引言：協(xié)同軟件與OA有著(zhù)千絲萬(wàn)縷的聯(lián)系，但協(xié)同軟件與OA又有著(zhù)本質(zhì)的不同。正確理解協(xié)同軟件與OA的關(guān)系，釋清對協(xié)同軟件疑慮，防止肆意張貼“協(xié)同”的標簽，有利于協(xié)同軟件全行業(yè)的健康發(fā)展。
進(jìn)入2005年，協(xié)同軟件在我國已經(jīng)走過(guò)了5個(gè)年頭。在點(diǎn)擊、協(xié)達等一批專(zhuān)業(yè)協(xié)同軟件廠(chǎng)商的倡導下，我國協(xié)同軟件的市場(chǎng)和產(chǎn)品已經(jīng)漸漸趨于成熟，用戶(hù)需求呈爆發(fā)性增長(cháng)態(tài)勢，被媒體稱(chēng)之為協(xié)同軟件的“井噴”現象。
中國協(xié)同軟件之所以炙手可熱主要是源于客戶(hù)的需求，隨著(zhù)互聯(lián)網(wǎng)的普及以及企業(yè)網(wǎng)絡(luò )的不斷升級完善，基于互聯(lián)網(wǎng)的應用需求逐漸爆發(fā)出來(lái)，尤其是外包、全球化辦公等業(yè)務(wù)模式的出現，使得多人、多組織通過(guò)協(xié)同完成一個(gè)工作的需求非常大。這之中的很多需求是現有的軟件產(chǎn)品無(wú)法實(shí)現的，這正是協(xié)同軟件的市場(chǎng)空間所在。進(jìn)入協(xié)同軟件市場(chǎng)的每一個(gè)廠(chǎng)商都有不同的理念，協(xié)同軟件產(chǎn)品的功能定位也各不一樣。就目前我國的協(xié)同軟件應用來(lái)看，有50%以上應用在行政辦公管理方面，剩余不到50%應用主要分布在政府職能業(yè)務(wù)、人事、客戶(hù)、供應商等方面，應用于產(chǎn)品協(xié)同制造CPC還比較少見(jiàn)。
由于協(xié)同軟件在行政辦公領(lǐng)域的廣泛應用，許多人將協(xié)同軟件與OA(Office Automation，辦公自動(dòng)化)軟件等同起來(lái)。事實(shí)上，雖然協(xié)同軟件與OA與著(zhù)千絲萬(wàn)縷的聯(lián)系，但協(xié)同軟件與OA在軟件功能、應用理念等方面都有差別，不能簡(jiǎn)單等同。
1、從名詞看區別
協(xié)同軟件(Collaboration Software)是指那些以團隊協(xié)作為目標的協(xié)作軟件工具，主要包括群組協(xié)作管理，如：工作流管理、項目管理等等；各種通信軟件，如E-Mail、即時(shí)通信、VoIP等。網(wǎng)絡(luò )、通信技術(shù)的發(fā)展和用戶(hù)全球化等新需求的提出，協(xié)同軟件概念也賦予了新的含義，例如結合了Internet、工作流、即時(shí)通訊和SOA等多種技術(shù)和手段?；蛘呖梢哉J為：協(xié)同辦公、協(xié)同政務(wù)、協(xié)同商務(wù)等協(xié)同應用，以及工作流管理、項目管理、知識管理、信息門(mén)戶(hù)等協(xié)同平臺，電子郵件、即時(shí)通訊、遠程視頻、流程編輯器等協(xié)同工具，組成了我們現在意義上的協(xié)同軟件。
OA是將現代化辦公和計算機技術(shù)相結合的一種新型的辦公方式，支持這一方式的軟硬件系統稱(chēng)之為OA軟件或者OA硬件。
OA無(wú)論從概念還是應用上看，在我國都有比較長(cháng)的發(fā)展歷程。狹義的OA指輔助行政辦公所需要的應用軟件，主要包括：公文管理、通知、公告、工作日程、工作計劃總結、辦公資源共享管理等等。廣義的OA除了上述內容外，還將與辦公管理相關(guān)的軟硬件產(chǎn)品全部納入，包括了辦公室用的打字、復印等硬件，以及字表編輯軟件等等。上世紀90年代中期以前，財務(wù)、人事等軟件，因其解決的是財務(wù)、人事相關(guān)的辦公自動(dòng)化方面的管理需求，因而也被劃入OA軟件的范疇。
