| 浙江省農民專(zhuān)業(yè)合作社檔案管理暫行辦法 第一章 總則 第一條 為加強全省農民專(zhuān)業(yè)合作社（以下簡(jiǎn)稱(chēng)合作社）檔案管理，維護檔案的完整和安全，更好地為社會(huì )主義新農村建設服務(wù)，根據《中華人民共和國檔案法》、《浙江省實(shí)施〈中華人民共和國檔案法〉辦法》、《浙江省農民專(zhuān)業(yè)合作社條例》等規定，制定本辦法。 第二條 本辦法所稱(chēng)的合作社檔案，是指合作社在社務(wù)活動(dòng)、生產(chǎn)管理、經(jīng)營(yíng)管理等活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。 第三條 本辦法適用于在全省范圍內依照《浙江省農民專(zhuān)業(yè)合作社條例》，經(jīng)縣級以上工商行政管理部門(mén)注冊登記的農民專(zhuān)業(yè)合作社。 第四條 合作社檔案工作是合作社生產(chǎn)管理、經(jīng)營(yíng)管理的重要組成部分，也是推進(jìn)效益農業(yè)、增加農民收入、維護社員切身利益的一項重要基礎工作。各合作社要把檔案工作納入合作社的議事日程，切實(shí)解決檔案工作中的實(shí)際問(wèn)題，把合作社規范建檔列入合作社規范化建設內容。 第五條 各級檔案行政管理部門(mén)應當加強對合作社檔案工作的指導和服務(wù)，幫助合作社規范檔案管理。 第二章 檔案機構、人員和職責 第六條 規模較大的合作社應設立綜合檔案室，對合作社檔案實(shí)行集中統一管理，確保檔案的完整、安全和有效利用。 不具備保管條件的合作社，其檔案可暫由所在鄉鎮檔案室代為保管，當地檔案館視情況可以提前接收，并指定專(zhuān)人負責本合作社檔案的收集和移交工作。合作社可根據需要保存一套復制件。 第七條 合作社應確定專(zhuān)兼職檔案員負責管理本合作社各類(lèi)檔案，檔案管理人員應經(jīng)過(guò)檔案業(yè)務(wù)培訓。 第八條 綜合檔案室和檔案工作人員的基本職責； （一） 貫徹執行國家有關(guān)方針、政策和檔案工作的法律、法規，建立健全本合作社檔案工作的各項規章制度； （二） 對本合作社各部門(mén)文件材料的形成、積累工作進(jìn)行監督指導； （三） 集中統一管理本合作社的檔案，搞好檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用工作； （四） 編制各種檢索工具，積極開(kāi)發(fā)檔案信息資源。 第三章 文件材料的收集、整理、歸檔 第九條 凡合作社在籌備、成立、經(jīng)營(yíng)管理及產(chǎn)權變動(dòng)等活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的，特別是關(guān)系社員切身利益的各種契約、協(xié)議、合同等文件材料，都應歸檔保存，任何個(gè)人不得將應歸檔文件材料據為已有或擅自銷(xiāo)毀。具體歸檔范圍參照《浙江省農民專(zhuān)業(yè)合作社文件材料歸檔范圍和保管期限表（試行）》。 第十條 合作社歸檔文件材料的來(lái)源： （一） 合作社內部形成的文件材料； （二） 合作社執行、辦理的文件材料； （三） 合作社引進(jìn)項目形成的文件材料； （四） 合作社參與的合作項目，合作單位按要求應向本合作社提交的文件材料。 第十一條 歸檔的文件材料主要包括紙質(zhì)文件、電子文件、光盤(pán)、磁帶、照片及底片、膠片、實(shí)物等。 