的整個(gè)工作周期中，把綠色事項逐層升級到黃色、綠色階段，對他提高工作效率起到了很大的幫助。
小章的工作日記還加入了一個(gè)“時(shí)間里程表”。除了每天需要完成的工作清單外，他還對完成工作的時(shí)間進(jìn)行了詳細的標注?！拔也⒉皇呛?jiǎn)單地按照下午一點(diǎn)完成某某工作來(lái)標注，我習慣把一項工作任務(wù)分成三份，到幾點(diǎn)完成工作的三分之一，到幾點(diǎn)完成工作的三分之二，以及什么時(shí)候完成最后的工作?！边@樣的細化，更利于小章進(jìn)行計劃與實(shí)際工作進(jìn)度的比照，從很大程度上避免了工作低效、拖拉的問(wèn)題。
這些筆記本里看似平常的小細節，其實(shí)就是小章永遠走在時(shí)間前面，獲取“超能力”的秘訣，善于時(shí)間管理是他在同事中脫穎而出的一件法寶。
讓你脫穎而出的第二象限
記得電視節目人洪晃在她所主持的一期“大人在說(shuō)話(huà)”的節目時(shí)，談到自己在管理員工時(shí)，通常會(huì )給他們一個(gè)較短的任務(wù)限期，因為她發(fā)現，“很多員工在一個(gè)星期完成的工作表現和三天之內幾乎是沒(méi)有什么區別的?！?/p>
這和時(shí)間管理學(xué)中對工作任務(wù)的“四象限”劃分不謀而合。
在時(shí)間管理學(xué)中，把行動(dòng)分成了四種類(lèi)型：重要且緊急、重要但不緊急、緊急但不重要和不緊急也不重要?？梢酝ㄟ^(guò)數學(xué)里象限的方式表示出來(lái)。
重要且緊急一般都是指必須立刻或在近期內要做好的工作。不少像洪晃一樣的經(jīng)理人發(fā)現，在這樣情況下，時(shí)間管理幾乎不會(huì )出現什么樣的問(wèn)題，員工通常都能夠把自己的工作處理好。原因很簡(jiǎn)單，因為這些工作任務(wù)的緊急和重要性，它們比其他每一件事都優(yōu)先。如果拖延是造成緊急的因素，那么現在已經(jīng)不能再拖延了。
事實(shí)上，對職場(chǎng)人提出最大考驗的往往是第二象限的時(shí)間管理。他們在處理這個(gè)象限的事件時(shí)，并非那么明智，因此會(huì )帶來(lái)引起工作中的更大壓力，覺(jué)得時(shí)間無(wú)處籌措。
如果能把這兩個(gè)象限的時(shí)間管理做好，無(wú)疑你就能夠像小章一樣，具有“超能力”，讓你在緊張的工作節奏中得到舒松，也更加容易以出色的工作表現吸引老板的目光。
我們不妨先來(lái)看看第二象限：重要但不緊急的事情。在我們的工作和生活中，很多事情都屬于這個(gè)類(lèi)型，它們是重要的，但是可以現在或稍后再做，甚至可以一致拖延到最后的期限。然而第二個(gè)象限實(shí)際上是與第一象限卻是互通的，第二象限的擴大會(huì )使第一象限的事件減少。比如有一項工作任務(wù)，限期為一周。如果采用一味拖延的方式，直到工作限期將至，才開(kāi)始緊張的工作，不僅加重了自己的負荷，更加大了工作錯誤發(fā)生的幾率，如果遇到突發(fā)事件，甚至會(huì )舉手無(wú)措。工作的效果打折扣，職場(chǎng)人的工作能力也會(huì )因此受到老板的懷疑。
事實(shí)上，在經(jīng)營(yíng)自己的時(shí)間時(shí)，應當把大部分的精力放在這個(gè)看似不緊張的象限里，一種時(shí)間管理的理論是二八原則，就是說(shuō)花費80%的時(shí)間處理第二象限的工作，20%的時(shí)間安排其它象限的工作。如果說(shuō)，工作任務(wù)龐大復雜，小章所采用的“環(huán)節拆分”就是一種很實(shí)用的方法。把一項復雜的工作拆分為若干個(gè)環(huán)節，給每一個(gè)環(huán)節制定詳盡的工作時(shí)間，時(shí)刻關(guān)注環(huán)節的實(shí)際運作。這樣才能有助于在高壓的工作環(huán)境中，為自己贏(yíng)取高分。
像管錢(qián)一樣經(jīng)營(yíng)時(shí)間
也許有的人會(huì )說(shuō)：“時(shí)間管理的道理我懂，可是往往是計劃不如變化快，工作過(guò)程中通常會(huì )遇到這樣那樣的干擾，時(shí)間就在左右不定之間逝去了?！?/p>
我們經(jīng)常說(shuō)“一寸光陰一寸金”來(lái)形容時(shí)間的寶貴，然而實(shí)際生活中又似乎對時(shí)間的流逝毫不吝嗇。
如果我們用對待金錢(qián)的態(tài)度來(lái)看待時(shí)間，像管錢(qián)一樣經(jīng)營(yíng)時(shí)間，其效果就完全不一樣了。
在工作中，職場(chǎng)人經(jīng)常會(huì )遇到一些“緊急而不重要”的第三象限事件。它們表面上看起來(lái)是需要立刻采取行動(dòng)的事情，但是如果客觀(guān)地來(lái)檢視，我們就會(huì )把它們列入次優(yōu)先級里面去。出現這種情況的主要有電話(huà)干擾，在這個(gè)時(shí)候，使用語(yǔ)音留言能夠在一定程度上解決這樣的問(wèn)題。通過(guò)語(yǔ)音留言的功能，可以過(guò)濾不必要的來(lái)電，或是長(cháng)話(huà)短說(shuō)，若不是非常緊急的事，不妨禮貌告訴對方何時(shí)會(huì )回復，等到手頭的事情告一段落以后，再回復過(guò)去。學(xué)會(huì )拒絕也是避免出現這種情況的一種解決方法，有很多人會(huì )在口頭上答應幫助別人做一些事情，然而這會(huì )在很大程度上影響到自己的時(shí)間安排和工作進(jìn)度。因此，當自己實(shí)在沒(méi)有精力和時(shí)間的情況下，應該學(xué)著(zhù)堅定地說(shuō)“不”，才能確保工作的效率和進(jìn)度。此外，隨著(zhù)網(wǎng)絡(luò )的發(fā)展，聊天軟件、娛樂(lè )郵件也成了時(shí)間管理的殺手。不少職場(chǎng)人會(huì )花費大量的時(shí)間在聊天、閱讀轉發(fā)娛樂(lè )郵件上面，對聊天和娛樂(lè )軟件大聲地說(shuō)“不”，也能夠為職場(chǎng)人擠出不少有效的工作時(shí)間。
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