將研發(fā)部門(mén)廣泛使用的敏捷方法引入市場(chǎng)團隊，原定六個(gè)月完成的項目奇跡般地在三個(gè)月內完成了。
數字科技是一家近兩年成長(cháng)非?？斓幕ヂ?lián)網(wǎng)公司，2011年赴美上市后，人員規模迅速膨脹，但公司在項目和人員管理方式上沒(méi)有任何變化，仍處于“人治”階段。各部門(mén)在項目推進(jìn)上存在延期、溝通不暢等一系列問(wèn)題，團隊矛盾頻發(fā)。
半年前，數字科技準備籌備一個(gè)行業(yè)盛會(huì )，需要邀請眾多媒體參與。項目涉及與公司外多個(gè)組織的溝通以及內部各部門(mén)之間的協(xié)調。整整三個(gè)月過(guò)去了，項目卻沒(méi)有什么進(jìn)展，包括會(huì )議場(chǎng)地、合作伙伴、合作合同等眾多關(guān)鍵事項沒(méi)有確定，甚至連會(huì )議子論壇如何劃分都沒(méi)有定論。組織低效可見(jiàn)一斑。
數字科技決定將在研發(fā)部門(mén)廣泛使用的敏捷方法引入市場(chǎng)等非研發(fā)部門(mén)，解決項目進(jìn)展過(guò)慢的問(wèn)題。作為項目的敏捷教練，我經(jīng)過(guò)一個(gè)多月的團隊觀(guān)察以及團隊自省會(huì )議，與大家共同總結出市場(chǎng)部門(mén)面臨的問(wèn)題：
◆ 時(shí)間緊迫：這次行業(yè)盛會(huì )準備期定為半年，時(shí)間已經(jīng)過(guò)去三個(gè)月，關(guān)鍵事項卻幾乎沒(méi)有進(jìn)展；
◆ 溝通不暢：雖然對項目做了分解，每個(gè)員工也有相應的職責，團隊內也有獨立的OA平臺，但仍然會(huì )出現成員間因彼此不了解對方的工作進(jìn)展導致項目節奏不一致、責任互相推諉等情況；
◆ 任務(wù)丟失：雖然負責人也對項目劃分了詳細的管理表和計劃，但由于許多環(huán)節都需要對外溝通，項目成員經(jīng)?；ハ嗤普?，以至丟失項目子任務(wù)；
◆ 效率低下：出現問(wèn)題時(shí)，負責人只有開(kāi)會(huì )動(dòng)員，卻常常沒(méi)有控制主題與時(shí)間，每次動(dòng)員會(huì )都變成了漫長(cháng)的說(shuō)教與批評，導致成員更不敢主動(dòng)承擔項目任務(wù)。
時(shí)間只剩下三個(gè)月了。對項目團隊而言，不僅要讓項目恢復正軌，更重要的是找到一種能加快項目推進(jìn)的方法，既解決團隊出現的問(wèn)題，還能調動(dòng)團隊成員積極性，與時(shí)間賽跑。
“白板+站會(huì )”
我首先使用白板將項目進(jìn)行拆解，用便簽貼在白板上，將任務(wù)劃分為“未開(kāi)始”、“進(jìn)行中”、“阻塞”和“已完成”四項，每天團隊分早晚開(kāi)兩次站會(huì )，每個(gè)成員匯報自己的任務(wù)完成情況，并移動(dòng)便簽?！鞍装?站會(huì )”讓項目進(jìn)展一目了然，所有成員的任務(wù)進(jìn)展在白板上一覽無(wú)余，站會(huì )還加強了成員之間的溝通，任務(wù)透明之后，沒(méi)有人再抱怨，早晚兩次站會(huì )徹底解決了溝通不暢問(wèn)題。
全局項目進(jìn)度表
在白板上貼出任務(wù)進(jìn)度后，任務(wù)丟失的情況開(kāi)始減少，但隨后出現了任務(wù)拖延的問(wèn)題，許多任務(wù)雖然沒(méi)有丟失，但原定要完成的任務(wù)常常被各種借口無(wú)限期拖延。于是，我制作了一張全局項目進(jìn)度表，將整個(gè)項目所有需要推進(jìn)的任務(wù)細節都列入表中，然后落實(shí)給相關(guān)負責人，每個(gè)成員根據項目總進(jìn)度表，對自己的任務(wù)進(jìn)行拆解，并估算出完成時(shí)間，在便簽上寫(xiě)下最后完成時(shí)間。全局項目進(jìn)度表保證了項目進(jìn)展的整體節奏和流暢。
任務(wù)自由領(lǐng)取
敏捷的核心精神之一就是成員可以任意領(lǐng)取任務(wù)，考慮到過(guò)早使用這種方法可能會(huì )引起團隊混亂，我在最初一周并沒(méi)有使用該方法。一周后，就有成員主動(dòng)指出：有些人任務(wù)完成得很快，有些人則很慢，希望任務(wù)可以隨意領(lǐng)取，并在便簽上標注上領(lǐng)取人的姓名。
這一變動(dòng)迅速調動(dòng)起所有成員的積極性，沒(méi)有人想在站會(huì )上說(shuō)自己一天什么都沒(méi)做，或只完成了很少的任務(wù)，更沒(méi)有人愿意在每周回顧時(shí)看到自己完成的任務(wù)量很小。標注姓名的方法迅速激活了團隊成員的斗志，紛紛積極領(lǐng)取任務(wù)，大大加快了項目進(jìn)展，團隊效率不高的問(wèn)題被化于無(wú)形。
回顧會(huì )議
敏捷式組織轉型的關(guān)鍵點(diǎn)在于“持續改善”，這種持續改善是漸進(jìn)式、演化式的，而非計劃性的過(guò)程。在研發(fā)部門(mén)實(shí)施敏捷的過(guò)程中，每個(gè)迭代（Sprint）結束時(shí)都會(huì )召開(kāi)一次回顧會(huì )（Retrospective Meeting），通過(guò)回顧會(huì )，團隊成員可以根據團隊與項目現狀提出改善建議。由于項目現狀可能因為需求變更或團隊目標的改變而改變，因此“改善”的重點(diǎn)絕非是一個(gè)靜態(tài)的目標，所以敏捷團隊便采取漸進(jìn)式的改善策略，從每天的站會(huì )到每周的回顧會(huì )，依據現狀和反饋隨時(shí)調整。
我在市場(chǎng)部門(mén)也引入回顧會(huì )，回顧項目推進(jìn)情況：哪些問(wèn)題構成上周的障礙？下周的整體目標是什么？并讓大家對目標完成的好壞和上周的工作進(jìn)行評估，通過(guò)這種方法，一些阻礙項目的任務(wù)通過(guò)團隊群策群力，很快得到了解決。
一個(gè)月后，市場(chǎng)部門(mén)已經(jīng)能熟練地運用敏捷方法，輔助以傳統的項目管理控制，自動(dòng)地快速推進(jìn)項目了。又過(guò)了兩個(gè)月，行業(yè)盛會(huì )也在當初認為完全不可能成功召開(kāi)的情況下順利召開(kāi)了。
趨勢三：敏捷組織
高科技公司面對的變化瞬息萬(wàn)變，它們需要更嚴格的紀律性、更精益的管理、更聚焦的產(chǎn)品策略、更小的試錯成本和更嚴格的問(wèn)責制。也需要更有效的控制和協(xié)調。敏捷組織支持產(chǎn)品創(chuàng )新和研發(fā)推廣，同時(shí)引入更為嚴格的項目統籌機制，保證組織有足夠的能力去解決競爭問(wèn)題。
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