word表格使用高級技巧 2009-04-13 15:24
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新穎的建立表格方式
在word中建立表格本來(lái)就非常方便，不過(guò)這里有一個(gè)鮮為人知的新辦法，非常方便也非常有意思。在文本中只需簡(jiǎn)單地輸入+號和一串-號，就能創(chuàng )建表格了。先用+號開(kāi)始，然后輸入一定數量的-號，達到合適的寬度后，再輸入+號。如：+------+------+，這就是一個(gè)兩列的表格。只要在輸入最后一個(gè)+號后按下回車(chē)。word就會(huì )自動(dòng)把文本轉換為表格。
在word中制作Web表格
Web 表格是由超文本標記語(yǔ)言（HTML）來(lái)定義的，而創(chuàng )建一個(gè)Web表格往往需要幾個(gè)小時(shí)?，F在使用word，您以輕而易舉地在Web上創(chuàng )建表格來(lái)顯示信息，而無(wú)需知道如何使用HTML標記。首先，使用繪制表格工具或插入表格命令來(lái)創(chuàng )建一個(gè)表格，創(chuàng )建方式與為其它打印文檔創(chuàng )建表格的方式一樣。編輯完畢后,在文件菜單下，單擊另存為Web頁(yè)。這樣就完成了一個(gè)Web表格的創(chuàng )建。
“分解”表格
選定并右擊表格中作為“分隔”的某列單元格后，選擇“合并單元格”，此時(shí)中間某列所有單元格就變成了一列，選中并右擊該列，選擇“邊框和底紋”，在“邊框和底紋”對話(huà)框中選擇“自定義”，同時(shí)用鼠標單擊上下兩條橫線(xiàn)取消上下橫邊框，這樣就可得到一張“雙表”了。
制作斜線(xiàn)表格
將光標置于要設置斜線(xiàn)表頭的表格中，再單擊“表格”→“繪制斜線(xiàn)表頭”，彈出“插入斜線(xiàn)表頭”對話(huà)框，再在“表頭樣式”列表中選擇一種所需樣式（共有5種可選擇），以及設置好字體的大小，所選樣式可在“預覽”框中看到效果。再分別在“行標題”（右上角的項目）、“列標題”（左下角的項目）和“數據標題”（中間格的項目）各個(gè)標題框中輸入所需的行、列標題，按“確定”退出。
表格兩邊繞排文字
如果想在表格右側輸入文字時(shí)，word會(huì )提示“此操作對行結尾無(wú)效”，且無(wú)法插入。不過(guò)，這時(shí)可以先選中表格的最后一列選中，然后右擊，選擇“合并單元格”命令，將其合并成一個(gè)單元格，再選擇“邊框和底紋”命令，在“邊框和底紋”對話(huà)框的“邊框”選項卡，并從“設置”中選擇“自定義”，然后用鼠標取消上下右邊的邊框，然后在該單元格輸入文字后，這個(gè)文件就天衣無(wú)縫地繞排在表格的右邊了。
如果想在表格左側插入文字，則只要用鼠標選中表格最前一列單元格，并把它們合并成一個(gè)單元格，然后在“邊框和底紋”對話(huà)框中取消上下左邊的邊框即可。
豎排單元格文字
word表格每一個(gè)單元格都可以獨立設置段落格式。只要選中并右擊某一單元格，再選擇“文字方向”，并在打開(kāi)的“文字方向-表格單元格”對話(huà)框中選擇一種排列方式即可。
制作屬于自己的報紙
利用word單元格段落的獨立性可以制作分欄排版的報紙，只要把相應各欄（塊）內容分別放入根據需要繪制的特大表格單元格中，設置好橫豎排方向，再合理設置好邊框（如無(wú)邊框）等，就能得到報刊或雜志上的排版效果。
讓單元格數據以小數點(diǎn)對齊
