每次寫(xiě)論文，都需要下載很多文獻資料。由于在知網(wǎng)中如果二十分鐘不操作就會(huì )自動(dòng)退出，所以每次看到可能相關(guān)的內容都會(huì )一股腦兒先下載下來(lái)，時(shí)間一長(cháng)，各種文獻堆積到一起，不僅分類(lèi)存放比較困難，想引用某段內容的時(shí)候也很難查找，不得不一篇一篇打開(kāi)來(lái)看，非常浪費時(shí)間。因此，學(xué)習使用文獻管理軟件是做學(xué)術(shù)的必經(jīng)之路。
先上一段網(wǎng)友對幾款文獻管理軟件的使用心得：
“我用過(guò)幾款文獻管理軟件，Endnote， Mendeley， Zotero，NoteExpress 和NoteFirst，這些文獻管理軟件從功能上各有特色，網(wǎng)上的評論文章也不少，我自己的的使用體驗如下：
A. 功能方面： 在導入中文文獻數據的準確性上，Endnote，Zotero和Mendeley都出現不同程度的問(wèn)題，對中文期刊參考文獻格式不能很好的支持并且對國標也不能正確理解。這三款是國外軟件，主要針對英文作者，因此沒(méi)有重點(diǎn)解決中文期刊作者的問(wèn)題也是可以理解的。人家沒(méi)把咱列為主要目標客戶(hù)嘛，呵呵。但是值得一提的是Mendeley內置的PDF瀏覽器，可以直接收錄英文的PDF文件，這一個(gè)功能很強大，我很喜歡。 Zotero只支持Firefox瀏覽器，對于我們經(jīng)常用IE的人不適合。
國內的軟件NoteExpress和NoteFirst做的都不錯，可以很好的支持中文文獻，但NE在對國標的細節處理上依舊存在問(wèn)題，比如無(wú)法自動(dòng)區別英文文獻中的作者是中文作者的漢語(yǔ)拼音， 也不支持中英文雙語(yǔ)的參考文獻自動(dòng)形成。 而NoteFirst推出的相對比較晚，所提供的期刊樣式還有待完善，但它全面支持國標并且支持雙語(yǔ)參考文獻自動(dòng)形成比較適用中文科技期刊的作者，這對我這個(gè)經(jīng)常需要投被EI收錄期刊的人來(lái)說(shuō)是非常實(shí)用的。
B.設計結構方面： Endnote（Web）,Zotero，Mendeley 和NoteFirst是網(wǎng)絡(luò )版的設計，而referencemanager, NoteExpress 以及國內的另一款軟件醫學(xué)文獻王都只有單機版。網(wǎng)絡(luò )版軟件的好處就是能夠使用戶(hù)在不同地點(diǎn)、不同電腦上均可以同步自己最新的個(gè)人數據庫。我相信隨著(zhù)互聯(lián)網(wǎng)的飛速發(fā)展，網(wǎng)絡(luò )版一定會(huì )成為主流產(chǎn)品。而上面提到的這幾款網(wǎng)絡(luò )版軟件中前兩種都沒(méi)有設計客戶(hù)端，在中國目前網(wǎng)絡(luò )發(fā)展尚不完善的情況下純粹網(wǎng)絡(luò )版的產(chǎn)品可能會(huì )有問(wèn)題，而只有Mendeley和NoteFirst具有網(wǎng)絡(luò )版和單機使用的共同設計。
C.價(jià)格方面：Endnote和Noteexpress均是收費的軟件， Endnote還價(jià)格不菲，只有機構用戶(hù)才會(huì )使用。而Mendeley， Zotero和NoteFirst都提供免費版本。功能上對于我這樣的科技期刊作者來(lái)說(shuō)已經(jīng)足夠用了。 當然，要寫(xiě)大論文的博士生們，還是用掏點(diǎn)錢(qián)使用軟件的高級功能吧?！?br>
從檢索的情況來(lái)看，使用EndNote和NoteExpress的是主流，而這兩款軟件里，大家普遍對NoteExpress比較看好，因此我選擇了NoteExpress作為我首次嘗試使用的文獻管理軟件。
