費用報銷(xiāo)的舞弊防范與內部控制
馬軍生
本文刊登于《中國會(huì )計報》2011年4月29日
一、案例簡(jiǎn)介：串通舞弊來(lái)報銷(xiāo)，虛報費用二十多萬(wàn)
在職場(chǎng)小說(shuō)《杜拉拉升職記》中，描寫(xiě)了一個(gè)非常典型的費用報銷(xiāo)舞弊案例：銷(xiāo)售部的大區經(jīng)理岱西伙同部門(mén)行政助理伊薩貝拉，通過(guò)偽造簽名、涂改報銷(xiāo)單據等方式，虛報費用二十多萬(wàn)元，最后舞弊被發(fā)現曝光。
我們來(lái)看小說(shuō)當中是如何描寫(xiě)這段情節的：
財務(wù)部送來(lái)上月的部門(mén)費用報告，王偉（注：銷(xiāo)售總監，岱西的上級）特別留心地研究了岱西的費用，這一研究，在一個(gè)不起眼的地方讓他看出問(wèn)題來(lái)了，他發(fā)現了一筆他并沒(méi)有簽過(guò)字的費用在財務(wù)部得到了順利報銷(xiāo)。
王偉和拉拉一分析，拉拉驚得目瞪口呆。她剛加入DB的時(shí)候，就是任職銷(xiāo)售行政助理，登記費用、統一將原始報銷(xiāo)單據送財務(wù)、每個(gè)月和財務(wù)部核對部門(mén)費用以協(xié)助大區經(jīng)理監控預算，是她當時(shí)每月必做的功課--因為她非常清楚王偉說(shuō)的是對的，伊薩貝拉和岱西串通做假了。
二、案例評析
從本案例當中的DB公司報銷(xiāo)流程來(lái)看，相對還是比較完善的，費用報銷(xiāo)要經(jīng)過(guò)申請、復核、審批、支付、事后核對等流程，相關(guān)職責也進(jìn)行了分離，但是由于串通舞弊，加上公司在報銷(xiāo)時(shí)數字填寫(xiě)采用阿拉伯數字、使得數字涂改容易，以及財務(wù)在審核簽名時(shí)不夠仔細等因素，最終導致內控失效。
雖然小說(shuō)是虛構的，但現實(shí)中利用費用報銷(xiāo)進(jìn)行舞弊的現象并不鮮見(jiàn)，費用報銷(xiāo)過(guò)程中常見(jiàn)舞弊手段有：
1、虛報或高報費用：與費用相關(guān)的活動(dòng)并未實(shí)際發(fā)生，憑空捏造費用項目，或雖然實(shí)際發(fā)生，但報銷(xiāo)金額卻高于實(shí)際金額，從而虛報或高報費用。
2、偽造或涂改原始單據，譬如假單據、陰陽(yáng)發(fā)票、涂改數字等手段，達到多報費用目的。
3、重復報銷(xiāo)：利用同一事項或單據重復報銷(xiāo)，比如同一事項開(kāi)兩張發(fā)票，或報銷(xiāo)過(guò)的單據抽出來(lái)再次報銷(xiāo)。
4、模仿簽名：模仿領(lǐng)導簽字，蒙混過(guò)關(guān)。
5、未經(jīng)審批或越權審批：有些企業(yè)由于授權審批不清，導致費用不當報銷(xiāo)，未按規定審批。
6、串通舞弊：內部各職能部門(mén)的工作人員之間，企業(yè)內部與外部有關(guān)人員之間利用各自的“方便”條件，逾越企業(yè)規定，合伙舞弊。
7、監守自盜：利用企業(yè)職責分離方面漏洞，利用自己保管錢(qián)財或經(jīng)手有關(guān)事項，而由沒(méi)有相應有效監督，利用職務(wù)之便進(jìn)行舞弊的行為。
8、混水摸魚(yú)：利用公司賬務(wù)核算混亂或管理漏洞，進(jìn)行報銷(xiāo)舞弊。
當然，費用報銷(xiāo)舞弊往往是以上一個(gè)手段或多個(gè)手段共同使用的，而舞弊得逞也反映了企業(yè)內控在某一方面的缺陷，也是企業(yè)加強內控時(shí)需要注意的地方。
三、完善費用報銷(xiāo)的內部控制