有時(shí)用word制作的統計表格中經(jīng)常會(huì )包含帶有小數點(diǎn)的數據，這時(shí)要對齊還真不容易。不過(guò)，只要用鼠標選定含有小數點(diǎn)數據的某列單元格，并用鼠標在上方標尺處先單擊一次，使其出現一個(gè)“制表位”圖標（是一個(gè)小折號），然后雙擊這個(gè)“制表位”小圖標，彈出“制表位”對話(huà)框，在“對齊方式”中選取“小數點(diǎn)”方式，確定后所有數據將會(huì )以小數點(diǎn)來(lái)對齊了。當然你也可以繼續拖動(dòng)標尺上的小數點(diǎn)對齊制表位調整小數點(diǎn)的位置，直到滿(mǎn)意為止。
讓word自己調整表格
word文件中的表格，可根據不同需要讓表格整齊美觀(guān)。在插入點(diǎn)位于表格的任一單元格內時(shí)，選擇“表格”→“自動(dòng)調整”中的某一調整命令項單擊，則表格就根據選中的命令項自動(dòng)調整。根據“自動(dòng)調整”子菜單可對表格調整的項目有：“根據內容調整表格”、“根據窗口調整表格”、“固定列寬”、“平均分布各列”、“平均分布各行”等。
精確調整表格
可能有時(shí)還得用鼠標手工調整表格邊線(xiàn)，但操作比較困難，無(wú)法精確調整。其實(shí)只要按下Alt鍵不松開(kāi)，然后再試著(zhù)用鼠標去調整表格的邊線(xiàn)，就會(huì )發(fā)現表格的標尺發(fā)生了變化，精確到了0.01厘米，明顯精確了許多。
另有妙用的Ctrl和Shift鍵
通常情況下拖動(dòng)表格線(xiàn)是在相鄰的兩列之間調整列寬，按住Ctrl鍵同時(shí)拖動(dòng)，表格線(xiàn)左邊列寬改變，增加或減少的列寬由其右方的列共同分享或分擔；按住Shift鍵的同時(shí)拖動(dòng)，只改變該表格線(xiàn)左方的列寬，其右方的列寬不變。
用快捷鍵在表格最后增加行
首先把光標移到表格中的最后一個(gè)單元格內，然后按Tab鍵，即可在表格末端增加一行。
指定超長(cháng)表格標題
如果想指定超長(cháng)表格欄標題，只要選定想作為標題的那一行，選擇“表格”→“標題”，并將視圖切換至“頁(yè)面”或執行“打印預覽”即可看到發(fā)生的變化（默認情況下就在“頁(yè)面”視圖狀態(tài)）。
避免同一單元分配不同頁(yè)上
為了避免同一個(gè)單元格中的內容被分隔到不同的頁(yè)上，可選中該單元格，右擊并選擇“表格屬性”命令，在打開(kāi)的對話(huà)框中選擇“行”選項卡，并取消選擇“允許跨頁(yè)斷行”復選項即可。如果該單元格太高，不得不跨頁(yè)斷行，選擇“格式”→“段落”，將“換行和分頁(yè)”標簽中的“段中不分頁(yè)”復選框選中，這樣可使跨頁(yè)點(diǎn)不拆分同一單元格的正文段落，而且還能重復表格欄標題。
表格選定技巧
(1) 把光標移到表格內，單擊菜單“表格”→“選定”，選擇“選定”子菜單中的某一命令項，可選定整個(gè)表格、光標所在的列或行、以及光標所在的單元格。
(2) 把鼠標移到word表格的左上角，當變成十字箭頭時(shí)，只要單擊這十字箭頭，則選定整個(gè)表格；鼠標移到某單元格之左，當鼠標變成實(shí)心的右向上黑箭頭時(shí)，單擊左鍵，則選定該單元格，若雙擊左鍵，則選定整行；整行的選定，也可把鼠標先移到所選行的最左，當變成空心右向上箭頭時(shí)，單擊左鍵。鼠標移到某列之上，當鼠標變成實(shí)心的向下黑箭頭時(shí)，單擊左鍵，則選中該列。
表格刪除有技巧
