企業(yè)內部網(wǎng)應幫助員工在開(kāi)發(fā)產(chǎn)品或完成定購等業(yè)務(wù)流程方面相互協(xié)作，為公司、為客戶(hù)創(chuàng )造價(jià)值。特別是，企業(yè)內部網(wǎng)將業(yè)務(wù)流程集中于一個(gè)很容易進(jìn)入、平臺相對獨立的虛擬空間。成功的內部網(wǎng)使來(lái)自企業(yè)內各個(gè)部門(mén)的員工能夠將其不同而必需的技能貢獻出來(lái)以推進(jìn)一項特殊的流程。盡管一家公司內的各部門(mén)擁有各自的虛擬空間，然而企業(yè)內部網(wǎng)的構筑應環(huán)繞業(yè)務(wù)流程而不是公司的組織系統圖進(jìn)行，以便協(xié)助員工開(kāi)展該業(yè)務(wù)流程。
注重流程而不是部門(mén)是被廣泛稱(chēng)頌的商務(wù)趨勢。管理大師們正在幫助公司脫離等級森嚴的垂直領(lǐng)導體系，而朝著(zhù)橫向的、以流程為中心的團體靠攏，該團體把從事同一企業(yè)任務(wù)、功能交叉的團隊緊緊聯(lián)系起來(lái)。而這要求各個(gè)部門(mén)、各個(gè)職能甚至各個(gè)國家之間密切交往和合作。
盡管以流程為中心的企業(yè)內部網(wǎng)象業(yè)務(wù)流程那樣多種多樣，它們還是具有一些共同的特征。第一，它們都建于精巧的信息設計之上。第二，它們都注重工作任務(wù)而不是文件，并旨在將這些任務(wù)融入不同的流程。最后一點(diǎn)是，最佳的企業(yè)內部網(wǎng)通過(guò)創(chuàng )建共享的和熟悉的空間來(lái)鼓勵協(xié)作，這些空間反映了公司的特征并為所有員工創(chuàng )造了共同基礎。
不可忽視設計
正如造房子需要依賴(lài)建筑圖來(lái)獲得最高效率一樣，一個(gè)企業(yè)內部網(wǎng)也需要精心的設計以幫助員工高效地獲取信息和彼此協(xié)作。但由于大家看不到企業(yè)內部網(wǎng)，其信息流程設計并沒(méi)有得到足夠的重視。
員工并不同于顧客，他們是企業(yè)的內部人員，熟悉了解企業(yè)信息的存放與流動(dòng)。企業(yè)網(wǎng)站的信息通常是由市場(chǎng)部輸入的，而企業(yè)內部網(wǎng)的設計及其結構卻被轉交到信息技術(shù)部門(mén)。這樣一來(lái)，公司的組織系統圖經(jīng)常被用為組織企業(yè)內部網(wǎng)信息流程的依據。盡管組織系統圖表面上似乎適合于企業(yè)內部網(wǎng)的結構，但它不利于通過(guò)企業(yè)內部網(wǎng)進(jìn)行協(xié)作。比如說(shuō)，企業(yè)組織系統圖并不能反映市場(chǎng)和法律部門(mén)的員工在審批一項文件的流程中的相互協(xié)作關(guān)系。它也沒(méi)有告訴設計者來(lái)自市場(chǎng)、科研和開(kāi)發(fā)部門(mén)的員工需要相互合作、齊心協(xié)力創(chuàng )造新產(chǎn)品。
注重工作任務(wù)而不是文件
將企業(yè)內部網(wǎng)視為工具意味著(zhù)把企業(yè)內部網(wǎng)看成不僅僅是一系列的文件。盡管文件頗重要，它們不過(guò)是達到目標的一種手段。人們利用文件來(lái)完成任務(wù)。而諸任務(wù)包括實(shí)現定購、查詢(xún)客戶(hù)的付賬記錄或在一份研究文件上相互協(xié)作。為完成這些任務(wù)，人們需要手頭有相關(guān)的文件和工具。
以任務(wù)為中心的組織原則可通過(guò)在辦公桌前的工作體現出來(lái)。當你坐下著(zhù)手一項任務(wù)（如編制一份預算）時(shí)，你手頭有大量的信息和工具可供使用。一個(gè)空白表格程序是一種“計算”工具，而去年的預算案是一個(gè)“內部文件”，這兩樣都同時(shí)被需要用以制作一項新的預算案。類(lèi)似地，在公司內部網(wǎng)上，支配內部網(wǎng)組織結構的應是使用者要完成的任務(wù)而不是文件或工具的分類(lèi)。
