然而，當把這一系列的操作全部轉移到電腦上時(shí)，又會(huì )有什么變化發(fā)生？調查發(fā)現，人們在使用電子文檔時(shí)，往往為了“編輯”這一個(gè)環(huán)節，就耗費了90%以上的成本和關(guān)注度，而忽視了批注、簽字、蓋章等文檔全生命周期的其他環(huán)節……
電子文檔應用驚現“冰火兩重天”
從兩千年前蔡倫發(fā)明紙張時(shí)起，到宋代《神宗實(shí)錄》中記錄的“墨書(shū)為原文，添入者用朱書(shū)，刪去者用朱書(shū)，刪去者用黃抹”的“朱墨史”出現，應用同一介質(zhì)來(lái)實(shí)現一連串的辦公操作，似乎已經(jīng)成為人們亙古不變的使用習慣。
然而，隨著(zhù)近年來(lái)電子辦公自動(dòng)化的漸漸興起，卻有業(yè)內人士不斷跳出來(lái)驚呼：電子文檔應用正驚現“冰火兩重天”！
一方面，由于電子辦公自動(dòng)化使文字處理變得輕松愉快，編排出來(lái)的頁(yè)面精美有序，已經(jīng)漸漸取代了紙張，成為人們“熱寵”的文檔新載體新介質(zhì)；另一方面，雖然電子辦公自動(dòng)化軟件已經(jīng)覆蓋文檔編輯、閱覽、簽批、蓋章、填表等各個(gè)應用環(huán)節，但是格式的千差萬(wàn)別，卻讓人們難以用不同軟件實(shí)現對同一文檔的各項操作，而是不得不把編排好的文件打印出來(lái)使用，令電子化的文檔編輯、閱覽、簽批、蓋章、填表等各環(huán)節變成一座座“孤島”。
“實(shí)際上，這種‘一半電子化辦公，一半有紙化辦公’的怪現象，是和人們長(cháng)久以來(lái)的使用習慣脫節有關(guān)，”中電標協(xié)文檔庫技術(shù)標準工作委員會(huì )（文標委）主任王東臨認為，以前人們不管是撰寫(xiě)文稿，還是進(jìn)行批注，或者蓋章，都是在同一張紙上進(jìn)行的，也就是說(shuō)，這一系列操作的中間介質(zhì)是相同的，“而目前電子化的結果是，可能有90%的人都已經(jīng)使用編輯軟件來(lái)生成文檔，但是當文檔編輯環(huán)節完成，進(jìn)入流轉和分發(fā)環(huán)節，我們發(fā)現，不同格式的文檔相互都無(wú)法打開(kāi)瀏覽，編輯之后的文檔的流轉、分發(fā)、再處理成為一個(gè)在數字環(huán)境中無(wú)法暢通實(shí)現的工作。給日常的使用造成巨大的不便，所以不得不打印到紙上再繼續完成后續的環(huán)節。 “電子化辦公”在文檔編輯完成后，又轉而回歸到“有紙化辦公”。
王東臨認為，目前正在國家工業(yè)與信息化部公示的UOML標準，將有望解決這些問(wèn)題，實(shí)現在電子自動(dòng)化辦公領(lǐng)域的“應用同一介質(zhì)來(lái)實(shí)現文檔全生命周期的的操作”，讓文檔能夠在符合統一的操作接口標準的軟件之間自由流轉，進(jìn)而使得文檔應用從編輯為主，擴展到整個(gè)生命周期。
UOML標準打造文檔全生命周期“互通”主線(xiàn)
UOML標準是針對非結構化信息處理而誕生的標準，是文檔庫標準體系內的一個(gè)標準。通過(guò)支持UOML標準，包括文檔編輯、閱覽、批注、蓋章、填表等在內的各類(lèi)文檔應用軟件，均可以借助在操作層面的連通性，來(lái)實(shí)現彼此的互操作，從而避免了復雜的文檔格式轉換過(guò)程，讓同一文檔能夠在不同軟件間自由流轉，達到文檔全生命周期中文檔信息及各項操作相互連通的目的。
