作者：莆田廚師來(lái)源：莆田市烹飪協(xié)會(huì )時(shí)間：2009-03-24
常組織：分開(kāi)處理、找出原因（一常）
常組織的涵義是：判斷出完成工作所必需的物品并把它與非必需的物品分開(kāi)；將必需品的數量降低到最低程度并把它放在一個(gè)方便的地方。（在以往貨物供應不夠充分的年代，即使是最小的東西，人們也會(huì )將它保留。因為人們覺(jué)得扔掉它是一種浪費。然而今天貨物的供應充足、服務(wù)及信息多種多樣，挑揀分類(lèi)幾乎變成了一種藝術(shù)。）
1、分層管理
常組織的藝術(shù)就是分層管理。分層管理包括先判斷物品的重要性，再減少不必要的積壓物品。同時(shí)，分層管理還可以確保必要的東西就在手頭從而獲得最高的工作效率。
2、“需要”（NEED）與“想要”（WANT）的區別
許多人混淆了客觀(guān)上的“需要”與主觀(guān)上的“想要”的概念。我們當中的許多人都可能遇到過(guò)這樣的事。例：
你在過(guò)去幾年中收集了約30本雜志并放在柜子里，還宣稱(chēng)要把這些雜志全部保存起來(lái)以做日后參考。如果別人問(wèn)你：“這30本雜志哪些是你客觀(guān)需要的？”你可能會(huì )搖搖頭說(shuō)：“我不知道。”但如果問(wèn)題換成下面一種提法：“在過(guò)去一年里，這30本雜志哪些你從未碰過(guò)？”如果你的答案是25本，我認為這很正常。這說(shuō)明：是客觀(guān)上必需的物品就應弄清需要的數量，而把其余的物品扔掉。這是管理者作出決定很關(guān)鍵的一步。
以下是一個(gè)根據廚房物品的使用頻率來(lái)劃分的貯藏方法參考例子。
迫切性 使用頻率 貯存法
低 一年少過(guò)一次
一年一次左右
每二到六個(gè)月一次 －丟掉
－貯藏在遠處
中 一個(gè)月一次
一個(gè)星期一次 －置放在廚房?jì)鹊囊粋€(gè)固定地點(diǎn)
高 一天一次
一個(gè)鐘頭一次 －帶在身邊或放在最方便的地方
3、單一便是最好（ONE IS BEST）
有關(guān)利用該原則的例子包括：一套齊全的文具、只須填寫(xiě)一頁(yè)的表格、一天內處理所有文件、一站式服務(wù)和一個(gè)檔案存放處等。特別值得一提的是一天內處理所有文件。中國有一句古話(huà)：“今日事今日畢”。
常組織 ：組織零件和文件的存放
使用一套工具
儲存一份副本
備忘錄不應超過(guò)一頁(yè)
只開(kāi)一小時(shí)的會(huì )議
一分鐘電話(huà)
當天內處理完畢應做的工作
常整頓：定量定置（二常）
常整頓是研究提高效率方面的學(xué)科。旨在研究你多快就可以取得需要的東西，以及要多久才可以把它儲放好。任意決定東西的存放處并不會(huì )使你的工作速度加快。達到常整頓有四個(gè)步驟。
簡(jiǎn)單地說(shuō)，餐飲廚房“整理”基本上是將工具、設備和原料的位置確定下來(lái)，以便在需要用時(shí)能夠盡快找到。以下是一個(gè)有用的方法：
①進(jìn)行現場(chǎng)分析
用圖表，詳細列出有關(guān)的活動(dòng)和所面對的問(wèn)題：
活動(dòng) 發(fā)現的問(wèn)題
1. 肯定物品名 1. 貯存地點(diǎn)不明確
2. 前往貯存處 2. 距離太遠
3. 尋找物品 3. 要來(lái)回走動(dòng)
4. 取出物品 4. 重復性高
5. 放回物品 5. 經(jīng)常忘記
②決定貯存位置
a. 將用不著(zhù)的東西移開(kāi)
b. 決定分類(lèi)法
c. 名稱(chēng)規范化
在不造成生產(chǎn)延誤的前題下，盡量減少存貨。
③決定貯存方法
在決定貯存方法之前，要注意以下幾點(diǎn)：
a. 選擇合適的功能貯存法
b. 清楚展示對象/貯存處名稱(chēng)
