一個(gè)公司的創(chuàng )造過(guò)程基本上可以分成兩種基本形式：其一，一個(gè)人的獨自思考，獨自工作；其二，兩個(gè)或以上的人共同思考，共同工作。鑒于后者的成本高于前者，所以更加需要規范保證其高效。
在百姓網(wǎng)，所有的會(huì )議應該按照如下機制進(jìn)行。
在討論正式會(huì )議之前必須明確，我們認可一大類(lèi)會(huì )議是隨機發(fā)生的。這種會(huì )議我們從來(lái)都沒(méi)有意識到是一種會(huì )議形式。比如有些人在陽(yáng)臺或者樓梯間抽煙的時(shí)候隨機的聊一聊；座位相鄰的人互相問(wèn)一個(gè)簡(jiǎn)單的問(wèn)題；每天晚上大家一起出去聚餐席間的閑聊；公司贊助的各種體育活動(dòng)，或者早餐晚餐中的對話(huà)；或者每個(gè)季度各個(gè)團隊的國內或者國外大敖小敖。。。所有這些會(huì )議我們不做要求。我們非常的鼓勵這樣的溝通。這樣的非正式，個(gè)人對個(gè)人的溝通的效率遠高于正式的會(huì )議。它們對于建立信任，互通有無(wú)，相互理解的作用也遠遠超過(guò)正式的會(huì )議。公司里面常說(shuō)的：“座位表遠重要過(guò)組織架構表”并不是玩笑。坐得近的人這樣的非正式的溝通遠超過(guò)坐得遠的人。對于這種非正式溝通的認可和鼓勵是百姓網(wǎng)這個(gè)組織非常鮮明的個(gè)性。
而本篇文章所著(zhù)重講述的是另外一個(gè)大類(lèi)的會(huì )議的組織形式：就是正式的會(huì )議。
會(huì )議組織
每一個(gè)會(huì )議必須明確一名主持人。主持人負責在會(huì )議開(kāi)始前明確如下內容：
目的
限制條件
議程
會(huì )前準備
角色
分述如下：
目的
所有的會(huì )議都需要有一個(gè)明確的目的。我理解大家會(huì )覺(jué)得有些會(huì )議的目的比較難定，但我們要求，所有的會(huì )議必須有目的。本文就是幫助大家確定會(huì )議的目的。
目的里面基本上規定了這個(gè)會(huì )議的類(lèi)型。如果實(shí)在沒(méi)有辦法確定，如下是一些備選的類(lèi)型。在這些類(lèi)型的基礎上再加上一些定語(yǔ)就很容易形成一個(gè)會(huì )議的目的。當大家選擇了一個(gè)會(huì )議形式（這個(gè)形式常常做為目的的最后一個(gè)詞）之后，再加上這個(gè)會(huì )議的具體的目標就形成正式的會(huì )議的目的。
決定會(huì )議。這個(gè)會(huì )議是需要做決定的。決議會(huì )議必須明確角色，誰(shuí)是做決定的那個(gè)／那些人。不見(jiàn)得是層級最高的，但是一定要在開(kāi)會(huì )之前明確。這是最主要的會(huì )議類(lèi)型。不準確的直覺(jué)評判大約70%的公司會(huì )議應該是這種類(lèi)型。這種類(lèi)型的會(huì )前工作就很重要。最好是有材料支持大多數參與者在會(huì )前可以做出決定，然后在會(huì )上討論，而不是當場(chǎng)做個(gè)體的決定。決定會(huì )議是闡述個(gè)人決定并且達到一致的過(guò)程而不是個(gè)人決定過(guò)程。
Workshop。Workshop的類(lèi)型是一定要有練習的。通過(guò)練習讓大家實(shí)際上體會(huì )到一些東西。沒(méi)有練習或者小組實(shí)戰的，或者沒(méi)有期待大家齊心合力解決問(wèn)題的，就叫培訓好了，不要叫Workshop。
培訓。這個(gè)簡(jiǎn)單，列出明確的培訓目標，越實(shí)在越好。哪怕培訓目標是知道“公司有三個(gè)會(huì )議室并且可以說(shuō)出名稱(chēng)”也是比沒(méi)有目標好的。
