合規是企業(yè)可持續發(fā)展的基石,合規管理是企業(yè)穩健經(jīng)營(yíng)運行的內在要求,是規范企業(yè)和員工行為的有效手段,是防范合規風(fēng)險的重要措施。合規管理現在被認為是與公司治理、業(yè)務(wù)管理、財務(wù)管理具有同等的重要地位,是企業(yè)法律風(fēng)險管理擴展和延伸。在現階段社會(huì )經(jīng)濟高速發(fā)展時(shí)期,企業(yè)開(kāi)展合規管理,規范經(jīng)營(yíng)管理,強化企業(yè)規章制度執行力,提高員工綜合素質(zhì),提升管理水平,提高企業(yè)競爭力,有效防范合規風(fēng)險,保障企業(yè)健康、穩健、持續發(fā)展,是企業(yè)應為之舉。自合規管理理念進(jìn)入中國起,對公司治理影響巨大;國資委2018年印發(fā)《中央企業(yè)合規管理指引(試行)》,促進(jìn)了央企和國有企業(yè)合規管理進(jìn)程;同時(shí),合規管理對民營(yíng)企業(yè)也有著(zhù)重大的影響,無(wú)論是大型企業(yè),或是中小型企業(yè),合規管理對企業(yè)的生存和發(fā)展,均有著(zhù)極其重要的現實(shí)意義。
合規,是指企業(yè)及其員工的經(jīng)營(yíng)管理行為符合法律法規、監管規定、行業(yè)準則,企業(yè)章程、規章制度,國際條約、規則,以及社會(huì )秩序倫理道德等規則的要求。
合規管理,是指以有效防控合規風(fēng)險為目的,以企業(yè)和員工經(jīng)營(yíng)管理行為為對象,開(kāi)展包括制度制定、風(fēng)險識別、合規審查、風(fēng)險應對、責任追究、考核評價(jià)、合規培訓等有組織、有計劃的管理活動(dòng)。
管理體系,組織(2.1)建立方針(2.8)和目標(2.9)以及實(shí)現這些目標(2.9)的過(guò)程(2.10)的相互關(guān)聯(lián)或相互作用的一組要素。《合規管理體系 指南》
合規管理體系,本質(zhì)上是管理體系的一種,但核心是合規。合規管理體系是基于企業(yè)發(fā)展方針和計劃,確定的合規管理目標,對企業(yè)的(戰略)計劃、預算編制、具體業(yè)務(wù),執行和業(yè)績(jì)評價(jià)等行為的綜合有規律的重復的活動(dòng)。
合規管理體系有三條線(xiàn):一是意識理論;二是規章制度和流程管理制定與執行;三是組織機構建設和運行。
需要注意的是,合規管理體系要與企業(yè)其他管理體系相融,能并行不悖,互不阻礙。
建筑施工企業(yè)中,企業(yè)的領(lǐng)導層和管理層一般是固定的,常設的。施工項目經(jīng)理部則是臨時(shí)成立,且經(jīng)常性變動(dòng),為非常設性的。施工隊伍包括特殊崗位的一些人員基本上為臨時(shí)招募的。組織結構具有多變性、流動(dòng)性和布局分散性特點(diǎn)。
建筑施工經(jīng)營(yíng)模式具有一定的特殊性。公司治理日常工作較小,主要生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)在項目建設上。而工程項目一般是通過(guò)招標或議標取得,生產(chǎn)活動(dòng)中,還有專(zhuān)業(yè)分包、勞務(wù)分包;甲供材料或自行采購;施工中要分期、分部位來(lái)確認完成情況,分期支付工程款,竣工驗收,交付使用,保修。尚要受業(yè)主和監理方持續監控,如為政府投資項目還要進(jìn)行審計。項目建設的周期長(cháng),投資金額大,是個(gè)長(cháng)期復雜的過(guò)程。同時(shí),該經(jīng)營(yíng)模式也確定了建筑企業(yè)雖為生產(chǎn)企業(yè),卻沒(méi)有銷(xiāo)售業(yè)務(wù)環(huán)節。
