無(wú)論你在什么樣的崗位，制作 PPT 肯定是絕大多數職場(chǎng)人所必須的。然而，多數人使用 PPT 的設置，都是不假思索地用了默認的軟件設置。這不但會(huì )讓你做 PPT 效率低下，往往也在花費大把時(shí)間之后，卻產(chǎn)出不堪入目的丑 PPT。
因此，在開(kāi)始做 PPT 之前，我們必須根據自己的需求，調整好軟件設置，讓 PPT 更符合我們的使用習慣。
幻燈片大小
打開(kāi) PPT，最重要的區塊肯定是放置內容的幻燈片本身。所以第一步，我們得先知道「如何調整幻燈片大??？」。
由「設計─幻燈片大小」，我們可以看到最常見(jiàn)的兩種大小「標準（4:3）」和「寬屏（16:9）」。其中，「標準（4:3）」主要用于老式 CRT 顯示設備，而「寬屏（16:9）」則用于當下液晶顯示設備的規格。也因此，在 PPT 2010 及其以前的版本，默認的幻燈片大小是「標準（4:3）」，而 PPT 2013 及其以后的版本，默認的幻燈片大小是「寬屏（16:9）」。你可以根據顯示設備的需求，選擇你制作 PPT 時(shí)的幻燈片大小。
此外，如果你的 PPT 有其他需求，也可以選擇「自定義幻燈片大小」。里面除了可以設置「信紙」、「A4 紙張」或「橫幅」等特別的格式大小以外，也可以自定義幻燈片的寬度和高度，以及調整幻燈片或備注的方向（縱向、橫向）等。
調整幻燈片大小
主題字體
在制作 PPT 時(shí)，最常見(jiàn)的肯定是插入文字內容。如果你直接在文字占位符（注：默認版面中可供輸入文字內容的虛框）輸入文字，或者直接插入文本框，那默認的字體就會(huì )是分辨效果較差的宋體（因其筆劃粗細不一的特性，在分辨率較低的屏幕上很容易誤讀，顯示效果也不佳），還得多費一番功夫來(lái)修改字體。因此，選擇好合適的字體（例如微軟雅黑，黑體字更易讀），并自定義為主題字體，就能讓你省卻這些瑣碎的修改時(shí)間。
在「設計 - 變體 - 字體」中，有很多 Office 自動(dòng)幫你配置好的主題字體可以選擇。你可以在此挑選合適的字體組合，也可以直接拉到選單下方的「自定義字體」來(lái)新建主題字體。
在「自定義字體」中，分別設置好西文和中文的「標題字體」和「正文字體」（注：西文和中文字體建議分別設置，因為很多西文字體并不包含中文，而中文字體在設計考慮上也不太看重西文），并從示例中及時(shí)看到設置后的字體樣式。最后，為這組「主題字體」命名后即可保存。
設置主題字體
依循上述的步驟，你可以為不同用途、不同場(chǎng)合分別先設置好各自的「主題字體」，待你需要使用時(shí)，就可以直接由「設計─變體─字體」來(lái)切換。使用上會(huì )方便許多。
切換主題字體
主題顏色
講完了字體，我們來(lái)談?wù)劇钢黝}顏色」。
在 PPT 中，修改文字或者形狀、線(xiàn)條的顏色，也是比較常見(jiàn)的操作。然而，不當地使用顏色，往往是造成我們做出視覺(jué)上較為雜亂的 PPT 的原因之一。
和修改「主題字體」一樣，你可以在「設計 - 變體 - 顏色」找到由 Office 幫你配置好的主題顏色。當然，也可以點(diǎn)擊選單下方的「自定義顏色」來(lái)新建主題顏色。
在「自定義顏色」的界面中，前四者是「文字/背景」的顏色，默認背景是淺色 1 的白色，默認文字是深色 1 的黑色；接下來(lái)的六種顏色（著(zhù)色 1-6）是對應形狀與圖表的配色，插入形狀時(shí)往往默認是著(zhù)色 1，而插入圖表時(shí)，則根據數據的不同序列，則依照著(zhù)色 1 至著(zhù)色 6 的順序顯示顏色。以上「主題顏色」與其對應的顯示方式，都可以在「自定義顏色」界面中的示例看到。
自定義顏色界面
那該怎么修改「主題顏色」呢？
