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電子文件如何管理？

1、如果僅僅是將已批準的文件以電子文檔保存放到網(wǎng)上便于查閱，可以：
（1）先采用對書(shū)面文檔進(jìn)行批準；
（2）電腦上設置權限，確保電子文檔不能隨意更改；
（3）當需更改時(shí)采用書(shū)面文檔審批后再更改電子文檔；
（4）對電子文檔與書(shū)面文檔作同樣的標識，包括編號、更改及修訂狀態(tài)等。
2、如果取消書(shū)面文檔全部采用電子文檔，可以：
（1）按照文件控制要求設置文件的權限，包括：評審、批準、更改、查閱等；
（2）在網(wǎng)上建立文件后交相應權限人員批準；
（3）通過(guò)網(wǎng)絡(luò )批準電子文檔；
（4）過(guò)網(wǎng)絡(luò )更改文件，更改后再送批準；
（5）電子文檔自動(dòng)或人工進(jìn)行修訂狀態(tài)的標識；
（6）用新文件替代被更改的文件或對作廢的舊文件有標識；

電子文件管理辦法
1. 目的和適用范圍
為保證我公司計算機網(wǎng)絡(luò )安全順利運行，提高工作效率特制定本辦法。
本辦法規定計算機電子文件的編制、批準、傳遞、反饋、歸檔、作廢等要求。
本辦法的規定適用于我公司局域網(wǎng)電子文件的管理。
2. 術(shù)語(yǔ)
電子文件：相對于紙質(zhì)文件而言，凡將儲存、編輯、使用于計算機媒體的信息，如文件、表單、記錄等，均稱(chēng)為電子文件。
3. 職責
3.1 人事行政部負責局域網(wǎng)的建立和系統運行的維護管理，以及各部門(mén)計算機的維護管理。
3.2 各部門(mén)按本規定執行。
4. 管理內容和要求
4.1 局域網(wǎng)操作系統和應用軟件的建立
4.1.1 操作系統的應用
a)服務(wù)器安裝WindowsNT4.0
b)客戶(hù)機安裝Windows98第二版，需要時(shí)可安裝Windows2000/XP/Me等。
4.1.2 基本應用軟件
a)Office2000/XP辦公自動(dòng)化軟件
b)AutoCAD2000計算機輔助設計軟件
4.1.3 操作系統和應用軟件的安裝必須由人事行政部微機維護技術(shù)員同意或在其指導下方可進(jìn)行安裝和卸載。
4.2 網(wǎng)絡(luò )軟件的建立和應用
4.2.1 我公司局域網(wǎng)電子文件的傳輸采用Microsoft Mail電子郵局進(jìn)行管理，該軟件安裝在Windows98啟動(dòng)組程序中，隨系統自行啟動(dòng)，各部門(mén)必須保證郵件箱在工作時(shí)間內開(kāi)放，任何單位不得自行改動(dòng)。
4.3 網(wǎng)上鄰居的管理
4.3.1 網(wǎng)上用戶(hù)的設置具體見(jiàn)附表1《計算機局域網(wǎng)編號及用戶(hù)名稱(chēng)對稱(chēng)表》
4.3.2 網(wǎng)上鄰居中各部門(mén)在服務(wù)器中設專(zhuān)用文件夾，各部門(mén)把有關(guān)文件分類(lèi)歸檔。
4.3.3 設定訪(fǎng)問(wèn)權限分類(lèi)控制。
4.4 電子文件的管理
4.4.1 電子文件的管理不能違背質(zhì)量體系文件、技術(shù)文件和資料、質(zhì)量記錄等控制程序的規定，編制必須以擴展名為.txt、.doc、.xls、.eml、.dwg文件方式進(jìn)行編寫(xiě)。
4.4.2 電子文件的發(fā)放采用局域網(wǎng)郵件進(jìn)行發(fā)放，審核、審批處加蓋受權為專(zhuān)用電子印章或電子簽名后方可有效。具體流程見(jiàn)附件。
