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第五講 債權債務(wù)案例
第五講 債權債務(wù)案例

這次債權債務(wù)清理審計認定工作,發(fā)現有些單位對債權債務(wù)管理的不給力,有些單位可以說(shuō)“弱爆”了。對這件事,我曾天真想過(guò),如果,我們每個(gè)會(huì )計人員都能認真勤勉地管理債權債務(wù),每個(gè)審計人員都能跟蹤歷年的債權債務(wù)審計結果,如果會(huì )計工作交接,每筆未了的債權債務(wù)都交代清楚,代代相傳。我們的企業(yè)還會(huì )有那么多亂賬嗎?銷(xiāo)售業(yè)務(wù)不是我們能決定的,起碼我們可以說(shuō)清楚每筆債權債務(wù)吧!可,這真的只能是天真的想,這就是我們的現實(shí)經(jīng)濟生活,其實(shí)生活也如此,哪有那么多完美,一巴掌伸出來(lái),五個(gè)手指頭還不齊呢!但是,兩個(gè)巴掌伸出來(lái),五個(gè)五個(gè)能對齊,畢竟,生活也有快樂(lè ),幸福,美麗。

對于審計新人,我覺(jué)得,應收賬款審計首先要考慮的是:應收賬款的性質(zhì),即所核算的內容是什么?一般來(lái)說(shuō),應收賬款,性質(zhì)是很明確的,就是由銷(xiāo)售貨物或者提供勞務(wù)形成的要從客戶(hù)那里收的錢(qián)。

其次要考慮企業(yè)的主要市場(chǎng)及主要銷(xiāo)售對象都是什么類(lèi)型的?付款安排是怎樣的?信用期是多長(cháng)?

內控測試對于應收賬款、銷(xiāo)售和回款這個(gè)領(lǐng)域是很重要的。因為這里主要是一些日常的常規交易,交易的數量和規模都很大,單憑一些抽樣這樣的實(shí)質(zhì)性測試,不足以發(fā)現可能的錯誤。內控測試還應該包括企業(yè)如何提取壞賬準備這一控制領(lǐng)域,這可能要延伸到企業(yè)的客戶(hù)信用控制、如何產(chǎn)生賬齡及分析賬齡、如何根據客戶(hù)的信用歷史通過(guò)反饋機制來(lái)修正信用額度等控制領(lǐng)域。但最關(guān)鍵的,還是企業(yè)自己如何計算壞賬準備并保證其準確性。

對于應收賬款的實(shí)質(zhì)性測試主要包括以下步驟:

取得應收賬款的明細,看一遍明細,看看有沒(méi)有特殊的東西,如余額是負數,余額是太整的數(像10,000,000這樣的),奇怪的被審計單位名稱(chēng),等等。

取得應收賬款簽認記錄。很多被審計單位取得不了簽認記錄,對于大額的應收賬款沒(méi)有取得簽認記錄必須查明原因,看是不是和客戶(hù)存在糾紛或者本來(lái)就是虛構的應收賬款或者他已經(jīng)不是應收賬款了是預付賬款而且已經(jīng)變成物權存貨了。

要驗證存在性,最好的情形是企業(yè)在期后已經(jīng)收到錢(qián)了。則存在性與估值都解決了。所以,做應收賬款,第一有效的手段應該是看一下在期后,針對期末余額已經(jīng)收到了多少錢(qián)。如果擔心這些錢(qián)會(huì )不會(huì )是從不正常渠道收的錢(qián),可以在查原始憑證時(shí)檢查匯款方。如果是聯(lián)合造假,根據前面學(xué)習過(guò)的責任明確性假設,我們審計人員也沒(méi)有辦法了,那是會(huì )計責任。

在對應收賬款的余額進(jìn)行分析性復核時(shí),單純分析其絕對金額的本期上期變動(dòng)是沒(méi)有太大意義的,只有與這幾期的銷(xiāo)售額結合著(zhù)看才行。所以,可以不必分析絕對金額的變動(dòng),而是直接計算周轉天數,并對其進(jìn)行分析和解釋。

l   另一項常規的實(shí)質(zhì)性測試工作是取得企業(yè)期末的賬齡和最近期的賬齡,然后對應收賬款的賬齡進(jìn)行分析。賬齡分析是一個(gè)承上啟下的分析,它既是對應收賬款周轉期分析的一個(gè)深化和細化,又將直接引出壞賬準備提多少合適這樣一個(gè)話(huà)題。 對于壞賬準備,審計人員要確保其合理性,就是說(shuō)太少是不對的,太多也不應該。

收入的截止性測試,以確保應收賬款的截止性也沒(méi)有問(wèn)題。其實(shí),由于應收賬款是收入和銷(xiāo)售回款兩種業(yè)務(wù)共同作用的結果,要想保證應收賬款的截止性沒(méi)問(wèn)題,既要看收入的截止測試,也應該看銷(xiāo)售回款的截止測試。那么,銷(xiāo)售回款的截止測試是什么呢?其實(shí)就是審閱銀行調節表。而收入的截止測試,往往在存貨出庫的截止測試中就包括了。

以上就是應收賬款這部分常規要做的審計步驟了。實(shí)際工作中,要思考和解決的問(wèn)題會(huì )變化多端。我在這里談的東西,只是一點(diǎn)兒基礎性的東西,具體如何應用,還得看審計人員在實(shí)際中的發(fā)揮。

下面談一些小心得,為什么是小呢,因為對新人有用。如果,你覺(jué)得根本不是問(wèn)題,沒(méi)有必要提醒,你一定不是新人。

應收賬款的明細能看出不少問(wèn)題

看一遍應收賬款的明細,有時(shí)不僅僅是審計人員自己看,而是坐下來(lái)問(wèn)被審計單位一些問(wèn)題,例如,是否應收賬款里核算的都是銷(xiāo)售收入,不包括其它內容。做審計不能老擔心被審計單位騙你,你不問(wèn)問(wèn)題,是你的錯;你問(wèn)了問(wèn)題,被審計單位要是沒(méi)騙你,你迅速地得到了很多信息;你問(wèn)了問(wèn)題,被審計單位要是騙了你,很可能這是被審計單位的錯,不是你的錯。而且,以我的經(jīng)驗,很多時(shí)候,被審計單位并非有意要騙審計人員,只是與審計人員在溝通上發(fā)生了一點(diǎn)兒誤解,回答得不正確而已。審計人員只要再問(wèn)細一點(diǎn)兒,或者換個(gè)問(wèn)法,就能得到正確的回答??傊?,多問(wèn)被審計單位問(wèn)題,一般不吃虧。

審閱應收賬款的明細時(shí),應該主要關(guān)注這些情況:

有一些不屬于應收賬款性質(zhì)的東西,記到這個(gè)科目里了。例如,應該記在其他應收賬款里的東西最可能記到這里了,這時(shí),就要做一個(gè)重分類(lèi)調整;

看看有沒(méi)有特殊的東西,如余額是負數,余額是太整的數,奇怪的企業(yè)名稱(chēng),等等。

另外,在審閱明細時(shí),一定要確保明細數的合計能對到總賬上和報表上,這是保證審計的邏輯鏈條不斷裂的很重要的一環(huán)。還真有企業(yè)對不上的,而且還出了問(wèn)題,“敗露一疏”嘛!