針對企業(yè)費用報銷(xiāo)中常見(jiàn)問(wèn)題，企業(yè)可從以下方面完善控制：
1、 完善審批流程，加強授權審批控制，措施包括：
（1）完善審核審批流程：根據常規授權和特別授權的規定，明確各崗位辦理業(yè)務(wù)和事項的權限范圍、審批程序和相應責任；
（2）編制常規授權的權限指引，規范特別授權的范圍、權限、程序和責任，嚴格控制特別授權；
（3）企業(yè)各級管理人員是否在授權范圍內行使職權和承擔責任；
（4）對重大事項集體決策審批或者聯(lián)簽制度；
（5）以級別最高的人員來(lái)報銷(xiāo)費用，規定任何級別人員都不能簽批自己的費用，包括公司高層領(lǐng)導在內，如多人發(fā)生同一項業(yè)務(wù)活動(dòng)時(shí)，必須以最高級別的人員來(lái)報銷(xiāo)費用，防止高級別人員將費用交給下級報銷(xiāo)，規避費用報銷(xiāo)控制措施。
2、建立書(shū)面的審批權限表：不少企業(yè)的審批權限散見(jiàn)于不同的管理制度，而且經(jīng)常發(fā)生臨時(shí)變更，甚至不同的制度之間對權限規定存在沖突，對某些權限規定不明，這些都會(huì )導致內控漏洞。建議企業(yè)應建立統一、明確的審批權限表，并定期維護更新，財務(wù)人員在審核付款時(shí)，也就比較清楚地知道費用是否經(jīng)過(guò)適當審批。
3、建立管理人員簽字樣本，防止偽造簽字，并要求財務(wù)人員審核時(shí)認真比對簽字，如本案例當中DB公司建立簽字樣本，但遺憾的是執行過(guò)程中財務(wù)人員疏于檢查。
4、對不相容職責分離：對報銷(xiāo)經(jīng)辦人員、審核人員、批準人員、付款執行、審計檢查等職責進(jìn)行分離，從而起到防止或及時(shí)發(fā)現相關(guān)舞弊活動(dòng)，例如案例中報銷(xiāo)人將審批后的單據交給部門(mén)助理登記，由部門(mén)助理送交財務(wù)部，則可防止報銷(xiāo)人員在報銷(xiāo)過(guò)程中可能。
5、憑證與表單的規范控制：通過(guò)統一的表單，防止報銷(xiāo)人未經(jīng)授權；對表單進(jìn)行連續編號，防止偽造或亂用表單；規范表單的數字填寫(xiě)，要求填寫(xiě)大寫(xiě)數字，防止相關(guān)人員涂改或變造數字；要求報銷(xiāo)時(shí)填寫(xiě)附件張數，防止私自增加票據；對已付款的表單，加蓋“付訖”印章，防止重復支付；
6、預算控制：通過(guò)事先預算，超過(guò)預算額度的業(yè)務(wù)活動(dòng)需要特別審批。加強預算的管理作用，需要在費用報銷(xiāo)審批環(huán)節就納入預算的管理范圍，預算內的費用或付款將被優(yōu)先審批支付；超過(guò)預算的業(yè)務(wù)活動(dòng)將被更嚴格地審批。另外，所有的預算對應到相關(guān)責任人員，并對預算進(jìn)行監控，從而一定程度防止虛報或高報費用。
7、事后控制和分析：每月將報銷(xiāo)費用匯總分析，報告給主管領(lǐng)導，建立費用報銷(xiāo)中的溝通機制，從而對一些虛報、高報、偽造簽字或未經(jīng)授權批準的費用，能夠及時(shí)發(fā)現查處，對報銷(xiāo)人來(lái)說(shuō)，在知道公司存在這些控制措施后，也會(huì )有震懾作用；另外，建立對費用的監控、分析制度，通過(guò)費用分析，可及時(shí)發(fā)現費用的異?；虿缓侠碇?，也能起到發(fā)現報銷(xiāo)舞弊、加強費用控制的效果。
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