在每一天、每一周、每一月，我們花費了多少時(shí)間工作；做每一項工作又花費了多少時(shí)間；哪一項工作花費的時(shí)間最多？清楚地了解這些問(wèn)題更有利于銷(xiāo)售人員的工作和對時(shí)間的掌握。
如果采用通常的方法進(jìn)行分析，就不得不面對大量的報表和報告，無(wú)論是統計或分析都很麻煩，而且會(huì )占用大量的時(shí)間，難免發(fā)生錯誤。因此，使用Outlook和Excel相互配合來(lái)完成時(shí)間的分析，利用Outlook提供原始的數據，利用Excel來(lái)分析這些數據，這樣我們的工作將一目了然。
使用Outlook日歷記錄工作
使用Outlook的日歷，我們可以創(chuàng )建很多約會(huì )或事件?，F在我們可以將每天的工作作為約會(huì )添加到Outlook的日歷中，添加的方法很簡(jiǎn)單：?jiǎn)螕鬙utlook快捷欄中的【日歷】按鈕，切換到“日歷”視圖，然后單擊工具欄上的【新建】按鈕即可新建一個(gè)約會(huì )，如圖1所示。
圖1 日歷中的時(shí)間安排
有了日歷中這些數據，下面該做的是將這些數據導出進(jìn)行時(shí)間分析，方法如下：
（1）在“日歷”視圖中，選擇菜單【文件】|【導入和導出】命令，打開(kāi)“導入和導出向導”對話(huà)框。在“請選擇要執行的操作”列表框中選擇“導出到一個(gè)文件”選項，然后單擊【下一步】按鈕，如圖2所示。
圖2 導入和導出向導
（2）在“導出到文件”對話(huà)框的“創(chuàng )建文件的類(lèi)型”列表框中選擇“Microsoft Excel”選項，然后單擊【下一步】按鈕。
（3）在接下來(lái)的對話(huà)框中，在“選擇導出文件夾的位置”列表框中選擇“日歷”文件夾，然后單擊【下一步】按鈕即可，如圖3所示。
圖3 將日歷項目導出到Excel文件
（4）這個(gè)步驟中，用戶(hù)需要選擇保存文件的位置。單擊【瀏覽】按鈕選擇一個(gè)位置，然后為文件命名，單擊【下一步】按鈕即可。
（5）在“導出到文件”對話(huà)框中詢(xún)問(wèn)我們是否改變字段對應位置，一般來(lái)說(shuō)，需要修改字段都是發(fā)生在導入客戶(hù)、聯(lián)系人數據時(shí)，在這里直接單擊【完成】按鈕。
（6）單擊【完成】按鈕后，Outlook會(huì )要求用戶(hù)設置日期范圍。設置完成后，單擊【確定】按鈕即可，如圖4所示。此時(shí)Outlook開(kāi)始導出文件。
圖4 設置日期范圍
使用Excel分析時(shí)間利用率
之前將Outlook中的日歷項目導出到了Excel文件，因此用Excel直接就可將其打開(kāi)。雙擊該Excel文件，日歷中的時(shí)間項目將顯示在電子表格中。
（1）在打開(kāi)的Excel數據表中可以看到，有許多列是沒(méi)有用處的。例如：提醒時(shí)間、提醒日期、類(lèi)別、私有等等。因此我們可將這些列刪除，只保留A、B、C、D、E這5列的數據即可。刪除其他列后可將文件另存為一個(gè)新文件。
（2）由于導出的日期和時(shí)間都是字符串數據格式，因此要將它們修改為日期或時(shí)間格式。首先選中B和D兩列，然后單擊鼠標右鍵，在快捷菜單中選擇【設置單元格格式】命令，打開(kāi)“設置單元格格式”對話(huà)框。
（3）在“數字”選項卡中的“分類(lèi)”列表框中選擇“日期”選項，然后在右邊的“類(lèi)型”列表框中選擇一個(gè)日期格式，選擇完成后單擊【確定】按鈕。
（4）采用相同的方法來(lái)設置C和E兩列的時(shí)間格式，使其按照“hh:mm:ss”的格式來(lái)顯示。
（5）在F1單元格中輸入“開(kāi)始年份”，然后在F2單元格中插入公式“=YEAR(B2)”?？蓤绦小静迦搿縷【公式】菜單命令，再選擇所需要的公式。此時(shí)F2單元格中會(huì )顯示正確的年份（本例中為2002年），然后采取拖動(dòng)的方法將該列其余單元格填寫(xiě)完畢。
（6）采用相同的方法在G、H、I、J、K這5列分別填寫(xiě)“開(kāi)始月份”、“開(kāi)始日子”、“結束年份”、“結束月份”和“結束日子”，所不同的是采用的函數不同，各列所采用的函數如表1所示。
表1 函數
| 開(kāi)始年份 | 開(kāi)始月份 | 開(kāi)始日子 | 結束年份 | 結束月份 | 結束日子 |
| =YEAR(B2) | =MONTH(B2) | =DAY(B2) | =YEAR(D2) | =MONTH(D2) | =DAY(D2) |
完成上述操作后，在Excel數據表中就可以對每一個(gè)事件的時(shí)間屬性進(jìn)行計算，如圖5所示。
圖5 設置所有的日期
（7）在L列我們需要計算每個(gè)工作所花費的時(shí)間，在L1單元格中輸入“總耗時(shí)”，在L2單元格中輸入公式：=(E2+D2-C2-B2)*24，即可得到所消耗的時(shí)間。
（8）在Excel中，執行【數據】菜單中的【數據透視表和數據透視圖】命令，打開(kāi)“數據透視表和數據透視圖向導”對話(huà)框，然后一直單擊【下一步】按鈕即可。這時(shí)，Excel就會(huì )建立一個(gè)空的數據透視表。從“數據透視字段列表”面板中將所需的字段拖動(dòng)到數據透視表中，如圖6所示。
圖6 時(shí)間分析表
（10）單擊“數據透視表”工具欄上的【圖表向導】按鈕可創(chuàng )建數據透視圖表，使用圖表分析會(huì )得到更直觀(guān)的分析，如圖7所示。
圖7 時(shí)間分析圖
通過(guò)這樣的方法分析我們的工作時(shí)間是不是很有效率呢？而且，您還可以通過(guò)時(shí)間的分析，指導您更高效地利用自己的時(shí)間，將有限的時(shí)間花費在有意義的工作上。
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