創(chuàng )建項目預算是任何項目中最重要的部分之一，如果超支或者低估了預算，那么項目的成功和及時(shí)完成將會(huì )受到嚴重的破壞。
同時(shí)，在預算內未能交付項目可能會(huì )導致未來(lái)項目是否獲得的問(wèn)題，作為項目管理專(zhuān)業(yè)人員的能力也將受到質(zhì)疑。因此，你應該按照這六個(gè)簡(jiǎn)單的步驟來(lái)確定你的項目管理預算。
項目的要求應包括在整個(gè)項目過(guò)程中可能產(chǎn)生成本的任何東西。這可能包括以下內容：
勞動(dòng)成本
材料成本
使用項目管理軟件的成本
培訓或雇用更多工作人員的費用
與項目完成部分的審查或檢查相關(guān)的成本
范圍可能的變化
獲取資源消耗的實(shí)時(shí)可見(jiàn)性和項目的進(jìn)度
項目管理中的成本直接關(guān)系到項目完成的進(jìn)度，很顯然，如果項目需要比原先期望的更早完成，那么就需要增加額外的管理成本，這些成本可能有直接成本如加班費、額外的項目人力資源、其他需求引起的工具使用，也可能會(huì )有間接成本如水電費用，耗材費用等等?？偠灾?，必須要確定一個(gè)較為準確的項目最后完成日期。
這個(gè)和確定項目的最后期限過(guò)程類(lèi)似，對于項目的各種風(fēng)險考慮在內的最后期限明顯會(huì )不符合利益相關(guān)者的期望，所以，需要基于較為樂(lè )觀(guān)的情況下，提供完成項目所需要的最短時(shí)間，這個(gè)最短所需時(shí)間應稍高于傳達給利益相關(guān)者或者上級管理者所期望的時(shí)間。
如果有必要，可以提供不同背景條件下的項目完成時(shí)間，基于不同的假設條件，給出樂(lè )觀(guān)、中性和悲觀(guān)三種項目的完成時(shí)間，這樣可以牽引項目各利益相關(guān)者的期望。
除了看得見(jiàn)的項目中的支出，還需要考慮可能存在的隱性成本，這些成本往往在項目的交付過(guò)程中會(huì )有可能發(fā)生，比如需要租賃或購買(mǎi)部分設備用以追趕進(jìn)度，增加班車(chē)來(lái)提升勞動(dòng)效率和完善后勤保證，IT系統軟件平臺升級需要產(chǎn)生額外的分攤費用或獨占的費用。這些資本成本需要有所考慮，這部分費用不一定很高，可以按照歷史經(jīng)驗按照一定比例進(jìn)行預留。
每個(gè)項目一般都會(huì )設置若干個(gè)里程碑，每個(gè)里程碑也應該遵循一定預算。通過(guò)這種方式可以有助于避免項目的總體預算超出預期，此外，如果出現意外的問(wèn)題，可以通過(guò)這種策略來(lái)縮減其它里程碑中的額外成本來(lái)減少額外的成本問(wèn)題。
這種也可以成為階段性預算授予，根據項目的進(jìn)展完成情況進(jìn)行評估，這樣可以知道哪個(gè)階段預算會(huì )超支，那么下一階段項目經(jīng)理就會(huì )仔細的考慮項目中的各項支出，以及看各項支出是否有對應的正確的產(chǎn)出。
不論你的項目預算規劃的多么詳細，項目在實(shí)際交付過(guò)程中，總是會(huì )有一些范圍的變更，當然項目經(jīng)理可以通過(guò)和各個(gè)利益相關(guān)者的溝通或者其他方式來(lái)努力減少這種范圍變更，但還是要為這種計劃外的項目交付范圍增加一些額外的預算空間，這樣項目經(jīng)理在處理項目范圍變更的時(shí)候做到心中有數，避免了臨時(shí)增加成本帶來(lái)的困難和風(fēng)險。
要記住的要點(diǎn)：
首先估算項目的直接成本，包括勞動(dòng)力，材料或培訓成本。
為項目團隊設定合理的期限。
以標準的工作方式投入最少的時(shí)間完成項目。
增加一開(kāi)始就被忽視的資本成本。
按照里程碑的方式將預算劃分為更小的預算組，用于里程碑。
在項目管理預算中考慮到一些范圍的變化。
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