企業(yè)如何將收到的款項與正確的被審計單位及發(fā)票相對應

這個(gè)話(huà)題,即“企業(yè)如何將收到的款項與正確的客戶(hù)及發(fā)票相對應”,表面看來(lái)是個(gè)企業(yè)自己內部操作的細節問(wèn)題,最理想的狀況,是客戶(hù)每筆付款,都是與一張或幾張銷(xiāo)售發(fā)票明確對應的。這樣,被審計企業(yè)就可以在自己的應收賬款明細里,將付款與發(fā)票去核對,并將已經(jīng)付款的發(fā)票剔出。這一個(gè)“核對并剔出”機制最好不要出錯,否則會(huì )影響很多東西。那么,這個(gè)“核對并剔出”機制能出什么錯呢?

一是客戶(hù)名稱(chēng)弄錯了,所剔出的發(fā)票自然也錯了。這樣,應收賬款明細是錯的,賬齡分析也可能是錯的。

二是客戶(hù)名稱(chēng)沒(méi)有弄錯,但發(fā)票核對錯了。這樣,應收賬款明細還是對的,但賬齡分析很可能是錯的。根據這樣的賬齡分析去計算壞賬準備,結果也很可能是錯的。

如果客戶(hù)每筆付款,不是與一張或幾張發(fā)票明確對應的,而是每次付一個(gè)大數,這就更麻煩了。一般默認的原則是“先結老賬,再結新賬”,也就是所謂“先進(jìn)先出法”。財政部為此還在執行企業(yè)會(huì )計制度問(wèn)題解答里專(zhuān)門(mén)提過(guò)這個(gè)問(wèn)題,但如果被審計企業(yè)與客戶(hù)就某一筆銷(xiāo)售有糾紛,也有可能會(huì )出現跳過(guò)那一筆銷(xiāo)售,先結算排在后面的銷(xiāo)售發(fā)票的可能性。這時(shí),這個(gè)“核對并剔出”機制就要既能按“先進(jìn)先出法”工作,又能掌握本企業(yè)與客戶(hù)在哪些筆銷(xiāo)售上存在糾紛,能對這些糾紛在做賬齡時(shí)單獨處理。否則,上述第二種錯誤仍然會(huì )出現。

這一個(gè)細節講清楚了,做什么測試來(lái)保證被審計單位的這個(gè)“核對并剔出”機制是設計完善并運轉正確呢?要專(zhuān)門(mén)針對它做內控測試。我為什么講這個(gè)呢,現在我們很多多經(jīng)企業(yè)商貿業(yè)務(wù)做得很大,筆數多,還真需要看看他們是如何管理的。前面說(shuō)過(guò),審計新人要有好奇心!

檢查期后收到的款項。

審計工作總是在檢查歷史,而流動(dòng)資產(chǎn)和流動(dòng)負債類(lèi)的科目,因為其“流動(dòng)”,必然在期后發(fā)生變化。要是沒(méi)變化,就是問(wèn)題了?!傲魉桓?,戶(hù)樞不蠹”嘛,如果沒(méi)變化,是不是意味著(zhù)有點(diǎn)問(wèn)題,起碼要提一些減值準備!通過(guò)對期后所發(fā)生事項的檢查,驗證幾乎所有的流動(dòng)資產(chǎn)和負債類(lèi)科目的存在性和真實(shí)性,以及部分驗證其完整性。

對于所有的流動(dòng)資產(chǎn),包括應收賬款,如果在資產(chǎn)負債表日以后,已經(jīng)收到款了,就一下子一勞永逸地解決了存在性和估值兩大問(wèn)題。

其他應收賬款

與應收賬款有一定區別的是:在其他應收賬款這個(gè)領(lǐng)域,非常強調每個(gè)明細項目的性質(zhì)。為什么在應收賬款那里不怎么強調呢?因為應收賬款的性質(zhì)一般都很明確,而其他應收賬款的性質(zhì)就是五花八門(mén)了。一般在企業(yè)里做會(huì )計的都知道,“其他應收賬款和其他應付賬款是兩個(gè)筐,什么都可以往里裝”。

所以,在其他應收賬款這個(gè)領(lǐng)域,也很難有什么常規的審計步驟,因為審計步驟是根據所審計科目的性質(zhì)“隨機應變”“見(jiàn)機行事”的,如果不管這個(gè)科目是什么性質(zhì),都一味強調標準的步驟,那審計就不需要我前面曾經(jīng)說(shuō)過(guò)的——要有一定的思考能力了。

審計新人對這個(gè)科目,可以這樣思考:

首先,我們對于其他應收賬款的“預期”是:它不是由企業(yè)的主要業(yè)務(wù)產(chǎn)生的,盡管它是個(gè)筐,什么都裝,但一般不會(huì )裝太大的東西,所以它的余額不會(huì )太大。如果余額大,就是不正常的,必然其中有一些特殊項目。遺憾的是,管理不好的企業(yè)這個(gè)科目的余額經(jīng)常都很大。

與應收賬款相同,一個(gè)有效檢查其他應收賬款的辦法就是看是否在期后已經(jīng)收到款。如果已經(jīng)收到款,一般就比較放心了。

金額小的其他應收賬款,可以不必管,因為在存在性上無(wú)論如何不會(huì )有大問(wèn)題。除非你隨便的一問(wèn),被審計單位的回答讓你很吃驚,覺(jué)得這個(gè)明細科目性質(zhì)有問(wèn)題。