選定了表格或某一部分后，單擊菜單“表格”→“刪除”，在“刪除”子菜單中選擇刪除的項目（表格、列、行，單元格），并單擊左鍵即可。需要注意的是，選定了表格或表格中的某一部分后，不能用Del鍵刪除，因單擊該鍵，刪除的只是內部的字符，而表格不能刪掉。如果要刪除表格，則要按下Shift+Del鍵。
利用“表格屬性”設置表格的尺寸
在插入點(diǎn)位于表格某一單元格內時(shí)，單擊右鍵，在快捷菜單中單擊“表格屬性”，單擊“表格”標簽，選定“尺寸”下面的“指定寬度”復選框，可設置表格寬度的數字和單位。單擊“行”標簽，選定“尺寸”下面的“指定高度”復選框，并與“上一行”或“下一行”按鈕配合使用，可對表格的每一行設置高度。單擊“列”標簽，選定“尺寸”下面的“指定寬度”復選框，并與“前一列”或“后一列”按鈕配合使用，可對表格的每一列設置寬度。
表格對齊技巧
word 2000表格可以像文字那樣設置頁(yè)面對齊效果，從而給排版帶來(lái)了極大的方便。設置對齊的方法是：在表格的任意位置單擊鼠標右鍵，選擇快捷菜單中的“表格屬性”命令，打開(kāi)“表格”選項卡，選中“對齊方式”下你需要的選項。如果要設置左對齊表格的縮進(jìn)量，可在“左縮進(jìn)”框中輸入或選擇適當的數值。如果將整個(gè)表格選中，還可以使用“居中”、“右對齊”等按鈕，像對齊文字那樣對齊表格。這樣給文章的整體布局會(huì )帶來(lái)很大的方便。
調整對象對齊
先選定需要進(jìn)行調整的列、行或某一單元格中的對象；右擊，選擇“單元格對齊方式”命令，并在打開(kāi)的九種對齊方式中選擇即可。如果需要分散對齊，在選定表格對象情況下，要單擊工具欄中的“分散對齊”按鈕圖標即可。
去除表格線(xiàn)
用鼠標選中表格（當出現四向光標時(shí)），右擊，選擇“表格屬性”。執行“格式”→“邊框和底紋”，選中“表框”選項卡“設置”項下的“無(wú)”后單擊“確定”按鈕，即可使表格的表格線(xiàn)變虛，而且也不會(huì )打印出來(lái)。
用鍵盤(pán)控制表格
Tab鍵為選定下一單元格的內容；Shift+Tab選定上一單元格的內容；按住Shift并重復按某箭頭鍵將所選內容擴展到相鄰單元格；單擊列的第一個(gè)或最后一個(gè)單元格，按住Shift并重復按上箭頭或下箭頭選定列；按Ctrl+Shift+F8，然后用箭頭鍵擴展所選內容（或塊），按Esc鍵可取消選定模式；Shift+F8則為縮小所選內容；Alt+數字鍵盤(pán)上的5鍵將選定整張表格（Num Lock鍵需處于關(guān)閉狀態(tài)）。
巧用橡皮合并單元格
在“表格和邊框”工具欄上單擊“橡皮”圖標 ，然后用鼠標左鍵在需要要合并的單元格上拖動(dòng)出一個(gè)紅色的矩形框，最后釋放鼠標，矩形框內的單元格就合并到一起了。
word表格行列互換
在word中，如果用戶(hù)需要將表格的行列互換，那可以請出Excel：先將表格復制并粘貼到Excel，再在Excel中選中這個(gè)表格并復制，然后單擊Excel中任一空白位置單元格，執行“編輯”→“選擇性粘貼”命令，在彈出的“選擇性粘貼”對話(huà)框中選中“轉置”，然后單擊“確定”按鈕，這樣，在Excel中就出現了一個(gè)行列互換的表格，最后再把表格復制/粘貼回word即可。
取消部分隱藏文字