從以上關(guān)于協(xié)同軟件和OA的概念可以看出，雖然協(xié)同軟件與OA在應用上有許多類(lèi)似之處，甚至功能上有許多重疊，但他們之間有著(zhù)根本的區別。協(xié)同軟件更關(guān)注的群組之間的協(xié)作，側重于工作流、溝通交流等方面；OA軟件是以計算機技術(shù)為基礎，對辦公資料、工作事項進(jìn)行記錄和反映。
2、從歷程看淵源
OA相關(guān)的概念與軟件產(chǎn)品，在我國由來(lái)已久。從上世紀70年代末開(kāi)始，我國陸續開(kāi)始實(shí)施了包括會(huì )計電算化在內的辦公自動(dòng)化試點(diǎn)工作。到90年代中期，國家和企業(yè)開(kāi)始對OA進(jìn)行了大量的人力和物力投入。當時(shí)，OA的應用還僅僅是停留在提高個(gè)人的辦公效率上，例如將手工打印轉移到電腦打印，或是利用簡(jiǎn)單的數據庫軟件編寫(xiě)程序來(lái)建立員工檔案數據，查找內部信息。然而OA的本質(zhì)是提高機關(guān)或是企業(yè)辦公的整體效果。能夠將整體辦公性能進(jìn)行提高的，就只有在符合CSCW(Computer Supported Cooperative Work，電腦化協(xié)同工作)意義下開(kāi)發(fā)的辦公軟件系統才能夠做到。因此從2000以后，國內許多軟件廠(chǎng)商，開(kāi)始在傳統的OA應用軟件里，引入了協(xié)同管理相關(guān)的理念和功能。
此后，國內陸續出現了許多專(zhuān)業(yè)的協(xié)同軟件研究推廣機構，復旦協(xié)達是最早進(jìn)入協(xié)同軟件領(lǐng)域的幾家專(zhuān)家機構之一，主要面向協(xié)同工作流領(lǐng)域，研制成功了動(dòng)態(tài)工作流編輯器，以及協(xié)同應用平臺(CAP，Collaboration Application Platform)。另一家對協(xié)同軟件市場(chǎng)推廣貢獻最大的點(diǎn)擊科技，主要面向即時(shí)通訊領(lǐng)域，成功推出了解決遠程通訊、即時(shí)交流要求的協(xié)同工具軟件和平臺軟件。
協(xié)同應用理念和技術(shù)，在OA中得到最為廣泛的應用，并促使傳統OA產(chǎn)生質(zhì)的飛躍。融合了協(xié)同理念的OA，可以稱(chēng)之為“協(xié)同化的OA”或者“協(xié)同OA”，其功能核心已經(jīng)由工作資料的記錄、工作事項的反映，轉變?yōu)閷θ航M間協(xié)作完成諸多工作事項的關(guān)注。在協(xié)同OA出現以前，我國已經(jīng)出現過(guò)幾代OA軟件產(chǎn)品。截止目前為止，OA軟件在我國經(jīng)歷了以下四個(gè)階段：
第一代OA，以單項事務(wù)為中心
基于單機，面向個(gè)別事務(wù)的處理
特點(diǎn)：解決了電子文本的輸入、打印、歸檔等基本要求
缺點(diǎn)：只解決了單項事務(wù)，事務(wù)之間的關(guān)聯(lián)性差
第二代OA，以關(guān)系型數據管理為中心
基于單機，面向個(gè)人或團隊的事務(wù)處理
特點(diǎn)：解決了數據或文件的管理需求，體現了數據間的一定關(guān)聯(lián)性
缺點(diǎn)：協(xié)同工作能力差，企業(yè)級信息集成能力差
第三代OA，以多事項的記錄、反映為中心
基于局域網(wǎng)，面向多事項的記錄
特點(diǎn)：部分解決辦公中多種事項的關(guān)聯(lián)與記錄，提高了工作效率
缺點(diǎn)：無(wú)法實(shí)現復雜流程，缺乏與其他管理之間的有效協(xié)同
第四代OA，以工作流為中心
基于INTERNET網(wǎng)絡(luò )，支持移動(dòng)辦公
抽象管理基礎要素，并關(guān)聯(lián)各管理要素
以工作流為中心，組合各管理要素和經(jīng)營(yíng)資源
與知識管理、項目管理等高度集成
通過(guò)信息門(mén)戶(hù)(員工門(mén)戶(hù)和企業(yè)門(mén)戶(hù)等)系統展現
3、從產(chǎn)品看發(fā)展
協(xié)同軟件與OA有著(zhù)深厚的淵源和密切的關(guān)系，這使人們容易混淆協(xié)同軟件與OA。我們可以通過(guò)分析兩組概念不同的軟件及其發(fā)展，來(lái)進(jìn)一步理解協(xié)同軟件與OA的區別。