NoteExpress是收費軟件，但是有破解版和圖書(shū)館版，圖書(shū)館版是為各個(gè)學(xué)校圖書(shū)館量身打造的，可以在NoteExpress的官網(wǎng)（http://www.reflib.org/CompanyWeb/）上免費下載，使用起來(lái)不像破解版的會(huì )出各種問(wèn)題。
文件管理軟件使用過(guò)程中有幾個(gè)概念需要厘清：
1、數據庫。這指的是CNKI數據庫，萬(wàn)方數據庫、維普數據庫等?？梢孕陆〝祿?，最好命名為本身的數據庫名，這樣在更新時(shí)就知道該題錄是從哪個(gè)數據庫上下載的。
2、文件夾。每個(gè)數據庫下有個(gè)文件夾叫“題錄”，“題錄”文件夾下再新建的文件夾才是我們平常用于管理文獻的分類(lèi)，比如網(wǎng)絡(luò )教育、信息技術(shù)與課程整合等，可以自由新建、移動(dòng)、刪除。
3、題錄。所謂題錄，是文獻的基本信息，如文章標題、作者、刊名、頁(yè)碼、摘要等內容。文獻管理其實(shí)最關(guān)鍵的是對題錄的管理。使用文獻管理軟件需要改變的就是不要看到相關(guān)文獻就立刻下載全文，而是先存儲題錄，覺(jué)得確實(shí)有用再下載全文，這樣也可以大大節省硬盤(pán)空間。
4、附件。文獻全文是作為附件鏈接在題錄上的，打開(kāi)題錄后再進(jìn)一步打開(kāi)全文閱讀。同時(shí)用文獻管理軟件可以方便地做筆記。一個(gè)題錄可以有多個(gè)附件。
使用NoteExpress進(jìn)行文件管理和論文寫(xiě)作的流程如下：
1、瘋狂下載題錄。文件檢索初期，從NE的“檢索”菜單進(jìn)到各大數據庫中下載可能相關(guān)的文獻的題錄，先不要下載全文。這一階段注意從哪個(gè)數據庫中下載的題錄就放到哪個(gè)NE中以該名稱(chēng)命名的數據庫下，這是為了方便將來(lái)題錄的更新。
2、粗略分類(lèi)。在各個(gè)數據庫的題錄文件夾下，再新建以文章主題命名的文件夾，將下載的題錄粗略地歸入各文件夾中。不用太細致，因為將來(lái)還會(huì )變更。
3、閱讀題錄。閱讀題錄信息，尤其是摘要，判斷該文獻是否確實(shí)與自己的論文相關(guān)，不相關(guān)的直接刪除掉，同時(shí)對文獻分類(lèi)略做調整。
4、下載全文。將精選下來(lái)的文獻，復制其標題，到全文數據庫中下載全文。先全部下載到一個(gè)文件夾下，再利用NoteExpress中“工具”菜單下的“批量鏈接附件”命令將其快速與題錄鏈接到一起。全部鏈接完后，原來(lái)保存全文的那個(gè)文件夾就可以刪掉了，因為此時(shí)文獻都已轉存到NE的附件文件夾下。
5、閱讀全文。用PDF的標記功能做標記，同時(shí)將自己的心得體會(huì )記錄在NE提供的筆記本中。這一階段可以繼續對文獻進(jìn)行分類(lèi)調整。
6、開(kāi)寫(xiě)論文，用NE插件在word中插入參考文獻。閱讀完文章，你的寫(xiě)作思路也應該出來(lái)了，有了想法就趕緊動(dòng)筆寫(xiě)吧。寫(xiě)的過(guò)程中，利用NE插件可以方便地將參考文獻以你要求的格式插入到論文末尾（格式化參考文獻）。
詳細的軟件操作方法這里不再贅述，請下載學(xué)習NoteExpress快速教程 。
此外還需要說(shuō)明以下問(wèn)題：
1.批量鏈接附件時(shí)如果有部分附件已經(jīng)存在，則會(huì )出現重復導入附件的情況，也就是說(shuō)NE不能自動(dòng)識別哪些附件已經(jīng)鏈接了，哪些沒(méi)有。怎樣才可以既批量導入又不重復？請大俠們指教！
2、文獻分類(lèi)問(wèn)題。本人一向不善于分類(lèi)，有時(shí)候一篇文章可以歸到多個(gè)文件夾中，或者哪一類(lèi)都不屬于。在NE中，一個(gè)題錄可以屬于多個(gè)文件夾，而且題錄的查找不依賴(lài)于文件夾?？梢酝ㄟ^(guò)關(guān)鍵字、作者姓名等組織方式查找到題錄。這樣即使分類(lèi)有些含糊也沒(méi)有關(guān)系。
以上是初步體驗NE后的一點(diǎn)體會(huì )，歡迎討論交流~