c. 簡(jiǎn)化取出/貯存的過(guò)程
以工具功能或工作過(guò)程為依據，名稱(chēng)和地點(diǎn)都一定要明確，才能確保每個(gè)人都知道甚么東西放在那里，方便索取。
④?chē)栏駥匾巹t
設計管制貯存方法，要注意以下幾點(diǎn)：
a. 日常存貨管制
b. 避免缺貨方法
——決定最低庫存水平
——標明有些用品正在訂購過(guò)程之中
c. 不斷改進(jìn)
d. 訓練
e. 評估
要達到這些目標，應該堅持以下原則。
1、如果有人正在使用某東西———標明是誰(shuí)正在使用及何時(shí)可以歸還
2、遺失：決定有多少遺失
3、善于利用通告、海報和標示進(jìn)行內部溝通。因為這些東西給人以有秩序的印象，值得特別重視。
常清潔:清潔檢查（三常）
“每人都應該清潔地方”，常清潔應該由整個(gè)組織所有成員，上至領(lǐng)導下至員工，一起來(lái)完成。澳門(mén)新時(shí)代美食中心的員工時(shí)刻遵守自己的諾言:
“我不會(huì )使東西變臟”
“我不會(huì )隨地倒水”
“我不會(huì )隨處扔掉東西”
“我會(huì )馬上清理”
“我會(huì )把掉下來(lái)的標示再貼上”等生活格言。而在辦公室，最好是劃出每人應負責清潔區域，規定清潔時(shí)段。這樣做，分配區域時(shí)必須絕對清楚，不能留下沒(méi)有人負責的區域。如果每個(gè)人都不把這樣的警告記在心里，肩負起各自的責任時(shí)，你就不能獲得任何好結果。
3S要通過(guò)不斷細心檢查與照顧，使酒店的所有對象保持在最佳狀態(tài)。這里強調的是：任何污垢或廢物都可能減低效率，帶來(lái)廢品或甚至引起意外，細心的檢查、例常的清理以及恰當的預防措施，都是使工作場(chǎng)地保持最佳狀態(tài)的重要條件。
反之:不要只做表面工夫，大家看不見(jiàn)就算。
3S的精義是：清潔的目的是不檢查。
清理工作可以分為三個(gè)不同的階段。
一般情況 大清理，找出污物源頭
個(gè)別情況 清理廠(chǎng)房和所有器材
詳細情況 通過(guò)清理與檢查、預防機器、夾具和工具出毛病
表3
常清潔:清潔那些少注意 到的隱蔽地方
常清潔:經(jīng)常明亮的清掃運動(dòng)
清理工作場(chǎng)所，可分為四個(gè)步驟：
①劃定范圍、分配工作（可用圖表確定每個(gè)人應扮演的角色和責任范圍。）
②根據地方，根據器材清理有系統地清理個(gè)別場(chǎng)地和器材，及時(shí)發(fā)現潛在問(wèn)題，避免情況惡化。
③執行改善措施（不斷尋找途徑，加快清理過(guò)程，重點(diǎn)處理難以清理的地方。）
④建立整潔規則 （群體協(xié)作，能例常進(jìn)行或每天進(jìn)行。）
常規范：立法守法（四常）
常規范就是連續地、反復不斷地堅持常組織、常整頓和常清潔活動(dòng)。確切而言，常規范活動(dòng)還包括利用創(chuàng )意和“全面視覺(jué)管理法”從而獲得和堅持規范化的條件以提高辦事效率。
規范化，包括立法和守法兩方面。無(wú)規矩，不能成方圓，行之有效的方法，一定要有明文規定，訂定守則，告示全員，使大家知所依從，才能持之以恒。1S、2S、3S是短期行為，可以一鼓作氣，做出成績(jì)，但這些只是5S的起步。許多企業(yè)在學(xué)習5S后，進(jìn)行清除、整理、清理后，就沒(méi)有下文了。主要原因是沒(méi)有發(fā)展一套明確的系統，以維持及長(cháng)期實(shí)行前面三個(gè)階段的成果。例如制定視度管理規則，顯示機器故障，使機器或任何器材出現故障時(shí)，除了操作員，廠(chǎng)內的其它人也能夠覺(jué)察出來(lái)。為了讓每一個(gè)人知道在緊急時(shí)刻如何采取行動(dòng)，應該準備一本詳細的規格書(shū)或使用手冊。
其方法是：
1、視覺(jué)管理
