寫(xiě)長(cháng)文檔的時(shí)候最害怕遇到什么?假設寫(xiě)了一篇300頁(yè)的文檔，里面的各種插圖也超過(guò)100張了，在寫(xiě)的時(shí)候，插圖已經(jīng)被標上了“圖1”、“圖2”之類(lèi)的標號。但BOSS看過(guò)后告訴你，有兩張圖之間還需要插入一張圖。這可好，新插入一張圖后，后面所有圖的標號都要順延1了，如果是在文章末尾插入新圖，那工作量還小一些；但如果是在文章開(kāi)頭處新插入，呵呵，有得忙了。
另一種情況，假設在寫(xiě)一篇文章，里面很多表格。最后如果希望在文章末尾為所有表格創(chuàng )建一個(gè)索引，這樣讀者根據索引可以用頁(yè)數定位到相應的表格，你會(huì )怎么做?直接手工創(chuàng )建索引嗎?那如果文章后期還要編輯，頁(yè)碼發(fā)生了變動(dòng)，難道再挨個(gè)更新頁(yè)碼?
如果在文章的正文中需要引用，例如“如果想了解有關(guān)xxx的詳細信息，請參考本文第x頁(yè)xxx節的相關(guān)內容”，這時(shí)候你會(huì )怎樣做?手工創(chuàng )建索引?那以后如果頁(yè)數變化了，或者章節的編號名稱(chēng)變化了，難道再挨個(gè)手工更新?
呵呵，Word雖然讓文檔的處理工作簡(jiǎn)化了不少，但如果你對Word不夠熟，可能依然會(huì )做很多重復性的工作。我以前就被這些問(wèn)題困擾著(zhù)，直到現在了解了Word的題注和交叉引用功能，呵呵，茅塞頓開(kāi)。原來(lái)我以前都是在抱著(zhù)金碗要飯呢。好的方法自然要給大家介紹一下了。這些技巧適合Word XP/2003/2007等幾乎所有較新的版本，只不過(guò)可能在細節上有所不同。下文會(huì )以Word 2007為例進(jìn)行介紹。
圖片、表格等元素的插入
在很多文檔中，都要求在插入了圖片或者表格后還要顯示相應的標號以及一些簡(jiǎn)短的描述，例如這樣：
這時(shí)候最笨的方法就是在插入圖片或者表格之后，另起一行，然后設置和圖片或表格同樣的對齊方式，然后手工輸入所有信息。試試看這樣做吧：
對于圖片，將圖片插入文檔后，用鼠標右鍵單擊圖片，選擇“插入題注”，隨后可以看到下圖所示的界面。
首先，在“題注”一欄顯示的是插入后的題注的內容。“標簽”下拉菜單可以用于選擇題注的類(lèi)型，例如如果插入的是圖片，可以選擇“圖表”，或者根據插入的內容類(lèi)型選擇“表格”，“公式”。如果覺(jué)得Word自帶的幾種標簽類(lèi)型不太貼切，單擊“新建標簽”按鈕即可新建自己需要內容的標簽。隨后可以在“位置”下拉菜單選擇題注出現的位置，可選的位置是項目的上方或下方，可以根據世紀需要選擇。經(jīng)過(guò)上述簡(jiǎn)單的設置，單擊“確定”，Word就會(huì )自動(dòng)為我們創(chuàng )建好題注。
如果是表格需要插入題注，只需要選中整個(gè)表格，然后用鼠標右鍵單擊，會(huì )出現同樣的選項
為什么要這樣做?這樣做比手工輸入還麻煩，有什么必要?其實(shí)就是上文提到的第一個(gè)例子。如果你創(chuàng )作的是短文檔，頁(yè)數不超過(guò)10頁(yè)，其中沒(méi)有插圖或者只有很少的插圖，確實(shí)沒(méi)必要這樣做。但如果有上百張插圖，如果日后需要在兩張圖片中增加圖片，那么只要所有圖標都使用題注的方式進(jìn)行了標識，那么新插入的圖片以及后面圖片的題注中的圖片編號都會(huì )被自動(dòng)更新。也就是說(shuō)，如果在“圖10”前面插入了一張圖片，那么原來(lái)的“圖10”就會(huì )自動(dòng)變?yōu)?#8220;圖11”，后面的圖片一樣會(huì )自動(dòng)更新。
