公文，即相對私人文書(shū)而言的公務(wù)文書(shū)的簡(jiǎn)稱(chēng)。各級行政機關(guān)的公文，就是各級公務(wù)員在公務(wù)活動(dòng)中所使用的書(shū)面文字材料。廣義的公文還包括圖表、錄像、錄音、物證等各種適應實(shí)際需求的內容。
公文是傳達、貫徹黨和國家的方針政策，發(fā)布行政法規和規章，施行行政措施，請示和答復問(wèn)題，指示和商議工作，以及報告情況，交流經(jīng)驗的重要工具。公文具有嚴肅的政治性、規范的程式性、絕對的權威性、直接的實(shí)用性和明確的工具性等鮮明的特點(diǎn)。
根據1993年11月21日由國務(wù)院辦公廳重新頒布的《國家行政機關(guān)公文處理辦法》，我國將現行行政公文分為如下12類(lèi)13種，并對每一類(lèi)每一種公文的具體內容、適用范圍、適用對象都作了具體的規定。
命令 適用于依照有關(guān)法規發(fā)布重要行政法規和規章，采取重大強制性行政措施，獎懲有關(guān)人員，撤銷(xiāo)下級機關(guān)不適應的決定等。
議案 適用于各級人民政府按法定程序向同級人民代表大會(huì )或人民代表大會(huì )常務(wù)委員會(huì )提請審議事項。
決定 適用于對重大活動(dòng)或事項作出安排。
指示 適用于對下級機關(guān)布置工作，闡明工作活動(dòng)的指導原則。
公告和通告 向國內外宣告法定事項或其他重要事項用“公告”；在一定范圍內公布應當遵守或者周知的事項則用“通告”。
通知
適用于發(fā)布行政法規和規章，批轉下級機關(guān)的公文，轉發(fā)上級機關(guān)或不相隸屬機關(guān)的公文，傳達要求下級機關(guān)和有關(guān)單位需要周知或共同執行的事項，任免和聘用干部。
通報 適用于表彰先進(jìn)、批評錯誤、傳達重要情況。
報告 適用于向上級機關(guān)匯報工作、反映情況、提出意見(jiàn)或建議，答復上級機關(guān)的詢(xún)問(wèn)。
請示 適用于向上級機關(guān)請求指示、批準。
批復 適用于答復下級機關(guān)的請示事項。
函 適用于互不隸屬的機關(guān)之間商洽工作、詢(xún)問(wèn)和答復問(wèn)題，向有關(guān)主管部門(mén)請求批準等。
會(huì )議紀要 適用于傳達會(huì )議情況和會(huì )議精神。
各級行政機關(guān)的公文在公務(wù)活動(dòng)中發(fā)揮著(zhù)極其重要的作用。
第一，公文具有法規和準繩的作用。有的公文本身就屬于法規文件，有的公文則是法規的具體化。它們對所涉及的對象都具有強制的約束力和規范作用，是個(gè)人和單位行動(dòng)的準繩。
第二，公文具有領(lǐng)導和指導的作用。通過(guò)互行公文，上級機關(guān)可傳達領(lǐng)導意圖，下級機關(guān)則可遵照執行、貫徹領(lǐng)導意圖。
第三，公文具有教育和宣傳的作用。國家行政機關(guān)可通過(guò)公文進(jìn)行自上而下的宣傳，以達到教育、啟示、動(dòng)員、釋疑解惑、說(shuō)明的作用。
第四，公文具有聯(lián)系和知照的作用。通過(guò)互行公文，各級行政機關(guān)可互相交流、溝通信息、了解情況、掌握實(shí)情，從而提高辦事效率和領(lǐng)導水平。
第五，公文具有依據和證明的作用。公文是發(fā)文單位開(kāi)展公務(wù)活動(dòng)的記載，也是收文單位聯(lián)系、開(kāi)展工作的書(shū)面憑據，起著(zhù)公認的“立此存照”的作用。
正是因為公文在國家行政工作中扮演著(zhù)如此重要的角色，使得遵行公文禮儀成為基層公務(wù)員的一項基本職責。
公文禮儀，即基層公務(wù)員在撰制和辦理公文時(shí)應當遵守的規范和慣例。我國公文禮儀的基礎，即國務(wù)院辦公廳重新頒布的《國家行政機關(guān)公文處理辦法》。本節將從公文的撰制、公文的行文、公文的辦理這三個(gè)方面對公文禮儀進(jìn)行具體闡述。
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