某個(gè)項目,去年有余額,并不能因此證明今年也應該有余額。其他應收賬款的很多項目,其性質(zhì)可能是獨特的,因而也是一次性的。例如,去年有一筆應收處理廢舊電腦的銷(xiāo)售款,這是由于去年年底進(jìn)行了一次電腦升級。今年年底,如果有同樣性質(zhì)的余額在那里,審計人員不應該認為這是正常的,而應該感到詫異,要么是賬記錯了,要么是去年的錢(qián)還沒(méi)收回來(lái),那就要問(wèn)問(wèn)收不回來(lái)是否為壞賬了,要么是又做了一次電腦升級,連續兩年做電腦升級,這里面肯定有故事了。

正常情況下,對于其他應收賬款,是沒(méi)有什么內控測試好做的。在做其他應收賬款的審計工作時(shí),第一步就是取得其明細,了解每一個(gè)大的項目的性質(zhì),也就是核算內容。然后,才能根據了解到的性質(zhì),決定具體做什么樣的實(shí)質(zhì)性測試。

應收員工預借款

在其他應收賬款里,最常見(jiàn)到的,就屬員工預借款了。

員工預借款一般是員工出差之用,所以審計人員的預期是這個(gè)科目的余額不會(huì )太大。但是,審計人員時(shí)常也會(huì )發(fā)現這個(gè)科目的期末余額是很大的,原因往往是以下幾個(gè):

員工預借款中往往包括一些采購材料、購買(mǎi)勞務(wù)、電費等款項或者屬于一些期間費用的款項,嚴格說(shuō),這不是員工預借款,應該將其重分類(lèi)至預付款或者與應付賬款沖銷(xiāo)或者建議取得發(fā)票確認費用;特別說(shuō)明一下,既然企業(yè)已經(jīng)支付了款項,為什么不能及時(shí)取得發(fā)票呢?顯然,這是一些有難言之隱的支出,企業(yè)還沒(méi)有來(lái)得及想好取得什么樣的發(fā)票才合理,因此一直掛賬在具體經(jīng)辦人名下,沒(méi)有及時(shí)處理。對于這種情況,如果金額較大,應發(fā)查詢(xún),調查清楚。

有的員工一次性出長(cháng)差,可能要幾個(gè)月。所以,借的錢(qián)也多,也沒(méi)有回來(lái)報銷(xiāo)。這個(gè)解釋本身就意味著(zhù),有一些費用已經(jīng)發(fā)生了,但因為沒(méi)有報銷(xiāo),所以企業(yè)沒(méi)有記賬入費用。這時(shí)怎么辦?跨年度的要做一個(gè)損益調整;

員工報銷(xiāo)不及時(shí),拖欠公司的錢(qián)比較多。有的員工還可能舊的掛支款沒(méi)報銷(xiāo),就又借款出差去了。這也意味著(zhù)有一些費用已經(jīng)發(fā)生了,跨年度的要做損益調整;

還有一些員工掛支款,管理往來(lái)的會(huì )計不知道原因。這種行為,類(lèi)似于“打死我也不說(shuō)”,是很令審計人員惱火的一種“非暴力不合作”行為。此時(shí),審計人員可以了解一下,這個(gè)企業(yè)的員工平均每次出差花多少錢(qián)(這個(gè)可以通過(guò)看以前的報銷(xiāo)看出來(lái)),平均每次出差要花多長(cháng)時(shí)間,以及大概有多少員工會(huì )出差。根據這些信息,總能大概估計一下多少員工預借款余額是合理的,那么超出部分可能就是該報銷(xiāo)而沒(méi)報銷(xiāo)的了,或者他們壓根就不是員工出差用的款項。這時(shí)候,可以找掛支人或者掛支人的主管領(lǐng)導或者批準人問(wèn)問(wèn),到底是什么款,咋就這么長(cháng)時(shí)間不報銷(xiāo)呢?估計你能聽(tīng)到許多故事,不管什么故事,影響企業(yè)財務(wù)狀況或者損益的事項,做一個(gè)底稿,要求被審計單位做賬項調整就行了。

還有一個(gè)不太正規的辦法。審計人員可以翻一翻員工預借款的明細賬,看一看平均每個(gè)月的貸方發(fā)生額,一般也就代表每月實(shí)際報銷(xiāo)的金額。然后看一看期末余額是平均每月貸方發(fā)生額的幾倍。這其實(shí)就是在算其他應收賬款的周轉天數。如果這個(gè)周轉天數在1個(gè)月以上,一般就有點(diǎn)兒小問(wèn)題了,因為很少有企業(yè)的員工出差總是在1個(gè)月以上。

在如何控制員工預借款這個(gè)問(wèn)題上,我審計過(guò)的地方企業(yè)有這樣一些做法:有的是舊賬不清就不準發(fā)生新的預借款;有的是預借款發(fā)生后一個(gè)月或兩個(gè)月沒(méi)有報銷(xiāo),就直接從工資里扣。是不是地方企業(yè)老板挺沒(méi)有人情味的!

其他應收賬款里如果有應收股東款,這屬于股東變相撤資。被審計單位工商年檢時(shí),有可能被罰款且要求其補足資本,如果審計人員不提點(diǎn)意見(jiàn),寫(xiě)一個(gè)底稿,萬(wàn)一事后有人向你了解這個(gè)情況,是很丟面子的事。

我聽(tīng)到過(guò)的另一件事情是這樣的:一家企業(yè)的其他應收賬款余額中,每年都有很大的應收母公司款項,而且這家企業(yè)年年盈利并有正現金流,相應的,應收母公司款項也年年在增大。我們賺到的現金都交給母公司來(lái)集中調動(dòng),統一使用,被審計單位理直氣壯地回答。其實(shí)從財務(wù)管理角度看,從會(huì )計理論上分析,這筆應收母公司款項盡管被記在流動(dòng)資產(chǎn)——其他應收賬款里,但并沒(méi)有被母公司歸還過(guò),而且,被審計企業(yè)和母公司都沒(méi)有明確的償還計劃,因此,這不象一項流動(dòng)資產(chǎn),而可能是一項長(cháng)期資產(chǎn);這筆款項的本質(zhì)更象是對母公司分派紅利,因此,可以考慮是否可以將其從資產(chǎn)里調整到利潤分配中。但這樣做,可能缺少分派紅利所必需的有關(guān)法律文件;即使不將這筆款項看作是分派紅利,試問(wèn),母公司目前是否有足夠的資金實(shí)力,能夠還上這筆錢(qián)?如果有疑問(wèn),則要考慮對這筆應收賬款項提取壞賬準備。

其他應收賬款里還可能有什么?

