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應收款管理系統，是指通過(guò)發(fā)票、其它應收單、收款單等單據的錄入，對企業(yè)的往來(lái)賬款進(jìn)行綜合管理，及時(shí)、準確地提供客戶(hù)的往來(lái)賬款余額資料，提供各種分析報表，如賬齡分析表，周轉分析、欠款分析、壞賬分析、回款分析情況分析等，通過(guò)各種分析報表，幫助您合理地進(jìn)行資金的調配，提高資金的利用效率。

一、業(yè)務(wù)流程分析

通過(guò)對企業(yè)管理業(yè)務(wù)的實(shí)際調查分析，弄清了該企業(yè)應收款管理工作的業(yè)務(wù)流程和管理功能，系統的業(yè)務(wù)流程如圖1所示。 

從業(yè)務(wù)流程圖可以看出企業(yè)的應收款管理主要有以下幾項管理功能：

（一）單據錄入：

單據錄入是應收賬款處理的起點(diǎn)。因為所在企業(yè)的應收款管理系統，已與銷(xiāo)售系統合成，所以銷(xiāo)售發(fā)票及代墊費用產(chǎn)生的應收單據不在本系統中錄入，由銷(xiāo)售系統傳遞。除此之外的單據在此系統中錄入。

1）應收單：財務(wù)人員根據銷(xiāo)售發(fā)票、費用單、其他應收單等原始單據為依據，記錄銷(xiāo)售業(yè)務(wù)以及其他業(yè)務(wù)所形成的應收款項。

2）收款單：用來(lái)記錄企業(yè)收到的款項。當收到每一筆款項時(shí)，應知道該款項是客戶(hù)結算所欠貨款，還是提前支付的貨款，還是支付其他費用。

3）付款單：用來(lái)記錄發(fā)生銷(xiāo)售退貨時(shí)，支付客戶(hù)的款項。同樣，需要指明付款單是應收款項退回、預收款退回、還是其他費用退回。

（二）單據審核

審核員負責對應收單、合同結算單、收款單、付款單、銷(xiāo)售發(fā)票進(jìn)行審核。檢查各單據填寫(xiě)的形式是否符合要求，企業(yè)實(shí)際收到的金額和支付的金額與收付單上填寫(xiě)的數據是否一致，合同結算單的生效日期是否大于應收系統的啟用月及已結賬月等。銷(xiāo)售發(fā)票應在銷(xiāo)售管理系統中錄入，并在銷(xiāo)售管理系統中進(jìn)行復核，在應收系統中進(jìn)行審核記賬。不合格的銷(xiāo)售發(fā)票返回銷(xiāo)售科，讓其進(jìn)行修改。

（三）核銷(xiāo)處理

單據結算是指業(yè)務(wù)員日常進(jìn)行的收款核銷(xiāo)應收款的工作。單據核銷(xiāo)的作用是解決收回客戶(hù)款項并核銷(xiāo)該客戶(hù)應收款的處理，建立收款與應收款的核銷(xiāo)記錄，監督應收款及時(shí)核銷(xiāo)，加強往來(lái)款項的管理。

（四）票據管理

當收到銀行承兌匯票、商業(yè)承兌匯票時(shí)，將該匯票錄入應收款管理系統的票據管理中。制作收款單，并和應收單進(jìn)行核銷(xiāo)勾對，沖減客戶(hù)的應收賬款。

需要時(shí)可以對該票據進(jìn)行計息、貼現、轉出、結算、背書(shū)等處理。

（五）轉帳處理

1．應收沖應收

指將一家客戶(hù)的應收款轉到另一家客戶(hù)中。通過(guò)應收沖應收功能將應收賬款在客商之間進(jìn)行轉入、轉出，實(shí)現應收業(yè)務(wù)的調整，解決應收款業(yè)務(wù)在不同客商間入錯戶(hù)或合并戶(hù)問(wèn)題。需要注意的是每一筆應收款的轉賬金額不能大于其金額，每次只能選擇一個(gè)轉入單位。

2．預收沖應收

通過(guò)預收沖應收處理客戶(hù)的預收款和該客戶(hù)應收賬款的轉賬核銷(xiāo)業(yè)務(wù)。

3．應收沖應付

用某客戶(hù)的應收賬款，沖抵某供應商的應付款項。系統通過(guò)應收沖應付功能將應收款業(yè)務(wù)在客戶(hù)和供應商之間進(jìn)行轉賬，實(shí)現應收業(yè)務(wù)的調整，解決應收債權與應付債務(wù)的沖抵。壞賬處理

