文件管理制度
第一節 總則
一、為適應公司全方位規范化科學(xué)管理，做好公司文件管理工作，使之規范化和制度化，特制定本制度。
二、公司文件是傳達方針政策，發(fā)布公司行政規章制度、指示、請示和答復問(wèn)題、指導商洽工作、報告情況、交流信息的重要工具。因此，必須認真做好文件的管理工作，有效地為公司發(fā)展服務(wù)。
三、公司全體員工都應發(fā)揚深入調查、聯(lián)系群眾、結合實(shí)際、實(shí)事求是和認真負責的工作作風(fēng)，努力提高文件質(zhì)量和處理效率。
四、文件處理必須做到準確、及時(shí)、安全，嚴格按照規定的時(shí)限和要求完成。公司文件由總經(jīng)辦統一發(fā)放、傳遞、用印、保管和立卷歸檔。
第二節 文件分類(lèi)
一、規定。發(fā)布重要的行政規章制度，采取重大的強制性行政措施，用“規定”。
二、決定、決議。對重要事項或重大行動(dòng)做出安排，用“決定”。經(jīng)會(huì )議討論通過(guò)并要求貫徹的事項，用“決議”。
三、通知。轉發(fā)上級機關(guān)文件，批轉下級文件，要求下級辦理和需要共同執行的事項，用“通知”。
四、通報。表彰先進(jìn)，批評錯誤，傳達重要信息，用“通報”。
五、請示、報告。向上級請求批示與批準，用“請示”。向上級匯報工作、反映情況、提出建議，用“報告”。
六、批復。答復請示事項用“批復”。
七、函。商洽工作、詢(xún)問(wèn)問(wèn)題、向有關(guān)主管部門(mén)請求批準等，用“函”。
八、會(huì )議紀要。傳達會(huì )議議定事項和主要精神，要求與會(huì )者共同遵守的，用“會(huì )議紀要”。
檔案管理制度
檔案是全面反映公司經(jīng)營(yíng)管理各項活動(dòng)的歷史記錄，是實(shí)現今后決策科學(xué)化的重要依據。特制定本方法，各部門(mén)必須按本制度認真做好檔案管理工作。
第一節 檔案范圍
公司各種具有保存價(jià)值的文件、圖紙、方案、軟件、圖片、音像、實(shí)物等都必須立卷、歸檔。
其中，文件包括：規劃、計劃、技術(shù)資料、工程資料、財務(wù)資料、人事資料、會(huì )議紀要、項目方案、合同協(xié)議、內外行文等。
第二節 檔案分類(lèi)及編號
一、檔案按其內容及關(guān)聯(lián)部門(mén)可分為六大類(lèi)：
1、行政類(lèi)
2、財務(wù)類(lèi)
3、人事類(lèi)
4、業(yè)務(wù)類(lèi)
5、工程類(lèi)
6、拓展類(lèi)
二、機要檔案須在檔案編號后注明：絕密、機密、秘密。具體劃分規則見(jiàn)本制度第三節第二條。
三、檔案編號以“一案一號”為原則，遇有一案歸入多類(lèi)者，應先確定其主要類(lèi)別進(jìn)行編號。
四、歸檔后須填寫(xiě)《檔案管理登記表》（附表1）。
第三節 機要檔案
一、機要檔案按其內容分為“絕密”、“機密”、“秘密”三級。其中：
二、劃分標準：
絕密檔案包括：
公司經(jīng)營(yíng)發(fā)展中的經(jīng)營(yíng)戰略、經(jīng)營(yíng)方向、經(jīng)營(yíng)規劃、經(jīng)營(yíng)項目及經(jīng)營(yíng)決策、戰略性的合作協(xié)議及金額在100萬(wàn)元以上的重大合同。
機密檔案包括：
1、財務(wù)資料；
2、公司重要會(huì )議紀要；
3、公司經(jīng)營(yíng)情況；
4、人事檔案、薪資性檔案、勞動(dòng)合同；
5、技術(shù)資料；
6、金額在10萬(wàn)-100萬(wàn)元的合同。