先點(diǎn)擊你要修改的顏色選項（例如：著(zhù)色 1），拉開(kāi)主題顏色色盤(pán)找到「其他顏色」。接著(zhù)你可以在「標準」欄挑選一種顏色來(lái)替代原本的著(zhù)色 1，也可以在「自定義」欄的色盤(pán)中輸入 RGB 或 HSL 數值來(lái)取得精確的顏色。這些替代顏色后的變化，都可以在右下角的「當前/新增」看到。
設置主題顏色
如果你已將「主題顏色」設置完畢，那就為這組配色命名之后保存即可。
同樣地，你也可以為不同用途、不同場(chǎng)合分別設置各自的「主題顏色」，需要使用時(shí)，直接由「設計 - 變體 - 顏色」來(lái)切換。
切換主題顏色
快速訪(fǎng)問(wèn)工具欄
在調整了幻燈片大小、也設置好主題字體與顏色之后，還有什么是我們可以提前設置好的呢？這就得提到我們使用 PPT 時(shí)的一大問(wèn)題了。
平常我們制作 PPT，真正會(huì )用到、且是頻繁用到的功能，往往就是那么幾個(gè)，例如：插入文本框、修改文字的大小顏色、插入形狀或將對象對齊等。然而，這些頻繁使用的功能，往往是在不同選項卡中，你必須經(jīng)過(guò)甚至 3~4 次的點(diǎn)擊才能找到。有沒(méi)有辦法將這些最常用的功能，集中在一起呢？有的，就是接下來(lái)要介紹的「快速訪(fǎng)問(wèn)工具欄」。
什么是「快速訪(fǎng)問(wèn)工具欄」？你可以在 PPT 界面的最上方，看到一列默認設置是「保存」、「撤銷(xiāo)」等兩三個(gè)功能的工具欄，這就是初始的「快速訪(fǎng)問(wèn)工具欄」。
初始的快速訪(fǎng)問(wèn)工具欄
那該如何添加常用的功能到「快速訪(fǎng)問(wèn)工具欄」呢？很簡(jiǎn)單，你只需要將鼠標移動(dòng)到該功能后點(diǎn)擊「右鍵─添加到快速訪(fǎng)問(wèn)工具欄」，就可以將這個(gè)功能加入到「快速訪(fǎng)問(wèn)工具欄」了。
文本框添加到快速訪(fǎng)問(wèn)工具欄
當你添加的功能稍微多了點(diǎn)，就會(huì )發(fā)現窗口上方擠著(zhù)一整列工具，且使用時(shí)還得將鼠標移到窗口上方，頗不方便。此時(shí)，你可以拉開(kāi)「快速訪(fǎng)問(wèn)工具欄」最右邊的選單「自定義快速訪(fǎng)問(wèn)工具欄 - 在功能區下方顯示」，就可以將這一列工具移到功能區的下方了。
在功能區下方顯示
此外，在「自定義快速訪(fǎng)問(wèn)工具欄」中，你還可以點(diǎn)擊「其他命令」，進(jìn)一步調整或者導出這個(gè)工具欄。在這個(gè)界面中，你可以調整工具欄中每個(gè)功能的順序，也可以與左邊的功能區作添加或刪除。這邊建議你在排列每個(gè)功能順序時(shí)，盡量將同一類(lèi)的功能集中在一起，例如：文本框與修改文本格式的一類(lèi)、對齊與分布的功能放同一類(lèi)……等。
自定義快速訪(fǎng)問(wèn)工具欄
文本框相關(guān)功能
對齊相關(guān)功能
合并形狀功能
在設置好「快速訪(fǎng)問(wèn)工具欄」之后，你可以在「其他命令 - 導入/導出」，把專(zhuān)屬于你的「快速訪(fǎng)問(wèn)工具欄」導出自定義文件。這可以讓你在另一臺計算機使用 PPT 時(shí)，能夠直接導入文件，而不用再重新設置「快速訪(fǎng)問(wèn)工具欄」。
導出「快速訪(fǎng)問(wèn)工具欄」
小結一下設置「快速訪(fǎng)問(wèn)工具欄」的三個(gè)原則：
所謂「工欲善其事，必先利其器」，建議每個(gè)常使用 PPT 的職場(chǎng)人，花個(gè) 10 分鐘調整你的 PPT 軟件設置。之后使用 PPT 就能更省時(shí)省力，事半功倍。
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