有時(shí),其他應收賬款里會(huì )出現應收保險公司。想想看,一個(gè)企業(yè)為什么會(huì )有應收保險公司的款項呢?

被審計單位回答說(shuō)是理賠款。這樣,審計人員就應該問(wèn)一問(wèn)企業(yè)出了什么事需要保險公司賠了,是否是100%由保險公司賠償,這里說(shuō)不定有什么費用需要當期確認呢。

其他應收賬款里也可能會(huì )有一些工程物資或工程款,審計人員一般的反應就會(huì )是做一個(gè)重分類(lèi)調整,將其金額調整到在建工程及工程物資科目中去。如果審計人員能夠先問(wèn)被審計單位一句“為什么要把這些東西記在其他應收賬款里”,有時(shí)會(huì )發(fā)現,這些其實(shí)可能是已經(jīng)完工的固定資產(chǎn),而且已經(jīng)投入使用了。僅僅由于某種特殊原因,比如施工單位的發(fā)票未開(kāi)過(guò)來(lái),被審計單位就把它記在了其他應收賬款里。如果是這樣,這個(gè)重分類(lèi)調整就應該是調整到固定資產(chǎn)并考慮相應補提折舊了。

其他應收賬款里還可能有一些被審計企業(yè)交的押金。例如,房租押金等等。對于這些押金,要抽查原始憑證,并了解是否可能由于某些糾紛導致押金被扣收不回來(lái)。萬(wàn)一有某些糾紛,審計人員就應該考慮對于這些押金提取壞賬準備了。

預付賬款審計注意事項:

預付賬款是被審計企業(yè)先付給原材料供應商的一筆錢(qián),是一項資產(chǎn)。所以對這個(gè)科目所采取的驗證步驟和其他應收賬款類(lèi)似,就是看看合同和付款憑證、看看賬齡等等。

不過(guò),在思考方向上還是有些差異的。審計人員見(jiàn)到企業(yè)有預付賬款,應該問(wèn)的第一個(gè)問(wèn)題是:為什么應該有預付賬款?一般只有在被審計企業(yè)的業(yè)務(wù)中,供應商地位較高時(shí),被審計企業(yè)為了保證自己的原材料供應,只好先掏一部分錢(qián),后領(lǐng)原材料。這時(shí),才會(huì )出現預付賬款。而且,這種預付賬款一般是在合同里有規定的,往往還不是100%的預付,僅僅是一部分,比如說(shuō)30%預付??罡冻鲋?,原材料應該很快就會(huì )到貨,因此預付賬款的賬齡一般不會(huì )太長(cháng),一兩個(gè)月還可以,再長(cháng)就不正常了。

賬齡長(cháng)的預付賬款,一般應該有點(diǎn)問(wèn)題。最好查詢(xún)一下,說(shuō)實(shí)話(huà)的,比如已經(jīng)形成了費用,可以建議調整損益。不說(shuō)實(shí)話(huà)的,為了減少審計風(fēng)險,建議調整到其他應收款并提取一定的減值準備。

有時(shí),企業(yè)的會(huì )計核算不太仔細,可能會(huì )出現貨到以后,會(huì )計忘了原來(lái)有過(guò)預付款,因此將全部貨款都記成應付賬款了。這時(shí),審計人員就要讓會(huì )計找出來(lái),有哪些預付款應該和應付賬款對沖,然后做一個(gè)審計調整。

最后提醒一句,預付給大型設備供應商和工程承包商的款,按照企業(yè)會(huì )計制度規定,是算到在建工程里的吧,很多企業(yè)還在預付賬款掛著(zhù),原因是沒(méi)有取得發(fā)票,不能列入在建工程科目。對此,應該取得發(fā)票的而沒(méi)有取得發(fā)票,應該按照實(shí)質(zhì)重于形式的原則核算,而不要在意那個(gè)發(fā)票的形式,當然,稅務(wù)上要協(xié)調的,甚至要納稅調整。

能把應收賬款或預付賬款和應付賬款對沖么?

一般來(lái)講,要想對沖,總得是同一個(gè)客戶(hù)的債權債務(wù)。不過(guò),要是碰上清理三角債的情況,也可以不是同一個(gè)客戶(hù)。
另一個(gè)要想對沖必須滿(mǎn)足的條件是書(shū)面同意。沒(méi)有一個(gè)書(shū)面的證據,即使是同一個(gè)被審計單位,同一性質(zhì)的業(yè)務(wù),也不能對沖。

如果一家企業(yè)先付了預付賬款從某公司買(mǎi)A產(chǎn)品,A產(chǎn)品貨到后,這家企業(yè)自然可以將這筆預付賬款算做已經(jīng)付出的貨款,這和對沖是兩碼事,因為這是正常的采購和預付款業(yè)務(wù)。但如果這家企業(yè)也從同一家公司買(mǎi)B產(chǎn)品,而與B產(chǎn)品相關(guān)的應付賬款還沒(méi)有結清,在這種情況下,除非有書(shū)面證據,否則不能把A產(chǎn)品的預付款跟B產(chǎn)品的應付賬款對沖,盡管是同一家公司。

為什么沒(méi)有書(shū)面證據就不能對沖呢?這主要是出于破產(chǎn)清算的考慮。不管是哪一個(gè)公司,一旦進(jìn)行破產(chǎn)清算,所有的資產(chǎn),包括應收賬款,都要先凍結,盡量收回全部的應收賬款。然后看所有的債務(wù),能賠個(gè)100%當然最好,賠不了100%,賠個(gè)60%也可以,反正是有多少賠多少。在這個(gè)時(shí)候,某一個(gè)債權人不能說(shuō)“我還欠這家公司一筆錢(qián)呢,那錢(qián)我也不還了,這家公司欠我的錢(qián)我也不要了”。其它債權人會(huì )要求,你欠這家公司的錢(qián)仍要還,因為一進(jìn)入破產(chǎn)清算,所有的錢(qián)都是我們全體債權人的錢(qián)。至于這家公司欠你的錢(qián),將來(lái)能賠你多少算多少。這個(gè)兒原理告訴我們審計人員,沒(méi)有一個(gè)書(shū)面的證據,往來(lái)款項是不能隨便對沖的,哪怕是同一個(gè)客戶(hù),同一性質(zhì)的業(yè)務(wù),也不能對沖。應該取得外部證據作為原始憑證而沒(méi)有取得,會(huì )計人員光憑主觀(guān)判斷進(jìn)行賬務(wù)處理,是不夠謹慎的,你可以不明白上述道理,但是謹慎明白吧。審計人員和會(huì )計差不多,拿不準的事情,按照謹慎原則處理為好。

應付賬款作為一項負債,我們主要關(guān)注的是其完整性。

完整性并不是容易解決的。如何發(fā)現那些沒(méi)有記在賬上的呢?

