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機關(guān)檔案工作基本任務(wù)
文/國家檔案局檔案館業(yè)務(wù)指導司
一、檔案工作基本任務(wù)
1.基本任務(wù)
機關(guān)檔案工作的基本任務(wù)有八項，概括來(lái)說(shuō)就是遵章建制、科學(xué)規劃、監督指導、檔案管理、信息化建設、檔案移交、培訓宣教和獎懲建議。
(1)貫徹執行檔案工作的法律法規和方針政策，建立健全檔案工作規章制度。將規范本單位、本系統檔案管理的基本制度報檔案行政管理部門(mén)備案。
一般來(lái)說(shuō)，機關(guān)檔案工作規章制度應當包括文件材料收集和歸檔制度、檔案保管制度、檔案鑒定和銷(xiāo)毀制度、檔案保密和安全制度、機關(guān)檔案利用制度以及檔案工作人員崗位責任制度等。
(2)制定并組織實(shí)施檔案工作發(fā)展規劃或計劃。機關(guān)應當根據國家和本地區檔案工作規劃或計劃，結合本單位或本系統工作實(shí)際，制定本單位或本系統檔案工作發(fā)展規劃或計劃，并予以組織實(shí)施。
(3)對機關(guān)各種文件材料的形成、積累和歸檔工作進(jìn)行監督和指導，對所屬機構的檔案工作進(jìn)行監督和指導。
機關(guān)檔案部門(mén)對本機關(guān)文件材料的形成、積累和歸檔工作進(jìn)行監督和指導，就是要確保機關(guān)所有門(mén)類(lèi)檔案的齊全和完整，確保檔案質(zhì)量。具體包括對文件的書(shū)寫(xiě)和制成材料、文件的格式等提出質(zhì)量要求，對文件的形成與傳遞過(guò)程進(jìn)行監督，協(xié)助并指導文書(shū)或業(yè)務(wù)部門(mén)進(jìn)行整理，對檔案質(zhì)量進(jìn)行審核把關(guān)等。
(4)負責管理機關(guān)的全部檔案并提供利用，協(xié)助做好機關(guān)政府信息公開(kāi)工作。
按照《機關(guān)檔案管理規定》，機關(guān)檔案的管理工作包括形成與收集、整理與歸檔、保管與保護、鑒定與銷(xiāo)毀、利用與開(kāi)發(fā)、統計與移交等，機關(guān)要按照管理工作內容和要求做好機關(guān)的全部檔案的管理和利用工作。
另外，對于機關(guān)政府信息公開(kāi)來(lái)說(shuō)，機關(guān)檔案部門(mén)雖然不是政府信息公開(kāi)工作機構，但可以借助檔案管理便利對政府信息公開(kāi)工作予以協(xié)助。
(5)負責機關(guān)檔案信息化工作并統籌機關(guān)及所屬機構檔案信息一體化工作，推動(dòng)傳統載體檔案數字化和電子文件、電子檔案規范管理。
(6)接受檔案行政管理部門(mén)監督、指導和檢查，執行年度報告制度，定期向同級國家綜合檔案館移交檔案。
(7)負責組織檔案業(yè)務(wù)交流和檔案工作人員培訓，開(kāi)展檔案宣傳、教育活動(dòng)。機關(guān)應定期組織業(yè)務(wù)交流和業(yè)務(wù)培訓，通過(guò)觀(guān)摩、交流和學(xué)習，不斷增強檔案意識，更新檔案工作知識，提升檔案業(yè)務(wù)工作技能。
(8)對檔案工作中取得突出成績(jì)的部門(mén)或個(gè)人，向機關(guān)提出表彰獎勵建議；對違反檔案管理要求的部門(mén)或個(gè)人，向機關(guān)提出處理建議。
2.新要求
《機關(guān)檔案管理規定》在《中華人民共和國檔案法實(shí)施辦法》《機關(guān)檔案工作條例》規定基礎上，對機關(guān)檔案工作基本任務(wù)進(jìn)行了豐富、優(yōu)化。主要體現在以下幾個(gè)方面:
(1)增加基本制度備案要求。提出機關(guān)要將“ 規范本單位、本系統檔案管理的基本制度報檔案行政管理部門(mén)備案”，將檔案行政管理部門(mén)監督、指導和檢查職責前置，保證機關(guān)檔案基本制度符合法律法規和方針政策規定。