據了解，目前UOML標準已經(jīng)提交了送審稿，并入編《中關(guān)村產(chǎn)業(yè)發(fā)展報告2007》，成為國家和中關(guān)村重點(diǎn)支持標準。隨著(zhù)該標準正在國內國際同步進(jìn)行公示，它具備長(cháng)期發(fā)展潛力。
專(zhuān)家認為，UOML標準的技術(shù)原理與SQL標準十分相似，都是基于互操作的接口標準。即通過(guò)在軟件的應用層和核心層之間架構一個(gè)標準，來(lái)通過(guò)統一的互操作的指令，實(shí)現信息的互聯(lián)互通。只不過(guò)，SQL標準主要實(shí)現對結構化信息的互操作，UOML標準則是把目光對準占據整個(gè)信息領(lǐng)域80%份額的非結構化信息，主要打破的是電子文檔領(lǐng)域的信息孤島，從而構建起電子文檔全生命周期的無(wú)障礙應用。
UOML標準與SQL標準對比圖
其中電子文檔的全生命周期的應用包括：編輯、閱覽、簽字、蓋章、批注、填表、發(fā)布、加解密、存檔、檢索查閱等。以前，絕對絕大多數人都為了編輯一個(gè)環(huán)節耗費了90%以上的成本和關(guān)注度，而忽視了“電子文檔的核心價(jià)值不在于編輯而在于應用”這個(gè)關(guān)鍵，沒(méi)有對文檔全生命周期的其他環(huán)節加以重視。而現在，以UOML標準為主線(xiàn)來(lái)串聯(lián)文檔全生命周期中各個(gè)環(huán)節的應用，可以實(shí)現電子文檔的核心價(jià)值，同時(shí)還可以讓五類(lèi)企業(yè)從中收益。
這五類(lèi)企業(yè)分別是：文檔信息采集類(lèi)企業(yè)、文檔信息編輯類(lèi)企業(yè)、文檔信息應用類(lèi)企業(yè)、文檔信息管理類(lèi)企業(yè)和系統集成商。比如對于文檔信息采集類(lèi)企業(yè)而言，以漢王為例，它通過(guò)OCR產(chǎn)生的文檔原來(lái)只能被少數軟件使用，采用UOML標準后，它生成的文檔可以被所有支持UOML標準的軟件所使用；對于文檔管理類(lèi)企業(yè)而言，主要解決ERP、CRM等方案中“文檔五花八門(mén)、很難進(jìn)行高效管理”的應用難題。
“基于UOML標準進(jìn)行開(kāi)發(fā)，可以使企業(yè)降低開(kāi)發(fā)難度、維護成本、應用風(fēng)險，提高軟件適應性，從而提升企業(yè)競爭力，最終達到發(fā)展與壯大的目的，”王東臨表示，就UOML標準對文檔信息產(chǎn)業(yè)鏈的影響而言，它不但將使文檔信息產(chǎn)業(yè)鏈的社會(huì )化分工成為可能，還將為更多的中小企業(yè)，降低進(jìn)入市場(chǎng)的門(mén)檻，發(fā)揮某個(gè)方面的專(zhuān)業(yè)優(yōu)勢，贏(yíng)得發(fā)展機會(huì )。
未來(lái)將是一個(gè)開(kāi)放性的數字信息時(shí)代，封閉的、不能互聯(lián)互通的數字信息，不再符合時(shí)代的需要，尤其是在信息世界中占80％的非結構化信息，對其處理的需求具有巨大的發(fā)展空間。隨著(zhù)UOML標準產(chǎn)業(yè)化的逐漸深入，一條以互聯(lián)互通、分工合作為基礎的產(chǎn)業(yè)鏈正在逐漸醞釀成形，并帶給中國軟件企業(yè)以巨大的發(fā)展契機。把握住這個(gè)機會(huì )，相信有更多的中國軟件企業(yè)將走向國際舞臺。
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