每天超時(shí)工作，卻總是無(wú)法好好處理最重要的事？在不同會(huì )議間疲于奔命，還得忙著(zhù)應付下屬的問(wèn)題？教你掌握時(shí)間管理的五大法則，讓你輕松處理工作，變身聰明主管！
別再忙得像無(wú)頭蒼蠅！許多主管常抱怨，自己每天超時(shí)工作、忙得要命，但重要的工作事項卻沒(méi)什么進(jìn)度，不曉得時(shí)間究竟都花到哪里去。
管理大師彼得-德魯克曾說(shuō)“時(shí)間是最匱乏的資源，若無(wú)法管理時(shí)間，就絕對無(wú)法管理其它任何事。”
要懂得管理時(shí)間，首先必須了解自己的做事習慣與行為模式。有些人做事隨性，沒(méi)有規劃；有些人有規劃，但規劃不切實(shí)際；有些人有切乎實(shí)際的規劃和時(shí)間表，但從來(lái)做不到。修煉以下五項法則，從內到外做好時(shí)間管理和有效利用時(shí)間。
法則1 分辨緊急和重要
許多人常覺(jué)得自己忙得暈頭轉向，但一段時(shí)間下來(lái)檢討進(jìn)度，卻落得個(gè)“無(wú)事忙”的結論，因為大部份的時(shí)間，都奉獻給了緊急卻不重要的事情。
生活和工作上的大小事，其實(shí)都可以以“緊急”為經(jīng)，“重要”為緯，分為四個(gè)象限：一、重要且緊急，二、重要但不緊急，三、緊急但不重要，四、不重要也不緊急。
仔細思考上述四類(lèi)事情對你的意義，來(lái)安排工作的優(yōu)先級。這四個(gè)象限，正應該是時(shí)間和精力分配的優(yōu)先級。
1. 列一張表，將年度、季度及每月的工作目標列出。
2. 訂出上述工作目標的進(jìn)度。
3. 根據重要工作目標的進(jìn)度，分配每天的工作，將大部份的時(shí)間分配給“重要且緊急”和“重要但不緊急”的事。
4. 用零碎時(shí)間和出外用餐時(shí)間，處理“緊急但不重要”的事。
5. 盡量不要去做“不重要也不緊急”的事。
法則2 管理“被打擾”
一名媒體視覺(jué)總監外號叫“丁董”，他既不姓丁，也非“董”字輩，而是他因應“被打擾”訂下每天下午三點(diǎn)，有事找他的人，可以到他辦公室外按“叮咚”，其余時(shí)間，除非既緊急又重要，否則一律“不準打擾我”。“叮咚”，于是成了他的外號。
“被打擾”，是主管的天職，每一天，每個(gè)做主管的人，不管你多忙，都會(huì )面臨部屬找你請示、討論、求救。和部屬協(xié)調出一套模式，一樣按照“重要”與“緊急”的分類(lèi)，請部屬運用不同的工具和時(shí)間和你互動(dòng)，比方重要又緊急的事，當然最好當下、當面溝通；重要但不緊急，則用電子郵件或固定例會(huì )溝通。
1. 預留“被干擾”時(shí)間，讓其它人知道什么時(shí)候可以去找你談事情。
2. 要求部屬按事情的輕重緩急，搭配使用不同的工具和時(shí)間來(lái)“打擾”你。
3. 訓練部屬把問(wèn)題一次問(wèn)完，讓你可以一次回答所有的問(wèn)題。
法則3 在同一空間和時(shí)間 盡量做愈多事愈好
?？吹接行┤私?jīng)常在不同空間之間跑來(lái)跑去，浪費很多時(shí)間移動(dòng)。訓練自己，要移動(dòng)到下一個(gè)空間前，先想一想，有沒(méi)有什么事情，是可以一并處理的？有哪些事情，是要用到同一空間、同一工具，這些事情，最好集中處理。
譬如設定每天某個(gè)時(shí)段來(lái)統一處理回復電子郵件，或一次把該打的電話(huà)全部打完。
檢視一天的工作表，看看自己除了在辦公室之外，是否還必須到其它單位接洽或開(kāi)會(huì )，是否有些需要溝通的人與事正好在同一個(gè)地方，可以順便一次解決，省下再跑一趟的時(shí)間。
1. 以“同一時(shí)間可處理”、“同一地點(diǎn)可處理”將工作分類(lèi)。
2. 明確掌握在那段時(shí)間內要處理多少事，將時(shí)間妥善分配運用。
3. 打破完美主義迷思，別固執在某件事上，必要時(shí)加快速度。
法則4 記錄 管理 整合時(shí)間
1. 從整體的角度來(lái)了解你的時(shí)間都用在哪里：從一天、一周、一個(gè)月不同的層次來(lái)檢視，你的時(shí)間是如何用掉的。
2. 抓出浪費時(shí)間的魔鬼：量化比較之后，你會(huì )驚訝地發(fā)現，原來(lái)自己竟然在某一件不重要的事情上花了那么多的時(shí)間。找出浪費時(shí)間的癥結，就能思考如何改進(jìn)。
3. 了解你的生理時(shí)鐘：熟悉自己精力與腦力的巔峰時(shí)段。決定把這些不同層級的精力花在哪里，在工作效率最佳的時(shí)段做最重要的事，把低潮時(shí)段用來(lái)做較不重要的事。人不可能整天發(fā)狂似地高速工作。
1. 把時(shí)間列表管理，弄清楚平常都把時(shí)間用在哪些地方。
2. 把零碎時(shí)間整合為完整時(shí)間。
3. 哪些工作今天應做完而未完成，列入明天的工作計劃中。
4. 每周固定留一點(diǎn)不被打擾的時(shí)間、空間給思考。
法則5 重要事項設置截止點(diǎn)
一百分的決策，但時(shí)機延誤，比不上八十分的決策，但及時(shí)決斷。很多主管斷事拖拖拉拉，又喜歡部屬凡事請示。小事授權，大事設置決策截止點(diǎn)，也就是訂定最后決策的期限，期限一到，便不可再推翻原來(lái)的決策。
1. 依事情的輕重緩急，訂定授權部屬自決的界線(xiàn)。
2. 重要事項必須設定下決定的最后期限。
作者：張漢宜 出處：天下雜志 445期 2010/04
