會(huì )議，通常是指將特定范圍的人員召集在一起，對某些專(zhuān)門(mén)問(wèn)題進(jìn)行研究、討論，有時(shí)還需作出決定的一種社會(huì )活動(dòng)的形式。在處理日常性行政事務(wù)時(shí)，各級政府部門(mén)往往召開(kāi)各種會(huì )議。
不論是召集、組織會(huì )議，還是參加會(huì )議，為會(huì )議服務(wù)，基層公務(wù)員都有一些基本守則、規矩必須遵守。此類(lèi)與會(huì )議相關(guān)的守則、規矩，就包括會(huì )議禮儀。會(huì )議禮儀的關(guān)鍵性?xún)热萦袝?huì )務(wù)性工作、會(huì )場(chǎng)的排座、會(huì )風(fēng)的端正等三項。
一、會(huì )務(wù)性工作
但凡正規的會(huì )議，均須進(jìn)行縝密而細致的組織工作。具體而言，會(huì )議的組織工作，在其進(jìn)行前、進(jìn)行時(shí)與進(jìn)行后又各有不同的要求。凡此種種，均可稱(chēng)為會(huì )務(wù)工作。負責會(huì )務(wù)工作的基層公務(wù)員，在其具體工作之中，一定要遵守常規，講究禮儀，細致嚴謹，作好準備。
（一）會(huì )議之前
在會(huì )議的種種組織工作中，以會(huì )前的組織工作最為關(guān)鍵。它在大體上包括以下四個(gè)不同的方面。
1.會(huì )議的籌備。舉行任何會(huì )議，皆須先行確定其主題（包括會(huì )議名稱(chēng)）。這是會(huì )前有關(guān)領(lǐng)導集體已經(jīng)確定了的。負責籌備會(huì )議的工作人員，則應圍繞會(huì )議主題，將領(lǐng)導議定的會(huì )議的規模、時(shí)間、議程等組織落實(shí)。通常要組成專(zhuān)門(mén)班子，明確分工，責任到人。
2.通知的擬發(fā)。按常規，舉行正式會(huì )議均應提前向與會(huì )者下發(fā)會(huì )議通知。它是指由會(huì )議的主辦單位發(fā)給所有與會(huì )單位或全體與會(huì )者的書(shū)面文件，同時(shí)還包括向有關(guān)單位或嘉賓發(fā)的邀請函件?；鶎庸珓?wù)員在這方面主要應做好兩件事。
其一，擬好通知。會(huì )議通知一般應由標題、主題、會(huì )期、出席對象、報到時(shí)間、報到地點(diǎn)以及與會(huì )要求等七項要點(diǎn)組成。擬寫(xiě)通知時(shí)，應保證其完整而規范。
其二，及時(shí)送達。下發(fā)會(huì )議通知，應設法保證其及時(shí)送達，不得耽擱延誤。
3.文件的起草。會(huì )議上所用的各種文件材料，一般應在會(huì )前準備妥當。需要認真準備的會(huì )議文件，主要有會(huì )議的議程、開(kāi)幕詞、閉幕詞、主題報告、大會(huì )決議、典型材料、背景介紹等。有的文件應在與會(huì )者報到時(shí)就要下發(fā)。
4.常規性準備。負責會(huì )務(wù)工作時(shí)，往往有必要對一些會(huì )議所涉及的具體細節問(wèn)題，做好充分的準備工作。
其一，做好會(huì )場(chǎng)的布置。對于會(huì )議舉行的場(chǎng)地要有所選擇，對于會(huì )場(chǎng)的桌椅要根據需要作好安排，對于開(kāi)會(huì )時(shí)所需的各種音響、照明、投影、攝像、攝影、錄音、空調、通風(fēng)設備和多媒體設備等，應提前進(jìn)行調試檢查。
其二，根據會(huì )議的規定，與外界搞好溝通。比如向有關(guān)新聞部門(mén)、公安保衛部門(mén)進(jìn)行通報。
其三，會(huì )議用品的采辦。有時(shí)，一些會(huì )議用品，如紙張、本冊、筆具、文件夾、姓名卡、座位簽以及飲料、聲像用具，還需要補充、采購。
（二）會(huì )議期間
負責會(huì )議具體工作的基層公務(wù)員，一絲不茍地做好下列工作。
1.例行服務(wù)。會(huì )議舉行期間，一般應安排專(zhuān)人在會(huì )場(chǎng)內外負責迎送、引導、陪同與會(huì )人員。對與會(huì )的貴賓以及老、弱、病、殘、孕者，少數民族人士、宗教界人士、港澳臺同胞、海外華人和外國人，往往還須進(jìn)行重點(diǎn)照顧。對于與會(huì )者的正當要求，應有求必應。
2.會(huì )議簽到。為掌握到會(huì )人數，嚴肅會(huì )議紀律，凡大型會(huì )議或重要會(huì )議，通常要求與會(huì )者在入場(chǎng)時(shí)簽名報到。會(huì )議簽到的通行方式有三：一是簽名報到，二是交券報到，三是刷卡報到。負責此項工作的人員，應及時(shí)向會(huì )議的負責人進(jìn)行通報。
3.餐飲安排。舉行較長(cháng)時(shí)間的會(huì )議，一般會(huì )為與會(huì )者安排會(huì )間的工作餐。與此同時(shí)，還應為與會(huì )者提供衛生可口的飲料。會(huì )上所提供的飲料，最好便于與會(huì )者自助飲用，不提倡為其頻頻斟茶續水。那樣做往往既不衛生、安全，又有可能妨礙對方。如果必要，還應為外來(lái)的與會(huì )者在住宿、交通方面提供力所能及、符合規定的方便條件。
4.現場(chǎng)記錄。凡重要的會(huì )議，均應進(jìn)行現場(chǎng)記錄，其具體方式有筆記、打印、錄入、錄音、錄像等?？蓡斡媚骋环N，也可交叉使用。
負責手寫(xiě)筆記會(huì )議記錄時(shí)，對會(huì )議名稱(chēng)、出席人數、時(shí)間地點(diǎn)、發(fā)言?xún)热?、討論事項、臨時(shí)動(dòng)議、表決選舉等基本內容要力求做到完整、準確、清晰。
5.編寫(xiě)簡(jiǎn)報。有些重要會(huì )議，往往在會(huì )議期間要編寫(xiě)會(huì )議簡(jiǎn)報。編寫(xiě)會(huì )議簡(jiǎn)報的基本要求是快、準、簡(jiǎn)?？?，是要求其講究時(shí)效；準，是要求其準確無(wú)誤；簡(jiǎn)，則是要求文字精煉。
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