（六）壞賬處理

會(huì )計計提應收款的壞賬準備，當壞賬發(fā)生時(shí)即可進(jìn)行壞賬核銷(xiāo)，當被核銷(xiāo)壞賬又收回時(shí)，再進(jìn)行相應處理。

1）計提壞賬準備

會(huì )計應于期末分析各項應收款項的可收回性，并預計可能產(chǎn)生的壞賬損失。對預計可能發(fā)生的壞賬損失，計提壞賬準備，企業(yè)應當依據以往的經(jīng)驗、債務(wù)單位的實(shí)際情況制定計提壞賬準備的政策，明確計提壞賬準備的范圍、提取方法、賬齡的劃分和提取比例。

2）壞賬發(fā)生

會(huì )計選定發(fā)生壞賬的應收業(yè)務(wù)單據，確定一定期間內應收款發(fā)生的壞賬，便于及時(shí)用壞賬準備進(jìn)行沖銷(xiāo)，避免應收款長(cháng)期呆滯的現象。壞賬收回

3）壞賬收回

指會(huì )計對一定期間內發(fā)生的應收壞賬收回所進(jìn)行的處理，反映應收賬款的真實(shí)情況，便于對應收款的管理。當收回一筆壞賬時(shí)，首先錄入一張收款單，該收款單的金額即為收回的壞賬的金額。該收款單不需要審核。

4）壞賬查詢(xún)

通過(guò)壞賬查詢(xún)功能查詢(xún)一定期間內發(fā)生的應收壞賬業(yè)務(wù)處理情況及處理結果，加強對壞賬的監督。

（七）單據查詢(xún)

系統提供對應收單、結算單、憑證等的查詢(xún)。進(jìn)行各類(lèi)單據、詳細核銷(xiāo)信息、報警信息、憑證等內容的查詢(xún)。

（八）統計分析

通過(guò)統計分析，可以按用戶(hù)定義的賬齡區間，進(jìn)行一定期間內應收款賬齡分析、收款賬齡分析、往來(lái)賬齡分析，了解各個(gè)客戶(hù)應收款周轉天數，周轉率，了解各個(gè)賬齡區間內應收款、收款及往來(lái)情況、能及時(shí)發(fā)現問(wèn)題，加強對往來(lái)款項動(dòng)態(tài)的監督管理。

（九）期末處理

期末處理是指會(huì )計進(jìn)行的期末結賬工作。如果當月業(yè)務(wù)已全部處理完畢，就需要執行月末結賬功能，只有月末結賬后，才可以開(kāi)始下月工作。

二、數據流程圖

上述應收款管理業(yè)務(wù)的數據流程圖如圖2所示。 

三、數據字典

 （一）數據流的描述

數據流編號：D-01

數據流名稱(chēng)：銷(xiāo)售發(fā)票

      簡(jiǎn)述：銷(xiāo)售科開(kāi)出的產(chǎn)品銷(xiāo)售發(fā)票

數據流來(lái)源：銷(xiāo)售科

數據流去向：銷(xiāo)售發(fā)票審核模塊

數據項組成： 銷(xiāo)售發(fā)票編號+日期+客戶(hù)名稱(chēng)+銷(xiāo)售部門(mén)+產(chǎn)品代碼+產(chǎn)品名稱(chēng)+產(chǎn)品數量+無(wú)稅單價(jià)+計稅合計

數據流量：約50張/日

高峰流量：約70張/日

數據流編號：D-02

數據流名稱(chēng)：合格銷(xiāo)售發(fā)票

      簡(jiǎn)述：經(jīng)審核合格的產(chǎn)品銷(xiāo)售發(fā)票

數據流來(lái)源：銷(xiāo)售發(fā)票審核模塊

數據流去向：應收單處理模塊

數據項組成： 銷(xiāo)售發(fā)票編號+日期+客戶(hù)名稱(chēng)+銷(xiāo)售部門(mén)+產(chǎn)品代碼+產(chǎn)品名稱(chēng)+產(chǎn)品數量+無(wú)稅單價(jià)+計稅合計

數據流量：約50張/日

高峰流量：約70張/日

數據流編號：D-03

數據流名稱(chēng)：不合格銷(xiāo)售發(fā)票

      簡(jiǎn)述：經(jīng)審核不合格的產(chǎn)品銷(xiāo)售發(fā)票

數據流來(lái)源：銷(xiāo)售發(fā)票審核模塊

數據流去向：銷(xiāo)售科

數據項組成： 銷(xiāo)售發(fā)票編號+日期+客戶(hù)名稱(chēng)+銷(xiāo)售部門(mén)+產(chǎn)品代碼+產(chǎn)品名稱(chēng)+產(chǎn)品數量+無(wú)稅單價(jià)+計稅合計

