作者：嵇國光管理視界
摘要：公司很多問(wèn)題的發(fā)生大多因為缺乏溝通或溝通不善所致。因此建立內部溝通制度以使溝通常態(tài)化、規范化、高效化非常必要。其中會(huì )議管理制度格外重要。從公司日常管理來(lái)看，總經(jīng)理月度例會(huì )是神經(jīng)中樞系統，是總經(jīng)理月度管理決策機制，也是總經(jīng)理日常工作主要抓手?？偨?jīng)理月度例會(huì )具有不可替代的三大作用：一是年度目標計劃管理滾動(dòng)實(shí)施、落地、保證；二是建立并完善日常管理模式，真正做到五個(gè)有：有計劃、有檢查、有總結、有考評、有改善；三是建立并完善日?？?jì)效考評和激勵機制。月度目標計劃和績(jì)效管理必須借助總經(jīng)理月度例會(huì )這個(gè)抓手進(jìn)行總結、檢查、考評、計劃和推進(jìn)。
總經(jīng)理日常管理的核心抓手是什么?總經(jīng)理月度例會(huì )！
但是目前企業(yè)總經(jīng)理月度例會(huì )問(wèn)題多多，主要有：
（1）只有總經(jīng)理周例會(huì )，沒(méi)有總經(jīng)理月度例會(huì )。這樣的總經(jīng)理通常是一個(gè)事務(wù)性管理為主的總經(jīng)理；
（2）沒(méi)有總經(jīng)理月度例會(huì )，總經(jīng)理想開(kāi)就開(kāi)，帶有較大的隨機性，開(kāi)會(huì )主題不固定。這樣的總經(jīng)理通常是一個(gè)靈活有余、規范不足的總經(jīng)理；
（3）總經(jīng)理主持的日常會(huì )議太多，分不清哪個(gè)是總經(jīng)理月度例會(huì )。這樣的總經(jīng)理通常屬于事必躬親、缺乏角色認知和工作重點(diǎn)的總經(jīng)理；
（4）每月有總經(jīng)理月度例會(huì )，但是以各個(gè)部門(mén)匯報為主，缺乏公司級工作安排、部署，會(huì )議結束前總經(jīng)理通常發(fā)言時(shí)，提了一堆要求，這堆要求即興且不夠清晰，零亂且難以落實(shí)。這樣的總經(jīng)理通常是一個(gè)缺乏工作思路和計劃的總經(jīng)理；
（5）總經(jīng)理非常重視總經(jīng)理月度例會(huì )，每月都能準時(shí)舉行，但是整個(gè)會(huì )議都是總經(jīng)理在講話(huà)，一會(huì )兒批評這個(gè)，一會(huì )兒點(diǎn)評那個(gè)，一會(huì )兒一個(gè)要求，要求太多太雜?？傊?，總經(jīng)理很不滿(mǎn)意，這是一個(gè)典型的“一言堂”會(huì )議。這樣的總經(jīng)理通常是一個(gè)能力很強、業(yè)務(wù)很精、比較霸道的總經(jīng)理；
（6）總經(jīng)理月度例會(huì )變成一個(gè)討論會(huì )，一個(gè)“馬拉松式”的會(huì )議，經(jīng)常跑題，經(jīng)常議而不決,決而不行,行而不實(shí)。這樣的總經(jīng)理通常是一個(gè)缺乏決策能力、優(yōu)柔寡斷的總經(jīng)理；
（7）總經(jīng)理月度例會(huì )會(huì )議議題太多，總想一次會(huì )議解決N多問(wèn)題。一次會(huì )議時(shí)間不夠，經(jīng)常時(shí)間延后，其結果常常是虎頭蛇尾，前緊后松，草草決策，草草收場(chǎng)。一次會(huì )議下來(lái)，與會(huì )人員都被弄得疲憊不堪。這樣的總經(jīng)理通常是一個(gè)缺乏時(shí)間管理理念和角色定位的總經(jīng)理；
（8）總經(jīng)理一有問(wèn)題就開(kāi)會(huì )，公司運作正常不會(huì )開(kāi)會(huì )。正因為缺乏正常的總經(jīng)理月度例會(huì )，公司日常管理問(wèn)題層出不窮，于是乎隔三差五開(kāi)會(huì )，而且經(jīng)常利用下班后時(shí)間開(kāi)會(huì )，弄得與會(huì )人員患上“會(huì )議恐懼癥”。這樣的總經(jīng)理通常是一個(gè)喜歡開(kāi)會(huì )解決問(wèn)題的“會(huì )議狂魔”。
總經(jīng)理月度例會(huì )是公司日常管理的“中樞神經(jīng)系統”,其主要作用是：
(1) 總經(jīng)理月度管理決策機制；
(2) 總經(jīng)理日常工作主要抓手；
(3) 總經(jīng)理領(lǐng)導不可替代的三大作用
① 年度目標計劃管理滾動(dòng)實(shí)施、落地、保證；
② 建立并完善日常管理模式，真正做到五個(gè)有：有計劃、有檢查、有總結、有考評、有改善；
③ 建立并完善日常激勵機制。
因此總經(jīng)理月度例會(huì )是一個(gè)：
(1) 月度重點(diǎn)工作部署的會(huì )議！
(2) 月度重大事項決策會(huì )議！
(3) 月度跨部門(mén)工作協(xié)同作戰的會(huì )議！
為此總經(jīng)理月度例會(huì )應成為：
① 匯報會(huì )；
② 檢查會(huì )；
③ 考評會(huì )；
④ 決策會(huì )；
⑤ 計劃會(huì )。
