一、接待客人要熱情
說(shuō)到熱情，也許有人會(huì )講，這是老生常談，一些秘書(shū)工作的教科書(shū)上早已寫(xiě)明：接待客人要熱情，要做到起立迎接，笑臉相待，問(wèn)聲您好，送上茶水，親切交談，圓滿(mǎn)答復。不錯，這些程序是從工作實(shí)踐中總結出來(lái)的，是完全可行，非常必要的。而且，這些每個(gè)人都會(huì )做，每個(gè)人都做了，但是，這些固定的程序，很容易使我們接待時(shí)不假思索地，機械地為完成這些程序做一系列動(dòng)作。（如大的酒店賓館的禮儀服務(wù)員，那種歡迎光臨，請慢走等禮儀是必要的，也是很機械的）。我認為，作為一名辦公室的工作人員，特別是負責接待的人員除了上述的接待程序，接待禮儀外，還必須用一顆誠摯的心，很熱情，很和諧地接待客人。要把這些從工作實(shí)踐中總結出來(lái)的程序與接待工作人員的素質(zhì)、效率、文明禮儀、服務(wù)技巧結合，很自然地完成。使來(lái)訪(fǎng)者絲毫不感到做作，不感到有接待程序在，使客人感到家庭的溫暖，有種賓至如歸的親切感。（客人風(fēng)塵仆仆可先洗臉）。（第一印象）
二、接待客人要周到
做好接待工作，光有熱情是不夠的，還必須精心安排，為客人提供周到的服務(wù)。所謂精心安排，就是要事先制訂出詳細的接待計劃，而服務(wù)周到則是以滿(mǎn)腔的熱忱，高效的工作將接待計劃付諸實(shí)施。
1、在制訂接待計劃時(shí)，要做到情況清楚。
首先要了解客人來(lái)訪(fǎng)的目的和要求，如學(xué)習、座談的內容，參觀(guān)、拜訪(fǎng)的具體地點(diǎn)和人物。
二是要掌握來(lái)訪(fǎng)客人的基本情況。（如來(lái)訪(fǎng)的人數、職務(wù)、性別、年齡、民族、逗留的時(shí)間以及來(lái)訪(fǎng)的客人與本部門(mén)的人員有無(wú)聯(lián)系。對于這些情況都要做到心中有底，這是制訂好接待計劃的基礎）。
2、在制訂接待計劃時(shí)，要做到精心安排。
一是要安排好迎送人員。要按照對等的原則進(jìn)行，可根據對方主要領(lǐng)導的職務(wù)及來(lái)訪(fǎng)的人數，安排本單位1-2位對等或略高于對方級別的領(lǐng)導同志及具體負責此項接待工作的同志迎送，也可由本地區、本部門(mén)、本單位辦公室負責人作為全權代表參加迎送。
二是要安排好迎送車(chē)輛，要考慮到來(lái)訪(fǎng)客人的職務(wù)，人數及所攜物品的情況，適當安排車(chē)輛，要注意留有余地。
三是要安排好學(xué)習，參觀(guān)的活動(dòng)。這是接待計劃的主要部份。主要包括兩方面內容：一是學(xué)習座談活動(dòng)。二是參觀(guān)、考察活動(dòng)。
關(guān)于學(xué)習座談活動(dòng)的安排，可從以下因素考慮：
a、確定座談會(huì )的次數，主要內容，如需準備材料，要事先通知有關(guān)部門(mén)準備好。b、根據座談會(huì )的主要內容及對方參加的人員，確定本單位參加人員，并事先協(xié)調好。c、安排出每次座談會(huì )的確切時(shí)間，并根據參加的人數，確定每次座談會(huì )的地點(diǎn)。
關(guān)于參觀(guān)、考察活動(dòng)，可從五個(gè)方面考慮：a、確定參觀(guān)、考察點(diǎn)和陪同人員，并要事先予以協(xié)調好。b、參觀(guān)、考察一般安排為：介紹情況、簡(jiǎn)要座談、實(shí)地參觀(guān)、考察。c、參觀(guān)、考察活動(dòng)的安排要緊湊，要有詳細日程，對重要的參觀(guān)考察活動(dòng)或點(diǎn)上的情況不了解時(shí)，均要事先去一次，即常說(shuō)的“踩點(diǎn)”，以便安排的參觀(guān)考察日程準確，可行。
四是要做好食宿安排。食宿安排不僅僅是為客人提供生活條件和服務(wù)保障的活動(dòng)，而且是一種文化交流活動(dòng)，是來(lái)賓了解、認識接待地的文化歷史和地方特色的重要途徑，是接待工作中不可缺少的關(guān)鍵部分。
住宿的安排。接待賓館招待所的選擇，應注意以下幾個(gè)方面：①有利公務(wù)、方便公務(wù)活動(dòng)。包括賓館環(huán)境的選擇。②符合和體現接待標準。③賓館的設施、設備和服務(wù)要安全、衛生、舒適，可信賴(lài)的公務(wù)接待氛圍。④賓館的形象和品牌是當地物資、政治、精神文明協(xié)調發(fā)展的一個(gè)縮影。
餐飲的安排。餐飲安排，尤其是宴席安排，既要嚴格執行公務(wù)接待宴請的標準，又要保證飲食衛生、營(yíng)養，并且有鮮明的地方特色（如游南洞庭時(shí)在撂刀口可安排魚(yú)席系列，野菜綠色飲食系列等）滿(mǎn)足來(lái)賓通過(guò)“吃”了解當地的經(jīng)濟、風(fēng)俗、飲食文化特色，讓客人感到接待的特與新。在餐飲的安排上要立足于本土資源，“土”出精品，出特色。越是民族的，越是世界的。
三、接待客人要嚴謹。
關(guān)于嚴謹，要注意兩個(gè)問(wèn)題：一是政策性。對一些政策性較強或敏感問(wèn)題，不要冒然答復，更不要依據自己的想法，看法信口開(kāi)河，夸夸其談。對這些問(wèn)題，要嚴格按政策辦事，按規定的統一口徑答復。對一些不成熟或有不同看法的經(jīng)驗，試點(diǎn)單位要將情況如實(shí)告訴對方，不要只談一面之詞。二是保密性。要樹(shù)立嚴格的保密觀(guān)念，對一些需要保密的問(wèn)題，要做到守口如瓶，如客人提及這方面的問(wèn)題，要婉言回絕。
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