「如何高效辦公」一直是效率領(lǐng)域討論度最高的話(huà)題之一，也是每個(gè)團隊在工作中都需要面對的實(shí)際問(wèn)題。在我派全員轉移到飛書(shū)平臺并深度使用了一年之后，我們深刻體會(huì )到飛書(shū)在效率上的優(yōu)勢和特色。在這篇文章中，我們?yōu)槟憧偨Y了 11 個(gè)既簡(jiǎn)單易用又靈活高效的「靈感時(shí)刻」。
這些靈感和巧思貫穿了飛書(shū)的產(chǎn)品細節，無(wú)論你所在的組織是只有三五個(gè)成員的小團體，還是擁有數百上千員工的大型團隊，用好這些核心技巧，都能幫你實(shí)實(shí)在在地提升日常工作和團隊協(xié)作效率，讓高效更進(jìn)一步。
作為一款效率協(xié)作工具，飛書(shū)將即時(shí)溝通、日歷、在線(xiàn)文檔、云盤(pán)、工作臺等重要功能整合在一起，且做到了數據的全平臺實(shí)時(shí)同步，充分拓展了應用場(chǎng)景。而這種從功能到平臺上的「全能」，也成了飛書(shū)最具競爭力的核心特性。
每次換手機、換設備，同步微信等 IM 軟件里的消息記錄都是必經(jīng)步驟。雖然每次同步都要折騰半天，花去不少時(shí)間和精力，但考慮到很多跟同事、領(lǐng)導、合作伙伴的消息記錄非常重要、不能刪除，也只好硬著(zhù)頭皮傳下去。
使用飛書(shū)則完全不需要經(jīng)歷這個(gè)痛苦的過(guò)程——飛書(shū)的所有消息記錄都自動(dòng)保存在云端，無(wú)論你是更換設備還是擁有多個(gè)設備，都能在登錄賬號的一瞬間看到過(guò)往的全部訊息。
不僅如此，如果你的工作群需要拉入新伙伴，那新成員入群后也能看到此前的群消息，不需要再將之前的工作安排從頭重新截圖或者轉發(fā)一次，減少消息重疊和冗余。
??靈感坐標：登錄不同設備，消息自動(dòng)同步
如今，還有大量的用戶(hù)習慣通過(guò)傳統模式修改稿件，相互傳輸本地文檔并進(jìn)行批注。這種方式不僅效率很低，而且每次修改都要傳來(lái)傳去，導致文檔版本管理陷入混亂。如果想要多人共同完成文檔創(chuàng )作和批注，在傳統模式下也很困難。
針對這種強協(xié)作的改稿模式，飛書(shū)為在線(xiàn)文檔設計了一套完整的體系：邀請伙伴進(jìn)入文檔后，在線(xiàn)人員會(huì )直觀(guān)地顯示在右上角，所有人的修改、批注、評論等也都會(huì )實(shí)時(shí)顯示。飛書(shū)文檔和IM進(jìn)行了深度打通，創(chuàng )作者和評論者可以在文檔中隨時(shí) @ 參與人，邀請對方加入編輯或評論，甚至直接通過(guò) @ 分配參與者的角色和工作，被 @ 的人會(huì )在IM中實(shí)時(shí)收到文檔消息并及時(shí)互動(dòng)，建立了高效溝通閉環(huán)。靈活掌握飛書(shū)文檔的各項功能，一定能讓你在線(xiàn)協(xié)作時(shí)的幸福感直線(xiàn)上升。
??靈感座標：通過(guò)飛書(shū)「云空間」發(fā)起新文檔，或點(diǎn)擊他人發(fā)來(lái)的鏈接加入文檔協(xié)作，所有協(xié)作功能都可以在文檔內部實(shí)現
在傳統的 IM 工具里，@ 一直是個(gè)標志性符號，你可以用它來(lái)提及某個(gè)人，或者讓自己的發(fā)言指向某個(gè)具體對象。但在飛書(shū)的文檔功能里，@ 符號變成了能夠快速插入各種文檔元素的啟動(dòng)器，讓你可以在輸入文字時(shí)以最少的操作步驟將文件、表格、視頻等元素植入文檔。
得益于打通了文檔和 IM 體系，在飛書(shū)文檔里，輸入 @ 符號就能瞬間調起模塊插入功能，無(wú)論是提及 IM 里的同事、插入群名片甚至提及外部合作伙伴，還是插入云空間的文件、表格、投票、視頻、地圖等網(wǎng)頁(yè)元素，都能立刻完成，不必在工具欄里尋找和點(diǎn)按。
這種模塊調用方式不僅更加直觀(guān)，而且適應之后效率極高，為原本簡(jiǎn)單的 @ 功能賦予了全新的定義和職能。
??靈感坐標：進(jìn)入「云空間」- 輸入「@」 - 選擇需要的內容插入文檔
