這樣的情況的確非常普遍，尤其是服務(wù)主要領(lǐng)導的“大秘”，在一些非常緊急的情況下需要迅速起草完成一篇緊急的文字材料，而且質(zhì)量還要有保證，的確很難。我在幾年前在上級部門(mén)從事重要文稿工作起草工作的時(shí)候就遇到過(guò)這樣一種情況。

當時(shí)，系統內要組織一個(gè)技術(shù)比武團隊赴省參賽，臨行前，領(lǐng)導突然決定召集參加比武的員工開(kāi)一個(gè)送行誓師會(huì )。領(lǐng)導交代我寫(xiě)一篇講話(huà)稿，既要簡(jiǎn)短精煉，還要講出氣勢。距離會(huì )議召開(kāi)緊緊不到一個(gè)小時(shí)的時(shí)間了。

接到任務(wù)后，我關(guān)上門(mén)，迅速調動(dòng)思維，思索這次誓師會(huì )的主要目的，對象、任務(wù)，需要達到什么效果。

然后在電腦上打出了包括四個(gè)方面的講話(huà)提綱，每個(gè)提綱簡(jiǎn)要概括一句話(huà)。然后按照提綱展開(kāi)，每一段用領(lǐng)導習慣的語(yǔ)言，結合日常掌握的工作信息，寫(xiě)完了講話(huà)的主體部分近1000字，這時(shí)候時(shí)間過(guò)去了約30分鐘。

我又從開(kāi)頭完成開(kāi)場(chǎng)部分和結尾部分。結尾部分較為費時(shí)，因為需要在最好向與會(huì )人員發(fā)出號召，需要幾句排比式的動(dòng)員令。完成后，我又立即從頭至尾順了一遍。然后在會(huì )議開(kāi)始前10分鐘把講話(huà)稿送到領(lǐng)導手中。

會(huì )議開(kāi)始后，主要領(lǐng)導發(fā)言在最后，利用其它領(lǐng)導講話(huà)和參賽隊員代表發(fā)言的時(shí)間，領(lǐng)導對講話(huà)材料進(jìn)行了修改。在領(lǐng)導講話(huà)時(shí)，我起草的主要結構和重點(diǎn)語(yǔ)句都沒(méi)有變動(dòng)，只是領(lǐng)導對其中個(gè)別用語(yǔ)不順的地方做了簡(jiǎn)單修改。講話(huà)最后取得了良好的效果。結束后，領(lǐng)導專(zhuān)門(mén)把我叫到辦公室，對此進(jìn)行表?yè)P：這個(gè)材料寫(xiě)的非常好，超出預期……

后來(lái)總結這個(gè)經(jīng)驗主要有三點(diǎn)：

一是靠平時(shí)的積累。

緊急任務(wù)面前再去翻資料、找有關(guān)人員了解已經(jīng)不可能，只有靠平時(shí)對各項工作的全面了解，這是一個(gè)資料庫。需要我們平常注意閱讀搜集各類(lèi)全面的資料和信息，多聽(tīng)多看多記，讓自己的大腦中對整個(gè)單位的各項工作和事務(wù)都有一個(gè)充分的了解，建立一個(gè)可以隨時(shí)調用的資料庫。

二是迅速理清思路。

緊急材料不要先從開(kāi)頭寫(xiě)，而是要在理清思路的基礎上，先把框架提綱列出來(lái)，確定了核心內容，然后去分別闡述，最好再去填頭、補尾，這樣能夠提高效率，一遍寫(xiě)一邊想會(huì )讓整改材料內容條例不清晰、邏輯不嚴密。

三是高度的責任心。

凡事就怕認真，平時(shí)一定要加強學(xué)習，從事文字工作就更要加強責任心，緊急任務(wù)面前，冷靜沉著(zhù)，算好時(shí)間賬，高度負責的完成好緊急任務(wù)，不要在開(kāi)始就抱著(zhù)“盡力而為”的態(tài)度，要以“全力以赴”必須完成的努力去處理緊急情況。