倘若企業(yè)內部網(wǎng)環(huán)繞有活力的任務(wù)而不是靜止的文件加以有效設計，內部網(wǎng)將奇妙地增加工作效率（根據GIGA集團的統計，內部網(wǎng)可節省40%用于處理文件的時(shí)間）。根據任務(wù)組織文件，有利于員工將注意力集中于他們正在處理的文件的功能。例如，員工在簽署各項退休方案時(shí)，企業(yè)內部網(wǎng)可將有關(guān)各項退休方案的信息（包括與金融網(wǎng)站的鏈接）置于實(shí)際用于簽署這些方案的表格附近，從而大大節省員工的時(shí)間。
將任務(wù)編進(jìn)流程
獨立的諸多任務(wù)通常是一個(gè)較大流程的一部分。企業(yè)內部網(wǎng)應將所有的任務(wù)融入一個(gè)業(yè)務(wù)流程。各流程可以是相對獨立的，例如，跟蹤送貨或審批文件?；蛘?，流程可以是較為復雜的，例如開(kāi)發(fā)或銷(xiāo)售產(chǎn)品。一家公司中最重要的流程是那些能給顧客創(chuàng )造價(jià)值的流程。它們是每一個(gè)企業(yè)內部網(wǎng)應該幫助員工去完成的中心流程。
甚至簡(jiǎn)單的流程一旦融入企業(yè)內部網(wǎng)也能變得更有效率。例如，福特公司在實(shí)施內部網(wǎng)的時(shí)候，設計了一個(gè)應用程序來(lái)幫助地理上比較分散的工程師們?yōu)樾马椖揩@得審批。以前一個(gè)費時(shí)、昂貴、經(jīng)?？赡苁湮募蛲涎訙蟮牧鞒?，如今已集中為一個(gè)有效的電子工作流。
更為復雜的流程也能有效地融入一個(gè)企業(yè)內部網(wǎng)。例如，Cadence Systems公司在企業(yè)內部網(wǎng)上為其整個(gè)銷(xiāo)售流程創(chuàng )造了一個(gè)完整的區域。企業(yè)內部網(wǎng)為銷(xiāo)售流程的每一個(gè)階段提供相關(guān)的信息和工具。因此，囊括銷(xiāo)售流程最初階段的內部網(wǎng)上的區域包括指向顧客概況、樣信和內部表格的鏈接。將銷(xiāo)售流程的所有步驟組織起來(lái)也使得跟蹤每一項銷(xiāo)售任務(wù)變得容易。
環(huán)繞流程組建虛擬工作組
企業(yè)內部網(wǎng)可以打破部門(mén)界限，有助于更有效地完成業(yè)務(wù)流程。例如，一個(gè)顧客投訴可能會(huì )涉及財會(huì )、銷(xiāo)售和市場(chǎng)部門(mén)的人員和信息。盡管解決該投訴所需的員工在不同的部門(mén)里工作，但是他們都參加了為顧客服務(wù)的流程。通過(guò)為跨部門(mén)協(xié)作創(chuàng )造空間，企業(yè)內部網(wǎng)能夠幫助員工高效地協(xié)作來(lái)實(shí)施公司的中心流程，并通過(guò)避免親自到場(chǎng)的會(huì )議和員工重新分派來(lái)降低成本。
企業(yè)內部網(wǎng)（以及企業(yè)外部網(wǎng)）可以將地理上分散的員工和合作伙伴集合起來(lái)解決共同面臨的問(wèn)題。這樣一來(lái)可以省去差旅費，員工也可以通過(guò)知識共享來(lái)增加工作效率。比如，一家制藥公司利用內部網(wǎng)使全世界的藥學(xué)家在科研方面進(jìn)行協(xié)作。一家大型特許零售商則利用其內部網(wǎng)上的公告欄來(lái)協(xié)調其主要銷(xiāo)售項目。美國重型機械制造公司Caterpillar正在開(kāi)發(fā)一項外部網(wǎng)的應用系統，以便世界各地的專(zhuān)家能與員工協(xié)作來(lái)設計新產(chǎn)品。其他通過(guò)企業(yè)內部網(wǎng)協(xié)作的應用項目包括與律師和多方有關(guān)的復雜業(yè)務(wù)，這有賴(lài)于讀取和修改關(guān)鍵文件。
有關(guān)在公司內部和公司之間進(jìn)行協(xié)作的討論絕大部分圍繞著(zhù)安全問(wèn)題展開(kāi)，這當然是個(gè)有待解決的重要問(wèn)題。虛擬空間的設計能激發(fā)新的協(xié)作形式，這對一個(gè)企業(yè)內部網(wǎng)的價(jià)值至關(guān)重要，但沒(méi)有引起足夠重視。這些新的協(xié)作形式反過(guò)來(lái)促使了諸如產(chǎn)品開(kāi)發(fā)、市場(chǎng)銷(xiāo)售和客戶(hù)服務(wù)等重要業(yè)務(wù)流程倍增效率。
