十年前，差不多是這個(gè)時(shí)候，我從一級工程師晉升到高級管理層。老實(shí)說(shuō)，和晉升令人興奮一樣的是，我也因晉升感到不知所措。我覺(jué)得我沒(méi)有足夠的時(shí)間去做我需要或者想去做的每一件事，開(kāi)始覺(jué)得這一切非我能力所能承擔。我不得不放棄很多東西。
我聽(tīng)說(shuō)效率書(shū)籍可能會(huì )有幫助，所以決定去嘗試讀有關(guān)提高效率的書(shū)籍。我希望這些書(shū)籍能教我如何用最少的時(shí)間做更多的事。他們不僅幫我達到目標，而且也讓我在其他方面表現得更好。
在閱讀了100多本關(guān)于效率的書(shū)籍之后，我發(fā)現有15個(gè)關(guān)鍵要素可以保持高產(chǎn)和高效。我整理了一份發(fā)現清單希望能幫你提升效率。
在體制化的教育系統下成長(cháng)，學(xué)生們習慣于被動(dòng)接受別人給出的deadline并努力完成。這會(huì )導致一個(gè)問(wèn)題：我們突然沒(méi)有工作的deadline時(shí)，怎么辦？因為沒(méi)有緊迫感我們會(huì )更傾向于懶惰。這就是為什么學(xué)校中的佼佼者往往在現實(shí)世界中趨向平庸——因為一旦沒(méi)有了被動(dòng)接受的deadline，他們無(wú)法自己安排完成工作。
成功者不會(huì )等待，它們會(huì )為自己的目標設置各種deadline。當遇到那些那些別人給你設定的deadline）時(shí)，自己為自己設定的deadline會(huì )推動(dòng)你突破自我。關(guān)鍵在于變得主動(dòng)，而不是被動(dòng)接受。
我們通常會(huì )覺(jué)得已經(jīng)足夠熟悉自己。但是當被要求回憶的時(shí)候，我們往往不記得上周的這一天自己在做什么。 時(shí)間是我們最寶貴的資源。 我們需要像我們銀行賬戶(hù)那樣時(shí)刻查看并跟蹤它，就像古語(yǔ)說(shuō)的時(shí)間就是金錢(qián)。你總是可以賺更多的錢(qián)，但你永遠不能拿回自己已經(jīng)浪費的時(shí)間。
堅持做時(shí)間表記錄看看你在各項任務(wù)上花費了多少時(shí)間。，甚至要記錄日常/個(gè)人任務(wù)。你會(huì )驚訝地發(fā)現你在某些事情上浪費了多少時(shí)間。
改善你的短處是常見(jiàn)的做法，但這不應該是你的主要焦點(diǎn)。 最重要的是最先繼續完善你的優(yōu)勢。優(yōu)勢意味著(zhù)你對一件事已經(jīng)有了一定基礎（否則這不能稱(chēng)之為優(yōu)勢），并獲得了基本技能。 你應該已經(jīng)有了一個(gè)穩定的想法來(lái)改進(jìn)什么。 不同的是，相比其他任何方面的改進(jìn)，這種增長(cháng)將是指數級。
弱點(diǎn)/短處會(huì )造成限制，因為你需要從頭開(kāi)始。 一切都是如此新鮮，可能難以確定什么是有效的。 但一旦找到這些弱點(diǎn)，你就可以利用自己的優(yōu)勢（已經(jīng)改進(jìn)的部分）來(lái)幫助將這些弱點(diǎn)轉化為資本。
不同任務(wù)之間的重要性不盡相同。常常問(wèn)自己：現在要做什么？ 定期對不同任務(wù)進(jìn)行排序，并將重要的事情單獨列出。
有時(shí)我們會(huì )有錯誤的認知：先收到的任務(wù)比后收到的更為重要。 一些任務(wù)具有杠桿效應，所以即使它們出現在其他任務(wù)之后，也應被優(yōu)先考慮并立即完成。
“你不能一次吃掉一整個(gè)比薩”，雖然這個(gè)說(shuō)法現在可能會(huì )受到挑戰（我敢肯定你們中的一些對于一次吃掉整個(gè)比薩餅沒(méi)有任何問(wèn)題），關(guān)鍵是我們認為自己能以一己之力可以處理很多任務(wù)。然而一次吃太多可能會(huì )令人沮喪，并且最終會(huì )消磨你的積極性。
解決方案：將大任務(wù)分解成更小的、可消化的任務(wù)來(lái)有序完成，同時(shí)緩解壓力。
不要覺(jué)得自己可以親力親為每一件小事。 做得多并不意味著(zhù)做得更好。 事實(shí)上，如果你接了太多任務(wù)，你很可能會(huì )犯下粗心大意的錯誤，因為你試圖一次做太多事情。建議你意識到可以將哪些任務(wù)分配給他人，以便你可以專(zhuān)注于更具挑戰性和重要性的任務(wù)。
信息是無(wú)限的，記住每件事是不可能的。有一個(gè)流行的說(shuō)法，“你已經(jīng)忘記的比你已經(jīng)知道的更多”。意思是說(shuō)，信息太多以致于我們已經(jīng)無(wú)法僅通過(guò)記憶來(lái)保留。我們可以使用各種工具來(lái)整理自己的想法和思路，如：電腦，筆記本，手機等。
