基層公務(wù)員在立據時(shí)，所立之據不論是憑據性的，還是說(shuō)明性的，都必須嚴格遵守一些共同的規范性要求。
（一）立據態(tài)度
基層公務(wù)員所立之據多使用于平輩之間，而且更多地使用于熟人之間。但本著(zhù)“認真負責，嚴肅規范”的工作態(tài)度要求和“空口無(wú)憑，立此為證”的憑據性特征，基層公務(wù)員在立據時(shí)必須端正自己的態(tài)度，其總體要求就是要做到認真負責。
具體而言，基層公務(wù)員不能礙于熟人的面子，該立據時(shí)不立據，所立之據模糊難辨，甚至令人有空子可鉆，或立據之后不妥善保管，等等。
執照公事公辦的原則，基層公務(wù)員務(wù)必要認真立據。各類(lèi)各據的組成部分須齊全，不可有所疏漏。在署名時(shí)應由立據者親筆簽上自己的真實(shí)姓名，必要時(shí)應在簽名之后加蓋私章或摁手印，以示負責。條據最后還要寫(xiě)明立據的詳細日期。
（二）立據語(yǔ)言
條據的語(yǔ)言應符合簡(jiǎn)單、準確兩大要求。
1.簡(jiǎn)單。條據實(shí)質(zhì)是對書(shū)信的簡(jiǎn)化。能以條據形式表達的內容通常都是簡(jiǎn)單的內容，復雜的內容不宜用條據表述。一般情況下，一張條據只能說(shuō)明一件事，切勿一據多事。相應地，條據的語(yǔ)言也應簡(jiǎn)潔明了。能清楚表述條據內容的最簡(jiǎn)語(yǔ)言是最適宜的語(yǔ)言。切勿拖沓冗長(cháng)，也不可過(guò)分簡(jiǎn)單而致使表述不清。
2.準確。條據的語(yǔ)言應當準確無(wú)誤，不可在條據上涂涂改改、亂增亂刪。尤其是涉及到關(guān)鍵內容的文字和數字，務(wù)必要保持整潔，不能有任何涂改。若發(fā)現遺漏或錯誤，應另立一據。在書(shū)寫(xiě)金額數量時(shí)，應采用大寫(xiě)漢字，如“壹”、“叁”、“仟”等，而不能采用小寫(xiě)漢字，如“一”、“三”、“千”等，更不能使用阿拉伯數字。
（三）立據用具
基層公務(wù)員在立據時(shí)為確保條據的有效性，應選擇整潔耐用的工具。
對于條據寫(xiě)作時(shí)所用的紙筆，雖不必過(guò)于挑剔，但也須有所選擇。條據的用紙應當整潔、干凈、耐折、耐存，污損、折皺、不易書(shū)寫(xiě)、不易保存的紙張不宜用作立據。立據時(shí)最好選用鋼筆或毛筆，配以黑色、藍黑色墨水或墨汁書(shū)寫(xiě)。不宜選用不易保存筆跡的鉛筆、圓珠筆以及有失莊重感的彩色墨水或墨汁。
（四）條據保管
任何條據都是用來(lái)證明或說(shuō)明某項事由的憑據，都有其存在的意義和價(jià)值。因此，基層公務(wù)員務(wù)必要對收到的條據進(jìn)行妥善保管，有時(shí)還應在給他人立據后留有樣據，以便日后核實(shí)之用。
基層公務(wù)員應當對自己經(jīng)辦的所有條據統一處理、妥善保管。要將各類(lèi)條據分門(mén)別類(lèi)保管，存放條據之處要固定而安全，以便日后查閱。事情辦完之后需要銷(xiāo)毀條據的，應當及時(shí)地當著(zhù)收據者的面予以銷(xiāo)毀。
二、具體的規范
條據可分為憑據性條據和說(shuō)明性條據，而這兩大類(lèi)條據又可根據功能的不同再細分為各類(lèi)條據。每一類(lèi)條據的撰寫(xiě)和使用都應當遵守一定之規。
（一）憑據性條據
憑據性條據，指的是為證明某一事實(shí)或契約而出具的條據。憑據性條據一般要求出據者在某一事實(shí)或契約發(fā)生前寫(xiě)作完畢，并交由接收者作為一種信譽(yù)的保證和憑據加以保存。憑據性條據通常由標題、正文和落款三部分組成，其種類(lèi)大致有借條、欠條、收條、領(lǐng)條和發(fā)條等幾類(lèi)。
1.借條。借條又叫借據，是指在借到個(gè)人或公家的錢(qián)物時(shí)所寫(xiě)的條據。借條是一種非正式契約，通常在歸還了錢(qián)物后，由立據者收回或當場(chǎng)銷(xiāo)毀。
若是向個(gè)人借錢(qián)借物時(shí)所寫(xiě)的條據，借方可只寫(xiě)一張借條；若是向公家借錢(qián)借物，借方須寫(xiě)兩張借條，借方和公家各保留一份。
借條上應標明“借條”二字。正文中應明確寫(xiě)清借了什么、借了多少、歸還期限等內容。向公家借錢(qián)借物還應寫(xiě)明其用途。最后須在借條后面簽名蓋章、標上日期。
2.欠條。欠條實(shí)質(zhì)是借條的一種特殊形式。如果借方在歸還所借錢(qián)物時(shí)，只能歸還其中一部分而不能全部歸還，則應立下欠條。有時(shí)，在借用了錢(qián)物之后補寫(xiě)的用作憑證的條據亦可稱(chēng)為欠條。欠條的格式、份數、處理方法與借條大致相仿。
3.收條。收條有時(shí)或稱(chēng)收據，指在收到其他個(gè)人或單位的錢(qián)物后，專(zhuān)門(mén)立下的憑據，交給對方。收條可寫(xiě)一份，也可采用兩聯(lián)單或三聯(lián)單的形式以便日后核實(shí)之用。其中第一聯(lián)是存根，第二聯(lián)或第三聯(lián)在加蓋公章后交由付方，作為其回單位的報銷(xiāo)憑證。
歸還錢(qián)物時(shí)，如果被借方不在場(chǎng)，而由他人出面代為收下時(shí)，代收者應出據收條。此類(lèi)收條亦被稱(chēng)為“代收條”。若被借方在場(chǎng)，則只需交還給借方借條，而不必出據收條。
4.領(lǐng)條。領(lǐng)條即個(gè)人或某一機關(guān)單位向另一機關(guān)單位領(lǐng)取錢(qián)物時(shí)，領(lǐng)取時(shí)給發(fā)放錢(qián)物者留下來(lái)保存的條據。如果是代替他人領(lǐng)取錢(qián)物，則應注明“代領(lǐng)”二字，并寫(xiě)上代領(lǐng)者與被代領(lǐng)者的姓名。
5.發(fā)條。發(fā)條即機關(guān)單位在發(fā)放錢(qián)物時(shí)寫(xiě)給領(lǐng)取者的條據。發(fā)條不同于發(fā)票。發(fā)條往往限于零擔小賣(mài)的小額貨款或單位內部發(fā)放錢(qián)物，僅是一種收付錢(qián)物的簡(jiǎn)單憑證。而發(fā)票則是由國家稅務(wù)部門(mén)統一印制的，有嚴格的規范樣式。
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