數據流量：約1張/周

高峰流量：約3張/周

數據流編號：D-04

數據流名稱(chēng)：應收單

      簡(jiǎn)述：根據銷(xiāo)售發(fā)票，記錄的應收數據

數據流來(lái)源：應收單處理模塊

數據流去向：?jiǎn)螕虽N(xiāo)模塊

數據項組成：?jiǎn)螕幪?日期+客戶(hù)名稱(chēng)+部門(mén)+應收賬款金額+業(yè)務(wù)員

數據流量：約50張/日

高峰流量：約70張/日

數據流編號：D-05

數據流名稱(chēng)：收款單

      簡(jiǎn)述：根據實(shí)際收到的款項，記錄的收款數據

數據流來(lái)源：收款單據處理模塊+票據處理模塊

數據流去向：收款審核模塊

數據項組成：?jiǎn)螕幪?日期+客戶(hù)名稱(chēng)+結算方式+結算科目+幣種+收款金額部門(mén)+業(yè)務(wù)員

數據流量：約30張/日

高峰流量：約50張/日

數據流編號：D-06

數據流名稱(chēng)：合格收款單

      簡(jiǎn)述：經(jīng)審核合格的收款單

數據流來(lái)源：收款單據處理模塊+票據處理模塊

數據流去向：?jiǎn)螕虽N(xiāo)模塊

數據項組成：?jiǎn)螕幪?日期+客戶(hù)名稱(chēng)+結算方式+結算科目+幣種+收款金額部門(mén)+業(yè)務(wù)員

數據流量：約30張/日

高峰流量：約50張/日

數據流編號：D-07

數據流名稱(chēng)：不合格收款單

      簡(jiǎn)述：經(jīng)審核不合格的收款單

數據流來(lái)源：收款單據處理模塊+票據處理模塊

數據流去向：收款單據處理模塊+票據處理模塊

數據項組成：?jiǎn)螕幪?日期+客戶(hù)名稱(chēng)+結算方式+結算科目+幣種+收款金額部門(mén)+業(yè)務(wù)員

數據流量：約1張/周

高峰流量：約1張/周

數據流編號：D-08

數據流名稱(chēng)：應付單

      簡(jiǎn)述：根據退貨單，記錄的應付數據

數據流來(lái)源：應付單據處理模塊

數據流去向：?jiǎn)螕虽N(xiāo)模塊

數據項組成：?jiǎn)螕幪?日期+客戶(hù)名稱(chēng)+部門(mén)+應付賬款金額+業(yè)務(wù)員

數據流量：約10張/日

高峰流量：約10張/日

（二）處理邏輯的描述

處理邏輯編號：P-01

處理邏輯名稱(chēng)：銷(xiāo)售發(fā)票審核

簡(jiǎn)述：審核銷(xiāo)售科送來(lái)的銷(xiāo)售發(fā)票是否合格

輸入的數據流：銷(xiāo)售發(fā)票

處理描述：審核銷(xiāo)售科送來(lái)的銷(xiāo)售發(fā)票填寫(xiě)格式是否符合要求，產(chǎn)品實(shí)際價(jià)格和金額與銷(xiāo)售發(fā)票上填寫(xiě)的數據是否一致等。不合格的銷(xiāo)售發(fā)票返回銷(xiāo)售科，合格的銷(xiāo)售發(fā)票轉給審核會(huì )計登記應收單。