當你的一天結束時(shí)，請花時(shí)間反思自己已經(jīng)完成了什么，并且可以改進(jìn)什么。
問(wèn)問(wèn)自己這些問(wèn)題：
什么是我做得好的？
哪些事我做得不好？
為什么有些事情沒(méi)有按計劃執行？
明天我如何能做得更好？
如果我們不反省復盤(pán)自己，就只會(huì )依靠自然成長(cháng)。而成功的人專(zhuān)注于刻意訓練，他們積極地確認并關(guān)注如何改善事情。即使你覺(jué)得自己已經(jīng)做得很好，請仍然考慮還可以在哪方面改進(jìn)。 總有提升空間！
將定期清除沒(méi)有用的東西作為一種習慣。這可以是手工雜物，小玩意兒，甚至人際關(guān)系。仔細想想，雜物不僅占用空間，而且還會(huì )影響我們的表現，因為我們有超載的物理感官。 我知道我個(gè)人需要有一個(gè)干凈整潔的工作空間，否則我無(wú)法集中精力。
就像我們需要對抗周?chē)h(huán)境的干擾，我們需要對數字空間做同樣的處理——刪除多余文件來(lái)為重要任務(wù)騰出空間。這樣你的設備將更高效地工作，而你也不必篩選無(wú)盡的文件夾和文件來(lái)尋找要訪(fǎng)問(wèn)的內容。畢竟少即是多。
有時(shí)，我們常常松懈地開(kāi)始一個(gè)項目，而不考慮需要花費多少時(shí)間。為了解決這個(gè)問(wèn)題，請遵循2分鐘的規則。 如果可以在兩分鐘內完成，請先完成這項任務(wù)。
忽略估算過(guò)程可能會(huì )導致你浪費時(shí)間；因為你沒(méi)有真正的目標，或者是你想要試圖達到的最后期限。如果你沒(méi)有設定標準，那么在進(jìn)行重復任務(wù)時(shí)，你將不知道哪些方面需要改進(jìn)并且調整效率。
例如：你正在制作鱷梨沙拉。開(kāi)始之前，你認為需要多長(cháng)時(shí)間？30分鐘？15分鐘？還是3分鐘？當我們考慮手頭的任務(wù)和完成任務(wù)所需的時(shí)間時(shí)，我們才會(huì )開(kāi)始想如何更有效地執行這個(gè)計劃。
我們需要一點(diǎn)創(chuàng )造力來(lái)完成我們所完成的每一項任務(wù)，無(wú)論它看起來(lái)如何平凡。創(chuàng )造力并不總是一種自然而然的天賦，而是一種可以訓練的技能。也許你并非身處文藝復興時(shí)期，但是你可以用他們最好的方法來(lái)激發(fā)一些自己現成的想法。 我們需要一點(diǎn)創(chuàng )造力才能提高效率。
這可能涉及諸如時(shí)間管理或生產(chǎn)程序等任務(wù)。你需要運用自身的創(chuàng )造力，使現有的做法更好。
當項目的生產(chǎn)力減少時(shí)，你需要知道什么時(shí)候停止。任務(wù)超時(shí)往往伴隨著(zhù)貶值。 任務(wù)所用時(shí)間越長(cháng)，成功的可能性就越小。當任務(wù)的進(jìn)展開(kāi)始下降，是時(shí)候該減少損失并重新評估游戲計劃了。
比如：當一個(gè)企業(yè)意識到他們每個(gè)月都在失去越來(lái)越多的錢(qián)，他們需要改變他們的策略。
因為事實(shí)是，大多數人知道的都不夠多。關(guān)于任何事情的信息都是無(wú)窮無(wú)盡的。永遠不要過(guò)度滿(mǎn)足，要知道總有提升空間。僅僅因為做好了一件事，并不意味著(zhù)它就不會(huì )變得更好。永遠爭取更努力，尋找新的見(jiàn)解。如果你不斷尋找新的成長(cháng)方式，你會(huì )成為更好的自己。最重要的是，不要讓自己偷偷地自大或著(zhù)有外在的傲慢。保持謙遜。這樣你會(huì )從你的同齡人和你的追隨者中獲得更多的尊重。
你可能認為你沒(méi)有即時(shí)的滿(mǎn)足感，但每個(gè)人都有。只是大多數人不太了解自己。這是你不需要為之付出努力的事，卻讓你充滿(mǎn)了足夠的自信和覺(jué)得不再需要努力的成就感。什么是你的即時(shí)滿(mǎn)足感？找出自己的即時(shí)滿(mǎn)足感并克服它。
比如：你的老板總是夸獎你，幾乎到了溺愛(ài)的地步。因為你總是聽(tīng)到類(lèi)似你做得不錯的表?yè)P，你就會(huì )覺(jué)得自己不需要付出更多。但是為了進(jìn)步，你應該更努力來(lái)達到更卓越的水準。
從開(kāi)始就明確要著(zhù)手的最終目標。然后，為了達到這個(gè)最終目標，需要按先后順序分解每一項任務(wù)。請仔細檢查手頭的任務(wù)，問(wèn)問(wèn)自己：它是如何融入到全局的并且是否真正必要完成。你能把時(shí)間花在不同的任務(wù)上嗎？不要盲目地工作。永遠要考慮長(cháng)遠目標和你正在為之所做的努力。
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