然而，大多數人會(huì )把預算編制過(guò)程看成是一件費時(shí)費力、又沒(méi)多大價(jià)值的事情。為了弄清楚那些與預算和計劃編制有關(guān)的人們對預算編制到底是怎么想、怎么做的，Ventana研究機構對此進(jìn)行了深入研究。
研究結果發(fā)現，在"全球5,000強（Global5,000）"大公司中，多數人認為他們在預算和計劃編制上花去了過(guò)多的時(shí)間，并希望在今后兩年里對編制程序進(jìn)行重大改變。但是他們的目的并不僅僅是為了節省時(shí)間。受訪(fǎng)者所關(guān)心的是讓編制過(guò)程更加高效。他們想要改進(jìn)預算和計劃編制程序，使自己更能明察企業(yè)的實(shí)際狀況，增加預算的精確性，并且使公司目標與整個(gè)企業(yè)的資源配置更為契合。
低效的原因是什么
Ventana研究機構發(fā)現，在5,000家大公司當中，多數公司復雜的預算編制程序占用了過(guò)多的時(shí)間，使預算和計劃不能發(fā)揮更大作用。正是這種復雜性使得預算不夠精確，并使企業(yè)難以迅速而準確地修正計劃和預算以應對環(huán)境的變化。
那么到底是什么導致了編制程序太過(guò)復雜呢？答案就是：電子表格（spreadsheets）。20年前電子表格剛被引入時(shí)，對于財務(wù)部門(mén)數不清的各種流程來(lái)說(shuō)是一個(gè)重大創(chuàng )新。在過(guò)去20年間，財務(wù)部門(mén)的工作效率有了實(shí)質(zhì)性提高，而其中電子表格起了主要作用。
然而，盡管電子表格對于只涉及一人或幾人的專(zhuān)項分析來(lái)說(shuō)很有用，
因此，企業(yè)若想更有效地編制預算和計劃，放棄電子表格就是明智的做法。CEO、CFO以及公司董事們應該問(wèn)一問(wèn)，他們現有的預算和計劃編制制度是否提供了足夠的精確度、靈活性以及應變能力。
節省了時(shí)間做什么
Ventana發(fā)現，雖然使用專(zhuān)業(yè)軟件的確能提高預算編制過(guò)程的效率，但要想從優(yōu)秀軟件中真正獲益，必須把節約出來(lái)的時(shí)間用于加強對預算的分析，并使各業(yè)務(wù)單位內部以及相互之間的目標和資源更為協(xié)調。讓基層員工參與進(jìn)來(lái)，或是提高協(xié)作程度，以這些方式來(lái)提高預算編制過(guò)程參與度的公司，大都能增加員工對預算的認同感，從而達到更高的預測精確度。
花更多時(shí)間來(lái)考察經(jīng)營(yíng)計劃的公司，更能協(xié)調各個(gè)業(yè)務(wù)單位和職能部門(mén)之間的工作，巧妙地配置資源。CFO若想實(shí)施諸如基于驅動(dòng)因子的計劃編制（driver-based planning，指運用業(yè)務(wù)計劃應用程序等技術(shù)手段，經(jīng)理們只需要輸入或更新作為驅動(dòng)業(yè)務(wù)增長(cháng)的主要因子的相關(guān)數據，就可以得出財務(wù)報表）和季度滾動(dòng)預算之類(lèi)的最佳實(shí)踐，專(zhuān)業(yè)軟件會(huì )很有幫助。
對于調查的受訪(fǎng)者來(lái)說(shuō)，節省時(shí)間并不是他們最關(guān)心的，但也不是毫無(wú)關(guān)系，因為所花時(shí)間的多少常常是和預算編制程序是否合理聯(lián)系在一起的。在計劃編制過(guò)程花費時(shí)間過(guò)多或過(guò)少的公司都反映他們的預算不夠精確。
Ventana認為，在計劃和預算編制上花去太多時(shí)間的公司，是把精力浪費在了低效而無(wú)用的流程上，從而忽略了這些工作的主要目的?；ㄙM時(shí)間過(guò)多通常意味著(zhù)方法不當，所以最好是對預算編制程序進(jìn)行評估以確定癥結所在。
同樣地，在利用預算和計劃設定可行目標的過(guò)程中偷工減料的公司會(huì )使自己面臨較大的經(jīng)營(yíng)不確定性。在這兩種情況下，其改進(jìn)目標都不應僅僅是節省時(shí)間，而是讓花在預算和計劃上的時(shí)間對提高公司績(jì)效更有作用。
當前的預算怎么樣
在所有的受訪(fǎng)者當中，Ventana發(fā)現他們在計劃和預算的編制方法上具有高度的一致性。大多數公司按年度編制計劃和預算，每月評估執行結果，使用電子表格作為收集合并數據、分析計劃和預算的手段。62%的公司以年度為周期。
