收到公文后，基層公務(wù)員一定要按程序對其進(jìn)行處理。
1.登記。各級行政機關(guān)在收到公文后，務(wù)必要對所收公文進(jìn)行登記。各種公文一般可按“上級文件”、“下級文件”、“需承辦文件”、“一般性文件”4個(gè)類(lèi)型分類(lèi)登記。登記內容包括收文序號、收文日期、來(lái)文單位、來(lái)文標題、密級、領(lǐng)導批示與承辦情況、歸卷號及備注等。收文登記時(shí)字跡要清晰工整，平件、密件要明確區分，急緩程度要嚴格分清。登記的基本要求是準確、詳實(shí)。
2.擬辦、批辦。擬辦即基層公務(wù)員在收到來(lái)文后提出初步的辦理方案或建議，供領(lǐng)導參考。擬辦意見(jiàn)應簡(jiǎn)明扼要，并可隨同附上與來(lái)文有關(guān)的材料，交領(lǐng)導參看。
批辦即機關(guān)領(lǐng)導對需要辦理的公文進(jìn)行批示，提出執行、辦理的原則與方法，并簽署姓名與日期。批辦要及時(shí)、迅速，批示的意見(jiàn)要明確、具體。
3.承辦。承辦即基層公務(wù)員根據領(lǐng)導批示意見(jiàn)，對公文的具體執行辦理。承辦時(shí)應當統籌規劃、妥善安排。要分清來(lái)文的主次緩急，有步驟有計劃地辦理，優(yōu)先辦理重要的公文。一般而言，特急件應隨收隨辦，當時(shí)或當天辦結；急件也應隨收隨辦；限時(shí)處理的公文當以規定時(shí)間為限，不得拖延；其他一般公文也應盡快辦理。
4.催辦。催辦即對公文辦理的督促與檢查，主要是指在收到公文后，對本機關(guān)各承辦部門(mén)的公文處理工作進(jìn)行監督與檢查。各級行政機關(guān)應建立健全機關(guān)公文催辦系統和催辦的登記、分層逐級匯報制度，以落實(shí)催辦工作。
信函禮儀
信函，是書(shū)信的正式稱(chēng)呼。在人際交往中，信函是一種應用極為廣泛的書(shū)面交流形式。對于廣大基層公務(wù)員而言，信函在實(shí)際工作中扮演著(zhù)舉足輕重的角色。因此，每一位基層公務(wù)員都必須熟練掌握信函的書(shū)寫(xiě)和使用規范。
盡管公務(wù)信函和私人信函都屬于信函的一種，但由于適用范圍和使用目的大相徑庭，兩者在書(shū)寫(xiě)和辦理上存在很多不同之處。本節擬就公務(wù)信函的格式和內容、回復和保存等方面需要嚴格遵守的規范要求作出具體闡述，并舉例說(shuō)明特殊公務(wù)信函的書(shū)寫(xiě)方法。
一、內容與格式
信函的最大功效和目的在于傳遞信息，因此其內容必須完整無(wú)缺，其表述必須準確清楚，如果信函的內容不夠完整，表述不夠規范，甚至詞不達意，就難以準確有效地傳遞信息，進(jìn)而延誤公務(wù)的開(kāi)展，而且耗費讀信者不必要的時(shí)間和精力。
而要使信函的內容完整無(wú)缺，表述準確清楚，關(guān)鍵一點(diǎn)就在于要嚴格遵守信函的書(shū)寫(xiě)格式。信函的格式如同信函的骨架，貫穿信函始末，支撐起所有的內容。沒(méi)有完整而準確的信函格式，信函就像是散了架的機器，沒(méi)有任何功效和意義。
公務(wù)信函的格式與私人信函大致相同。具體而言，可分為箋文格式和封文格式兩方面。
（一）箋文格式
箋文，即寫(xiě)于信箋上的書(shū)信內容。箋文一般由抬頭、啟詞、正文、祝詞、落款以及附言等幾部分組成。
1.抬頭。它是對收件人的稱(chēng)呼，于信箋首行頂格書(shū)寫(xiě)，并且單獨成行?；鶎庸珓?wù)員在書(shū)寫(xiě)公務(wù)信函的抬頭時(shí)，通常適用的稱(chēng)呼有如下幾類(lèi)：一是以姓氏加上稱(chēng)謂詞作稱(chēng)呼，例如“黃先生”、“耿同志”等，這類(lèi)稱(chēng)呼顯得較為自然；二是以姓氏加上職銜作為稱(chēng)呼，例如“趙科長(cháng)”、“林主任”等，這類(lèi)稱(chēng)呼多用于關(guān)系一般的交往雙方之間；三是以字號相稱(chēng)，文人雅士多有字號，平輩之間采用字號稱(chēng)呼是較為正規、講究的做法。