秘密檔案包括：
1、重要項目資料；
2、項目合同協(xié)議。
第四節 檔案裝訂
一、以左方裝訂為原則，右上角標明檔案號。
二、文件如有皺折、破損、參差不齊等情況，應先整補，裁切折疊，使其整齊，再裝訂。
第五節 保存期限
檔案保存期限除政府有關(guān)法令或本公司其他規章制度特定者外，一律按照下列規定辦理：
一、永久保存：1、公司章程；2、股東名簿；3、股東會(huì )、董事會(huì )、監事會(huì )會(huì )議紀要；4、公司證照；5、各級批文；6、印鑒；7、公司年度經(jīng)營(yíng)計劃；8、公司年度經(jīng)營(yíng)總結；9、年度財務(wù)報表；10、技術(shù)資料；11、不動(dòng)產(chǎn)所有權狀及其他債權憑證；12、人事資料；13、大型活動(dòng)圖片、音像資料；14、其他核定須永久保存的文書(shū)。
二、十五年保存：1、會(huì )計憑證；2、其他經(jīng)核定須十五年保存的文書(shū)。(其它財務(wù)檔案的保存期限按國家相關(guān)規定執行)
三、五年保存：1、期滿(mǎn)或解除的合同協(xié)議；2、完結后的項目方案；3、其他經(jīng)核定須保存五年的文書(shū)。
四、一年保存：1、部門(mén)工作計劃及工作總結；2、完結后的部門(mén)請求報告；3、完結后無(wú)長(cháng)期保存必要文書(shū)。
五、公司規章制度由總經(jīng)理辦公室永久保存，使用部門(mén)視其有效期限予以保存。
第六節 保管部門(mén)
一、財務(wù)專(zhuān)項機要檔案由財務(wù)會(huì )計部負責保管。
二、人事專(zhuān)項機要檔案由人力資源部負責保管。
三、股東會(huì )、董事會(huì )、監事會(huì )資料由董事會(huì )秘書(shū)保管。
四、其他檔案均由總經(jīng)辦指派專(zhuān)人保管。
第七節 檔案移交
一、公司各類(lèi)證照、批文在頒發(fā)之日起移交總經(jīng)辦。
二、公司章程，股東會(huì )、董事會(huì )、監事會(huì )會(huì )議紀要、決議，應自簽發(fā)之日起三日內移交總經(jīng)辦。
三、合同協(xié)議應在簽訂之日移交總經(jīng)辦。
四、財務(wù)檔案、人事檔案由部門(mén)自行立卷、歸檔、管理。
五、其余檔案半年移交一次，時(shí)間為每年的１月和７月。
六、檔案移交須填寫(xiě)《檔案移交清冊》（附表2）。
七、《檔案移交清冊》一式三份，移交雙方各一份，總經(jīng)辦留存一份。
第八節 檔案調閱
一、因工作需要需調閱檔案時(shí)，須填寫(xiě)《檔案調閱申請單》（附表3），并經(jīng)相應核準人核準后方可調閱。
二、行政類(lèi)檔案、財務(wù)類(lèi)檔案、人事類(lèi)檔案、業(yè)務(wù)類(lèi)檔案、工程類(lèi)檔案、拓展類(lèi)檔案的調閱須部門(mén)經(jīng)理核準，跨部門(mén)檔案調閱須總經(jīng)辦主任核準，但僅僅限于檔案的查閱、復印，使用原件或調閱機要檔案資料須總經(jīng)理核準。（保密性檔案的范圍見(jiàn)《機要檔案管理制度》）。
三、檔案管理人員必須嚴格按照《檔案調閱申請單》的內容，將檔案調出，供調檔人查閱。
四、調檔人必須是《檔案調閱申請單》里注明的查閱人。
五、《檔案調閱申請單》由檔案管理人員留存備查。
六、檔案借閱時(shí)間最長(cháng)不超過(guò)8個(gè)工作時(shí)。
七、如調檔內容更改、調檔時(shí)間延長(cháng)，應按調檔程序重新辦理。
第九節 檔案銷(xiāo)毀
