當我們在一個(gè)新起點(diǎn)的時(shí)候，總會(huì )有很多美好的計劃和想法。正如我不久前剛剛換了一臺新電腦，所以就計劃這次要讓自己的郵件收件箱保持干凈和整潔，而不是像以前那樣堆滿(mǎn)了數千封郵件（其中甚至有數百封未讀郵件），遷移到新系統需要轉移數G的郵件數據，而且凌亂的收件箱還明顯影響工作效率（需要花時(shí)間去找那些郵件需要處理以及常常要用搜索功能去查找郵件）和造成郵件附件管理的麻煩。

與我以往常用而且似乎也頗為流行的使用郵件過(guò)濾器來(lái)自動(dòng)篩選郵件并歸入相應文件夾的方法不同，這次我希望使用GTD的方法來(lái)管理我的收件箱。

GTD的核心就在于將所有的信息都進(jìn)行處理，安排好它的下一步，所以我現在對所有的郵件都不設置過(guò)濾器，讓他們全都進(jìn)入收件箱，當然這并不是任它們呆在收件箱中，我盡量保持每天都清空收件箱的習慣。而按照GTD的原理，所有從inbox出來(lái)的東西只有三個(gè)歸宿：刪除、歸檔和確定下一步行動(dòng)（包括行動(dòng)、未來(lái)某天與等待）。

所以，我對郵箱作以下設置：

1、建立一個(gè)“行動(dòng)”文件夾，并在其中設置”@Today”（存放緊急需要處理的工作），”Wait”（存放等待他人回復的工作）和”Someday”（存放日后某個(gè)時(shí)刻可能需要處理的工作），”To Do/Read”（存放需要處理但不太緊急的工作）幾個(gè)子文件夾；
2、建立一個(gè)“存檔”文件夾，并在其中根據不同項目或郵件內容分別設置子文件夾，將所有日后可能需要作為參考的郵件內容分別歸類(lèi)存入歸檔文件夾。

在收到郵件之后，就根據郵件內容判斷如何處理該郵件，是刪除、歸檔還是需要作出行動(dòng)。如果需要歸檔，則將其移入存檔文件夾下的相應子文件夾中，需要歸檔的郵件是指郵件本身需要存檔，如果只是附件需要存檔的話(huà)，還是將其另存到硬盤(pán)上，以免郵件客戶(hù)端越來(lái)越龐大，降低運行效率；如果需要作出行動(dòng)，則考慮是否可以在一兩分鐘之內完成，比如轉發(fā)給某位同事，如果可以的話(huà)就立即處理，如果不行的話(huà)，就將其移動(dòng)到行動(dòng)文件夾中的相應子文件夾中。在發(fā)送郵件的時(shí)候如果是需要等待對方回復采取下一步行動(dòng)的郵件，則同時(shí)抄送自己一份，并可以設置自動(dòng)過(guò)濾器將其歸入Wait文件夾，以便提醒自己日后等待對方答復。而在GTD中，定期的回顧也很重要，需要每周定期瀏覽一下行動(dòng)文件夾下的各子文件夾。

我現在使用的ThunderBird郵件客戶(hù)端還可以靈活地利用標簽功能與已保存搜索功能達到更好地實(shí)施GTD的效果（via here）。在雷鳥(niǎo)中用戶(hù)可以自行定義五個(gè)標簽，而且可以用快捷鍵（1、2、3、4、5）給郵件迅速加上標簽。我分別設置了@Today, Waiting, Someday, To Do/Read這四個(gè)標簽，有一個(gè)暫時(shí)空著(zhù)因為我還沒(méi)想好設什么標簽。再通過(guò)文件-〉新建-〉已保存搜索分別建立幾個(gè)保存搜索作為文件夾這樣在收到郵件的時(shí)候，只需要按快捷鍵就可以迅速地對郵件進(jìn)行分類(lèi)了，當然存檔郵件需要手工移動(dòng)。希望這次采用的郵件管理辦法能夠保持收件箱干凈整潔，也能夠讓電子郵件也成為自己有效的GTD工具。

不過(guò)使用雷鳥(niǎo)GTD有個(gè)小的不足在于，GTD對于有確定日期的行動(dòng)是放到某個(gè)日期的任務(wù)中，這樣就可以到時(shí)候給自己一個(gè)提醒，但在雷鳥(niǎo)中無(wú)法作相應的設置，比較方便的解決辦法就是在自己使用的其他日程表軟件上標注提醒。如果你使用的是Outlook，則可以從這篇blog中學(xué)習在郵件中設置到期提醒的方法。

除了使用上面的方法來(lái)GTD外，下面的這幾條對于管理電子郵件應該也具有參考意義：

1、充分利用垃圾郵件過(guò)濾功能，現在不少的郵件客戶(hù)端或者是WebMail都具有垃圾郵件過(guò)濾功能，應該充分利用垃圾郵件過(guò)濾避免花時(shí)間處理這些無(wú)效的垃圾郵件。
2、不建議使用工作郵箱訂閱Newsletter，如果確實(shí)想只用一個(gè)郵箱的話(huà)，就需要設置郵件過(guò)濾器，將郵件列表過(guò)濾到專(zhuān)門(mén)的文件夾中。
3、不要害怕刪除郵件，對于那些第一感沒(méi)有保留和日后參考價(jià)值的郵件就大膽地刪除。如果確實(shí)在日后幾天內需要查閱某封郵件，別擔心，只要在郵件客戶(hù)端設置在服務(wù)器上保留最近7天的郵件，我想在7天之后都不需要查閱而且你感覺(jué)沒(méi)有存檔必要的郵件日后還需要查閱的可能性個(gè)人感覺(jué)是很小的。
4、適當增加郵件客戶(hù)端自動(dòng)檢查新郵件的間隔時(shí)間，或者取消新郵件到達提醒，因為頻繁的自動(dòng)檢查與提醒很可能會(huì )分散你對手頭工作的注意力，從而降低效率。
5、定期清空發(fā)件箱，由于自己發(fā)出的重要郵件已經(jīng)抄送自己一份，并按照上面的GTD的方法存檔或者等待處理，因此其他的已發(fā)送郵件基本上都可以安心地刪除了。如果擔心自己會(huì )忘記抄送給自己，如果客戶(hù)端支持，也可以直接設置所有的已發(fā)送郵件都抄送自己一份（ThunderBird可以）。

ps. 這里列了不少關(guān)于管理郵件的方法，比如如果你使用的是Gmail，則可以下載這份PDF文件看看如何使用Gmail來(lái)GTD。