經(jīng)歷過(guò)企業(yè)外部協(xié)作的朋友們一定都對用微信辦公的蹩腳深有體會(huì )，可偏偏微信又是當前最流行的 IM 軟件，許多外部對接的只能通過(guò)微信完成。我派平時(shí)用微信最多的場(chǎng)景也是和作者們的各種對接、改稿，但微信的文件管理功能孱弱，對方發(fā)來(lái)的文件如果沒(méi)有本地緩存，很容易過(guò)期自動(dòng)清理，非常令人頭疼。
面對這種狀況，飛書(shū)的「一鍵保存」功能可以成為承載這些文檔的「中轉站」。當你收到任何需要備份的文件時(shí)，都可以將其導入飛書(shū)的個(gè)人空間隨時(shí)查看，不用再擔心把文件搞丟。同時(shí)，文件還可以方便地分享給飛書(shū)里的同事開(kāi)啟協(xié)作，讓外部文件無(wú)縫融入工作流。
??靈感坐標：微信（或其它 app）中點(diǎn)擊「用其它應用打開(kāi)」- 選擇「飛書(shū)」- 「發(fā)送給自己」，最后點(diǎn)擊「保存到云空間」即可。經(jīng)過(guò)保存的文檔永不過(guò)期，可以隨時(shí)調用
除了內部協(xié)作，與外部的溝通聯(lián)系也很重要。我派在日常外部溝通中最常用到的功能就是文檔分享，無(wú)論對接作者還是合作伙伴，每天都要通過(guò)大量的外部文檔完成對接。
最近，飛書(shū)的文檔功能進(jìn)行了升級，解除了此前外部分享的限制，所有文檔都可以分享給第三方，用于協(xié)作和消息互通。這個(gè)功能更新充分釋放了飛書(shū)文檔作為互聯(lián)網(wǎng)工具的連接屬性，即使對方不是飛書(shū)用戶(hù)，依然可以接收和查看文檔信息，甚至參與討論和修改，打破了平臺的壁壘。
??靈感坐標：在文檔右上角點(diǎn)擊「分享」，設定權限后將鏈接轉發(fā)給文檔接收人
飛書(shū)在日歷上的最大創(chuàng )新莫過(guò)于訂閱成員日歷功能。當你不確定自己需要溝通的領(lǐng)導、同事行程和檔期時(shí)，只需訂閱他們的日歷，就能對他們何時(shí)有空、檔期如何安排一目了然。屆時(shí)再去尋找雙方都有空的時(shí)間對接工作，自然也就從容許多。
飛書(shū)日歷還考慮到了跨國協(xié)作、異地溝通的需求，允許你自主設定所在時(shí)區和輔助時(shí)區，日歷中涉及多人協(xié)作的任務(wù)也會(huì )自動(dòng)開(kāi)啟時(shí)區提示，安排日程時(shí)省去了轉換時(shí)區的繁瑣過(guò)程。
此外，該功能還可以用于在預約會(huì )議時(shí)查看與會(huì )成員的檔期與會(huì )議是否沖突，便于會(huì )議組織者安排會(huì )議時(shí)間和地點(diǎn)，不用一一詢(xún)問(wèn)對方是否有空，大幅降低了團隊協(xié)同中的溝通成本。
??靈感坐標：在菜單欄的「日歷」中即可統覽團隊成員的檔期安排，點(diǎn)擊具體事件還能查看詳情
在日常工作中，我派成員還需要處理這樣一種情況：不同部門(mén)的成員需要臨時(shí)圍繞某個(gè)議題開(kāi)會(huì )，但每次開(kāi)會(huì )的與會(huì )成員各不相同，次次都拉群太過(guò)繁瑣。
在飛書(shū)中預約會(huì )議則沒(méi)有這個(gè)繁瑣的過(guò)程。當會(huì )議發(fā)起人約定會(huì )議時(shí)間和會(huì )議室后，可以讓系統自動(dòng)生成一個(gè)會(huì )議群，專(zhuān)門(mén)用來(lái)討論和會(huì )議相關(guān)的文檔、議題等。這個(gè)會(huì )議群的右側還會(huì )顯示開(kāi)會(huì )的時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì )人員等資訊，便于不同的成員瀏覽。
如果會(huì )議取消或者管理員刪除了日程，會(huì )議群也會(huì )跟著(zhù)自動(dòng)解散，不占據聊天資源。該功能不僅可以用來(lái)靈活運營(yíng)日常小會(huì )，更可以省去數百人、上千人在線(xiàn)開(kāi)會(huì )時(shí)需要組織者挨個(gè)拉人、交代會(huì )議事項的麻煩。
??靈感坐標：打開(kāi)飛書(shū)「日歷」，建立好會(huì )議日程，選擇「創(chuàng )建會(huì )議群組」即可實(shí)現