然而越來(lái)越多的人認為，季度滾動(dòng)法是不錯的方法（包括每4個(gè)季度、每5個(gè)季度和每6個(gè)季度的循環(huán)）。Ventana認為，年度預算法已經(jīng)成為過(guò)去年代的遺跡，當時(shí)的通訊速度和計算速度使年度計劃成為最可行的方法。當時(shí)商業(yè)活動(dòng)的步伐也受到這些因素的制約，因而年度法并不會(huì )造成競爭劣勢。
今天，商業(yè)活動(dòng)瞬息萬(wàn)變，一個(gè)反應遲緩的計劃和預算編制程序就會(huì )成為一項競爭劣勢。公司如果能夠迅速重新編制計劃和預算，就可以在蕭條時(shí)期把成本控制在適當水平，并在復蘇時(shí)期使自己處于更有利的競爭地位。
企業(yè)在衡量經(jīng)營(yíng)績(jì)效時(shí)會(huì )以某一個(gè)日歷期間為基準，但影響經(jīng)營(yíng)的一些事件肯定是隨機發(fā)生的。
一些重大的、不可預測的經(jīng)營(yíng)環(huán)境變化（例如惡劣天氣或是競爭對手的新產(chǎn)品發(fā)布）隨時(shí)都可能發(fā)生。任何公司都會(huì )自然地對其做出反應，但只有那些擁有了正確的計劃程序的公司才能更快更協(xié)調地做出反應。
69%的研究對象以月度作為評估周期，Ventana認為這是最好的做法?？?jì)效評估是BPM的重要組成部分。它應該為組織和個(gè)人提供有價(jià)值的反饋，以及在意外事件發(fā)生時(shí)提供整合（重新整合）目標與資源的機會(huì )。
然而許多公司把時(shí)間浪費在了對無(wú)關(guān)緊要的結果的評估上。Ventana估計，在典型的以星期或月作為評估周期的公司中，評估工作平均每月要用去五到六個(gè)小時(shí)。與公司中的其他人員相比，財務(wù)人員付出的時(shí)間是最多的，而大公司所用時(shí)間要多于小公司。以例外情況為基礎進(jìn)行評估的方法可稱(chēng)得上是一種最佳實(shí)踐，因為它把注意力集中在了可針對其采取行動(dòng)的關(guān)鍵信息上。使用這一方法的公司比起那些進(jìn)行全面評估的公司，能夠節省大約30%的時(shí)間。
多數（61%）的研究對象表示，他們公司所用的預算編制方法結合了由上至下和由下至上的方法。比起嚴格的由上至下或由下至上方法，這雖然是一種協(xié)作性更強的方法，研究卻發(fā)現許多公司要么是沒(méi)有采取更多的互動(dòng)，要么是限制了參與的范圍，或者兩者兼具。導致這一現象的根本原因，大都是采用了電子表格進(jìn)行預算和計劃的編制。
預算和計劃的編制花去了員工大量的時(shí)間：82%的受訪(fǎng)者在這上面用掉超過(guò)10%的時(shí)間，26%的人用掉他們超過(guò)30%的時(shí)間。預算和計劃編制在財務(wù)部門(mén)的工作時(shí)間中也占了很大比例。
Ventana還發(fā)現，43%的受訪(fǎng)者將他們花在預算和計劃編制上的時(shí)間評價(jià)為"大致正常"，同時(shí)有幾乎相同比例（40%）的人將他們所花時(shí)間評價(jià)為"過(guò)多"，有17%的人評價(jià)為"過(guò)少"。
然而，小公司和大公司存在顯著(zhù)差異。在員工數少于500的公司當中，認為自己花費時(shí)間過(guò)多的（占22%）和認為過(guò)少的（占26%）幾乎一樣多。而員工數超過(guò)50,000的公司中有壓倒性的多數（61%）認為自己花費時(shí)間過(guò)多。
高效的預算怎么做
與預算和計劃編制密切相關(guān)的人們很愿意改變編制流程。Ventana詢(xún)問(wèn)受訪(fǎng)者是否愿意"大幅"改變其預算和計劃編制方法，有71%的人回答是。在打算做出改變的受訪(fǎng)者當中，最常見(jiàn)的目的并不是節省時(shí)間，而是將預算和計劃作為一項BPM工具加以更加有效的利用。被選中最多的三項答案分別是：更好地認識經(jīng)營(yíng)結果、更加精確的預算、以及使整個(gè)公司的目標與各個(gè)業(yè)務(wù)單位及個(gè)人更緊密地結合。第四位的是縮短預算程序，接下來(lái)是增加反應靈敏度。換言之，關(guān)鍵不單單在于節省時(shí)間，還在于把節省下來(lái)的時(shí)間用來(lái)干什么。