看看應付賬款形成的原始憑證,是看那些余額大的應付賬款嗎?審計人員要是這么做,可就南轅北轍了。因此,我們首先要判斷,哪些地方是最可能出現應付賬款少記的。運用一點(diǎn)兒常識,我們就會(huì )意識到,那些賬上余額已經(jīng)很大的應付賬款,好象沒(méi)有太多少記的空間,而那些賬上余額很小甚至為零的應付賬款,倒可能是少記應付賬款之后的結果。所以,選擇看應付賬款的原始憑證,應該是挑這一年主要的供應商。另外,如果某個(gè)供應商上年和這一年的年末余額波動(dòng)很大,我們也擔心有特殊事件,也會(huì )仔細審閱所有和這個(gè)供應商有關(guān)的書(shū)面資料。

主要供應商名單應該是從采購部及了解客戶(hù)的業(yè)務(wù)后得來(lái)的,你可別向會(huì )計要這么一份名單。十次有八次,會(huì )計可能會(huì )翻翻自己的明細賬,將那些期末余額大的都挑出來(lái),這是沒(méi)用的。如果一個(gè)主要供應商,其期末余額越小,越可能是可疑的。而會(huì )計的那種挑法,是不會(huì )將這種可疑的應付賬款挑出來(lái)的;

不過(guò),這樣的事情,還要結合成本一起審計,某次審計發(fā)現,某單位生產(chǎn)使用材料幾百萬(wàn)都沒(méi)有在賬上反映,主要是完不成利潤計劃才少列成本。供應商也配合,沒(méi)有開(kāi)發(fā)票。

這就是摟草打兔子了,是偶然在材料科得到線(xiàn)索,然后追查到生產(chǎn)車(chē)間才查明白的。     

做應付賬款審計首先要考慮的是:

應付賬款的性質(zhì),即所核算的內容是什么?一般來(lái)說(shuō),應付賬款的性質(zhì)是很明確的,就是由采購原輔材料形成的要付給供應商的錢(qián)。

企業(yè)的主要原輔材料有哪些(這一般在存貨那部分就可以了解到)?供應商是哪些?付款安排是怎樣的?信用期是多長(cháng)?有沒(méi)有重要原輔材料的供應商只有一個(gè)的?如果是這樣,這個(gè)供應商在討價(jià)還價(jià)過(guò)程中的地位就會(huì )比較高,可能會(huì )要求企業(yè)預付貨款而不是先發(fā)貨后付款。一旦這個(gè)供應商停止供貨,企業(yè)就會(huì )有麻煩。

采購和付款這一業(yè)務(wù)流程最值得注意的是這么幾點(diǎn):

企業(yè)的供應商是否是經(jīng)過(guò)招投標產(chǎn)生的,招投標是否做得比較規范和嚴格?一般企業(yè)里,最容易出現舞弊問(wèn)題的地方就在采購這里了,因為這里是大把地往外掏錢(qián)的地方。審計人員不需要太仔細地去看企業(yè)的招投標程序等,只要問(wèn)一問(wèn)這方面的情況就可以了。如果企業(yè)沒(méi)有招投標過(guò)程,或企業(yè)人員自己都能說(shuō)出不足之處,就可以提管理建議了;如果有招投標過(guò)程而且聽(tīng)起來(lái)沒(méi)什么問(wèn)題,審計人員也不必再追查下去,可以點(diǎn)到為止。

只要采購程序合規;采購商品的數量和價(jià)格沒(méi)有異常;采購的商品沒(méi)有證據或者常識表明被審計單位不需用,等等,類(lèi)似這些方面看看分析分析就行了,畢竟不是采購比價(jià)等專(zhuān)門(mén)審計。

企業(yè)的對外付款多長(cháng)時(shí)間付一次?是如何決定付誰(shuí)不付誰(shuí)的?比如,如果企業(yè)每半個(gè)月對供應商付一次款,每次是按什么原則決定付給張三而不付給李四呢?嚴格論起來(lái),這又好象與會(huì )計報表的正確性無(wú)關(guān)。不過(guò),這同樣是一個(gè)檢查管理層的資金管理水平的很簡(jiǎn)單的手段。

而且,了解了這一點(diǎn),對于判斷應付賬款的余額是否合理是有很大幫助的。   企業(yè)有沒(méi)有定期與供應商核對應付賬款的余額?這是與財務(wù)報表有關(guān)的,也是好的企業(yè)管理所要求的。

應付賬款的實(shí)質(zhì)性測試有哪些:

取得應付賬款的明細,看一遍明細,看看有沒(méi)有特殊的東西,如余額是負數(借方數),余額是太整的數(象10,000,000這樣的),奇怪的供應商名稱(chēng),等等。這和應收賬款部分要做的工作是差不多的。

通常也會(huì )考慮看一下應付賬款的賬齡。有些賬齡很老的,就應該問(wèn)一下被審計企業(yè),為什么這筆錢(qián)還不付出去。

采購的截止性測試,以確保應付賬款的截止性也沒(méi)有問(wèn)題。其實(shí),由于應付賬款是采購和付款兩種業(yè)務(wù)共同作用的結果,要想保證應付賬款的截止性沒(méi)問(wèn)題,既要看采購的截止測試,也應該看付款的截止測試。那么,付款的截止測試是什么呢?其實(shí)就是審閱銀行調節表。而采購的截止測試,往往是在存貨的存貨入庫截止測試就做了。
由存貨暫估入庫形成的應付賬款

所謂“存貨暫估入庫”,就是說(shuō),采購的存貨已經(jīng)到了,但是發(fā)票沒(méi)有到,所以并不精確地知道貨物的價(jià)值是多少。但按照權責發(fā)生制,貨既然已經(jīng)到了,總要先記賬啊,所以只好按照采購訂單或其它什么參考資料的價(jià)格將存貨和應付賬款記賬,在以后收到發(fā)票后再做調整。

有個(gè)喜歡會(huì )計知識且不恥下問(wèn)的經(jīng)理有一天問(wèn)會(huì )計。

如果貨物到了,發(fā)票也到了,怎么記賬?
正常記唄!
如果貨物到了,而發(fā)票沒(méi)到呢?
那就先把存貨暫估入庫好了。會(huì )計回答完,心說(shuō)這也不難。
如果貨物沒(méi)到,而發(fā)票到了呢?怎么記賬?
可以先記在途存貨和應付賬款啊。這個(gè)回答讓會(huì )計覺(jué)得自己真是反應快。
如果貨物也沒(méi)到,而發(fā)票也沒(méi)到呢?
“……”會(huì )計也糊涂了,好象沒(méi)遇到過(guò)這種情況???!