Pizza會(huì )。英文把這個(gè)會(huì )議叫做”brown bag”會(huì )，原來(lái)的意思就是一種每個(gè)人自己的帶飯的午餐會(huì )，會(huì )議的主題就是分享任何大家愿意分享的，無(wú)論是自己組上線(xiàn)的新的東西，到剛剛休假去的一個(gè)美麗的海島，到如何帶孩子，什么都可以。要求就是不可以有任何的決定，不允許有任何的必須參加的人員，完全是一種信息分享。在百姓網(wǎng)的Pizza會(huì )議規定必須是中午12點(diǎn)到13點(diǎn)。Pizza 會(huì )議會(huì )提供2個(gè)Piazza，對吃飯的種類(lèi)和劑量沒(méi)有要求就來(lái)分享Pizza，有要求的自己帶飯就可。
1:1。團隊成員和直屬經(jīng)理對于職業(yè)發(fā)展，工作難題的私人的會(huì )議。這種會(huì )議公司倡導的方向是關(guān)注個(gè)人發(fā)展而非項目或者目標。項目與目標自然有其他的類(lèi)型來(lái)承擔。
群英會(huì )?？鐖F隊協(xié)作的2個(gè)小時(shí)的會(huì )議。不可以多一分鐘也不可以少一分鐘，一種增強團隊間信任和信息共享的會(huì )議形式。
記者招待會(huì )。這是當一個(gè)團隊對于另外一個(gè)團隊有明顯和集中的的問(wèn)題的時(shí)候可以發(fā)起一種會(huì )議。這種會(huì )議通常是邀請相關(guān)團隊最有發(fā)言權的一個(gè)人（常常是另外一個(gè)團隊的負責人）參加，由本團隊成員直接無(wú)拘束的提問(wèn)，嘉賓進(jìn)行回答的一種會(huì )議形式。
其他。當然百姓網(wǎng)還會(huì )有其他很多種會(huì )議形式，比如《樂(lè )高》，《第四象限日》，《Case Review》，《Case Triage》等等方式，大家可以自己翻看Tower 上的文檔。當然未來(lái)還會(huì )有層出不窮的新的形勢。我們期待新的會(huì )議形式如同代碼層面心得class一樣被創(chuàng )造出來(lái)，然后遵照適者生存的原則優(yōu)勝劣汰。若有其他大家覺(jué)得非常需要的類(lèi)型，請發(fā)郵件到ceo@baixing.com，或者直接起個(gè)名字用起來(lái)就好。
限制條件
限制條件是比會(huì )議目的更加強有力的一個(gè)約束條件。會(huì )議只有在限制條件達到的前提上，再考慮會(huì )議目的達成才能算是一個(gè)成功的會(huì )議。限制條件可以由發(fā)起人隨意設置，任何發(fā)起人認為必須設置的邊界都可以被列為限制條件。如下是公司常用的限制條件，。
時(shí)間。通常每個(gè)會(huì )議必須的一個(gè)限制條件就是時(shí)間。常用的有30分鐘，60分鐘，120分鐘幾種選擇。若是超時(shí)，無(wú)論目的是否達成都可以判定會(huì )議失?。ㄔ诎傩站W(wǎng)特定的會(huì )議失敗組織者是會(huì )需要向參會(huì )者群發(fā)紅包的，提請特別注意）
討論規范。根據不同的會(huì )議類(lèi)型，大家可以從如下的規范中間選?。ㄎ叶急蛔约旱姆?wù)精神感動(dòng)了）。大家會(huì )發(fā)現如下的規范是互斥的。這就是代表著(zhù)這個(gè)公司的一個(gè)追求：具體是什么規范不重要，我們把規范授權給回憶的召集者根據具體的會(huì )議隨意定制，且我們作為一個(gè)組織承諾我們只要參會(huì )就依據召集者的規范進(jìn)行會(huì )議。
