解放日報記者 王一
“忙嗎”經(jīng)常被當作寒暄的話(huà)，得到的答案也往往是一個(gè)字——忙，而且通常聽(tīng)著(zhù)有氣無(wú)力。是的，我們身處在一個(gè)異常忙碌的社會(huì )，不管是管理者，還是職場(chǎng)人或者學(xué)生，每個(gè)人好像都如陀螺般旋轉不停。
轉眼又到年底，人們一邊發(fā)出驚嘆“時(shí)間都去哪兒了”，一邊又陷入“忙”的死循環(huán)無(wú)法自拔。那么，“忙”是事業(yè)成功的必要代價(jià)嗎？當你進(jìn)入“嗜忙”的狀態(tài)，一刻也不停歇時(shí)，效率又是如何的？既然時(shí)間珍貴，又該怎樣利用好我們的時(shí)間？
是時(shí)候揭開(kāi)時(shí)間管理背后的秘密了。
美國一家顧問(wèn)公司曾對100名白領(lǐng)做過(guò)一次調查，結果表明：僅有1人認為有足夠的時(shí)間；10人認為需要有10%的額外時(shí)間；40人認為需要有25%的額外時(shí)間；其余的人認為需要多于50%的額外時(shí)間。
對很多人來(lái)說(shuō)，時(shí)間荒是一個(gè)很?chē)乐氐膯?wèn)題，許多人寧愿有充裕的時(shí)間而非充足的金錢(qián)。2008年，皮尤研究中心調查美國中產(chǎn)階級最關(guān)切的問(wèn)題是什么，68%的人說(shuō)，擁有自己的時(shí)間非常重要，其重要性超過(guò)了生孩子（62%）、職業(yè)上的成 功（59%）和富裕（12%）。很多人對時(shí)間不夠用非常擔憂(yōu)，卻很少有人意識到需要重視這背后的時(shí)間管理。
時(shí)間管理，在百科書(shū)上的解釋是用技巧、技術(shù)和工具幫助人們完成工作，實(shí)現目標。它并不是要把所有事情都做完，而是有效地利用時(shí)間，更像是一種提醒與指引。
在《超級時(shí)間倍增術(shù)》作者、時(shí)間管理專(zhuān)家羅里·瓦登看來(lái)，時(shí)間是一種比我們想象的要更加靈活的資產(chǎn)，雖然我們不能讓每一天多出幾個(gè)小時(shí)，但還是有辦法讓自己感到時(shí)間是充裕的。
日本女醫生的“大石頭理論”
成功人士究竟如何安排時(shí)間？
想象一下，如果你是一位職業(yè)女性，頭銜和薪水都不錯，但有了孩子后，你得一邊想著(zhù)今天沒(méi)交的企劃案，一邊安撫小孩，還要煮飯擦地洗碗，這時(shí)的你肯定想每天變成48小時(shí)才好。
同樣的情況也發(fā)生在日本女醫生吉田穗波的身上，然而，她卻在陸續生了5個(gè)孩子、全職工作的同時(shí)，到哈佛留學(xué)了兩年，還出了本書(shū)。
其實(shí)在11年前，吉田穗波只是一位婦產(chǎn)科醫生，工作十分忙碌。她決定到哈佛念書(shū)時(shí)，大女兒兩歲，二女兒只有兩個(gè)月，上班朝九晚五，每天上下班要花三個(gè)小時(shí)在路上，通常下了班、接了小孩，回到家已經(jīng)七點(diǎn)。
但從準備考試到考取哈佛，吉田穗波只花了半年時(shí)間，其間還懷上了第三胎。2008年，吉田穗波帶著(zhù)三歲、一歲和一個(gè)半月大的三個(gè)女兒，與先生一同前往波士頓。兩年后她取得學(xué)位，留學(xué)期間，她懷上了第四胎。
2012年，吉田穗波如愿成為日本國立保健醫療科學(xué)院生涯健康研究部的主任研究官。就在她寫(xiě)的書(shū)《就因為沒(méi)時(shí)間，才什么都能辦到》出版之際，她的第五個(gè)孩子出生了。
一天只有24小時(shí)，工作、帶娃、做家務(wù)、準備留學(xué)，還要睡眠充足，保證身體健康，時(shí)間真心不夠用。應該怎么辦？吉田穗波的辦法是——提升24小時(shí)的使用密度。
很多人掛在嘴邊的一句話(huà)是“時(shí)間是要擠出來(lái)的”，時(shí)間不僅要被擠出來(lái)，還要看擠出時(shí)間做什么。同樣是一分鐘，怎么用才會(huì )更有價(jià)值、更精確？結果完全不同。
吉田穗波說(shuō)自己的生活中充滿(mǎn)“大石頭理論”?！按笫^理論”大部分人都非常熟悉，想把更多大石頭、小石頭、細沙放進(jìn)桶里，應該先放大石頭，再放小石頭，最后放細沙。也就是說(shuō)，時(shí)間管理上，應該用整段時(shí)間優(yōu)先處理“大石頭”，再用零碎時(shí)間安排“小石頭和細沙”。
吉田穗波的很多事務(wù)就是利用“小石頭和細沙”的時(shí)間完成的，再用完整時(shí)段去實(shí)現人生夢(mèng)想。
吉田穗波的父母都是大學(xué)老師，是雙薪家庭，所以，吉田穗波出生后43天就被送進(jìn)托兒所了。校方規定，每天家長(cháng)都必須把自家孩子用的尿布對折再對折，放進(jìn)柜子里，吉田穗波的父親就會(huì )邊看論文邊折尿布，一點(diǎn)也不浪費時(shí)間。
耳濡目染，吉田穗波也變成了利用零碎時(shí)間的高手。坐地鐵公車(chē)的時(shí)候大家都玩手機，但吉田穗波通勤的3小時(shí)是她的讀書(shū)時(shí)間。此外，走路、等車(chē)、上洗手間、晾衣服、收拾餐具……所有這些不方便拿紙筆的時(shí)刻，吉田穗波都沒(méi)有浪費，會(huì )用來(lái)練習聽(tīng)力，或者思考回信、報告，這樣下筆更快，可以省去一邊想一邊打字的時(shí)間。
滿(mǎn)世界奔波
也能成為120分的母親
其實(shí)，很多人都遇到過(guò)類(lèi)似的情況：急著(zhù)出門(mén)，卻特別想整理桌子；加班工作，卻特別想學(xué)外語(yǔ)……越是時(shí)間不自由，越有想干大事的沖勁。
吉田穗波能夠完成這一切，源于大女兒一歲時(shí)因肺炎引發(fā)氣喘，讓吉田穗波在疲于應付的同時(shí)，也萌生了一個(gè)想法：“我何曾有過(guò)這么強烈的沖勁，想要做點(diǎn)什么？”她覺(jué)得這股斗志放著(zhù)不用太可惜了，于是決定化逆境為助力，把這股能量發(fā)揮出來(lái)，去實(shí)現理想。
吉田穗波說(shuō)，如果一天24小時(shí)全歸她自由支配，她應該沒(méi)法在短時(shí)間內念那么多書(shū)； 如果沒(méi)有孩子需要照顧，她應該會(huì )有閑情逸致并放松自己，也不會(huì )充滿(mǎn)斗志、熱血沸騰了。
每個(gè)人的肩膀上總有許多“理想”和“責任”。如果總以責任為先，理想就很難實(shí)現，因為，責任是永無(wú)止境的。如果等責任盡了才去追求理想，那等到天荒地老也動(dòng)不了手了。所以，實(shí)現夢(mèng)想的關(guān)鍵就是，理想和責任一起扛，同時(shí)做想做的事和該做的事。
如今，盡管有70%的媽媽沒(méi)有放棄在職場(chǎng)拼搏，但在一家民企公司擔任副總裁的陳曦看來(lái)，女性并不需要在“好媽媽”和“好上司”之間做選擇題。
12年來(lái)，陳曦滿(mǎn)世界奔波，到處開(kāi)發(fā)供應商，你可以想象，作為兩個(gè)孩子的母親，她的時(shí)間常常不夠用。但陳曦并沒(méi)有覺(jué)得自己作為母親的缺位，在孩子年幼的時(shí)候，她每次出差都會(huì )先買(mǎi)兩本故事書(shū)，一本給孩子們，一本自己帶著(zhù)。作為一種不可違背的規定，每個(gè)在外奔波的晚上，她都會(huì )在固定時(shí)間打電話(huà)回家，給他們講故事，做到了真正的親子交流。只要出差回來(lái)，陳曦還會(huì )專(zhuān)門(mén)花一些時(shí)間和孩子們相處，分享一路的趣事和見(jiàn)聞。
“事實(shí)上，作為母親，我可以得120分。有時(shí)候，我的忙碌似乎變成了一種恩賜，因為這讓我學(xué)會(huì )了排列事務(wù)的優(yōu)先順序?！标愱卣f(shuō)。
為了多留時(shí)間給孩子，陳曦變成了一個(gè)非常高效的人，持續的壓力迫使她更加努力地工作，也提升了她清晰迅速評估事務(wù)價(jià)值的能力。她用一段話(huà)，總結了自己對時(shí)間的看法：“我非常不理解為什么有的人把孩子當成了自己無(wú)法專(zhuān)心工作的理由，家庭和孩子不會(huì )成為我事業(yè)的障礙，相反，他們是我必須在工作中取得成就的理由?！?br> 在對時(shí)間管理頗有關(guān)注的上海天翼圖書(shū)有限公司總經(jīng)理李月慶看來(lái)，很多人覺(jué)得自己沒(méi)時(shí)間，其實(shí)是沒(méi)有專(zhuān)注的意識。沒(méi)有專(zhuān)注，家庭才會(huì )成為你事業(yè)的阻礙。說(shuō)白了，你要做的事情很簡(jiǎn)單，就是在該做什么事的時(shí)候，就把精力集中在最有意義的事情上。
做加法
做不出更多時(shí)間
丹·米勒是世界上最受歡迎的培訓師之一，著(zhù)有《48天找到你愛(ài)的工作》和《快樂(lè )工作的方法》兩本暢銷(xiāo)書(shū)。丹住在美國距納什維爾市中心40分鐘車(chē)程的郊區，那里群山起伏。
每每有人到了丹的家里，他都會(huì )介紹院子里的一根老樹(shù)樁。幾年前，丹陷入一個(gè)進(jìn)退兩難的困境。一場(chǎng)暴風(fēng)雨中，一道閃電劈中了院子里的參天雪松，樹(shù)干被攔腰截斷。丹不僅失去了最心愛(ài)的雪松，也遇到一個(gè)新問(wèn)題：殘留的樹(shù)樁怎么辦？
大多數人的第一反應都是打電話(huà)給有關(guān)部門(mén)，請他們派人過(guò)來(lái)把殘余的樹(shù)樁挖走。但是，丹顯然不屬于大多數。思考幾周后，他終于有了主意。丹打電話(huà)給著(zhù)名的木雕藝術(shù)家特里女士，說(shuō)自己有個(gè)“有趣的項目”想找她合作。
特里女士來(lái)了之后，丹對她說(shuō)：“我肯定這根樹(shù)樁里有一只雄鷹想要飛出來(lái)?！碧乩锱繃?zhù)樹(shù)樁仔細地端詳了20分鐘，然后說(shuō)：“你說(shuō)得沒(méi)錯?！比旌?，特里女士完成了自己的作品。原本平淡無(wú)奇的樹(shù)樁上，佇立著(zhù)一只英姿勃發(fā)的白頭海雕，翼展長(cháng)達1.2米。并非特里女士創(chuàng )造了這只鷹，她只是釋放了這頭猛禽?；蛘哒f(shuō)，它一直都在那里，只是特里女士花了些時(shí)間，把它身上多余的部分除去了。
這個(gè)故事印證了法國作家安東尼·圣?？颂K佩里的一句名言：完美并不意味著(zhù)再沒(méi)有什么東西可增加，而是再沒(méi)什么東西可刪減。同理，我們總是專(zhuān)注于如何往自己的人生中增加更多東西，總是在尋找新的策略，總是希望給人生錦上添花。其實(shí)，我們也要問(wèn)問(wèn)自己：應該把哪些事情，從人生中減去？
消除，是創(chuàng )造出最多時(shí)間的方法。運用消除策略，就能在明天擁有比今天更多的時(shí)間。而最直接的方法，就是在今天清理、刪減或取消明天的某些日程。這可能只需要花幾分鐘，想清楚自己目前哪些事情是沒(méi)有必要做的，然后直接終結冗余事項。如果我們?yōu)槿哂嗍马椓袀€(gè)清單，排在前幾位的應當分別是非必要的會(huì )議、冗長(cháng)的郵件、再是決策和八卦。
美國人力資源調查公司Salary.com做過(guò)一項調查，結果顯示，47%的人認為在職場(chǎng)中最浪費時(shí)間的事情就是開(kāi)會(huì )。很多人抱怨每周都會(huì )開(kāi)一些低效率的會(huì )議，其實(shí)，會(huì )議的組織者應該思考，到底是為了開(kāi)會(huì )而開(kāi)會(huì )，還是真的有重要的事情必須進(jìn)行集體交流？
長(cháng)郵件就像是一個(gè)閃爍的信號燈，提醒你應該親自和那個(gè)人談?wù)?。羅里的妻子阿曼達曾制定了一個(gè)預覽規則，如果一封郵件的內容超過(guò)了預覽窗口，那就直接跳過(guò)。如果郵件太長(cháng)，那就打電話(huà)吧。
再決策則是指在每個(gè)人都知道正確答案的情況下，卻再三評估一個(gè)早該完成的決策。
此外，永遠不要低估八卦浪費的時(shí)間，向無(wú)關(guān)人員抱怨或碎碎念任何事情，這個(gè)毛病應該立即改掉。
在現實(shí)生活中，一個(gè)人只有學(xué)會(huì )對冗余事項說(shuō)“不”，才會(huì )得到真正的時(shí)間自由。正如脫口秀明星拉瑞·金所說(shuō)：“我發(fā)現在生命中得到的越多，不論是職業(yè)上或金錢(qián)上，你就可以越挑剔，我現在已經(jīng)沒(méi)有非去不可的餐廳了?！?br>
制定標準流程
比花時(shí)間苦干有效
羅里·瓦登被譽(yù)為時(shí)間大師，他在全世界演講，告訴人們如何通過(guò)時(shí)間管理來(lái)實(shí)現自己的人生目標。
羅里還是一名企業(yè)家，他是美國西南咨詢(xún)公司的共同創(chuàng )辦人。如今，西南咨詢(xún)公司價(jià)值數百萬(wàn)美元，為全世界27個(gè)國家的客戶(hù)提供自選服務(wù)。
談起公司，羅里仍對創(chuàng )業(yè)之初的那些日子記憶深刻：每天早晨6:00起床，從7:00開(kāi)始一直工作到午夜，一周工作6天。聯(lián)絡(luò )客戶(hù)、輸入信息、抽調數據，羅里每天忙得團團轉。
然而，長(cháng)時(shí)間下來(lái)，令人沮喪的事情發(fā)生了。雖然羅里和他的團隊非常努力地工作，但維持老客戶(hù)與開(kāi)發(fā)新客戶(hù)的雙重壓力讓他們窒息。每天光發(fā)郵件就會(huì )占用他好幾個(gè)小時(shí)。而且，因為數量太多，有時(shí)候會(huì )把郵件發(fā)給錯誤的人。甚至，他們還會(huì )被新客戶(hù)取消合作，因為他們看上去太不專(zhuān)業(yè)了。盡管超負荷、超時(shí)長(cháng)的工作，還是會(huì )每年損失數萬(wàn)美元。
無(wú)論你工作得多么勤快，無(wú)論你多么聰明，無(wú)論你的熱情多么高漲，一個(gè)單位的業(yè)績(jì)，往往取決于其工作系統的優(yōu)劣。羅里團隊開(kāi)始改變，他們采用新的系統軟件，可以把郵件營(yíng)銷(xiāo)、客戶(hù)關(guān)系管理和電子商務(wù)整合到一起。他們開(kāi)始花費時(shí)間、精力和成本來(lái)優(yōu)化自己的業(yè)務(wù)流程。在這一過(guò)程中，他們意識到以前的工作方式隱性成本太過(guò)高昂。在新的業(yè)務(wù)流程中，不同工作組之間的交流很是順暢，它能保證郵件會(huì )被抄送給正確的人，并自動(dòng)通知服務(wù)客戶(hù)的最佳時(shí)機和最佳方式。
最終，轉機發(fā)生了，新業(yè)務(wù)流程運行的第一年，西南咨詢(xún)公司的營(yíng)收增長(cháng)了1倍，凈收益增長(cháng)了4倍。在羅里看來(lái)，最重要的收獲是，團隊和客戶(hù)都得到了最佳結果，生活和時(shí)間終于都回來(lái)了。
如果你今天創(chuàng )造了一個(gè)標準流程，就會(huì )為明天節省不少時(shí)間。無(wú)論在工作中還是生活中，都是如此。
或許，生活中的標準流程需要你花大量時(shí)間思考，你想讓生活變成什么樣，你應該怎樣推動(dòng)它變成那樣，這聽(tīng)起來(lái)費時(shí)費力，但唯有先設定投入資源的最高額度，才能讓時(shí)間成倍地增加。
花更長(cháng)的時(shí)間釣魚(yú)
不如在正確的時(shí)間釣魚(yú)
如果你黃昏在湖邊散步，遇到一位漁翁，他的腳下系著(zhù)一條繩子，繩子另一端泡在水里，那會(huì )是什么？一整網(wǎng)魚(yú)。
如果你是在上午11:00去湖邊，漁翁的網(wǎng)里會(huì )有多少魚(yú)？基本沒(méi)有。事實(shí)上，那時(shí)候你很可能根本不會(huì )遇到任何漁翁。因為他們不會(huì )在上午11:00出來(lái)勞作，魚(yú)兒們的飯點(diǎn)才不是那時(shí)候！魚(yú)兒都在接近黃昏的時(shí)候才出來(lái)覓食。
如果你愿意，當然也可以選擇上午11:00出門(mén)釣魚(yú)，而且往湖里拋進(jìn)盡可能多的魚(yú)餌，就好比我們在職場(chǎng)上拼命加大工作強度、提高工作速度一樣。但付出同樣的努力，你在上午的收獲永遠比不上黃昏。
但在生活中，我們會(huì )發(fā)現，絕大多數人都不比漁翁智慧。想成為出色的漁翁，我們需要考慮的問(wèn)題不是“我釣了足夠長(cháng)時(shí)間的魚(yú)嗎”，而是“我是在正確的時(shí)間釣魚(yú)嗎”。
漁翁會(huì )在抓住魚(yú)后立即殺魚(yú)嗎？當然不會(huì )，因為他要把這些寶貴的時(shí)間用來(lái)釣更多的魚(yú)。這就是我們經(jīng)常忽略的一點(diǎn)：即便事情正確，我們選的時(shí)機未必正確。
美國國會(huì )開(kāi)會(huì )討論有個(gè)游戲規則，如果某個(gè)事項在會(huì )議討論中引起激烈爭論，正反兩方面“公說(shuō)公有理，婆說(shuō)婆有理”，一時(shí)難以分出高下，會(huì )議主持者就會(huì )宣布將問(wèn)題事項“擱置”，要求有關(guān)部門(mén)和有關(guān)人員將它“召回”并進(jìn)行“返工”，尤其是對有爭議的問(wèn)題進(jìn)行必要的修正，然后在適當的時(shí)候再開(kāi)會(huì )商議和表決。學(xué)會(huì )擱置也是選擇時(shí)機、提高效率的重要方法。
遇上合適時(shí)機的關(guān)鍵一步是充分利用效率高峰期。每天我們都有一個(gè)2-2.5小時(shí)的效率高峰期，通常在醒后幾小時(shí)。大部分人一天最有效率的時(shí)間是在早晨起床后的兩個(gè)小時(shí)，比如7點(diǎn)起床，效率最高的時(shí)間為8-10點(diǎn)，這段時(shí)間應該用來(lái)做最挑戰大腦的工作。這兩個(gè)小時(shí)也通常是一個(gè)人自制力最強的時(shí)間段。醒來(lái)時(shí)間越久，自制力就越成問(wèn)題。到了晚上，很多事情都會(huì )出錯。所以，每天最好設置兩個(gè)小時(shí)的“保護時(shí)間”。