一、超過(guò)保存期，且無(wú)保存價(jià)值的檔案應銷(xiāo)毀。
二、需銷(xiāo)毀的檔案由保管部門(mén)填報《檔案銷(xiāo)毀申請表》（附表4），經(jīng)相應核準人核準后方可銷(xiāo)毀。
三、部門(mén)內部檔案由部門(mén)經(jīng)理核準銷(xiāo)毀；機要檔案由總經(jīng)理核準銷(xiāo)毀；其余檔案由主管副總經(jīng)理核準銷(xiāo)毀。
四、銷(xiāo)毀檔案須兩人以上人員共同完成，總經(jīng)辦指定專(zhuān)人監督銷(xiāo)毀，并填寫(xiě)《檔案銷(xiāo)毀登記表》（附表5）。
五、檔案銷(xiāo)毀每半年進(jìn)行一次，即每年的１月和７月。
六、《檔案銷(xiāo)毀申請表》、《檔案銷(xiāo)毀登記表》各一式二份，申請部門(mén)一份，總經(jīng)辦一份。
印章使用管理規定
一、根據公司不同業(yè)務(wù)的工作需要，公司印章有不同的使用范圍。為保證公司的合法權益不受損害，杜絕失誤發(fā)生，特規定如下印章使用辦法。
二、印章刻制按公司業(yè)務(wù)需要由部門(mén)提出申請，公司領(lǐng)導批準后，由總經(jīng)辦統一辦理。印章刻好后由總經(jīng)辦辦理印章登記手續，填寫(xiě)《印章管理登記表》（附表1），備案并留好印章樣圖。
三、總經(jīng)理通過(guò)授權賦予一些部門(mén)對其部門(mén)（專(zhuān)業(yè)）印章的保管權和使用權。由被授權人在總經(jīng)辦簽字領(lǐng)取印章，指定專(zhuān)人保管。
各部門(mén)在使用印章時(shí)應嚴格遵守印章授權使用范圍、期限等規定。
四、 公司印章使用范圍、保管人、使用印章審批人等規定見(jiàn)下表：
| 序號 | 印章名稱(chēng) | 使用范圍 | 保管部門(mén) | 使用審批人 | 使用規定 | 備注 |
| 1 | 公章 | 公司對外所有正式文件,對內通知等正式行文 | 總經(jīng)辦 | 總經(jīng)理或授權人 | ||
| 2 | 財務(wù)專(zhuān)用章 | 公司正式財務(wù)文件、報告、證明、票據等 | 財務(wù)會(huì )計部 | 財務(wù)會(huì )計部經(jīng)理 | 財務(wù)報表使用時(shí)，由財務(wù)會(huì )計部經(jīng)理審批，除支票用印按照《財務(wù)管理制度》相關(guān)規定外，其余均由主管副總經(jīng)理核準 | |
| 3 | 合同專(zhuān)用章 | 公司各類(lèi)合同 | 總經(jīng)辦 | 參見(jiàn)<合同管理規定>> | 參見(jiàn)《合同管理規定》 | 財務(wù)合同需總經(jīng)理核準 |
| 4 | 法定代表人?。ㄖ保?/td> | 支票 | 財務(wù)會(huì )計部 | 見(jiàn)《財務(wù)制度》有關(guān)規定 | 見(jiàn)《財務(wù)制度》有關(guān)規定 | |
| 5 | 法定代表人?。ǔ蓖猓?/td> | 公司正式的合同，財務(wù)報表文件、票據 | 總經(jīng)辦 | 總經(jīng)理或授權人 | 《合同管理規定》 | |
| 6 | 行政部章 | 公司物品進(jìn)出證明 | 行政管理部 | 行政部經(jīng)理 | ||
| 7 | 人力資源部章 | 公司人事證明員工聘用、解聘等各類(lèi)通知工資發(fā)放,調整通知對口單位函件往來(lái) | 人力資源部 | 人力資源部經(jīng)理 | 重大事項與外單位人員出具證明，需總經(jīng)理審批 | |