BPM的目的是要優(yōu)化業(yè)務(wù)流程，并使之與組織的戰略協(xié)調一致。在公司的BPM工作中，計劃和預算起著(zhù)關(guān)鍵作用，因為它們是把戰略分解成一系列連貫的行動(dòng)步驟和目標的最好方式。計劃應當成為目標評價(jià)以及聯(lián)結公司中所有單位和個(gè)人努力的基礎。下列描述所勾畫(huà)的，Ventana研究機構相信，正是高效率計劃和預算的一些特征。
洞察力－－－洞察公司經(jīng)營(yíng)績(jì)效以及決定最終結果的各種因素。要想改進(jìn)經(jīng)營(yíng)，就必須洞察企業(yè)當前的真實(shí)狀況（即數字背后的真正含義）。事實(shí)上，這一因素也是被提及最多的（18%），領(lǐng)先于提高預算精確度（16%）。
在事件發(fā)生時(shí)能否迅速得到相關(guān)數據，決定了績(jì)效管理中的計劃和評估程序是否高效。有高達58%的受訪(fǎng)者甚至根本無(wú)法得到原始數據。在能夠得到原始數據的人當中，超過(guò)三分之二（69%）的人是在幾分鐘或幾小時(shí)內做到的。另外24%的人表示他們可以在"幾天內"做到，很難說(shuō)這是否恰當。
精確度－－－保持足夠的精確度，以確保經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的平穩進(jìn)行。預算的精確度對于企業(yè)經(jīng)營(yíng)非常重要。至少，為了公司能夠盈利以及擁有足夠的現金以應付償債，適當的財務(wù)控制也是必不可少的。必須把資源配置到能產(chǎn)生最大回報的活動(dòng)中。要想評價(jià)目標的完成狀況，首先這些目標必須是現實(shí)可行的。
總的來(lái)說(shuō)，受訪(fǎng)者對于他們預算的精確度有不同感受。稍稍多于44%的人認為精確度高于平均水平，而有24%的人覺(jué)得自己的精確度低于平均水平。
目標契合度－－－將公司、部門(mén)、以及個(gè)人的目標密切結合。公司必須保持預算與戰略目標相一致，并協(xié)調業(yè)務(wù)單位之間及其內部的資源配置。在這項研究的參與者中，54%的人相信他們的預算能與其戰略目標很好地保持一致，只有18%的人不這么認為。
雖然這一回答令人鼓舞，但也不能不看到，在許多公司中，預算代替了戰略。有些公司沒(méi)有做過(guò)任何重大戰略規劃，在確定預算的優(yōu)先順序時(shí)，很多公司從來(lái)都不會(huì )將長(cháng)期的、較高級別的目標與季度的或年度的戰術(shù)目標有機地結合。這并不是說(shuō)他們預算的制定隨心所欲，而是說(shuō)預算的優(yōu)先順序將資源配置偏向于某些個(gè)人的政治安排，而不是公司的既定目標。
靈活性－－－保持足夠的靈活性，以便協(xié)調地應對變化。預算、計劃和評估程序的靈活性體現在公司發(fā)現變化并做出反應的速度。敏銳的公司能迅速發(fā)現對計劃的重大偏離，進(jìn)行適當的干預，并相應修正其經(jīng)營(yíng)計劃。只有30%的受訪(fǎng)者回答說(shuō)他們的公司能在數小時(shí)或數日內對其計劃做出修改，而有41%的人回答說(shuō)要花數周時(shí)間，還有28%的人表示要花一個(gè)月甚至更長(cháng)。
協(xié)作－－－整個(gè)預算編制過(guò)程中的通力協(xié)作。公司可以有好幾種方式來(lái)提高預算和計劃編制過(guò)程的效率。這次研究發(fā)現，相信自己的預算非常精確的公司將其歸功于更好的協(xié)作，而非其他因素。當被問(wèn)到是什么使得他們的預算更為精確，參與的公司更多地選擇了良好的協(xié)作。協(xié)作可以將一線(xiàn)員工的智慧帶入計劃和評估過(guò)程，從而得以更深入地洞察經(jīng)營(yíng)狀況。Ventana確信，提高預算和計劃編制過(guò)程的參與度，能使公司目標得到更廣泛的認同。
經(jīng)理人應當探尋一些方式，使得預算和計劃的編制程序成為更有效的管理工具。作為流程改進(jìn)計劃的一部分，不再把電子表格用作核心軟件工具，是增進(jìn)效率的重要一步。相較于專(zhuān)業(yè)的計劃和預算編制軟件，電子表格有其內在的技術(shù)缺陷，因而不適于計劃和預算編制。編制過(guò)程中發(fā)生的問(wèn)題，罪魁禍首常常是電子表格。然而，只是把軟件買(mǎi)過(guò)來(lái)還遠遠不夠。預算和計劃必須成為公司的BPM項目的一個(gè)關(guān)鍵要素。
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