內部網(wǎng)與公司相呼應
企業(yè)內部網(wǎng)可以幫助公司組織在線(xiàn)的和非在線(xiàn)的“流程社區”。當德州儀器公司（Texas Instruments）發(fā)起了一個(gè)以流程為中心、環(huán)繞協(xié)作工作團隊的組織之后，其軟件開(kāi)發(fā)的時(shí)間從原來(lái)的22個(gè)月減少為8個(gè)月。德州儀器公司的內部網(wǎng)是在這一變化發(fā)生后組建的，內部網(wǎng)的設計反映并強化了這一新企業(yè)組織。一個(gè)企業(yè)內部網(wǎng)無(wú)論是在這一組織變化之前或之后創(chuàng )建，都能鼓勵這一類(lèi)的協(xié)作工作環(huán)境，從而帶來(lái)極大的投資回報。
同時(shí)，運用企業(yè)內部網(wǎng)來(lái)改變一個(gè)組織內的工作方式需要該組織內的文化發(fā)生變化。高級管理層必須明確致力于幫助各個(gè)部門(mén)的員工更有效的協(xié)作以完成關(guān)鍵的業(yè)務(wù)流程，不然的話(huà)內部網(wǎng)的應用和收益會(huì )受到限制。甚至，鼓勵協(xié)作的企業(yè)內部網(wǎng)設計完畢后，向員工推銷(xiāo)內部網(wǎng)是至關(guān)重要的。由于內部網(wǎng)創(chuàng )造了新的協(xié)作形式，它對傳統的工作方法和獲取信息的方式提出了挑戰。企業(yè)內部網(wǎng)若要獲得成功，必須用各種方式授權給所有員工、向他們提供具體的獎勵、鼓勵他們使用內部網(wǎng)。
以流程為中心的企業(yè)內部網(wǎng)與其為之工作的公司是步調一致的。此時(shí)，平面造型設計、風(fēng)格和標準對內部網(wǎng)的成功至關(guān)重要。不管喜歡與否，內部網(wǎng)是具有個(gè)性的，是視覺(jué)樣式、風(fēng)格和內容的完美結合。一個(gè)反映公司文化的內部網(wǎng)會(huì )使員工覺(jué)得像在家里一樣舒適自在，會(huì )幫助分散的員工覺(jué)得他們共享一個(gè)空間，并鼓勵員工環(huán)繞其所支持的流程進(jìn)行合作和交流。比如，Turner Entertainment Group在其內部網(wǎng)的主頁(yè)上用一個(gè)冰箱門(mén)上的各種貼磁來(lái)代表各個(gè)部門(mén)，創(chuàng )造了一種獨特舒適的氛圍。這一獨特的形象為所有員工創(chuàng )造了一種友善、共享和熟悉的空間。
好設計意味著(zhù)好生意
建筑師Le Corbusier說(shuō)，建筑物是“生活的機器”。同樣，好的企業(yè)內部網(wǎng)應是做生意的機器。正如設計對一幢完美建筑物是不可缺少的，設計對創(chuàng )建一個(gè)高效的企業(yè)內部網(wǎng)非常關(guān)鍵。內部網(wǎng)上的信息組織和設計應詳細擬定公司的重要業(yè)務(wù)流程，向員工為完成這些流程提供獲取信息和與有關(guān)人員交流的便利。
真正高效的企業(yè)內部網(wǎng)創(chuàng )造了新的交流渠道，能克服低效的組織結構，并培育高效協(xié)作的新形式。該內部網(wǎng)為公司創(chuàng )建了一個(gè)以流程而不是以部門(mén)為中心、以協(xié)作而不是以閉關(guān)政策為重心的模式。
創(chuàng )建高效的企業(yè)內部網(wǎng)意味著(zhù)思考如何利用文件來(lái)完成任務(wù)，如何將任務(wù)組織成流程，如何通過(guò)虛擬工作組的協(xié)作來(lái)實(shí)施這些流程。高效的企業(yè)內部網(wǎng)不僅僅是一種工具，更是一個(gè)有效的、以工作流程為中心的企業(yè)模式，一部做生意的好機器。
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