| 8 | 工程專(zhuān)用印章 | 工程施工告示工程建設中與相關(guān)單位的非正式函件往來(lái) | 工程建設維護中心 | 工程建設維護中心負責人 | ||
| 9 | 客服中心印章 | 用戶(hù)通知、告示客戶(hù)申述處理的回復 | 客服中心 | 客服中心經(jīng)理 |
五、 印章由指定保管人專(zhuān)人妥善保管。保管人對所負責的印章丟失或盜用，所引起的經(jīng)濟損失和法律責任等負全部責任。
六、 當印章管理人變動(dòng)或印章在經(jīng)公司領(lǐng)導審批同意調走時(shí)，應及時(shí)辦理交接手續，填寫(xiě)“印章管理登記表”。
七、 印章的使用
1、 每枚印章使用前要由經(jīng)辦人填寫(xiě)《印章使用審批單》（附表2），并經(jīng)指定的審批負責人進(jìn)行審核。審批人要按公司有關(guān)規定審查要加蓋印章的文本內容是否在授權的范圍內，審批通過(guò)后通知印章保管人員后，方可使用印章。審批人對文本加蓋印證后的一切經(jīng)濟損失和法律義務(wù)負主要責任。印章保管人須將加蓋印章的文本連同《印章使用審批單》歸檔保存。
2、 公司印章原則不允許攜帶外出，如確系特殊需要須經(jīng)部門(mén)經(jīng)理提出書(shū)面借用申請，并經(jīng)總經(jīng)理批準簽字后方可借走，借用時(shí)須填寫(xiě)《印章借用申請表》（見(jiàn)附表3），并必須兩人以上一起辦理借用手續，在借用登記表上簽字。原則上借出的印章當天歸還，不得延誤。印章外借期間的使用由部門(mén)負責人全權負責。
3、 員工如需要公司出具有關(guān)證明，本人應先提出書(shū)面申請，部門(mén)負責人審核，總經(jīng)辦簽字后方可蓋章。
八、 責任
1、 印章使用責任人（簽字人）對印章負有經(jīng)濟、行政、法律責任。監印人員對違反規定的簽印有權拒絕用章，印章保管人員不得私自動(dòng)用印章。若非法使用印章，一經(jīng)查出根據事件的嚴重程序給予嚴厲的行政處分或追究其經(jīng)濟、法律責任。
2、 若印章在使用、保管過(guò)程中不慎遺失，則追究責任人相應的行政、經(jīng)濟責任，給予嚴厲的處分，并賠償所發(fā)生的一切費用。
證照管理制度
一、 公司證照由總經(jīng)辦指定專(zhuān)人統一管理。
二、 證照是指由上級主管部門(mén)頒發(fā)的各類(lèi)證書(shū)、批文等。
如：營(yíng)業(yè)執照、法人代碼證、法定代表人證書(shū)、稅務(wù)登記證、ISP經(jīng)營(yíng)許可證等等。
三、 證照的使用包括借用、復印等。
四、 證照使用必須填寫(xiě)《證照使用申請單》。
五、 證照借用程序：
借用人申請→部門(mén)負責人復核→主管副總經(jīng)理審核→總經(jīng)理核準→辦理借用手續→歸還借用完畢后，應在時(shí)限內歸還證照保理人。
六、 證照復印程序：
借用人申請→部門(mén)負責人復核→主管副總經(jīng)理核準→辦理借用手續→歸還
如證照復印件未使用，應立即退還證照保管人。
七、 如需使用原件，則須總經(jīng)理核準。
八、 證照復印件必須加蓋“再復印無(wú)效章”。
九、 證照保管人必須做出登記，認真填寫(xiě)《證照使用登記表》。
證明管理制度
一、 證明函的范圍包括：介紹信、法定代表人證明書(shū)、授權委托書(shū)等。
二、 公司證明函由總經(jīng)辦指定專(zhuān)人統一管理。
三、 使用證明函必須填寫(xiě)《證明使用申請單》，經(jīng)部門(mén)經(jīng)理核準后方可。
四、 法定代表人證明書(shū)、授權委托書(shū)須經(jīng)主管副總經(jīng)理核準。