稱(chēng)呼之前，可加一些適當的形容詞，如“尊敬的”、“敬愛(ài)的”等；稱(chēng)呼之后亦可加一些適當的提稱(chēng)詞。提稱(chēng)詞多用于以書(shū)面語(yǔ)言寫(xiě)成的信函中。使用提稱(chēng)詞應注意使之與稱(chēng)謂配合使用。例如對尊長(cháng)應用“尊鑒”，對平輩應用“惠鑒”，對晚輩應用“青鑒”，對女性應用“涉鑒”，等等。
2.啟詞。啟詞是正文之前的開(kāi)場(chǎng)白。既可表示客氣寒暄，也可提示寫(xiě)信原因。啟詞應于抬頭之下另行空兩格書(shū)寫(xiě)，一般應單獨成段。
公務(wù)信函的啟詞應力求篇幅簡(jiǎn)短，不可過(guò)于啰嗦。采用“您好”一類(lèi)的簡(jiǎn)略啟詞可使之成為正文首句，而不必單獨成段。
3.正文。正文是書(shū)信的主體部分，是寫(xiě)信者敘述的正事所在。為方便閱讀，正文可酌情分段，每段句首空兩格，轉行后頂格書(shū)寫(xiě)。
正文雖是公務(wù)信函的“主心骨”，但亦應力求簡(jiǎn)明扼要，以簡(jiǎn)單的語(yǔ)言說(shuō)全、說(shuō)清書(shū)信的主旨。切忌啰啰嗦嗦、拖沓冗長(cháng)，甚至詞不達意、文不對題。
正文的語(yǔ)言要求平實(shí)樸素但不失禮貌優(yōu)雅。語(yǔ)言的樸實(shí)是基層公務(wù)員“人民公仆”形象的內在要求；語(yǔ)言的優(yōu)雅則不僅體現著(zhù)一個(gè)人的修養，而且也體現著(zhù)對交往對象的尊重。如果語(yǔ)言過(guò)于粗俗、枯燥，不僅會(huì )使自己在交往對象眼中的形象受損，而且還會(huì )被懷疑不尊重對方。
4.祝詞。祝詞即寫(xiě)信者在箋文結尾向收信者所表達的祝愿、欽敬、勉慰之語(yǔ)。祝詞一般包括兩部分內容。一是應酬語(yǔ)，即箋文結尾特以一兩句話(huà)結束正文的語(yǔ)句。應酬語(yǔ)應當簡(jiǎn)潔而自然。有時(shí)亦可同時(shí)再用一些敬語(yǔ)，以示謙恭，如“草此”、“肅此”、“敬此”等。二是問(wèn)候祝福語(yǔ)，即出于禮貌而對收信人所作的不可缺少的祝頌或問(wèn)候。如“敬頌春安”、“即頌大安”、“祝您成功”等。書(shū)寫(xiě)時(shí)應字斟句酌，具體對象具體對待。
祝詞的書(shū)寫(xiě)格式要求較嚴。如果祝詞較多，可單獨成行，空兩格后書(shū)寫(xiě)。也可將祝詞分成兩部分書(shū)寫(xiě)，其法有二：一是將“敬頌”、“敬請”一類(lèi)詞單獨成行，前空四格，而將“春祺”、“大安”一類(lèi)詞另行頂格書(shū)寫(xiě)；二是將“敬請”、“敬頌”一類(lèi)詞置于正文末句之后，不另行書(shū)寫(xiě)，則將“大安”、“春祺”一類(lèi)詞另起一行頂格書(shū)寫(xiě)。
5.落款。落款包括署名和日期兩部分。署名應位于祝詞之后另起一行的右方。若有寫(xiě)信者領(lǐng)導或同事的附問(wèn)或寫(xiě)信者對收信者領(lǐng)導或同事的致意，則應另起一行書(shū)寫(xiě)，或直接寫(xiě)于署名之后。
一般而言，日期應具體到年月日，有時(shí)可只寫(xiě)月日。日期可寫(xiě)于署名之后，只空一格；亦可另起一行，寫(xiě)于署名的正下方。
6.附言。附言是寫(xiě)信者對正文的補充。附言往往以“又”、“另”一類(lèi)詞引出，或不寫(xiě)引出詞，而以“又及”、“再及”一類(lèi)詞結束。
附言應在署名與日期之后另起一行空兩格書(shū)寫(xiě)，且不必分段。附言力求簡(jiǎn)潔，無(wú)需另用信箋。切勿在信箋的上下左右亂寫(xiě)附言，令人眼花繚亂而不知所云。
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