平時(shí)，當我們需要編排出漂亮的報告、論文、信函、小冊子等文檔的時(shí)候，首先會(huì )想到Word，而一旦涉及到數據計算、匯總統計等問(wèn)題時(shí)，專(zhuān)業(yè)電子表格軟件Excel則成了首選。其實(shí)，Word可不是那種四肢發(fā)達、頭腦簡(jiǎn)單的排版“花瓶”，數據運算同樣難不倒它。當你既想獲得漂亮的版面設計，又需要實(shí)現一些數據運算的時(shí)候，不妨用“美貌與智慧并重”的Word來(lái)試試。
友情提示
如果數據量非常大，并且運算復雜，則最好還是使用Excel，畢竟Word不是專(zhuān)業(yè)的數據管理軟件，它的本職工作還是排版。
實(shí)例1：給Word表格添加計算功能
怎樣排出漂亮的表格不是今天的重點(diǎn)，下面的主要目標是解決Word中的數據運算問(wèn)題，我們以簡(jiǎn)單的學(xué)生成績(jì)統計表的制作為例加以介紹，其實(shí)朋友們可以舉一反三，將下面的方法應用到其他多個(gè)領(lǐng)域中，如收支預算、簡(jiǎn)單投資理財、購物統計、數據匯總等。
第一步：如圖1所示，首先在Word中制作出學(xué)生成績(jì)統計表，填寫(xiě)好固定的內容及成績(jì)數據，那些需要計算才能得出數據的單元格暫且空著(zhù)。
圖1 統計表
第二步：首先在張三同學(xué)的總分欄中點(diǎn)擊一下鼠標，然后執行“表格→公式”菜單命令，打開(kāi)如圖2所示的公式對話(huà)框，里面已默認輸入了公式 “＝SUM（LEFT）”。熟悉Excel的朋友差不多能明白，這個(gè)公式的意思是將該行表格左側（LEFT）的所有數據相加的意思。直接單擊“確定”返回，即可自動(dòng)得到張三同學(xué)的成績(jì)總分了。
圖2 公式編輯
第三步：同樣，在李四同學(xué)的總分欄執行“表格→公式”菜單命令，這次的公式對話(huà)框中默認公式為“＝SUM（ABOVE）”，它的意思是計算當前單元格上方（ABOVE）的所有數據，顯然，這里我們依然要計算的是左側的數據，所以將ABOVE改成LEFT，確定后返回，即可得到李四同學(xué)的各科總分。以此類(lèi)推，計算出其他同學(xué)的總分。
第四步：接下來(lái)計算各科平均分。將光標置于張三同學(xué)的均分單元格中，依然是執行“表格→公式”菜單命令。在公式對話(huà)框中，刪掉默認輸入的SUM公式（保留前面的“＝”號），然后單擊“粘貼函數”下拉按鈕，選擇“AVERAGE”，這就是計算平均數的函數了。在自動(dòng)顯示的AVERAGE函數后面的括號中手工輸入“B2：D2”（此時(shí)完整的公式應為：“＝AVERAGE（B2：D2）”），確定后即可得到張三的各科平均分了。
Word表格中的單元格命名規律
上面的公式“＝AVERAGE（B2：D2）”，有的朋友可能不太明白其中的“B2：D2”參數是怎么得出來(lái)的，其實(shí)它的意思就是：從表格第2行第2列到第2行第4列之間的所有單元格。與Excel類(lèi)似，Word表格中，列號以英文字母表示，行號以數字來(lái)表示，單元格的名稱(chēng)則由列、行序號組合而成，如圖3所示。
圖3 單元格規則
小知識
在我們點(diǎn)擊“粘貼函數”下拉按鈕時(shí)，可以發(fā)現Word支持的數學(xué)函數有近20個(gè)之多，下面給出這些函數的簡(jiǎn)介列表，限于篇幅就不詳細介紹了，有興趣的朋友可以自己翻看Word的幫助文件，研究一下各函數的使用方法。
表格：Word公式中的數學(xué)函數
函數 簡(jiǎn) 介
ABS 絕對值
AND 與運算
AVERAGE 平均值
COUNT 計數
DEFINED 判斷表達式是否合法
FALSE 假
IF 條件函數
INT 取整
MAX 最大值
MIN 最小值
MOD 余數
NOT 非
OR 或
PRODUCT 一組值的乘積
ROUND 四舍五入
SIGN 判斷正負數
SUM 求和
TRUE 真
實(shí)例2：快速復制公式
Word公式其實(shí)就是Word“域”，它是不能用普通的復制粘貼的方法來(lái)復制的，所以在上面的例子中，我們需要一個(gè)一個(gè)地輸入公式來(lái)計算，非常麻煩。下面我們就來(lái)解決這一問(wèn)題。
第一步：我們還是以上面的表格為例，在E2單元格（即張三的總分欄）中，通過(guò)公式對話(huà)框插入公式“＝SUM（LEFT）”，此時(shí)該單元格中自動(dòng)顯示的是張三的總分數。
第二步：右擊E2單元格，選擇“切換域代碼”命令（快捷鍵為Shift+F9），則張三的總分數轉變成了域代碼，顯示出我們實(shí)際輸入的公式函數，其中外層的大括號是Word自動(dòng)加上的，表示該內容為域代碼。
第三步：全選域代碼，再點(diǎn)擊右鍵，此時(shí)就可以選擇“復制”命令了（或者按CTRL+C鍵）。在總分欄的其他單元格中，依次右擊并選擇“粘貼”命令（或者按CTRL＋V鍵），即可快速將公式粘貼到其他單元格中。右擊E2單元格，選擇“切換域代碼”，關(guān)閉域的顯示。
第四步：此時(shí)大家會(huì )發(fā)現一個(gè)奇怪的現象：所有人的總分都與張三相同！不用擔心，分別右擊其他人的總分，再選擇“更新域”命令就可以了（快捷鍵為F9）。
在復制平均值公式時(shí)需要注意，粘貼到新單元格中的域，需要按Shift+F9鍵切換到編輯域代碼狀態(tài)，再將參數“B2：D2”相應變成“B3：D3”、“B4：D4”等，才能得到正確的結果。其中的原因，大家很容易就能想明白。