五、 使用證明函必須做好登記，填寫(xiě)《證明使用登記表》。
六、 嚴禁開(kāi)出空白證明函或外借證明函。
七、 證明函開(kāi)出后，使用人應妥善保管。如發(fā)生遺失或被盜，應立即向主管領(lǐng)導匯報，并迅速采取相應措施，避免造成損失；如證明函未使用，應立即退還總經(jīng)辦。
八、 總經(jīng)辦應妥善保管證明函存根。
會(huì )議管理制度
一、辦公例會(huì )
1、辦公例會(huì )分工作例會(huì )和專(zhuān)題會(huì )議。
2、工作例會(huì )于每周一定期召開(kāi)，由主管經(jīng)理主持。會(huì )議由總經(jīng)辦召集。
3、專(zhuān)題會(huì )議必須由主管部門(mén)經(jīng)理提議，通知相應公司部門(mén)人員后方可召開(kāi)。
4、會(huì )議都應做好會(huì )議記錄，必要時(shí)應形成會(huì )議決議。
二、部門(mén)主管工作例會(huì )
1、部門(mén)主管工作例會(huì )于每月底定期召開(kāi)。
2、公司經(jīng)營(yíng)班領(lǐng)導至少應有一人出席，由總經(jīng)理召集、總經(jīng)理或副總經(jīng)理主持。
三、重大事項專(zhuān)題會(huì )議
1、需由部門(mén)經(jīng)理提議，由總經(jīng)辦統一安排。
2、會(huì )議由部門(mén)經(jīng)理召集、主持，由主管副總經(jīng)理核準。
四、部門(mén)內工作例會(huì )
1、部門(mén)內工作例會(huì )召開(kāi)時(shí)間由部門(mén)自定。
2、部門(mén)經(jīng)理主持。
五、以上會(huì )議共同事項：
3、所有會(huì )議應做好會(huì )議記錄。
4、會(huì )后形成會(huì )議紀要，及時(shí)傳達會(huì )議精神。
5、會(huì )務(wù)工作由商務(wù)部統一安排。
6、與會(huì )者應做好會(huì )議準備，準時(shí)出席。
7、因故無(wú)法出席或無(wú)法準時(shí)出席者，應以書(shū)面形式請假，報上級領(lǐng)導批準，否則作無(wú)故缺席處理。
8、由會(huì )議主持人負責會(huì )議考勤工作。
9、會(huì )間應關(guān)閉通訊工具，或將其消音。
保密管理制度
一、員工在與公司簽訂聘用合同的同時(shí)須與公司簽署保密合同。
1、公司工作期間所獲得的一切技術(shù)資料、軟件、軟盤(pán)、文件、圖紙都屬公司所有。
2、機密的技術(shù)資料只限在公司資料室內供相關(guān)員工查閱，特殊借閱須總經(jīng)理批示。
3、機密資料未經(jīng)總經(jīng)理批準不得帶出本公司。
4、無(wú)論任何理由員工辭去本公司職務(wù)時(shí)，員工必須交回公司所有的各種物品、軟盤(pán)、文件和技術(shù)資料。
5、員工在本公司工作過(guò)程中的發(fā)明創(chuàng )造屬公司所有。
6、員工主要利用公司的設備、資金、場(chǎng)地、材料、技術(shù)資料等條件的發(fā)明創(chuàng )造屬公司所有。
7、員工須維護公司利益，不得侵犯、抄襲他人專(zhuān)利及知識產(chǎn)權。
二、員工不得透露本公司市場(chǎng)銷(xiāo)售、財務(wù)狀況、技術(shù)情況、設備運營(yíng)狀態(tài)、人力管理、法律事務(wù)、領(lǐng)導決定等事項。
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