視覺(jué)管理作為一種有效的持續改進(jìn)手段而格外注目。視覺(jué)管理已經(jīng)廣泛應用在品質(zhì)、安全以及對顧客的服務(wù)上。色彩管理近來(lái)也引起了人們極大的關(guān)注。色彩管理不僅創(chuàng )造出一些顏色代號，而且是為了創(chuàng )造出一個(gè)統一規范、輕松、愉快的工作環(huán)境。
2、透明度
常規范活動(dòng)還應考慮的就是透明度。密封的空間永遠都不會(huì )引起人們的注意，所以往往是雜亂無(wú)章的。最好的辦法就是盡量使用透明度的蓋子。保留一個(gè)檢查窗口。這樣做的目的就是使所有人都知道內存是什么東西以及它們的外觀(guān)狀態(tài)是好是壞。
3、視覺(jué)監察法
為了讓人看得見(jiàn)風(fēng)機吹風(fēng)的方向，許多地方都會(huì )在風(fēng)扇上系上小小的絲帶。有時(shí)，這種方法被稱(chēng)作“視覺(jué)監察法”。
4、故障地圖
當出現了問(wèn)題時(shí)，你可以把這些問(wèn)題在地圖上表示出來(lái)。例如用大頭針來(lái)表明問(wèn)題、緊急出口、救火設備和其它的重要地點(diǎn)。地圖應掛在人人可以看見(jiàn)的地方。故障地圖也可以用來(lái)顯示不會(huì )出故障的地點(diǎn)和過(guò)程。
5、量化
不斷地進(jìn)行測量，量化其結果并對其結果進(jìn)行統計分析，你就會(huì )發(fā)現工作當中的缺陷并方便你防范于未然，這對員工薪酬的計算也大有裨益。
常規范:電線(xiàn)和電話(huà)的管理 常規范:顏色視覺(jué)管理，文件案上加斜線(xiàn)
常自律： 保持維護（五常）
此處強調的是創(chuàng )造一個(gè)具有良好習慣的工作場(chǎng)所。教導每個(gè)人應該做事的方式并讓他們付諸實(shí)踐。此過(guò)程有助人們養成制定和遵守規章制度的習慣。
麥克格里哥于1960年發(fā)現人們對待工作的態(tài)度有兩種。根據他的X理論，他認為如果某人討厭自己的工作，他就會(huì )盡一切可能來(lái)逃避工作。相反，根據他的Y理論，他認為如果某人喜歡自己的工作，那么他就會(huì )努力工作以獲得成功。人類(lèi)的工作動(dòng)機就是如此。
Ouchi于1981年指出許多成功的日本公司和美國公司，他們的雇員實(shí)際上把自己就職的公司當成了家庭的一部分。
紀律很重要，不服從紀律的，要進(jìn)行處罰，這在絕大部份員工也能接受，但最有效的紀律莫過(guò)于自律。自律性高，必須先提高員工素質(zhì)，即個(gè)人品質(zhì)，才能人人自覺(jué)，保持維護既定的條規和程序。
5S的最大要點(diǎn)是：
發(fā)展全面制度管理，讓員工參與規格化文件和檢查表的制定工作。
有一家公司，采用了“我的任務(wù)”卡片制度。
另一家公司，還發(fā)展了一套“明星制度”，以突出個(gè)人目標，使它成為改進(jìn)工作的推動(dòng)力。達到或超越自己所定目標的小組正式被譽(yù)為“明星小組”
不斷培訓是保持高效率工作隊伍的重要環(huán)節。它不僅提高技術(shù)，還加強員工的自信和自豪感。一家日本公司在廠(chǎng)內設立學(xué)習場(chǎng)所，鼓勵員工在廠(chǎng)房?jì)冉邮苡柧?。這場(chǎng)所被稱(chēng)為“寺小屋”。
“寺小屋”的基本概念是建立一套靈活學(xué)習方法，提供公司內部教材/個(gè)別傳授/交錯授課。許多企業(yè)在改進(jìn)計劃實(shí)行不久，就無(wú)以為繼，不能堅持，第5個(gè)S就是為了培養好習慣和創(chuàng )造有利環(huán)境而設計。
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