總經(jīng)理月度例會(huì )不應成為：
① 討論會(huì )；
② 分析會(huì )；
③ 辯解會(huì )；
④ “一言堂”會(huì )；
⑤ 日常事務(wù)會(huì )。
根據總經(jīng)理月度例會(huì )定性、定位要求，其主要議題是：
(1) 上月工作總結；
(2) 上月工作考評；
(3) 下月工作計劃和重點(diǎn)；
(4) 特定事項快速決策。
所謂特定事項快速決策是指該事項能在10分鐘內討論就能決定的事項。如果不能，另行指定部門(mén)或專(zhuān)題會(huì )議討論決策。
為此重要的事說(shuō)三遍，這里特別要重申總經(jīng)理月度例會(huì )：
不是一個(gè)研討會(huì )議！
不僅僅是一個(gè)總結會(huì )議！
不僅僅是一個(gè)匯報會(huì )議！
圖1 某集團公司總裁月度例會(huì )流程和要點(diǎn)（示例）
總經(jīng)理月度例會(huì )發(fā)言順序具有前后邏輯關(guān)系，不能重復，依次展開(kāi)，通常匯報發(fā)言從市場(chǎng)端開(kāi)始到財務(wù)端結束，流程兩端以公司為主，實(shí)例見(jiàn)圖2所示。
圖2 某集團公司總裁月度例會(huì )流程
總經(jīng)理月度例會(huì )會(huì )前準備工作是否到位是例會(huì )成功舉行的關(guān)鍵前提。會(huì )前準備工作必須標準化，所謂標準化是指匯報格式標準化，匯報內容價(jià)值化，匯報證據鏈接化。
開(kāi)好總經(jīng)理月度例會(huì )主要準備事項：
(1) 各個(gè)系統、部門(mén)每月3日前根據要求提交會(huì )議PPT、鏈接表和支持證據；
(2) 辦公室收集并審核會(huì )議準備資料，不符合要求者退回并提出考核意見(jiàn)；
(3) 辦公室會(huì )前草擬公司三大計劃以便會(huì )上討論決策；
(4) 辦公室負責會(huì )前通知、會(huì )議室和音響設備準備，請假者需經(jīng)總經(jīng)理同意。
“認真”兩字是做好任何工作的基本“前提”。同樣，開(kāi)好總經(jīng)理月度例會(huì )必須做到五個(gè)認真：
(1) 會(huì )前認真準備；
(2) 資料認真審核；
(3) 會(huì )中認真匯報；
(4) 匯報認真追溯；
(5) 會(huì )后認真管理。
總經(jīng)理月度例會(huì )必須紀律嚴明，雷打不動(dòng)！
① 常規工作不要匯報；
② 正常工作簡(jiǎn)要匯報；
③ 重要工作詳細匯報；
④ 問(wèn)題工作帶著(zhù)解決方案匯報；
⑤ 創(chuàng )新工作多多匯報；
⑥ 改善工作主動(dòng)匯報；
⑦ 提醒工作及時(shí)匯報。
⑧ 匯報不要報喜不報憂(yōu)；
⑨ 匯報不要掩蓋真相；
⑩ 匯報不要避重就輕；
11 匯報不要不分輕重緩急；
12 匯報不要羅里吧嗦,簡(jiǎn)明扼最歡迎；
13 匯報不要走形式；
14 匯報不要不分層次。
一標：嚴格按照標準模板準備、匯報并推進(jìn)；
三抓：抓重點(diǎn)、抓要點(diǎn)、抓分析（異常必分析，分析必對策，對策必落實(shí)，落實(shí)必閉環(huán)）；
四提：提問(wèn)題、提建議、提計劃、提質(zhì)詢(xún)；
四控：控節奏（主持人把控）、控時(shí)間（≦10分鐘）、控閉環(huán)（工作計劃和問(wèn)題解決必須閉環(huán)）、控決策（會(huì )上決策必須果斷）；
四不：不展開(kāi)、不研討、不轉移、不避重就輕。
總經(jīng)理月度例會(huì )不可回避會(huì )上決策，對各個(gè)部門(mén)提到會(huì )上的問(wèn)題和事項必須馬上回應并進(jìn)行決策。會(huì )上決策方式有：直接決定；指定部門(mén)或專(zhuān)人解決；指定專(zhuān)題會(huì )議討論，限期提出解決方案。對于簡(jiǎn)單清晰的問(wèn)題和事項應該直接決定，毫不猶豫；對于會(huì )上一時(shí)無(wú)法定奪且涉及面不廣的問(wèn)題或事項可以采用指定部門(mén)或專(zhuān)人解決；對于比較復雜、系統的重要問(wèn)題和事項可以指定專(zhuān)題會(huì )議討論，限期提出解決方案。后兩者選擇會(huì )后決策、解決，因為這需要較長(cháng)時(shí)間，較為深入討論才能決策，不能占用總經(jīng)理例會(huì )寶貴時(shí)間。
一次會(huì )議是否成功取決于三個(gè)要素，即：一個(gè)中心（會(huì )議議程）兩個(gè)基本點(diǎn)（會(huì )前準備；會(huì )后跟進(jìn)），判斷會(huì )議成功的三個(gè)基準是：交流匯報；制定決策；解決問(wèn)題。
一次卓有成效的總經(jīng)理月度例會(huì )，必須能夠形成六大高質(zhì)量的會(huì )議成果，六大成果的質(zhì)量和時(shí)效是衡量總經(jīng)理月度例會(huì )成功的基本尺度，見(jiàn)圖3所示。
圖3 總經(jīng)理月度例會(huì )六大成果是檢驗成敗的尺度
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