開(kāi)會(huì )是團隊溝通協(xié)作最重要的形式，我派除了編輯部每天開(kāi)選題會(huì )和審稿會(huì )，各個(gè)小組也會(huì )不定期圍繞某項工作臨時(shí)開(kāi)會(huì )。不過(guò)，每次開(kāi)會(huì )都要填寫(xiě)一些時(shí)間、地點(diǎn)、主題、參會(huì )人之類(lèi)的基礎信息，不僅寫(xiě)起來(lái)很麻煩，而且這些信息都不是核心內容，時(shí)間的投入產(chǎn)出比很低。
飛書(shū)打通了日程和文檔，巧妙地解決了這個(gè)問(wèn)題。在會(huì )議結束后，你只需要在日程中選擇當前會(huì )議的「生成會(huì )議紀要」功能，系統就會(huì )自動(dòng)抓取會(huì )議的基礎信息，不用再人工填寫(xiě)，讓你可以專(zhuān)注記錄會(huì )議要點(diǎn)，無(wú)需為邊緣雜訊操心。
??靈感坐標：進(jìn)入飛書(shū)「日歷」，在會(huì )議日程中，點(diǎn)擊「創(chuàng )建會(huì )議紀要」即可
種類(lèi)豐富的機器人（bot）是飛書(shū)里常被忽略卻非常實(shí)用的功能點(diǎn)。飛書(shū)的機器人大體分為兩類(lèi)，一類(lèi)是助手型 bot，如 RSS 助手、管理員小助手、審批助手等，此類(lèi) bot 可以幫你管理消息推送、資訊和團隊事務(wù)，便于批量處理、節省時(shí)間；另一類(lèi)是外接功能型 bot，如 GitHub 助手、Jira 大師、Trello 助手、Salesforce 等，它們可以將你常用的外部工具通過(guò)接口接入飛書(shū)，便于處理更精細和專(zhuān)業(yè)的工作項目。
RSS bot 是我派成員使用最高頻的 bot 之一，大家平時(shí)會(huì )通過(guò)它管理自己?？吹男侣勗?/p>
當不同的事務(wù)出現不同狀態(tài)時(shí)，bot 會(huì )自動(dòng)抓取并提醒你留意和處理。其它時(shí)間里，你則不需要專(zhuān)門(mén)查看或者刷新這些內容，減少注意力分散，專(zhuān)注于手頭工作。
??靈感坐標：左側菜單欄找到「工作臺」，查看和激活對應 bot。Bot 激活后會(huì )自動(dòng)工作
在傳統 IM 工具里，「某位同事發(fā)布了一條通知，一大堆人在下面排隊回復『收到』」的情景屢見(jiàn)不鮮，這種消息組織方式不僅非常低效，而且無(wú)用的刷屏回復往往還會(huì )把真正有用的訊息淹沒(méi)在消息序列中，影響了信息傳遞的質(zhì)量。
針對這種場(chǎng)景，飛書(shū)專(zhuān)門(mén)設計了「表情回復」功能，對于那些只需要回個(gè)「收到」、「OK」、「好的」之類(lèi)的訊息，只需用表情在原消息上回復即可，不僅直觀(guān)明了，而且不會(huì )產(chǎn)生刷屏。
目前，飛書(shū)已經(jīng)內置了超過(guò) 100 種不同表情，可以用來(lái)表達各種情緒，增加聊天的趣味。此外，表情回復還能用在文檔評論中，讓改稿的過(guò)程更加順暢自然。
??靈感坐標：在飛書(shū)聊天框內，選中需要回復的消息- 選擇「表情」進(jìn)行回復
除了排隊刷屏，傳統 IM 在群聊時(shí)最大的問(wèn)題就是無(wú)法精準回復，當群里不同成員在講不同主題的內容時(shí)，直接回復常常容易聊串，導致群討論越聊越亂，溝通效率也跟著(zhù)降到最低谷。
在飛書(shū)中，「消息串」可以很好地解決這個(gè)問(wèn)題。當你需要回復某個(gè)群成員的發(fā)言時(shí)，只需要直接在其發(fā)言上使用回復功能，你們雙方的討論就會(huì )自然形成一個(gè)「消息串」，聚焦要點(diǎn)、避免跑題。點(diǎn)擊消息，右側還能自動(dòng)顯示整個(gè)消息串中的內容，方便你們回溯上下文，讓每次討論都能形成可供執行的文檔或任務(wù)。
除了回復文字，你還可以直接回復圖片，無(wú)論是嚴肅地討論產(chǎn)品設計，還是閑聊時(shí)表情包斗圖，這個(gè)功能都很好用，也非常值得其它 IM 工具借鑒。
??靈感坐標：在聊天框中，在需要回復的消息右側點(diǎn)擊「…」，直接進(jìn)行回復
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