生產(chǎn)活動(dòng)安全生產(chǎn)要求高、存在風(fēng)險較多且特殊,管理難度大。
產(chǎn)品質(zhì)量要求高,質(zhì)量管理規范細致。企業(yè)建造的產(chǎn)品主要包括房屋、建筑物、橋梁、道路、碼頭和設備的安裝等,有些涉及國家基礎建設項目和國計民生工程。國家對質(zhì)量干預大,涉及產(chǎn)品各項均有國家標準和行業(yè)標準規范。
會(huì )計核算有一定特殊性,企業(yè)工程建設項目進(jìn)行獨立核算,稅務(wù)管理粗放。
行政監管力度大,國家在建筑企業(yè)設立經(jīng)營(yíng),業(yè)務(wù)承接,合同履行、安全生產(chǎn)、質(zhì)量、綠色建設與環(huán)保等,均給予很大的關(guān)注和監督。
建筑施工企業(yè)的上述特點(diǎn),對合規管理內控體系的建設有著(zhù)重要影響,這就要求合規管理體系建設應切合企業(yè)實(shí)際,使體系建設適應企業(yè)特點(diǎn),并能有效順暢運行,達到風(fēng)險防控最終目的。
合規管理體系是企業(yè)管理體系中極其重要的一個(gè)體系,包括合規管理文化體系、人才體系、組織架構體系、運行體系。合規管理體系是內控體系運營(yíng)系統化、循環(huán)性的工程建設,主要分以下幾方面工作:
第一,增強合規管理意識,建立培育企業(yè)合規文化,培訓合規管理人才;
第二,確定合規準則、方針和管理目標;
第三,明確合規義務(wù),進(jìn)行合規風(fēng)險識別、分析、評估,建立風(fēng)險數據庫;策劃合規風(fēng)險應對計劃與措施;
第四,完善企業(yè)規章制度,重點(diǎn)業(yè)務(wù)流程;
第五,建立和完善合規管理體系運行機制;
第六,強化各階層管理者的職責和權限,明確管理責任;
第七,內部監督,建立績(jì)效考評和合規報告制度;
第八,持續改進(jìn)和運行機制維護。
“沒(méi)有規矩,不成方圓”,法、規即是規矩,做人要有倫理道德,做事應該遵守法律,就業(yè)應該遵守企業(yè)規章制度,這是人人懂得的道理,但在利益誘惑或其他外在因素的干預下,人們選擇性的忘掉了規矩,這也是常見(jiàn)的現象。
國家一直在做法制宣傳,各類(lèi)新聞媒體一直在深化倫理道德宣傳,企業(yè)也一直強化規章制度的落實(shí)。但始終不能盡如人意,原因何在,是企業(yè)管理者自身沒(méi)有真正重視起來(lái);沒(méi)有把合規理念貫穿于企業(yè)價(jià)值觀(guān)、員工道德規范和信念中,作為企業(yè)文化培育起來(lái),使合規意識深深印在企業(yè)管理者和員工心中,刻在骨子里。想做好合規管理,增強合規管理意識,培育企業(yè)合規文化是基礎。
如何做好這些,方法就是“灌輸、影響、約束、懲戒”。
灌輸:與企業(yè)高層管理者座談,說(shuō)明合規管理的意義、作用和重要性,著(zhù)重渲染合規管理的降損、止損和防損功能,提高運營(yíng)管理效率,產(chǎn)生經(jīng)濟成本效益的作用。切忌故作高深,要將晦澀難懂的理論變成淺顯易懂的白話(huà),使其聽(tīng)的進(jìn)去,理解到位,知曉好處。才能起到灌輸作用,引起共鳴;只此,才能獲得高層管理者的支持;才能使合規管理順利進(jìn)行。
對中基層管理者和員工,要加強培訓。這種培訓不能是普法講座,法律對企業(yè)的合規要求,對員工來(lái)說(shuō),感覺(jué)離他們很遠。而企業(yè)規章制度和流程管理才與他們的利益息息相關(guān)。把法律規范和社會(huì )倫理道德對企業(yè)的合規要求,對員工的要求,化為企業(yè)文件,規章制度,才能使員工銘記在心。