輸出的數據流：合格銷(xiāo)售發(fā)票、不合格銷(xiāo)售發(fā)票

處理頻率：50次/日

處理邏輯編號：P-02

處理邏輯名稱(chēng)：應收單處理

簡(jiǎn)述：根據合格的銷(xiāo)售發(fā)票，將應收數據記入應收單

輸入的數據流：合格銷(xiāo)售發(fā)票

處理描述：根據合格的銷(xiāo)售發(fā)票，將應收數據記入應收單，并更新相應應收款金額

輸出數據流：應收單

處理頻率：50次/日

處理邏輯編號：P-03

處理邏輯名稱(chēng)：應付單據處理

簡(jiǎn)述：根據退貨單，將應付數據記入應付單

輸入的數據流：退貨單

處理描述：根據退貨單，將應付數據記入應付單，并更新相應應付款金額

輸出數據流：應付單

處理頻率：10次/日

處理邏輯編號：P-04

處理邏輯名稱(chēng)：收款單據處理

簡(jiǎn)述：根據實(shí)際收到的款項，將已收款數據記入收款單

輸入的數據流：現金、銀行匯款

處理描述：根據實(shí)際收到的款項，將已收款數據記入收款單，并更新相應應收數據

輸出數據流：收款單

處理頻率：30次/日

處理邏輯編號：P-05

處理邏輯名稱(chēng)：票據處理

簡(jiǎn)述：根據實(shí)際收到的匯票，將數據記入收款單

輸入的數據流：商業(yè)匯票、銀行匯票

處理描述：根據實(shí)際收到的匯票，將數據記入收款單，并更新相應應收數據

輸出數據流：收款單

處理頻率：20次/日

處理邏輯編號：P-06

處理邏輯名稱(chēng)：轉賬處理

簡(jiǎn)述：應收沖應收、預付沖應收

輸入的數據流：商業(yè)匯票、銀行匯票、現金、銀行存款

處理描述：根據實(shí)際情況，將收到的應收款或預付款沖減原先的應收款

輸出數據流：應收、預收沖應收數據

處理頻率：5次/日

處理邏輯編號：P-07

處理邏輯名稱(chēng)：壞賬收回處理

簡(jiǎn)述：一定期間內發(fā)生的應收壞賬收回所進(jìn)行的處理

輸入的數據流：商業(yè)匯票、銀行匯票、現金、銀行存款

處理描述：當收回一筆壞賬時(shí)，首先錄入一張收款單，該收款單的金額即為收回的壞賬的金額。該收款單不需要審核。

輸出數據流：收款單

處理頻率：1次/月

處理邏輯編號：P-08

處理邏輯名稱(chēng)：?jiǎn)螕虽N(xiāo)處理

簡(jiǎn)述：根據收款單、付款單核銷(xiāo)應收款

輸入的數據流：應收單、收款單、付款單、

處理描述：根據收回的客戶(hù)款項核銷(xiāo)該客戶(hù)應收款，建立收款與應收款的核銷(xiāo)記錄，監督應收款及時(shí)核銷(xiāo)，加強往來(lái)款項的管理。

輸出數據流：核銷(xiāo)數據

處理頻率：100次/日

處理邏輯編號：P-09

處理邏輯名稱(chēng)：應收帳統計

簡(jiǎn)述：根據核銷(xiāo)的情況、核銷(xiāo)后的數據進(jìn)行登記和統計分析

輸入的數據流：核銷(xiāo)數據

處理描述：根據核銷(xiāo)的情況、核銷(xiāo)后的數據進(jìn)行登記和統計分析，給相關(guān)部門(mén)提供日常查詢(xún)，并提交應收賬款賬齡分析表

輸出數據流：記賬憑證、應收賬款賬齡分析表

處理頻率：100次/日

（三）數據存儲的描述

數據存儲編號：F -01

數據存儲名稱(chēng)：記賬憑證

          簡(jiǎn)述：根據日常收付款情況，填制的記賬憑證

數據存儲組成：票號+摘要+科目名稱(chēng)+結算方式+借方金額+貸方金額+制單日期+部門(mén)+客戶(hù)+業(yè)務(wù)員

關(guān)鍵字：票號+借方金額+貸方金額+制單日期

相關(guān)聯(lián)的處理：P-2,P-3,P-4,P-5,P-6,P-7

數據存儲編號：F -02

數據存儲名稱(chēng)：客戶(hù)結算單據日常查詢(xún)

          簡(jiǎn)述: 根據日常收付款情況，填制結算單據，以供查詢(xún)

數據存儲組成： 票號+摘要+科目名稱(chēng)+結算方式+借方金額+貸方金額+制單日期+部門(mén)+客戶(hù)+業(yè)務(wù)員

關(guān)鍵字：票號+借方金額+貸方金額+制單日期

相關(guān)聯(lián)的處理：P-2,P-3,P-4,P-5,P-6,P-7

數據存儲編號：F -03

數據存儲名稱(chēng)：應收款賬齡分析表

          簡(jiǎn)述：根據日常收付款情況，統計數據進(jìn)行分析，

數據存儲組成：票號+摘要+科目名稱(chēng)+應收賬款賬齡+壞賬比例 +制單日期+部門(mén)+客戶(hù)+業(yè)務(wù)員

關(guān)鍵字：票號+應收賬款賬齡+制單日期

相關(guān)聯(lián)的處理：P-2,P-3,P-4,P-5,P-6,P-7

（四）外部實(shí)體的描述

外部實(shí)體編號:S-01

外部實(shí)體名稱(chēng)：銷(xiāo)售科

        簡(jiǎn)述：銷(xiāo)售發(fā)票填寫(xiě)

輸入的數據流：D-03

輸出的數據流：D-01

外部實(shí)體編號:S-02

外部實(shí)體名稱(chēng)：庫存中心

        簡(jiǎn)述：退貨單填寫(xiě)

輸入的數據流：D-09

輸出的數據流：D-10