發(fā)布者：
王鑫 發(fā)表日期：2005-10-09 13:58:52.81
【摘要】
不管是主動(dòng)還是被動(dòng)，管理與技術(shù)員工都試圖通過(guò)提高效率來(lái)緩解工作壓力。加之現代人力資源管理的導向為效率優(yōu)先，致使員工在完成工作指標的同時(shí)，不得不時(shí)刻首先考慮提高工作效率。在績(jì)效管理的框架中，每個(gè)管理人員都必須是自己的時(shí)間管理者，以提高個(gè)人的績(jì)效。
制定一份工作計劃。對于技術(shù)與管理員工，制定計劃的周期可定為一個(gè)月。但應將工作計劃分解為周計劃與日計劃。每個(gè)工作日結束的前半個(gè)小時(shí)，先盤(pán)點(diǎn)一下當天計劃的完成情況，并整理一下第二天計劃內容的工作思路與方法。聰明的管理者會(huì )改盡力完成當天的工作，因為當天完不成的工作將不得不延遲到下一天完成。這樣必將影響下一天仍至當月的整個(gè)工作計劃，從而陷入明日復明日的被動(dòng)局面。在制定日計劃的時(shí)候，必須考慮計劃的彈性。不能將計劃制定在能力所能達到的100%，而應該制定在能力所能達到的80%。這是管理者工作性質(zhì)決定的。因為，管理者每天都會(huì )遇到一些意想不到的情況，以及上級交辦的臨時(shí)任務(wù)。如果你每天的計劃都是100%，那么，在你完成臨時(shí)任務(wù)時(shí)，就必然會(huì )擠占你業(yè)已制定好的工作計劃，原計劃就不得不拖期了。久而久之，你的計劃失去了嚴肅性，你的上級與會(huì )認為你不是一個(gè)很精干的員工。
將工作分類(lèi)。分類(lèi)的原則主要包括輕重緩急的原則，相關(guān)性原則，工作屬地相同原則。輕重緩急包括時(shí)間與任務(wù)兩方面的內容。很多時(shí)候管理者會(huì )忽略時(shí)間的要求，只看重任務(wù)的重要性，這樣理解是片面的。相關(guān)性主要指不要將某一件任務(wù)孤立地看待。因為管理本身是一項連續性的工作，任務(wù)可能是過(guò)去某項工作的延續，或者是未來(lái)某項工作的基礎。所以，任務(wù)開(kāi)始以前，先向后看一看，再往前想一想，以避免前后矛盾造成的返工。工作屬地相同原則指將工作地點(diǎn)相同的業(yè)務(wù)盡量歸并到一塊完成，這樣可以減少因為工作地點(diǎn)變化造成的時(shí)間浪費。這一點(diǎn)對現場(chǎng)工作員工猶為重要。如果這一點(diǎn)處理的好，可避免在現場(chǎng)、自己的辦公室、物資部、監理、業(yè)主及其它部門(mén)之間頻繁接觸。既節約了時(shí)間，又少走了路程，還提高了工作效率，何樂(lè )而不為呢？
在規定的時(shí)間內完成約定的工作。管理人員在接收工作任務(wù)的同時(shí)，都被要求在規定的時(shí)間內完成。時(shí)刻將時(shí)間與質(zhì)量?jì)蓚€(gè)要求貫穿在完成任務(wù)的過(guò)程當中，并盡可能提前。將任務(wù)完成的時(shí)間定在提交任務(wù)成果的最后一刻是很不明智的，這與上面提到的計劃的彈性是一脈相承的。因為，事情總不一味按個(gè)人主觀(guān)設定前進(jìn)。當應當提交的任務(wù)與臨時(shí)的事項沖突時(shí)，就陷入了魚(yú)與熊掌的被動(dòng)狀態(tài)。一個(gè)能每次按期完成工作任務(wù)的管理員工，即使不天天加班加點(diǎn)，即使不顯得終日忙忙碌碌，也會(huì )讓主管覺(jué)得你是一個(gè)讓人放心的人，而不是天天追問(wèn)你工作的進(jìn)度如何了。
敦促過(guò)程管理者。因為某項工作會(huì )涉及多個(gè)部門(mén)或是崗位，假如讓你來(lái)組織這項工作，你會(huì )怎么辦？由于這項特定的工作有很多中間環(huán)節，所以增加了協(xié)調的難度。管理人員在組織某項工作時(shí)往往只偏重于自己本身所應完成的職責，將工作傳遞到相關(guān)工作部門(mén)與工作崗位之后便聽(tīng)之任之了。這樣，你會(huì )發(fā)現工作總是不能按時(shí)完成。在檢查工作結果的時(shí)候，所在的中間環(huán)節又各自抱怨給予他的時(shí)間太短了，或者是某個(gè)中間環(huán)節耽誤的時(shí)間太久了等等。而工作結果只有一個(gè)，那就是你沒(méi)有按期按質(zhì)量完成工作，你的業(yè)績(jì)等級被打了折扣。所以作為一名管理者，要把握工作的完整性。在事先給定各個(gè)中間環(huán)節完成工作時(shí)間的同時(shí)，要經(jīng)常關(guān)注他完成的質(zhì)量與進(jìn)度，以免其中的某個(gè)或是某些環(huán)節影響整體工作進(jìn)度。所以，作為一名組織者，你的職責不僅僅是將文件傳遞出去，更重要的是敦促你的中間環(huán)節處理者按你的要求及時(shí)完成分管職責。
有效地管理時(shí)間可以大大提高工作效率，所以對于時(shí)間管理的方法研究是永恒的，因為每個(gè)人只有有效地管理自己的時(shí)間才能有效地提高自己的績(jì)效。
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