其實(shí),是否要暫估入庫,或者是先記“在途存貨”,思考的核心是貨物的所有權及風(fēng)險和報酬是否已經(jīng)轉移到買(mǎi)方,如果是已經(jīng)轉移,就應該記賬了,哪怕貨物也沒(méi)到,發(fā)票也沒(méi)到。

如何保證發(fā)票到的時(shí)候,能夠將發(fā)票和原來(lái)的入庫對應上;     如果發(fā)票長(cháng)期未到怎么辦。

我們下面一一討論這幾個(gè)問(wèn)題。

是否要暫估進(jìn)項增值稅

應該不用暫估。這是因為企業(yè)只有在取得增值稅進(jìn)項發(fā)票時(shí),才算取得了這種抵扣銷(xiāo)項增值稅的權利。在此之前,權利并未取得。退一步說(shuō),萬(wàn)一供應商無(wú)法開(kāi)出增值稅發(fā)票,企業(yè)的負債當然也就沒(méi)有這部分增值稅。

如何保證發(fā)票到的時(shí)候,能夠將發(fā)票和原來(lái)的入庫對應上

有兩種辦法來(lái)對應:好的辦法和壞的辦法。

壞的辦法是這樣做的。每次做暫估的記賬憑證時(shí),將入庫單釘在了這個(gè)記賬憑證后面。過(guò)了一段時(shí)間,當供應商的發(fā)票來(lái)了,會(huì )計就得去問(wèn)倉庫保管員,這批貨是不是已經(jīng)到了。

如果倉庫保管員記憶力比較好,會(huì )指出“這不就是兩個(gè)月前的那批貨?”于是,會(huì )計可以將兩個(gè)月前做暫估的憑證找出來(lái),將差額做一個(gè)調整。要是倉庫保管員記憶力不太好,堅持說(shuō)這批貨還沒(méi)到,會(huì )計就可能做一個(gè)“在途存貨”,這樣,應付賬款和存貨就都虛記了。

這樣的事情,在管理混亂的企業(yè)是發(fā)生過(guò)的。

好的辦法是這樣做的。會(huì )計每收到一張入庫單,就將其存放好。每收到一張發(fā)票,就將其與已存放的入庫單做核對,如果核對上了,將這兩者放在一起,做一個(gè)存貨入庫憑證。到了月底,會(huì )計將所有沒(méi)有與發(fā)票核對上的入庫單做一個(gè)匯總,列一個(gè)清單,做一個(gè)存貨暫估入庫的憑證,但并不把這些入庫單都釘到憑證本里,而是仍然留在手邊。第二個(gè)月月初,會(huì )計馬上做一個(gè)相反的會(huì )計分錄,將上月末的存貨暫估入庫沖回。然后,在第二個(gè)月里,和第一個(gè)月一樣將收到的發(fā)票與手邊的入庫單核對。這樣的做法,可以始終很清楚地知道,哪幾筆存貨還未收到發(fā)票。而且,由于有這種“月底暫估,月初沖回”的動(dòng)作,自然而然地將暫估與實(shí)際發(fā)票金額之差就消除了。這個(gè)工作,我在會(huì )計崗位干了5年?,F在好多了,已經(jīng)使用電腦核對未提賬單了。

如果發(fā)票長(cháng)期未到怎么辦?

如果是這樣,一方面是要催一下供應商,同時(shí)也要考慮,是不是自己這邊曾經(jīng)收到過(guò)發(fā)票,但忘了把發(fā)票與暫估入庫去做核對,又入了一遍賬。多檢查一下為妙。

那么,對于存貨暫估入庫,審計人員要關(guān)注什么呢?

前面說(shuō)過(guò),審計人員總是以一種質(zhì)疑的態(tài)度思考問(wèn)題。誰(shuí)讓企業(yè)想盡各種辦法舞弊呢?

各位前輩,我們總是質(zhì)疑態(tài)度思考問(wèn)題,是不是容易得什么職業(yè)病啊,比如不太相信人?比如說(shuō)話(huà)口氣也有點(diǎn)那個(gè)?審計新人先不用管這些,畢竟時(shí)間不長(cháng),病只在肌膚!

審計人員一是要關(guān)注企業(yè)會(huì )計記賬的方法。因為一個(gè)好的方法可以大大降低犯錯的可能性。

審計師還要關(guān)注這部分暫估引起的應付賬款余額是否合理。是否大致為1-2個(gè)月的采購金額,因為一般發(fā)票比存貨晚到也不會(huì )太長(cháng)時(shí)間(不過(guò)有時(shí)供應商為了避免先交銷(xiāo)項增值稅,也會(huì )憋著(zhù)不開(kāi)發(fā)票,直到企業(yè)先付了款),還要想到不是所有的供應商的發(fā)票都會(huì )晚到;另外,還要看賬齡,就是有哪些入庫單是較長(cháng)時(shí)間發(fā)票未到的,因為這些可能不是發(fā)票未到,而是入賬入重了?;蛘吒揪褪且呀?jīng)列入成本的秘密準備。