檔案管理的基本制度指的是各機關(guān)制定的、規定本單位或本系統檔案工作體制機制、機構人員、職責分工，以及基礎設施、檔案管理、信息化建設等基本內容的綜合性規范。
(2)優(yōu)化監督指導職責。《機關(guān)檔案管理規定》將機關(guān)檔案部門(mén)監督和指導范圍由文件材料的歸檔工作拓展到“形成、積累和歸檔工作”，同時(shí)將監督和指導對象明確為“機關(guān)各種文件材料”。強化前端控制，從源頭上提高檔案資源質(zhì)量，提升檔案管理水平。需要指出的是，專(zhuān)業(yè)主管機關(guān)對本系統和直屬單位的監督、指導職責是對“統一領(lǐng)導、分級管理”體制的補充，并且不具備普遍適用意義，因此相關(guān)內容在管理體制中進(jìn)行了規定，并未作為基本任務(wù)。
(3)創(chuàng )設年度報告制度。《機關(guān)檔案管理規定》明確要求機關(guān)應“接受檔案行政管理部門(mén)監督、指導和檢查，執行年度報告制度'，以保證檔案行政管理部門(mén)更好地履行對機關(guān)的監督、指導和檢查職責，解決監督指導周期長(cháng)、覆蓋面不足等問(wèn)題。
年度報告制度是指機關(guān)按照《機關(guān)檔案管理規定》要求，每年度向同級檔案行政管理部門(mén)和具備本系統監督、指導權限的上級主管機關(guān)報送執行檔案法律法規以及《機關(guān)檔案管理規定》情況的一項制度。
報告情況應當包括且不限于：檔案工作基本情況、基礎設施建設情況、檔案管理基本情況、檔案信息化建設情況等。
(4)新增其他基本任務(wù)。《機關(guān)檔案管理規定》還增加了協(xié)助做好政府信息公開(kāi)工作、統籌協(xié)調檔案信息化工作、組織開(kāi)展檔案交流培訓和宣傳教育、對部門(mén)或個(gè)人提出獎懲建議等基本任務(wù)。
二、任務(wù)執行
1.基本原則
按照《機關(guān)檔案管理規定》精神，機關(guān)檔案工作基本任務(wù)應當主要由機關(guān)自主完成，政府購買(mǎi)服務(wù)方式只能輔助完成基本任務(wù)中特定的輔助性工作。
《機關(guān)檔案管理規定》要求，“機關(guān)通過(guò)政府購買(mǎi)服務(wù)方式輔助實(shí)現檔案工作基本任務(wù)的，應當嚴格限定社會(huì )化服務(wù)范圍，嚴格審核服務(wù)供方的信息安全保障能力和業(yè)務(wù)資質(zhì)，并接受檔案行政管理部門(mén)監督、指導和檢查。
機關(guān)檔案業(yè)務(wù)社會(huì )化服務(wù)限于檔案整理、傳統載體檔案數學(xué)化、紙質(zhì)檔案數字復制件全文識別、電子檔案管理技術(shù)支持等輔助性工作?！?/span>
在機關(guān)檔案工作中對社會(huì )化服務(wù)做出如此規定，主要考慮有二：一是盡可能防范檔案社會(huì )化服務(wù)可能帶來(lái)的檔案管理安全風(fēng)險；二是避免過(guò)度社會(huì )化服務(wù)給檔案機構、人員、庫房的設置和配備等帶來(lái)不利影響，進(jìn)而影響檔案工作的長(cháng)遠發(fā)展。
否則，由業(yè)務(wù)或文書(shū)部門(mén)進(jìn)行整理的工作機制就無(wú)法維持，也會(huì )對檔案質(zhì)量等帶來(lái)一系列不良的連鎖反應。
2.社會(huì )化服務(wù)
《機關(guān)檔案管理規定》要求按照嚴格范圍、嚴格監管、嚴格標準的“三個(gè)嚴格”理念開(kāi)展機關(guān)檔案業(yè)務(wù)社會(huì )化服務(wù)。
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