4.4.3 各部門(mén)收到電子文件后，必須進(jìn)行文件回復以確保你部門(mén)正常收到電子文件。
4.4.4 作好電子文件收發(fā)登記工作，發(fā)放文件有專(zhuān)用文件夾，接收文件有專(zhuān)用文件夾，作廢文件由使用者按時(shí)刪除。
4.4.5 電子文件不允許自行進(jìn)行更改，必須由編制單位提請《文件更改申請單》報品質(zhì)管理小組審核、管理者代表批準后，由品質(zhì)管理小組進(jìn)行整體更改。
4.4.6 電子文件有效性由文件發(fā)放部門(mén)對文件的有效性進(jìn)行檢查，并添寫(xiě)《電子文件有效性檢查記錄》。
4.4.7 由發(fā)文部門(mén)負責把回復存到專(zhuān)用文件夾中，做為收發(fā)文登記。
4.4.8 上級部門(mén)郵件的處理方式，當收到上級部門(mén)發(fā)來(lái)的郵件時(shí)由人事行政部網(wǎng)關(guān)計算機負責轉發(fā)給相關(guān)部門(mén)，相關(guān)部門(mén)要對文件的有效性進(jìn)行反饋，最后按文件要求發(fā)回上級部門(mén)。
4.4.9 對于標準、顧客圖樣和技術(shù)條件等外來(lái)文件和資料必須在5個(gè)工作日內進(jìn)行評審和轉化，并填寫(xiě)《外來(lái)文件和資料評審表》。
4.5局域網(wǎng)質(zhì)量體系文件的控制
4.5.1電子文件不違背《質(zhì)量體系文件和資料控制程序》、《質(zhì)量記錄控制程序》要求，以“電子文件為主、紙質(zhì)文件為輔”的原則。
4.5.2質(zhì)量體系文件和資料、質(zhì)量記錄樣式均以質(zhì)量檢驗科計算機中《網(wǎng)上鄰居－正式版QMS文件》為有效受控版本，其他部門(mén)和單位計算機中復制的文件和記錄表樣均為非受控版本，不得在體系運行中使用。如需要，必須經(jīng)綜合辦確認同意，管理者代表批準，印制紙質(zhì)文件，并加蓋受控印章后下發(fā)到使用部門(mén)和人員。
4.5.3 計算機中與質(zhì)量管理體系相關(guān)的所有文件夾和文件名稱(chēng)的命名應采用實(shí)名、全稱(chēng)或簡(jiǎn)稱(chēng)的方式，避免采用數字、字母代號和個(gè)性化的名稱(chēng)；以防止文件和資料的混亂、丟失和無(wú)意中刪除。
4.5.4 對于保密和未經(jīng)授權不得閱讀的文件和資料，必須進(jìn)行文檔加密和標識。
4.5.5 對于重要文件和資料必須設置為“只讀”屬性，以避免無(wú)意中被修改。
4.6計算機網(wǎng)絡(luò )安全
4.6.1每臺計算機必須安裝瑞星2002、金山毒霸、KV3000等正版殺毒軟件；并定期進(jìn)行查毒和殺毒，需要時(shí)，由人事行政部微機維護技術(shù)員進(jìn)行。
4.6.2 對一些保密的電子文件要進(jìn)行加密處理，可使用Office2000文件加密工具或者其他Windows98操作系統下的文件加密工具。
4.7 電子文件的備份
4.7.1 客戶(hù)機要每季度對電子文件進(jìn)行備份，其備份方式可視情況自行確定。
4.7.2 服務(wù)器中歸檔后的重要文件要在半年內或服務(wù)器儲存空間接近臨界容量時(shí)，要刻錄光盤(pán)備份，并進(jìn)行分類(lèi)保管。
5.相關(guān)文件和記錄
《電子文件有效性檢查記錄》

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