預收賬款的審計

預收賬款是被審計單位從其銷(xiāo)售客戶(hù)那里預先收到的一筆錢(qián),是一項負債。見(jiàn)到企業(yè)有預收賬款,應該問(wèn)的第一個(gè)問(wèn)題是:為什么應該有預收賬款?一般只有在被審計企業(yè)銷(xiāo)售的產(chǎn)品較為緊俏時(shí),才會(huì )出現預收賬款。要么,就是生產(chǎn)產(chǎn)品的周期較長(cháng),行業(yè)慣例會(huì )要求從客戶(hù)那里要一部分預付款。所以,審計人員可以通過(guò)了解企業(yè)的經(jīng)營(yíng)來(lái)判斷是否應該有預收賬款。同時(shí),審計人員也可以看一下銷(xiāo)售合同,看是否有關(guān)于預收賬款的規定。如果被審計企業(yè)的會(huì )計工作質(zhì)量不太牢靠,還可能會(huì )出現預收賬款和應收賬款各自記了一遍,沒(méi)有及時(shí)清理預收賬款的情況。這時(shí),審計人員就要做一個(gè)審計調整,將這兩個(gè)項目對沖。至于什么情形下可以對沖,什么情形下不可以對沖,可以參考前面講的能把應收賬款或預付賬款和應付賬款對沖么。

其他應付款審計

要講起來(lái),其他應付賬款和應付賬款的關(guān)系,與其他應收賬款和應收賬款的關(guān)系差不多。對于其他應付賬款,與應付賬款一樣,同樣是主要關(guān)注其完整性。

與應付賬款有一定區別的是:在其他應付賬款這個(gè)領(lǐng)域,非常強調每個(gè)明細項目的性質(zhì)。為什么在應付賬款那里不怎么強調呢?因為應付賬款的性質(zhì)一般都很明確,而其他應付賬款的性質(zhì)就是五花八門(mén)了。前面說(shuō)過(guò),這也是一個(gè)筐,什么都可以裝的。

首先,我們對于其他應付賬款的“預期”是:它不是由企業(yè)的主要業(yè)務(wù)產(chǎn)生的,盡管它是個(gè)筐,什么都裝,但一般不會(huì )裝太大的東西,所以它的余額不會(huì )太大。如果余額大,就是不正常的,其中必然有一些特殊項目。

案例:
有一次審計發(fā)現,某單位其他應付款某明細科目,結余4000萬(wàn)元,初步了解,此款項是從其他路外企業(yè)借來(lái)的。查看合同,該單位利用此筆借款投資參股了一家煤炭企業(yè),合同約定按照銀行貸款利率支付利息,到期還本付息,合同其他條款還暴露了一些更深層次的值得討論的問(wèn)題,且存在許多陷阱,這里就不多說(shuō)了。按照規定,這筆借款應該調整到長(cháng)期借款科目并且按照規定計提利息。但是,經(jīng)了解,這個(gè)企業(yè)以前就是在長(cháng)期借款科目核算的,集團總部一次檢查,發(fā)現這個(gè)問(wèn)題并出了一個(gè)關(guān)于“借款沒(méi)有履行規定程序且不得向集團外企業(yè)借款”的底稿。因此他們才把這筆借款調到其他應付款科目。其實(shí),這個(gè)事情比較復雜,在沒(méi)有取得其他證據的情況下,根據合同約定,要求這個(gè)單位計提借款利息并確認財務(wù)費用。

如果你整不準這個(gè)事情的處理辦法,起碼,你按照審計邏輯,要關(guān)注到這筆大額其他應付款,并且,取得當初入賬的原始合同,查看是什么性質(zhì)的款項,不要被審計單位一兩句話(huà)給糊弄了。

金額小的其他應付賬款項目,仍然要管。這跟其他應收賬款不一樣。因為審計人員主要關(guān)注的是一個(gè)完整性,就怕企業(yè)記少了,金額小反而是更擔心的。但是怎么個(gè)“管”法呢?管得過(guò)來(lái)嘛?對于金額小的其他應付賬款項目,重點(diǎn)在于了解其核算內容,也就是其性質(zhì)是什么。一旦知道了其性質(zhì),就可以運用審計人員經(jīng)驗來(lái)形成一個(gè)預期,這個(gè)余額應該不應該是很大的?如果不應該,賬上也確實(shí)余額不大,就可以放過(guò)了。所以有的審計人員覺(jué)得做其他應付賬款比其他應收賬款事情多,就是因為要“管”的項目多,不象其他應收賬款里的小余額項目,未見(jiàn)異常就可以放過(guò)了。

某個(gè)項目,去年有余額,并不能因此證明今年也應該有余額。其他應付賬款的很多項目,其性質(zhì)可能是獨特的,因而也是一次性的。例如,去年有一筆應付報社的訂雜志的款,這是由于去年年底訂雜志訂得晚,沒(méi)能在年底前將錢(qián)付出去。今年年底,如果有同樣性質(zhì)的余額在那里,審計人員不應該認為這是正常的,而應該感到詫異,為什么年年都延遲付報社款?要知道,一般訂雜志,都是在年底前就將來(lái)年的錢(qián)交上了,然后報社才能量入為出地印刊物??傊?,這個(gè)例子只是給你提個(gè)思路,提醒你,必須整明白其他應付款的性質(zhì)才好。

在應收賬款部分我就講過(guò),審計工作總是在檢查歷史,而流動(dòng)資產(chǎn)和流動(dòng)負債類(lèi)的科目,因為其“流動(dòng)”,必然在期后發(fā)生變化。要是沒(méi)變化,就是問(wèn)題了?!傲魉桓?,戶(hù)樞不蠹”嘛,如果沒(méi)變化,是不是意味著(zhù)原來(lái)就記錯賬了?一般,我們審計的時(shí)候,被審計單位決算早就完畢了,這樣可以通過(guò)對期后所支付款項的檢查,驗證其他應付賬款項目的真實(shí)性。要是發(fā)現支付金額比期末賬上余額大,或者無(wú)意中發(fā)現期后某一筆支付是與這一期有關(guān)但期末余額為零,也算“摟草打兔子”地驗證了一下完整性。

正常情況下,對于其他應付賬款,是沒(méi)有什么內控測試好做的。在做其他應付賬款的審計工作時(shí),第一步就是取得其明細,了解每一個(gè)項目的性質(zhì),也就是核算內容。然后,才能根據了解到的性質(zhì),決定具體做什么樣的實(shí)質(zhì)性測試。當最終要測試某個(gè)項目的完整性時(shí),所使用的方法,與應付賬款那部分的手段大體相同,翻看原始憑證、做分析等方法。翻看原始憑證在很多時(shí)候,也是審計人員對所審計科目增加感性認識、更好地形成預期的手段。