元素的交叉引用
如果我在寫(xiě)文檔的時(shí)候需要提及某個(gè)內容，例如“如果想了解有關(guān)xxx的詳細信息，請參考本文第x頁(yè)xxx節的相關(guān)內容”，這時(shí)候方便起見(jiàn)可以使用交叉引用功能。以我現在正在寫(xiě)的一本書(shū)為例吧，如果在介紹Windows的安全性時(shí)提到了Windows安全中心，那么正常情況下，我應該在這里添加一句“關(guān)于安全中心的詳細信息，請參考本書(shū)第x頁(yè)xxx節的內容”。因為隨著(zhù)編輯，書(shū)稿中每部分內容的頁(yè)數以及節編號都有可能發(fā)生改變，因此直接手工輸入就是一個(gè)最笨的辦法。這時(shí)候可以使用交叉引用。在正文中輸入了“關(guān)于安全中心的詳細信息，請參考本書(shū)第”字樣后，打開(kāi)Word 2007的“插入”工具欄，然后單擊“交叉引用”按鈕，隨后可以看到下圖所示界面。
因為我要引用的是本文檔中其他段落的標題和頁(yè)數，因此首先需要在“引用類(lèi)型”下拉菜單中選擇“標題”，接著(zhù)本書(shū)的所有標題都會(huì )出現在下面的列表中(這種列表僅適用于通過(guò)樣式創(chuàng )建的具有結構的標題)。接著(zhù)，因為需要先顯示被引用內容的頁(yè)數，因此在“引用內容”下拉菜單中選擇“頁(yè)數”，插入一個(gè)交叉引用。隨后，緊接著(zhù)輸入一個(gè)“頁(yè)”字，然后再次插入一個(gè)內容為“標題文字”或者其他內容的交叉引用。這樣，引用好的內容就變成下面這樣了：
注意圖中灰色背景的內容，這就是交叉引用的“域”。這些內容會(huì )隨著(zhù)文檔結構的變化產(chǎn)生變化。例如，如果在插入這個(gè)引用的時(shí)候，安全中心一節的內容位于文檔的36頁(yè)，同時(shí)章節編號和名稱(chēng)是“1.4 安全中心”，但經(jīng)過(guò)編輯這部分內容被放到了文檔的46頁(yè)，章節編號和名稱(chēng)變成了“1.5 Windows安全中心”，那么所有通過(guò)這種方法插入的交叉引用的頁(yè)數和章節名稱(chēng)也會(huì )自動(dòng)發(fā)生變化?；蛘呶覀兛梢杂檬髽擞益I單擊這些灰色區域，選擇“更新域”，強制進(jìn)行手工更新。
創(chuàng )建圖表目錄
好了，文檔編寫(xiě)完了，我們還需要在文檔的末尾對文中出現的所有圖片和表格或者其他內容列一個(gè)目錄出來(lái)，方便讀者的快速定位，這時(shí)候，如果你的圖片或表格都按照上文介紹的方法添加了題注，那么解決起來(lái)很簡(jiǎn)單。
將鼠標插入點(diǎn)放置在需要創(chuàng )建圖片或表格目錄的位置，打開(kāi)Word2007的“引用”工具欄，單擊“插入圖表目錄”按鈕，隨后可以看到下圖所示的對話(huà)框。
首先，從“題注標簽”下拉菜單中選擇你要創(chuàng )建索引的內容對應的題注，例如“圖表”、“圖”，或者其他你按照上文方法插入的題注，然后選擇好其他選項，并單擊確定，呵呵，搞定收工。