參照ERP與財務(wù)軟件的區別，看協(xié)同軟件與OA的應用范圍不同。1998年ERP(企業(yè)資源計劃，Enterprise Resource Planning)開(kāi)始在我國廣受重視，我國許多從事財務(wù)軟件和MRP/MRP業(yè)務(wù)的軟件廠(chǎng)商，紛紛轉向ERP。其中，以財務(wù)軟件廠(chǎng)商的轉型最為成功，用友、金蝶是其中的杰出代表。由于歷史原因，以及部分廠(chǎng)商的有意誤導，使得一些用戶(hù)曾經(jīng)難以分辯財務(wù)軟件與ERP的區別。到底財務(wù)軟件是不是ERP軟件？理論界應該是非常清楚，但在用戶(hù)層面，往往很難分辨。其實(shí)，ERP中有一部分是面向財務(wù)管理的，那些基于ERP的財務(wù)軟件，可以看作ERP的有機組成部分。財務(wù)軟件不能等同于ERP，特別是那些傳統的以財務(wù)為中心的軟件，更不能貼上ERP的標簽。參照ERP與財務(wù)軟件的區別可以看出，協(xié)同軟件與OA涵蓋的應用范圍不同。例如：協(xié)達CTOP協(xié)同軟件，采用了世界先進(jìn)的SOA(面向服務(wù)架構，Services-Oriented Architecture)技術(shù)，“所見(jiàn)即所得”和“隨取即需”的功能特點(diǎn)，使該軟件靈活、開(kāi)放的功能，不僅可以實(shí)現OA的應用，還可以應用于人事、客戶(hù)、供應等領(lǐng)域，甚至支持政府業(yè)務(wù)處理、企業(yè)CPC(產(chǎn)品協(xié)同商務(wù)，Collaborative Product Commerce)應用。
參照ERP與MIS的區別，看協(xié)同軟件與OA的核心理念不同。MIS(管理信息系統，Management Information System)曾經(jīng)是廣為普及的一個(gè)計算機應用理念，這一理念幾乎與我國的計算機應用同步產(chǎn)生，并經(jīng)歷了長(cháng)達幾十年的發(fā)展。ERP出現后，MIS越來(lái)越少被提及。和ERP與財務(wù)軟件的區別不同，ERP與MIS的區別不在于所涵蓋的功能，而在于各自的核心理念。和MIS一樣，ERP也涵蓋了人、財、物、產(chǎn)、供、銷(xiāo)等管理的方方面面，但ERP是以“資源計劃”理念為核心，來(lái)構建管理的不同層面，而MIS系統僅僅是信息的收集、記錄、反饋。參照ERP與MIS的區別可以看出，即便廣義的OA軟件可以包含與辦公有關(guān)的方方面面，但協(xié)同軟件與OA的理論基礎不一樣，OA強調的是以計算機為手段“自動(dòng)化”地完成各項工作資料的記錄與反映，而復旦協(xié)達、點(diǎn)擊科技等協(xié)同軟件關(guān)注的是群組、團隊的協(xié)作與溝通。
嚴格來(lái)說(shuō)，我們很難以上述兩組軟件的區別，來(lái)完全說(shuō)明協(xié)同軟件與OA的不同。但可以通過(guò)對上述兩組軟件的分析方法，來(lái)澄清目前業(yè)界部分存在的協(xié)同軟件與OA的概念混淆，并且可以看出協(xié)同軟件未來(lái)總體發(fā)展方向。
與財務(wù)軟件引入ERP理念、企業(yè)MIS系統被ERP所取代一樣，傳統的OA、電子政務(wù)、電子商務(wù)等軟件會(huì )充分吸納協(xié)同管理理念，成為協(xié)同OA、協(xié)同政務(wù)、協(xié)同商務(wù)。目前，協(xié)同軟件的概念和應用，還處在推廣普及期，對協(xié)同軟件予以正確引導有利于這個(gè)行業(yè)的健康穩定發(fā)展。我們即要釋清對協(xié)同軟件的諸多疑慮，以更為積極的態(tài)度迎接和推動(dòng)協(xié)同軟件時(shí)代的到來(lái)，也要防止肆意張貼“協(xié)同”的標簽，以免“ERP泛化”的情況在協(xié)同軟件領(lǐng)域出現。
(作者馮宏衛博士系復旦協(xié)達軟件首席架構師)
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