同時(shí)只能有一個(gè)對話(huà)。一個(gè)時(shí)間只能一個(gè)人講話(huà)
一次抽象原則
最終一定有定稿，無(wú)論質(zhì)量 vs 質(zhì)量?jì)?yōu)先，大家全票通過(guò)的放進(jìn)階結論，其他不能達成全員通過(guò)的放棄。
討論不可以涉及xxxxx，超過(guò)即被判為越界
必須有階結論，必須有明確的下一步
不進(jìn)入具體討論，僅僅對最大的方向達成共識
本會(huì )議的形式是頭腦風(fēng)暴，具體限制條件參見(jiàn)頭腦風(fēng)暴準則
“最終一定要有一個(gè)初稿；所有人非常同意的就寫(xiě)，沒(méi)有感覺(jué)的就不寫(xiě)?！?/span>
等等等等。只要是會(huì )議組織者認為幫助這個(gè)會(huì )議更好的進(jìn)行的規則都可以寫(xiě)到限制條件里面去。
總結一下，限制條件是會(huì )議成功的必要條件，結局只會(huì )有達到和失敗兩種狀態(tài)。當限制條件失敗后會(huì )議就失敗了，而不論目的是否達到。所以從這個(gè)角度來(lái)說(shuō)，限制條件是比目的更加強的一個(gè)約束。希望各位會(huì )議組織者能夠善用這個(gè)機會(huì )，讓會(huì )議更加的有效。
日程
日程是第三大重要的需要明確的事情。日程是把30分鐘，或者60分鐘，或者兩個(gè)小時(shí)的會(huì )議時(shí)間按照討論的合理邏輯進(jìn)行劃分的工作。時(shí)間本來(lái)就是如流水一樣連續的東西，上一分鐘和下一分鐘沒(méi)有區別，但是正是因為日程的存在讓時(shí)間有了一些分割線(xiàn)。而這些分割線(xiàn)把時(shí)間無(wú)中生有的劃分為不同的主題，從而把參會(huì )者的注意力協(xié)調一致的分割成了整齊劃一的階段。這些都有助于在會(huì )議限制條件下達成最終的會(huì )議目的。
會(huì )議的議程必須在開(kāi)會(huì )前確認。正因為會(huì )議的討論還沒(méi)有開(kāi)始，所以更有助于組織者以上帝的視野來(lái)通觀(guān)全局來(lái)決定什么議題應該話(huà)費多少時(shí)間 。典型的會(huì )議日程包括如下內容：
明確會(huì )議目標限制條件以及會(huì )議日程。這個(gè)部分通常需要5分鐘。千萬(wàn)不要試圖把這部分壓縮到少于5分鐘，因為你會(huì )發(fā)現對于今天的回憶的目的的闡述，限制條件的重申，尤其是什么時(shí)間我們期待每個(gè)角色做什么事情的闡述和一致認知，對于會(huì )議的成功與否有決定性的作用。按照經(jīng)驗，除非你有特別的原因，準備5分鐘來(lái)做這件事情總歸沒(méi)錯的。
討論議題陳述。常常需要5分鐘的時(shí)間交給最熟悉討論的議題的人進(jìn)行陳述。這個(gè)陳述絕不應該是第一次，應該在會(huì )議之前的閱讀材料就應該讓大多數人從自己的角度有所了解，但是這個(gè)現場(chǎng)的陳述一定可以幫助大家獲得一致的背景資料用來(lái)幫助大家討論。經(jīng)驗之談，這部分不應該超過(guò)5分鐘。
討論。這部分是自由討論時(shí)間。對于5個(gè)人的討論應該在15分鐘到20分鐘之間，根據參與討論的人員還可也能夠有增減。這是最關(guān)鍵的部分。如果時(shí)間允許可以適當延長(cháng)。
結論和下一步。這部分也被納入模版，是沒(méi)有更好的理由則不可改變的部分。在會(huì )議結束的時(shí)候一定需要5分鐘的時(shí)間確認下一步的工作，負責人以及截止時(shí)間。缺省情況下會(huì )在下一次同種類(lèi)會(huì )議前畫(huà)10分鐘進(jìn)行回顧。
