說(shuō)起會(huì )議策劃,你得有一定企管,廣告學(xué)基礎;說(shuō)起酒店\場(chