編者按信息化的本質(zhì)是什么？法務(wù)管理信息化的價(jià)值是什么？如何利用法務(wù)管理信息化的價(jià)值？厘清這三個(gè)問(wèn)題，就能輕松推翻對管理手段革新的一些質(zhì)疑，從而認識到，信息化不僅僅是錦上添花，可有可無(wú)，它能為企業(yè)帶來(lái)實(shí)實(shí)在在的價(jià)值。
隨著(zhù)市場(chǎng)經(jīng)濟的深入發(fā)展，外部監管要求的進(jìn)一步加強，中國企業(yè)已經(jīng)逐步意識到法律對于企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理的重大作用。大多數的集團企業(yè)，已經(jīng)設立了專(zhuān)門(mén)的法律事務(wù)部門(mén)，對企業(yè)的法律工作進(jìn)行全面的管理。這些現象的背后，標志著(zhù)中國企業(yè)的法務(wù)管理已經(jīng)進(jìn)入了一個(gè)高速發(fā)展階段。如何在這個(gè)階段開(kāi)展有效的法務(wù)管理提升工作，為企業(yè)的發(fā)展保駕護航，提升企業(yè)的核心競爭力，是企業(yè)法務(wù)管理人員、企業(yè)高層管理者迫切需要解決的問(wèn)題。借助信息技術(shù)手段來(lái)提升法務(wù)管理效率，提升內部控制水平，降低企業(yè)法律風(fēng)險成為了多數企業(yè)的首選。但伴隨管理手段革新而來(lái)的是一些質(zhì)疑的觀(guān)點(diǎn)，諸如“搞企業(yè)信息化是找死，不搞企業(yè)信息化是等死”，“信息化僅僅是錦上添花，沒(méi)有實(shí)際價(jià)值”，“企業(yè)的ERP都很難發(fā)揮價(jià)值，更不用說(shuō)法務(wù)信息化了”等。筆者認為，在厘清三個(gè)關(guān)鍵問(wèn)題后，以上問(wèn)題也就迎刃而解了：一是信息化的本質(zhì)是什么？二是法務(wù)管理信息化的價(jià)值是什么？三是如何利用法務(wù)管理信息化的價(jià)值？
信息化的本質(zhì)
企業(yè)信息化的關(guān)鍵要素包括信息系統（硬件、軟件、網(wǎng)絡(luò )）、人、管理制度三個(gè)關(guān)鍵要素?？梢院?jiǎn)單理解為，信息化就是企業(yè)利用信息系統工具固化企業(yè)管理制度，讓企業(yè)員工在制度要求下利用系統的高效、便捷性開(kāi)展各項工作，滿(mǎn)足和達成企業(yè)的管理目標。
舉個(gè)簡(jiǎn)單的例子，我們把信息系統比作一輛汽車(chē)。作為交通工具，它的價(jià)值何在？只有汽車(chē)載上人，在地球上產(chǎn)生位移，它才真正發(fā)揮價(jià)值。當然，如果購買(mǎi)汽車(chē)只為了放家里收藏，束之高閣，那就另當別論了。車(chē)再好，也得有司機駕駛才能真正用起來(lái)。車(chē)跑的快不快，跑的穩不穩，還取決于司機的駕駛技術(shù)。有了駕駛技術(shù)好的司機，汽車(chē)就能發(fā)揮價(jià)值了嗎？這里還需要最為關(guān)鍵的要素：交通規則。若沒(méi)有交通規則的約束和管理，有人沿著(zhù)馬路右邊開(kāi)車(chē)，有人沿著(zhù)馬路左邊開(kāi)車(chē)，汽車(chē)寸步難行，同樣難以發(fā)揮車(chē)的價(jià)值。
企業(yè)的信息系統、員工、管理制度就對應了案例中的汽車(chē)、司機、交通規則。由此我們不難看出，信息化的價(jià)值，離不開(kāi)這三者的密切配合，協(xié)同一致。
法務(wù)管理系統的價(jià)值
法務(wù)管理信息系統是包含了合同管理、糾紛管理、授權管理、用印管理、知識產(chǎn)權、知識庫、商標等多個(gè)模塊，全面支持法務(wù)管理相關(guān)工作的信息系統。其價(jià)值主要概括為五個(gè)方面，即：落實(shí)規范，加強監控，控制風(fēng)險，科學(xué)決策和提升效率。
一、落實(shí)規范。從筆者多年從事集團企業(yè)法務(wù)管理研究和實(shí)踐經(jīng)驗來(lái)看，企業(yè)法務(wù)工作如果依靠傳統的管理手段，即使有了管理制度，在執行過(guò)程中也難以真正落實(shí)。
如筆者實(shí)施過(guò)的一個(gè)集團企業(yè)案例，企業(yè)內部制訂了系統的法務(wù)制度、合同制度。其中，總部要求所有千萬(wàn)級以上金額的重大合同必須報總部備案。但這個(gè)管理要求在實(shí)際執行過(guò)程中卻遇到了難題，二級公司把很多合同額都定為999萬(wàn)，因此沒(méi)有合同上報總部了。所以，我們在制訂整個(gè)集團法務(wù)管理制度規范的時(shí)候，要充分考慮到總部及下屬企業(yè)業(yè)務(wù)執行的實(shí)際情況。
對于法務(wù)管理信息系統而言，只有在實(shí)施的時(shí)候，尤其在建設前期調研階段，把企業(yè)法務(wù)相關(guān)的制度、管理流程做一次全面、詳細的梳理和完善，并把這些標準和規范在信息系統中固化下來(lái)，才能滿(mǎn)足未來(lái)使用這個(gè)系統的時(shí)候，總部、二級公司的管理要求相互協(xié)調、相互匹配。
二、加強監控。法務(wù)管理信息系統利用全生命周期的產(chǎn)品功能設計來(lái)加強過(guò)程中的監控。在企業(yè)的法務(wù)管理實(shí)踐中，企業(yè)法務(wù)部多數是在事前法律防范上做工作，而對于事中、事后的法律風(fēng)險管理缺乏手段。以合同管理為例，法務(wù)部在合同審核結束后，就沒(méi)有辦法對合同執行過(guò)程進(jìn)行監控。直到發(fā)生合同糾紛了，才參與進(jìn)來(lái)，這時(shí)候往往企業(yè)的損失已經(jīng)產(chǎn)生。有了信息系統，便可以很好的加強對事中的監控。法務(wù)管理信息系統包括了合同準備、合同起草、合同審核、合同履行、合同履行后的查詢(xún)統計的過(guò)程，全過(guò)程的信息都管起來(lái)了，不僅僅是合同審核，審核完了以后對于合同執行的過(guò)程也要可以管理。
三、控制風(fēng)險。法務(wù)管理信息系統通過(guò)引入控制矩陣，將關(guān)鍵控制點(diǎn)固化在流程中，降低管理法律風(fēng)險。舉個(gè)例子，企業(yè)需要法律風(fēng)險管理制度，可以找咨詢(xún)公司也可以自己組織人力來(lái)制定相關(guān)的管理規范。這個(gè)過(guò)程花費了很大的人力物力，輸出的結果僅僅是一個(gè)制度，或者說(shuō)是一個(gè)文本、一個(gè)電子文檔，卻可能沒(méi)有辦法去讓每個(gè)員工真正去理解它或者很好去應用它。若是利用法務(wù)管理信息系統，就可以先將風(fēng)險管理制度拆解開(kāi)來(lái)、細化，也可以叫做制度碎片化，將長(cháng)篇大論的制度拆解出相關(guān)的關(guān)鍵控制點(diǎn)。再將這些關(guān)鍵控制點(diǎn)配置到管理流程的每個(gè)環(huán)節當中去。這樣的好處是，在管理流程運轉過(guò)程中，在每個(gè)環(huán)節在處理業(yè)務(wù)的時(shí)候，它的工作頁(yè)面上就會(huì )展現出相應的關(guān)鍵控制點(diǎn)，在這個(gè)環(huán)節需要關(guān)注的要點(diǎn)是什么，就很清晰地展現在員工面前。制度的關(guān)鍵不在于你制定出來(lái)以后放在柜子里，而是貫穿實(shí)際工作能夠隨時(shí)提醒員工遵照執行，這樣才能將風(fēng)險管理很好落實(shí)到企業(yè)工作中去，這是法務(wù)管理信息系統如何控制風(fēng)險的一個(gè)切入點(diǎn)。
四、科學(xué)決策。法務(wù)管理信息系統提供法務(wù)相關(guān)的監控與決策數據，支持科學(xué)決策。對于企業(yè)科學(xué)決策而言，關(guān)鍵問(wèn)題在于：怎樣能讓企業(yè)領(lǐng)導做出科學(xué)決策？有兩個(gè)非常關(guān)鍵的因素，即“快”和“全”。有了法務(wù)管理信息系統的支撐后，企業(yè)領(lǐng)導就可以快速通過(guò)系統查找到?jīng)Q策所需的全過(guò)程信息數據。如企業(yè)在合同管理過(guò)程中遇到了問(wèn)題，領(lǐng)導需要查閱合同信息。傳統方式需要人工去查找、遞交，而通過(guò)系統，只需登錄就能很快找到相關(guān)合同，并且合同的正文、附件、審核信息、變更信息等全過(guò)程的數據都能又快又全地展現在領(lǐng)導面前，這就為領(lǐng)導的決策提供了全面數據支撐，提高了效率。另外一個(gè)角度來(lái)看科學(xué)決策，法務(wù)管理信息系統還可以給領(lǐng)導展現各種各樣的圖表，如有柱狀圖、餅狀圖、趨勢圖、靈活臺賬等等，也是從不同角度為領(lǐng)導決策提供了各種參考信息。
五、提升效率。利用法務(wù)管理信息系統可以提升法務(wù)管理效率。通常的理解，有了IT系統以后效率提升是非常簡(jiǎn)單的事，其實(shí)也并不簡(jiǎn)單。大家首先想到的可能是流程電子化帶來(lái)的效率提升，信息在不同部門(mén)、不同人之間傳遞的速度比人工的速度快多了，這是大家可以明顯感覺(jué)到的。另一方面，利用信息化的處理方式，業(yè)務(wù)處理的自身過(guò)程也在改變。舉一個(gè)簡(jiǎn)單例子，如企業(yè)在起草合同時(shí)，如果用系統中的標準合同模板來(lái)起草，那么系統會(huì )把人員對這個(gè)標準合同模板所做的全部修改都記錄保留下來(lái)。這個(gè)修改痕跡帶來(lái)的好處就是對于相關(guān)的會(huì )簽部門(mén)、財務(wù)部門(mén)、法務(wù)部門(mén)，在審核時(shí)就不用一個(gè)字一個(gè)字地看了，可以直接看修改了什么地方。這種效率的提升比僅僅流程電子化帶來(lái)的信息傳遞效率的提升更為關(guān)鍵，帶來(lái)的價(jià)值也更大。
如何利用法務(wù)管理信息化的價(jià)值
從筆者為眾多企業(yè)實(shí)施法務(wù)管理系統的實(shí)踐經(jīng)驗來(lái)看，企業(yè)若想借助信息系統來(lái)提升法務(wù)管理的效率、控制法律風(fēng)險，必須解決好以下三個(gè)問(wèn)題。
一是管理提升的問(wèn)題。運用信息技術(shù)提升企業(yè)法務(wù)管理效率，在法務(wù)管理信息系統實(shí)施前，信息系統供應商與企業(yè)法務(wù)部門(mén)必須就法務(wù)管理業(yè)務(wù)中的問(wèn)題，哪些是信息技術(shù)可以解決的，哪些需靠管理改善解決的達成共識。
此外，還需要從管理的成熟度和信息化的依賴(lài)程度兩個(gè)維度，對法務(wù)管理業(yè)務(wù)系統做出細致的分析，才能理清信息化的思路?；埸c(diǎn)科技在幫助企業(yè)建立信息系統前，提供了專(zhuān)業(yè)的業(yè)務(wù)顧問(wèn)與企業(yè)法務(wù)部門(mén)一起深入細致地對企業(yè)法務(wù)管理相關(guān)業(yè)務(wù)進(jìn)行研究分析，對現有的制度和流程進(jìn)行梳理，找出缺陷，提出改善性建議，為信息化奠定基礎。
二是信息系統功能的問(wèn)題。法務(wù)管理信息系統的上線(xiàn)不是簡(jiǎn)單的把表單、流程的電子化，而必須將管理要求與信息系統真正結合起來(lái)，通過(guò)IT手段進(jìn)行制度固化，才能控制風(fēng)險，體現信息系統的管理價(jià)值。所以，在設計法務(wù)管理信息系統功能時(shí)，企業(yè)必須對自身的需求做細致的梳理和分析，同時(shí)對信息系統供應商的產(chǎn)品功能有深入的了解。這樣才能區分出，哪些是企業(yè)個(gè)性化的管理要求，哪些是標準的信息化產(chǎn)品功能。這樣開(kāi)發(fā)出來(lái)的信息系統才能很好的匹配企業(yè)管理實(shí)際。從管理軟件的實(shí)踐來(lái)看，企業(yè)的管理需求和業(yè)務(wù)實(shí)際不同，沒(méi)有產(chǎn)品能“普適性”滿(mǎn)足每個(gè)企業(yè)的要求，一定是“產(chǎn)品+定制”的信息系統，才能滿(mǎn)足企業(yè)的管理要求?；谇捌诘氖崂?，慧點(diǎn)科技提供的業(yè)務(wù)顧問(wèn)就能幫助企業(yè)規劃設計出最貼合企業(yè)業(yè)務(wù)實(shí)際的法務(wù)管理系統，從而保障了系統的使用落地。
三是用戶(hù)的培訓。從前面的信息化本質(zhì)分析中，我們已經(jīng)看到人的重要性。對一個(gè)新的法務(wù)管理信息系統上線(xiàn)來(lái)講，最終用戶(hù)是發(fā)揮法務(wù)管理信息化價(jià)值的關(guān)鍵。一方面要針對不同用戶(hù)類(lèi)別，設計針對性的培訓。比如對領(lǐng)導角色，必須考慮領(lǐng)導的時(shí)間、領(lǐng)導的操作特點(diǎn)等設計一對一的培訓。對管理員角色，就需要對其進(jìn)行更加詳細的管理操作培訓。另一方面，針對法務(wù)管理信息系統的應用，企業(yè)原來(lái)的管理制度做了哪些調整，一定要做詳細的溝通說(shuō)明，而這常常被很多企業(yè)所忽略。對于系統用戶(hù)來(lái)講，不僅要熟練掌握信息系統的功能操作，還要了解新的制度要求，這才能保證法務(wù)信息系統順利、有效的發(fā)揮其價(jià)值。
期望上述針對信息化的本質(zhì)、法務(wù)管理信息化的價(jià)值、以及如何利用法務(wù)管理信息化的價(jià)值這三個(gè)問(wèn)題的分析討論，對法務(wù)相關(guān)管理人員在未來(lái)開(kāi)展信息化實(shí)踐工作能有所幫助。
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