一個(gè)可選的環(huán)節是5分鐘的對于會(huì )議本身的回顧：如何可以把類(lèi)似的會(huì )議開(kāi)得更加高效？什么是做得好需要繼續保持的？什么是做的不好需要改進(jìn)的？這屬于會(huì )議本身的挖墳的一部分，若有時(shí)間，且會(huì )議剛剛開(kāi)啟的時(shí)候可以加入。
如上是一個(gè)大綱，會(huì )議組織者需要在開(kāi)始之前把會(huì )議的日程發(fā)出，并且在開(kāi)始前用5分鐘的方式陳述。如果在這五分鐘里面收集到任何可以改動(dòng)日程的建議，那是非常得體且珍貴的，望大家重視。沒(méi)有比確認日程更加能夠系統性的提高會(huì )議效率的事情了。
會(huì )前準備
還有一些會(huì )議，可以通過(guò)會(huì )前準備的方式令會(huì )議更加高效。會(huì )前準備包括：
閱讀材料。有的時(shí)候一篇論文，一篇管理學(xué)的論述，一些背景資料，一些報表，都可以幫助與會(huì )者提前獲得類(lèi)似的視野，從而節省會(huì )議的時(shí)間?；谖谋镜膶υ?huà)是很多的機構證明行之有效的討論方式?；谝粋€(gè)（哪怕是錯誤的）文本的討論，更容易讓大家對于基本概念達成一致，不至于離題過(guò)遠，或者花費寶貴的會(huì )議時(shí)間達成概念和定義上的一致。
議題和材料。若有動(dòng)議，建議把動(dòng)議和支持材料會(huì )前發(fā)出，以便于參會(huì )者在參會(huì )之前就可以根據材料做出同意或反對的決定。如此，會(huì )議的討論環(huán)節會(huì )更加高效。
其他功課。還有任何其他的功課，比如了解某話(huà)題的具體細節，某人提前對于某種狀況的總結和陳述等，都可以在會(huì )前提出。
會(huì )前準備的基本理念是，通過(guò)少數人，或全部參會(huì )者會(huì )前的準備，可以大幅的減少開(kāi)會(huì )這樣的非常耗時(shí)的活動(dòng)中的時(shí)間損耗，從而提高參會(huì )效率。
為了強制會(huì )前準備，百姓網(wǎng)常用的辦法是在正式會(huì )議中加入3分鐘的考試環(huán)節。雖然現在還沒(méi)有公司級別的懲罰措施，但是考試環(huán)節的確極大的促進(jìn)了會(huì )前準備的完成率。
角色
角色也是在會(huì )議籌劃中必須體現規劃的。若沒(méi)有任何的規劃，會(huì )議的所有參與者都會(huì )像參加所有的會(huì )議一樣安靜的，舒適的，沒(méi)有什么緊迫感的窩在會(huì )議室的一角，看似勤奮實(shí)則是休息的好時(shí)機。我們對這種現象堅決說(shuō)不。通過(guò)角色的設定，可以讓每個(gè)人的腎上腺素足夠分泌到全情投入。如下是百姓網(wǎng)歷史上常用的角色：
主持人（必須）這是任何會(huì )議必須的。主持人缺省就是發(fā)起者。主持人的角色是，明確會(huì )議目標，限制條件，日程和角色（就是會(huì )議的前5分鐘的工作），在討論的時(shí)候確保討論按照會(huì )議的限制條件，角色，和目標進(jìn)行。好消息是，主持人可以不參與討論。只有當討論跑偏的時(shí)候才需要干預。主持人還有一個(gè)最最重要的角色就是嚴格按照日程的時(shí)間討論，并在每個(gè)部分的一半時(shí)間，還有3分鐘，和時(shí)間到的時(shí)候給出提示。開(kāi)始開(kāi)會(huì )的時(shí)候一定會(huì )出現時(shí)間不夠的情況，這個(gè)時(shí)候可以建議嚴格按照時(shí)間結束。這是用一兩個(gè)會(huì )議的失敗為代價(jià)推動(dòng)整個(gè)組織向更好的日程安排，更好的會(huì )議準備，更加時(shí)間敏感的討論方向前進(jìn)。