審計新人,應該對被審計事項有個(gè)預期的,也就是你怎么看你要負責的具體審計項目,不是“元芳你怎么看的看”!而是,你對自己負責的科目,通過(guò)一定的了解,做到心中有數。比如,應付工資,你調查到這個(gè)單位有20人,年工資總額250萬(wàn),就明顯異常了,因為我們還有個(gè)限額的規定。你就是根據限額和人數對應付工資進(jìn)行了預期。每個(gè)月平均1萬(wàn)多,明顯超限額了。

預提費用的審計:

一般認為,預提費用和其他應付賬款的區別,在于還沒(méi)有收到發(fā)票,因此是企業(yè)估計的數字。

預提費用同樣是一項負債,審計新人主要關(guān)心的,也是它的完整性。

在實(shí)際工作中,要想做好預提費用這個(gè)科目,審計人員必須對企業(yè)的經(jīng)營(yíng)有很好的了解。審計人員在做預提費用的時(shí)候,應該先拋開(kāi)被審計企業(yè)的預提費用明細賬,坐在那里憑空想一想,依據被審計單位的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)特點(diǎn),主要會(huì )發(fā)生哪些費用?這其中,又有哪些費用是發(fā)生時(shí)間和付款時(shí)間明顯不一致,可能要做預提的?

例如,對于幾乎每一個(gè)制造業(yè)企業(yè),水電等費用都是先使用,后抄表付款,所以水電費就可能要做預提;

有些審計新人可能會(huì )想:“以前見(jiàn)過(guò)的企業(yè)都沒(méi)有預提水電費啊”。對于某些企業(yè),水電費并不是一項很大的費用。如果不做預提,金額上不會(huì )有很大的差異。他們就按照發(fā)票數額確認成本了。但是,對于一些耗水耗電比較厲害的企業(yè),例如一些療養院、游泳館,水費或電費就可能是一個(gè)費用大戶(hù),不做預提就太影響成本和費用了。

你可以測算一下,每年實(shí)際到底耗用多少水電,大約多少錢(qián),和按照壓月發(fā)票確認的成本差距大不大。如果,差距很大,你也不用想太多原因,比如會(huì )計素質(zhì)差;有意調節盈余;舞弊。做一個(gè)底稿,建議調整賬項就是了。

再舉一個(gè)例子:某一家和我們集團合資的公司,我們控股,預提費用科目結余很大,集團實(shí)際向其結算時(shí)候,再調整。該公司有的月份預提,有的月份不預提,而且憑證后沒(méi)有附上預提的依據。以前這家公司去事務(wù)所產(chǎn)權登記的時(shí)候,我好奇啊,就算了算他的收入利潤率,大約是50%吧,當時(shí)我就想,啥業(yè)務(wù)啊,這么大的利潤率?,F在知道了,那個(gè)時(shí)候集團還沒(méi)有向他們要牽引費、車(chē)輛使用費等一些費用?,F在要了,這個(gè)公司的收入利潤率就下來(lái)了。

這個(gè)公司2013年就過(guò)免稅期了,如果還是這么預提,雖然年末要調整,也面臨納稅風(fēng)險。所得稅是預繳,年度匯算清繳的,你預繳少了,無(wú)償使用了國家的錢(qián),你覺(jué)得稅務(wù)局能同意嗎?起碼,你把利息給交了吧。這樣的事情,是要和被審計單位交流的。

有的會(huì )計人員說(shuō)“只要我從來(lái)不做預提,我每個(gè)月的成本和費用不也沒(méi)錯嘛?!?。這種情況還是挺多的,而且許多單位的數額不小。

如果你有時(shí)間,你可以和會(huì )計掰扯掰扯。以下幾句話(huà)你可以參考一下。

從會(huì )計理論上你的說(shuō)法有三個(gè)錯誤:

錯誤一:在最開(kāi)始的那一個(gè)月的損益是有錯誤的;

錯誤二:現在每個(gè)月的成本費用并不是沒(méi)有錯,而是總是有一個(gè)滯后。如果企業(yè)的生產(chǎn)在月與月之間波動(dòng)很大,這個(gè)錯誤就比較明顯了;

錯誤三:站在資產(chǎn)負債表和權責發(fā)生制的角度,這一部分該預提的費用也就是負債在期末已經(jīng)形成,但你沒(méi)有將這部分負債記入,是一個(gè)漏記負債的錯誤。

有時(shí),審計人員會(huì )苦惱于這樣一個(gè)問(wèn)題:我坐在這里憑空想,怎樣才能將可能要預提的費用想得很全呢?這個(gè)問(wèn)題不難解決,你可以看一看企業(yè)全年的成本和費用明細,包括生產(chǎn)成本、制造費用、營(yíng)業(yè)費用、管理費用、財務(wù)費用等??纯茨切┵M用明細是什么,這可以幫助你考慮得更全面。

通過(guò)對期后所支付款項的檢查,驗證預提費用項目的真實(shí)性。要是發(fā)現支付金額比期末賬上余額大,或者無(wú)意中發(fā)現期后某一筆支付是與這一期有關(guān)但期末余額為零,也算“摟草打兔子”的驗證了一下完整性。

另外,一定要注意的一件事是,對于預提費用,一定要將期末余額代表什么含義解釋清楚。這個(gè)余額是代表了一個(gè)月的費用,或者是10天的費用,為什么會(huì )出現這個(gè)時(shí)間差。

債權債務(wù)的審計問(wèn)題,一般都和收入、成本費用有關(guān),有關(guān)的案例,后面還會(huì )講到。這講,主要講了一些細節問(wèn)題,但是不系統,和注冊會(huì )計師審計準則里的要求沒(méi)法比。前面說(shuō)過(guò),注冊會(huì )計師審計準則規定的審計程序非常細,是機械化的東西,審計新手可以借簽一下。為了準備這個(gè)課件,我簡(jiǎn)要看了看內部審計準則,不看不知道,一看嚇一跳。內部審計準則幾乎就是微小版的注冊會(huì )計師執業(yè)準則。如果,我們以后按照內部審計準則做審計…….,最好還是沒(méi)有這個(gè)如果吧!

會(huì )計不嚴格執行會(huì )計準則我們審計會(huì )管,甚至做一個(gè)底稿。

內部審計人員不執行內部審計準則,沒(méi)有人管我們,這個(gè)內部審計準則就是個(gè)參考,擺設!

債權債務(wù)審計案例,就啰嗦到這里吧。
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