影響:創(chuàng )建合規管理的大環(huán)境,從上至下樹(shù)起合規管理氛圍,使之潛移默化地影響企業(yè)各階層各成員。
約束:把合規融入企業(yè)文化,把法律規范和社會(huì )倫理道德對企業(yè)的合規要求,融入到企業(yè)的規章制度,明確職權、加強責任,形成對企業(yè)管理者、員工的約束機制。
懲戒:遵紀守法者獎,違法亂紀懲,獎優(yōu)罰劣,“大棒加甜棗”常用的管理手段,在此也適用。
雖然從外部法律顧問(wèn)和律師事務(wù)所可以獲得項目化的合規管理服務(wù),但是企業(yè)仍須有熟悉企業(yè)業(yè)務(wù)、能處理日常合規問(wèn)題的合規人才。通過(guò)崗前培訓、年度培訓開(kāi)展專(zhuān)門(mén)的合規知識培訓和技能培訓,建立熟悉企業(yè)自身情況又具有復合素質(zhì)的合規人才隊伍。
合規管理培訓的目標是確保所有管理層、員工有應對合規管理要求和履行角色職責的能力。
教育和培訓應做到以下幾點(diǎn)并適時(shí)做再培訓:
a)針對與管理層、員工角色和職責相關(guān)的義務(wù)和客觀(guān)風(fēng)險量身定制;
b)適宜時(shí),以對員工知識和能力缺口的評估為基礎;
c)在企業(yè)成立時(shí)就提供并持續提供;
d)與企業(yè)的培訓計劃一致.并納入年度培訓計劃;
e)實(shí)用并易于員工理解;
I)與員工的日常工作相關(guān),并以相關(guān)行業(yè)、組織或部門(mén)的情況作為案例;
g)足夠靈活,涉及各種技能,以滿(mǎn)足企業(yè)和員工的不同需求;
h)評估培訓工作的有效性;
i)按需求對培訓內容進(jìn)行更新;
j)記錄并保存培訓情況。
合規方針:指根據企業(yè)最高管理者確定發(fā)布的企業(yè)經(jīng)營(yíng)方針,并據此而確定的合規管理宗旨和方向。
合規準則:是源于法律、標準、政策和其他要求,及基于企業(yè)的戰略目標、具體的經(jīng)營(yíng)目標、管理目標,考慮外部環(huán)境、內部環(huán)境的影響而制定企業(yè)內部規范。
合規管理目標:是基于合規而設定的管理預期目的或標準。包括綜合目標和具體活動(dòng)目標。
每個(gè)企業(yè)都有自己的戰略目標,短期目標、行動(dòng)方針和活動(dòng)準則。合規方針、合規準則就是根據企業(yè)總的目標來(lái)確定,合規管理目標則是根據企業(yè)每個(gè)具體活動(dòng)確定不同的管理目標和具體準則。
建筑企業(yè)的合規方針不外乎“質(zhì)量、安全、綠色、經(jīng)濟、效益”。
質(zhì)量,工程質(zhì)量是指在國家現行的有關(guān)法律、法規、技術(shù)標準、設計文件和合同中,對工程的安全、適用、經(jīng)濟、環(huán)保、美觀(guān)等特性的綜合要求。“百年大計,質(zhì)量第一”,國家對工程質(zhì)量管理一直為行政監管重點(diǎn)。
安全,包括安全生產(chǎn)和職業(yè)健康安全,同樣為行政監管重點(diǎn)。
綠色:綠色工程是指充分應用現代科學(xué)技術(shù),在工程建設中加強環(huán)境保護,發(fā)展清潔施工生產(chǎn),不斷改善和優(yōu)化生態(tài)環(huán)境,使人與自然和諧發(fā)展;使人口、資源和環(huán)境相互協(xié)調、相互促進(jìn),建造質(zhì)量?jì)?yōu)良,經(jīng)濟效益長(cháng)久,具有較高的社會(huì )效益,有利于維護良好的生態(tài)環(huán)境和無(wú)污染的建設工程。是國家提倡的工程管理目標,是環(huán)保行政監管的重點(diǎn)。
經(jīng)濟,指成本經(jīng)濟。成本是以貨幣形態(tài)反映的企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過(guò)程中生產(chǎn)要素的消耗。企業(yè)通過(guò)采取措施降低成本而提高的經(jīng)濟效益,即獲得成本經(jīng)濟效益。這是由成本與產(chǎn)出之間的相互關(guān)系所決定的。成本經(jīng)濟效益是企業(yè)的生命線(xiàn),是企業(yè)經(jīng)濟效益的主要來(lái)源,在宏觀(guān)內部調控機制完備、價(jià)格體系合理的條件下,通過(guò)降低成本提高成本經(jīng)濟效益是企業(yè)的根本出路。
效益,企業(yè)經(jīng)濟效益是指企業(yè)的生產(chǎn)總值同生產(chǎn)成本之間的比例關(guān)系。企業(yè)是逐利的,利潤是其最終追求。
合規準則,具體管理目標就是要圍繞上述幾點(diǎn)展開(kāi)。
明確合規義務(wù),首先要從法律、行政法規(含行政規章、規范性文件)、行業(yè)規范(文件、國家標準、行業(yè)標準)、地方法規和規范性文件,以及社會(huì )倫理道德規范中進(jìn)行梳理;其次,要從企業(yè)管理制度中梳理,再則,要從契約合同中梳理;確定合規義務(wù)清單。
風(fēng)險識別要從法律規范、社會(huì )倫理道德中識別;從歷史案例中識別;從內部制度中識別,包括從“權、責”、流程、業(yè)務(wù)類(lèi)型和業(yè)務(wù)單元中識別。對風(fēng)險識別、分析、評估,這些我們已經(jīng)講過(guò),不再贅述。
根據風(fēng)險識別、分析、評估結果,梳理出的合規風(fēng)險,建立合規風(fēng)險數據庫。并針對合規風(fēng)險性質(zhì)、等級和企業(yè)風(fēng)險承受能力、風(fēng)險偏好,策劃和制定風(fēng)險應對計劃與處置措施,為合規管理工作奠定基礎。
根據法律政策的變化,企業(yè)業(yè)務(wù)活動(dòng)的具體情況,要適時(shí)更新合規義務(wù)清單和風(fēng)險數據庫信息。
根據確定的合規義務(wù)清單,梳理出的合規風(fēng)險,完善企業(yè)規章制度、業(yè)務(wù)流程,將合規要求融入,將常見(jiàn)的、固有的合規風(fēng)險應對措施融入到規章制度中,提前避免和化解合規風(fēng)險。
基于建筑施工企業(yè)的經(jīng)營(yíng)特點(diǎn),建筑企業(yè)合規管理在公司治理上、中層管理上與其他公司基本相同。在生產(chǎn)環(huán)節,其運行方式獨特,項目部獨立核算,猶如一個(gè)獨立的單位,且生產(chǎn)環(huán)節合規管理功能占比較重,所以合規管理的重心應放在項目部及以下各關(guān)鍵專(zhuān)業(yè)崗位,兼顧與生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)相關(guān)的各部門(mén)協(xié)作,以及與分包企業(yè)、第三方企業(yè)之間的合作。企業(yè)內部以規章制度、業(yè)務(wù)流程作出規制,與外部企業(yè)之間,以合同、契約、責任承諾等作出規制。
建立和完善運行機制要與公司原有管理體系銜接,并根據實(shí)際情況進(jìn)行修正?;趯?zhuān)業(yè)性、獨立性、適當性的原則要求,應建立健全完善的合規管理組織架構體系。并充分考慮主營(yíng)業(yè)務(wù)的特點(diǎn)以及企業(yè)組織架構的特性來(lái)設計合規管理運行體系,包括合規信息采集系統、合規風(fēng)險預警機制、合規管理溝通機制等。
根據國資委《中央企業(yè)合規管理指引(試行)》(“國資委合規指引”)、發(fā)改委《企業(yè)境外經(jīng)營(yíng)合規管理指引》(“發(fā)改委合規指引”)、國家質(zhì)檢總局和標準委聯(lián)合發(fā)布的《合規管理體系指南(GB/T 35770-2017)》(“體系指南”)的管控指引,可把建筑企業(yè)合規管理組織架構分為“三層五級”。
三層為:決策層、管理層、執行層。
決策層為董事會(huì )、監事會(huì ),以及在董事會(huì )下設立合規委員會(huì )。決策層作為合規管理體系的最高負責機構,以保證企業(yè)合規經(jīng)營(yíng)為目的,通過(guò)頂層設計解決合規管理工作中的權力配置問(wèn)題,并進(jìn)行重大事項決策。
管理層為公司總經(jīng)理、合規負責人、外部法律顧問(wèn)。合規負責人為首席合規官,或由總法律顧問(wèn)兼任。管理層分配充足資源,建立、制定、實(shí)施、評價(jià)、維護和改進(jìn)合規管理體系。
執行層為合規管理部門(mén)和各業(yè)務(wù)部門(mén)。各部門(mén)負責歸口管理領(lǐng)域的合規要求,執行合規管理制度和程序,落實(shí)相關(guān)工作要求,收集合規風(fēng)險信息,提出合規管理措施改進(jìn)建議。
五級為:治理機構和最高管理者、合規團隊、管理層、項目部、員工。
董事會(huì )、監事會(huì )以及各專(zhuān)業(yè)委員會(huì )是公司的治理機構,董事長(cháng)或執行董事是最高管理者,此為一級。合規管理團隊是自上而下的合規管理人員,在合規管理負責人的領(lǐng)導下,與各部門(mén)溝通,協(xié)同作好合規管理工作,此為二級。各部門(mén)中層管理者在職責范圍內,并與其他部門(mén)相互協(xié)作,做好合規管理工作,此為三級。項目部作為生產(chǎn)環(huán)節的重要的、獨立的單位,在最高管理者的領(lǐng)導下,與中層管理部門(mén)協(xié)調、溝通、配合,全面做好項目建設的合規管理工作,此為四級。員工為業(yè)務(wù)工作的基本單元,做好本工作崗位的合規事項,遵守業(yè)務(wù)管理制度和流程,及時(shí)報告合規事項,此為五級。
〈二〉內控體系運行機制
運行機制,是在有規律的活動(dòng)中,影響活動(dòng)的各因素的結構、功能及其相互間的關(guān)系,以及這些因素產(chǎn)生影響、發(fā)揮功能的作用過(guò)程和作用原理,及其運行方式。是引導和制約決策并與人、財、物相關(guān)的各項活動(dòng)的基本準則及相應制度,是決定行為的內外因素及相互關(guān)系的總稱(chēng)。
合規管理內控體系的運行機制,囊括整個(gè)管理體系的搭建過(guò)程中,包括以下幾個(gè)方面:
在第一方面工作內容中已論述。
做好合規管理,合規信息采集是基礎工作,應實(shí)時(shí)跟蹤內外部法律環(huán)境的變化,對涉及企業(yè)的合規信息要及時(shí)采集,分析整理、歸類(lèi)儲存。
信息采集方法包括:
——出現或確認不合規時(shí)的特別報告;
—-通過(guò)熱線(xiàn)電話(huà)、投訴和其他反饋(包括舉報)所收集的信息;
—-非正式討論、研討會(huì )和分組座談會(huì );
——抽樣和誠信試驗;
——感知調査的結果;
——直接觀(guān)察、正式訪(fǎng)談、工廠(chǎng)巡視和檢査;
——審核和評審;
—-利益相關(guān)方質(zhì)詢(xún)、培訓需要和培訓過(guò)程中的反饋(尤其是員工的反饋)。
建立信息的分類(lèi)、存儲和檢索系統。
信息管理系統宜同時(shí)收集問(wèn)題和投訴,并對合規相關(guān)的信息進(jìn)行分類(lèi)和分析,采集了信息,需要對它進(jìn)行分類(lèi)、分析和精確評估以識別根本原因和需采取的適當措施。分析宜考慮系統性和反復發(fā)生的問(wèn)題,并進(jìn)行改正或改進(jìn),因為這些可能紿組織帶來(lái)亟大并更加難以識別的合規風(fēng)險。
示例:信息分類(lèi)類(lèi)目包括:
——來(lái)源;
——部門(mén);
——不合規描述;
——義務(wù)類(lèi)別;
——指標;
——嚴重性;
——實(shí)際或潛在影響。
由合規管理部門(mén)對公司治理和經(jīng)營(yíng)情況,進(jìn)行有針對性的監督防控,各部門(mén)或關(guān)鍵崗位員工對工作中發(fā)現合規風(fēng)險要及時(shí)報告、請示,合規管理部門(mén)進(jìn)行風(fēng)險識別,及時(shí)向業(yè)務(wù)部門(mén)提示合規風(fēng)險提示和做出應對處置措施。
根據對內外部法律環(huán)境變化的監控結果,及時(shí)發(fā)布法律風(fēng)險預警信息,并制定相應的應急預案。應急預案要明確應急處理的相關(guān)組織機構、處理流程、溝通機制、應急措施和資源的配置保障,確保企業(yè)對突發(fā)風(fēng)險事件的快速反應,有效控制突發(fā)法律風(fēng)險事件對企業(yè)造成的影響。
盡管合規管理工作應做到全面覆蓋,但合規管理部門(mén)并不能直接參與到具體業(yè)務(wù)運營(yíng)中。可由合規部門(mén)直接管理的合規工作,應由合規職能部門(mén)直接管控,對具體業(yè)務(wù)工作則需要具體業(yè)務(wù)部門(mén)或崗位人員負責,合規管理部門(mén)給予配合、監督、培訓等支持。在具體業(yè)務(wù)中往往需要多部門(mén)共同或協(xié)作完成,則需要作好內外部溝通和協(xié)調協(xié)作工作,對各部門(mén)區分職責分工、協(xié)作義務(wù),劃分合規管理職責,由上級主管部門(mén)或合規管理部門(mén)協(xié)調進(jìn)行。
企業(yè)與第三方合作時(shí),應做好相關(guān)的風(fēng)險研究和項目盡職調查,深入了解第三方合規管理情況。企業(yè)應當向重要的第三方傳達自身的合規要求和了解對方的合規要求,并在商務(wù)合同中明確約定。
企業(yè)各部門(mén)或關(guān)鍵崗位人員在工作中對合規事項的應對計劃和處置措施有疑惑、異議或合規義務(wù)清單中沒(méi)有的事項,應向上級主管部門(mén)或合規管理部門(mén)匯報、請示、咨詢(xún),獲得相應的指示或審批,按審批要求從事具體工作。
員工對企業(yè)管理者、其他員工的違規行為,有檢舉舉報的權利,并有權在調查屬實(shí)后獲得相應的獎勵。
合規管理部門(mén)對匯報、舉報的合規事項應進(jìn)行調查核實(shí),并作出相應的識別、審查,作出應對處置措施。并建議相關(guān)部門(mén)予以獎懲問(wèn)責。
各管理層和員工可以就工作中的合規事項向合規管理部門(mén)進(jìn)行合規咨詢(xún)、申報,合規管理部門(mén)應作出詳細準確的咨詢(xún)意見(jiàn)、應對計劃、處置措施和審批結果。
合規管理活動(dòng)的準確、及時(shí)的記錄,有助于監視和合規管理評價(jià),并證明與合規管理體系的一致性。
記錄是實(shí)施和改進(jìn)整個(gè)法律風(fēng)險管理過(guò)程的必要工作。建立記錄應當考慮以下方面:
——出于管理的目的而重復使用信息的需要;
——進(jìn)一步分析風(fēng)險和調整風(fēng)險應對措施的需要;
——法律風(fēng)險管理活動(dòng)的可追溯要求;
——溝通的需要;
——法律法規和操作上對記錄的需要;
——企業(yè)本身持續學(xué)習的需要;
——建立和維護記錄所需的成本和工作量;
——獲取信息的方法、讀取信息的容易程度和儲存媒介;
——記錄保留期限管理。
企業(yè)對合規管理工作要有考核評價(jià)制度與績(jì)效考核掛鉤,建立問(wèn)責制度,獎優(yōu)罰劣。在第七方面工作內容中論述。
建立合規報告制度,以檢測評價(jià)合規管理工作,促使合規管理工作的改進(jìn)。在第七方面工作中論述。
出現合規風(fēng)險,應依照風(fēng)險數據庫預設的應對計劃與處置措施及時(shí)處置應對。對數據庫中沒(méi)有列明的合規風(fēng)險,要及時(shí)識別、分析、評價(jià),作出相應的應對處置措施。
應對策略包括規避風(fēng)險、控制風(fēng)險、轉移風(fēng)險、接受風(fēng)險和其他策略等。選擇應對策略應該至少考慮以下幾方面的因素:
——企業(yè)的戰略目標、核心價(jià)值觀(guān)和社會(huì )責任等;
——企業(yè)對風(fēng)險管理的目標、價(jià)值觀(guān)、資源、偏好和承受度等;
——應對策略的實(shí)施成本與預期收益;
——選擇幾種應對策略,將其單獨或組合使用;
——利益相關(guān)者的訴求和價(jià)值觀(guān)、對風(fēng)險的認知和承受度以及對某些風(fēng)險應對策略的偏好。
1.董事會(huì )、監事會(huì )
董事會(huì )在合規管理中的職責主要體現在戰略制訂、人事任免和重大決策方面,承擔的合規職能包括但不限于:
(1)批準企業(yè)合規管理戰略規劃、基本制度和年度報告;
(2)推動(dòng)完善合規管理體系;
(3)決定合規管理負責人的任免;
(4)決定合規管理牽頭部門(mén)的設置和職能;
(5)研究決定合規管理有關(guān)重大事項;
(6)按照權限決定有關(guān)違規人員的處理事項。
2.監事會(huì )
監事會(huì )的合規管理職能通常包括:
(1)監督董事會(huì )的決策與流程是否合規;
(2)監督董事和高級管理人員合規管理職責履行情況;
(3)對引發(fā)重大合規風(fēng)險負有主要責任的董事、高級管理人員提出罷免建議;
(4)向董事會(huì )提出撤換公司合規管理負責人的建議。
3.合規管理委員會(huì )
合規管理委員會(huì )由法律、財務(wù)、人事管理方面的最高管理層人員組成,是企業(yè)合規管理體系的最高負責機構,負責公司合規管理的總體部署、體系建設及組織實(shí)施。管理職能包括如下內容:
(1)確保公司的內部制度和合規體系能夠準確、有效地反映公司經(jīng)營(yíng)相關(guān)法律、法規的要求,并能夠對相關(guān)的合規風(fēng)險形成有效管控。公司的相關(guān)合規風(fēng)險通??赡馨▌趧?dòng)用工、商業(yè)賄賂與腐敗、數據保護、環(huán)境保護、安全生產(chǎn)等。
(2)管控公司的合規管理部門(mén)的組織架構、工作計劃、財務(wù)預算、人員配置和權責履行情況,以及其獨立性、權威性、匯報路徑。
(3)審查公司合規官的任命、替換、解雇。審查公司重大合規政策、合規工作內容、合規流程以及管理層的反饋。審查合規關(guān)于刑事風(fēng)險或潛在刑事風(fēng)險的報告。
(4)管控針對公司、公司董事、高管、雇員或公司雇傭外部機構開(kāi)展的重大內外部合規調查。
4.經(jīng)理層
經(jīng)理層的合規職責進(jìn)行了概括:
(1)根據董事會(huì )決定,建立健全合規管理組織架構;
(2)批準合規管理具體制度規定;
(3)批準合規管理計劃,采取措施確保合規制度得到有效執行;
(4)明確合規管理流程,確保合規要求融入業(yè)務(wù)領(lǐng)域;
(5)及時(shí)制止并糾正不合規的經(jīng)營(yíng)行為,按照權限對違規人員進(jìn)行責任追究或提出處理建議;
(6)經(jīng)董事會(huì )授權的其他事項。
5.合規負責人
主要職責包括:
(一)組織制訂合規管理戰略規劃;
(二)參與企業(yè)重大決策并提出合規意見(jiàn);
(三)領(lǐng)導合規管理牽頭部門(mén)開(kāi)展工作;
(四)向董事會(huì )和總經(jīng)理匯報合規管理重大事項;
(五)組織起草合規管理年度報告。
6.合規部門(mén)
主要職責包括:
(一)研究起草合規管理計劃、基本制度和具體制度規定;
(二)持續關(guān)注法律法規等規則變化,組織開(kāi)展合規風(fēng)險識別和預警,參與企業(yè)重大事項合規審查和風(fēng)險應對;
(三)組織開(kāi)展合規檢查與考核,對制度和流程進(jìn)行合規性評價(jià),督促違規整改和持續改進(jìn);
(四)指導所屬單位合規管理工作;
(五)受理職責范圍內的違規舉報,組織或參與對違規事件的調查,并提出處理建議;
(六)組織或協(xié)助業(yè)務(wù)部門(mén)、人事部門(mén)開(kāi)展合規培訓。
7.業(yè)務(wù)部門(mén)
負責本領(lǐng)域的日常合規管理工作,按照合規要求完善業(yè)務(wù)管理制度和流程,主動(dòng)開(kāi)展合規風(fēng)險識別和隱患排查,發(fā)布合規預警,組織合規審查,及時(shí)向合規管理牽頭部門(mén)通報風(fēng)險事項,妥善應對合規風(fēng)險事件,做好本領(lǐng)域合規培訓和商業(yè)伙伴合規調查等工作,組織或配合進(jìn)行違規問(wèn)題調查并及時(shí)整改。
監察、審計、法律、內控、風(fēng)險管理、安全生產(chǎn)、質(zhì)量環(huán)保等相關(guān)部門(mén),在職權范圍內履行合規管理職責。
8.員工
負責本工作崗位的合規事項,遵守業(yè)務(wù)管理制度和流程,及時(shí)報告合規事項。
應及時(shí)監督和檢查合規管理流程的運行狀況,以確保應對計劃的有效執行。
監督和檢查的內容應包括但不限于以下內容:
——內外部法律環(huán)境的發(fā)展變化,如法律法規、相關(guān)政策的出臺和變化、司法、執法及社會(huì )守法環(huán)境的變化、企業(yè)自身戰略的調整改變等;
——監測風(fēng)險事件,分析趨勢及其變化并從中吸取教訓;
——對照應對計劃檢查工作進(jìn)度與計劃的偏差,保證應對措施的設計和執行有效;
——報告關(guān)于風(fēng)險變化、風(fēng)險應對計劃的進(jìn)度和風(fēng)險管理方針的遵循情況;
——實(shí)施風(fēng)險管理績(jì)效評估。
建立合規管理績(jì)效考評制度,納入公司績(jì)效考核,二者合并掛勾,促進(jìn)合規管理工作。
建立定期合規報告制度,以檢測評價(jià)合規管理工作,促使合規管理工作的改進(jìn)。
根據合規報告對合規管理體系進(jìn)行系統全面的評價(jià),發(fā)現和糾正合規管理貫徹執行中存在的問(wèn)題,促進(jìn)合規體系的不斷完善。
應根據發(fā)現的問(wèn)題、合規審計和體系評價(jià)情況,進(jìn)入合規風(fēng)險再識別和合規制度再制定的持續改進(jìn)階段,使得運行機制形成可持續運轉的閉環(huán),保障合規管理體系全環(huán)節的穩健運行。
合規內控體系搭建工作是個(gè)系統工程,要針對企業(yè)自身特點(diǎn),對各方面工作要有計劃,分解成具體的工作目標和任務(wù),細致認真完成,嚴格落實(shí)。注意各方面工作內容關(guān)聯(lián)、銜接和協(xié)調,摒棄不合理部分,不斷進(jìn)行檢驗、改進(jìn),去除阻礙體系穩健運行的障礙,確保體系運行順暢。
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