你了解自己應該在什么時(shí)機做什么事嗎？大部分人的答案是否定的?，F在不妨試著(zhù)分析自己的集中時(shí)間、分散時(shí)間、倦怠時(shí)間，找準時(shí)間來(lái)做關(guān)鍵的事。
工作不是越多越好
要學(xué)會(huì )委派
哈佛商學(xué)院管理學(xué)教授羅伯特·卡普蘭在其著(zhù)作 《向鏡中人詢(xún)問(wèn)什么》中，提到了自己親身經(jīng)歷的一個(gè)案例：
一家中型制造企業(yè)的總裁感覺(jué)自己被工作壓得喘不過(guò)氣來(lái)，這讓他在面對主要的競爭對手時(shí)越來(lái)越力不從心。于是他來(lái)到哈佛大學(xué)參加了一項為期一周的管理者培訓項目。一天下午，他來(lái)到卡普蘭教授的辦公室，希望教授能幫他分析究竟哪里出了問(wèn)題。
“您認為領(lǐng)導者是天生的還是后天造就的？”他問(wèn)卡普蘭教授，“如果是后天造就的，您認為我能學(xué)著(zhù)成為一個(gè)領(lǐng)導者嗎？”
卡普蘭教授讓他描述一下自己的時(shí)間支配情況，這位總裁開(kāi)始滔滔不絕。他說(shuō)自己上任之初就肩負著(zhù)二十幾項人事評審工作，至今仍兼任著(zhù)公司銷(xiāo)售經(jīng)理一職，雖然公司管理人員的數量已多達300余人，但他還是承擔著(zhù)幾乎所有行政管理人員的職責。
卡普蘭教授建議他做這樣一項練習：將他每一個(gè)工作小時(shí)的內容填到如下三列中：第1列是只有他才能干的重要工作任務(wù)，這些工作對于順利完成公司最關(guān)鍵的優(yōu)先事項是必需的；第2列也是重要的工作任務(wù)，但至少部分可以由其他人來(lái)完成；第3列是一些無(wú)關(guān)緊要的工作任務(wù)，應當由其他人來(lái)完成。
圖表制作出來(lái)了，這位總裁填寫(xiě)的“安排行政人員”放在第3列，每周占用了7個(gè)小時(shí)；“處理小客戶(hù)的銷(xiāo)售電話(huà)”每周占用10個(gè)小時(shí)，也被放在了第3列；“負責二十幾項業(yè)績(jì)評審”占用了整個(gè)秋季中的45個(gè)小時(shí)，其中一半被歸入第1列或第2列，剩下的被歸入了第3列。
在親眼目睹了這一白紙黑字的分析過(guò)程之后，這位總裁立即決定將第3列中的工作任務(wù)委托給他人，并仔細核查第2列中的哪些工作任務(wù)必須由他本人身體力行。
半年后，他打電話(huà)給卡普蘭教授，說(shuō)自己在分配時(shí)間上已非常有效。他將自己全身心地投入到企業(yè)的競爭定位評估當中，并因此得出了企業(yè)應當與一家主要競爭對手合并的結論。這是非常艱難的決定，但他認為對于企業(yè)的未來(lái)發(fā)展和福祉至關(guān)重要，同時(shí)他也認為，如果沒(méi)有他對競爭定位的高度關(guān)注，就不可能做出這一重要決定。
向別人委派任務(wù)說(shuō)起來(lái)容易，但它有一個(gè)核心難點(diǎn)，那就是完美主義。你必須學(xué)會(huì )和非常普通的人與事和諧相處。你必須接受這種觀(guān)點(diǎn)，一開(kāi)始別人或許做得不如你好，但隨著(zhù)時(shí)間的推移，他們會(huì )做得越來(lái)越好。
把工作委派給他人，卸下了負擔，釋放了壓力。你不再需要把自己修煉成無(wú)所不能的海豹突擊隊員，而是不知不覺(jué)間為自己打造了一整支軍隊。