第十二條 歸檔時(shí)間： （一） 管理性文件材料一般應在辦理完畢后的次年六月底前歸檔； （二） 合作社人員外出參加社務(wù)活動(dòng)形成的文件材料應在活動(dòng)結束后及時(shí)歸檔； （三） 科研課題、基建項目等項目文件材料，應在其項目鑒定、竣工驗收后或財務(wù)決算后三個(gè)月內歸檔，周期長(cháng)的可分階段、單項歸檔； （四） 外購設備儀器文件材料，應在設備開(kāi)箱驗收或接收后即時(shí)登記，安裝調試后歸檔； （五） 會(huì )計文件材料在會(huì )計年度終了后由會(huì )計人員整理保管一年，于次年三月底前向綜合檔案室移交歸檔； （六） 照片與底片在活動(dòng)結束后的一個(gè)月內，由拍攝者編寫(xiě)說(shuō)明后一并歸檔； （七） 電子、聲像和實(shí)物檔案等其他門(mén)類(lèi)和載體的文件材料，應在活動(dòng)結束或辦理完畢后隨時(shí)歸檔。 第十三條 下列文件材料應隨時(shí)歸檔： （一） 變更、修改、補充的文件材料； （二） 合作社內部機構變動(dòng)和社員股權變動(dòng)形成的文件材料； （三） 其他臨時(shí)活動(dòng)中形成的文件材料。 第十四條 歸檔質(zhì)量要求： （一） 歸檔的文件材料應完整、準確、系統，字跡工整，載體和書(shū)寫(xiě)材料要符合耐久性要求，不得使用純藍墨水、紅墨水、鉛筆、圓珠筆等不耐久字跡材料起草和簽批文件； （二） 歸檔的文件材料應為原件，特殊情況可用復印件或抄件歸檔。文件材料歸檔后不得更改； （三） 歸檔的電子文件，應有相應的紙質(zhì)文件材料一并歸檔； （四） 非紙質(zhì)文件材料應與其文字說(shuō)明一并歸檔。 第十五條 綜合檔案室的各種門(mén)類(lèi)、載體的檔案應進(jìn)行統一分類(lèi)、排列、編號和編目。 第十六條 合作社各類(lèi)檔案按下列規則進(jìn)行整理 （一） 文書(shū)檔案按年度或年度——問(wèn)題分類(lèi)，以卷為單位整理。有條件的合作社可按件整理； （二） 會(huì )計檔案按年度和憑證、報表、賬簿等形式分類(lèi)整理； （三） 科研檔案按課題分類(lèi)整理；基建檔案按工程項目分類(lèi)整理；設備儀器檔案按型號分類(lèi)整理； （四） 聲像檔案按載體形式分類(lèi)整理； （五） 實(shí)物檔案以件為單位，按時(shí)間順序跨年度大流水編號整理。 （六） 其他各種專(zhuān)門(mén)檔案按有關(guān)規定整理。 第四章 檔案的管理和利用 第十七條 合作社應配置專(zhuān)用的檔案裝具，有條件的應有專(zhuān)用的檔案庫房和必要的檔案防護設施，檔案庫房應達到防盜、防火、防高溫、防潮、防光、防塵、防蟲(chóng)、防有害氣體等要求，保證檔案的安全。 第十八條 檔案人員應定期對庫房?jì)葯n案保管情況進(jìn)行全面檢查，發(fā)現問(wèn)題應及時(shí)采取補救措施。 第十九條 合作社綜合檔案室應對保管期限已滿(mǎn)的檔案進(jìn)行鑒定。對確無(wú)保存價(jià)值的檔案登記造冊，按有關(guān)規定銷(xiāo)毀。禁止擅自銷(xiāo)毀檔案。 第二十條 根據合作社的發(fā)展，積極采用先進(jìn)技術(shù)，逐步實(shí)現檔案管理現代化。 第二十一條 合作社綜合檔案室要積極開(kāi)發(fā)檔案信息資源，通過(guò)各種方式和途徑，積極主動(dòng)地開(kāi)展檔案提供利用工作，努力為合作社的發(fā)展提供及時(shí)、有效、便捷的服務(wù)。 第二十二條 合作社綜合檔案室應建立檔案統計臺賬，對檔案的收進(jìn)和移出、保管數量、銷(xiāo)毀等情況進(jìn)行及時(shí)、準確的統計和登記。 第五章 附則 第二十三條 本辦法由浙江省檔案局負責解釋。各地可根據實(shí)際情況制定具體實(shí)施細則和辦法。 第二十四條 本辦法自發(fā)布之日起施行。 |
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