動(dòng)議者（可選）。大多數的會(huì )議，尤其是決策會(huì )議，需要一個(gè)動(dòng)議者。這個(gè)動(dòng)議者負責提供動(dòng)議以及支撐的資料。之所以成為動(dòng)議，就是行動(dòng)的建議。對于決策會(huì )議，決策人的任務(wù)根本上就是給出同意或者反對二選一的選擇而不需要給出更多的結論。
參與者／決策者（必須）。若是明確需要一個(gè)人或者多個(gè)人決策，則明確的在會(huì )議的邀請中給出。若是沒(méi)有，則是所有參與者共同決策。會(huì )議召集者需要明確在后者的情況下如何決策（全票還是多數，還是2/3等）。明確的決策流程幫助大家做更高效的決策。
旁觀(guān)席（可選）。任何的會(huì )議都可以設置旁觀(guān)席。旁觀(guān)席的作用是為了培訓和傳承。為了會(huì )議效率考量，旁觀(guān)席的要求是，從會(huì )議開(kāi)始到結束，旁觀(guān)席必須如壁紙一樣的安靜。只有聽(tīng)的權利沒(méi)有發(fā)出任何聲響的權利。旁觀(guān)席的設立是為了讓相關(guān)團隊，團隊除了參會(huì )代表以外的梯隊成員熟悉決策流程，獲取信息，準備下一次參與會(huì )議的培訓環(huán)節。旁觀(guān)席的設立保證了組織的傳承。當旁觀(guān)一定次數之后可以考慮在會(huì )議組織者的安排下正式參與會(huì )議。
記錄員（必須）。記錄員負責做會(huì )議記錄，并且在會(huì )議的當天（百姓網(wǎng)規定是會(huì )議發(fā)生日的24:00分之前）向與會(huì )者發(fā)出會(huì )議記錄且在Tower系統中歸檔會(huì )議記錄。會(huì )議記錄，尤其是其中的下一步環(huán)節將作為下一次同一種類(lèi)會(huì )議開(kāi)會(huì )前10分鐘回顧的標準環(huán)節。超過(guò)2400的情況會(huì )需要向與會(huì )者發(fā)不少于100塊的紅包。
計時(shí)員（可選）。在會(huì )議時(shí)間敏感的情況下可以指定計時(shí)員。通過(guò)把主持人的一部分工作外包可以讓主持人專(zhuān)注在內容上，同時(shí)提高參會(huì )者的參與度。
備注
如上就是百姓網(wǎng)開(kāi)會(huì )的基本方式，包括了目的，限制條件，日程，角色，和會(huì )前準備。百姓網(wǎng)的同事，若是沒(méi)有思路，可以從此獲得靈感。若是覺(jué)得任何部分可以改進(jìn)，增加，或者忽略，請立刻改動(dòng)就好。就如公司的大多數的機制一樣，我們反對固化的流程。如上列舉的是按照盡可能完善的角度進(jìn)行的。即便是我召開(kāi)的會(huì )議也不見(jiàn)得所有的部分都俱全。公司應該鼓勵規范，這樣一群人的知識才可以積累和傳承，更需要鼓勵改變，這樣才能不守舊，可以不斷改進(jìn)。所以除了公司的核心理念和核心目的之外，沒(méi)有什么是不能變的，如果有任何好的原因，任何規范，包括這個(gè)，都是可以被任何人隨意更改的，更不用說(shuō)公司外面的讀者了。
本會(huì )議指南將隨著(zhù)公司的發(fā)展，經(jīng)過(guò)每個(gè)實(shí)習生在內的參與者的貢獻不斷的改進(jìn)，本文檔受到羅伯特議事法則，Scram，Agile，以及Facebook的會(huì )議模版啟發(fā)而成，一并感謝。若是本文檔能幫助更多組織開(kāi)更好的會(huì )，我們將無(wú)比榮幸。
題圖：日本北海道二世谷，2016
聯(lián)系客服