如果在表格某單元格中鍵入了文字，但這些文字沒(méi)有全部顯示出來(lái)，這時(shí)可能的原因有兩個(gè)：一是可能需要調整單元格中文字的縮進(jìn)量，單擊該單元格，然后選擇“格式”→“段落”，選擇“縮進(jìn)和間距”選項卡，在“縮進(jìn)”標題下，重新指定縮進(jìn)量，最后單擊“確定”按鈕。二是可能要顯示的文本高度超過(guò)了指定的固定行高。請單擊該單元格，選擇“表格”→“表格屬性”，選擇“行”選項卡，在“行高值是”框中，單擊“最小值”，最后單擊“確定”按鈕。如果清除“指定高度”復選框，word會(huì )自動(dòng)調整文本的高度。
讓表格隨窗口改變大小
如果已經(jīng)將表格設為在窗口尺寸改變時(shí)自動(dòng)調整尺寸，請確認在“Web版式視圖”中查看文檔。因為在“普通視圖”、“頁(yè)面視圖”或“大綱視圖”中，表格不能調整尺寸。
禁止跨頁(yè)斷行
大型表格必須在分頁(yè)符處被分割。如果分頁(yè)符拆分了表格中單獨的一行，對于新的一頁(yè)上位于該行以外的其他各行，word有時(shí)會(huì )在狀態(tài)欄中顯示不正確的行號。如果需要準確的行號，可禁止表格跨頁(yè)斷行，單擊表格，選擇“表格”→“表格屬性”，選擇“行”選項卡，清除“允許跨頁(yè)斷行”復選框，最后單擊“確定”按鈕。
避免表格在頁(yè)面末尾被切斷
如果word表格長(cháng)度超過(guò)了一頁(yè)，但在頁(yè)面末尾被切斷，那表格極有可能具有“文字環(huán)繞”格式。請選中表格，選擇“表格”→“表格屬性”，然后單擊“表格”標簽，在“文字環(huán)繞”標題下，單擊“無(wú)”，最后單擊“確定”按鈕。
左右移動(dòng)表格
如果移動(dòng)表格時(shí)，可以上下移動(dòng)，但無(wú)法左右移動(dòng)，那可能是在“Web版式視圖”中查看文檔，并且對表格應用了“文字環(huán)繞”格式。如果不是處理Web頁(yè)，請切換到“普通視圖”或“頁(yè)面視圖”。如果是處理Web頁(yè)，并且要移動(dòng)表格，則必須先取消“文字環(huán)繞”格式。
避免表格所有格式都發(fā)生改變
如果修改現有的表格樣式，文檔中基于該樣式的所有表格將發(fā)生改變。為避免更改文檔中的其他表格，可新建一個(gè)樣式，而不是改變現有的樣式。若要新建樣式，請選擇“格式”→“樣式和格式”，打開(kāi)“樣式和格式”任務(wù)窗格，然后單擊“新樣式”。
讓word記住你的表格
如果你經(jīng)常在word中插入相同類(lèi)型的表格（比如：10列、10行；根據內容調整表格等個(gè)性設置），那么完全可以讓word記住設置，讓你每次插入表格時(shí)，不需要再進(jìn)行調整。點(diǎn)擊“表格”→“插入”→“表格”，然后進(jìn)行調整，最后鉤選“為新表格記憶尺寸”即可。
讓表格更美觀(guān)
利用定制“制表位”的方法還能方便、準確地制作表格：先在需要輸入數據的位置設置相應制表位。只是要注意這時(shí)可按照輸入字符的實(shí)際長(cháng)度來(lái)設置制表位的位置。如：通訊錄中一行中有五個(gè)數據段，則可按實(shí)際尺寸設置五個(gè)制表位，而對齊方式可選為“居中”。接著(zhù)按常規方法輸入數據，輸完一個(gè)數據后，按一下Tab鍵，輸入下一個(gè)數據。一行輸完后，按回車(chē)鍵輸入下一行，直至輸完。全部數據輸完后，用鼠標從第一行開(kāi)始用拖曳方式選中全部數據。選擇“表格”→“轉換”→“將文字轉換為表格”命令，此時(shí)會(huì )彈出“將文字轉換為表格”對話(huà)框，在“字符分隔位置”單選框內選擇“制表符”，其他的選項取默認值即可，單擊“確定”按鈕瞬間即可把選中的數據轉換為一個(gè)漂亮的表格。
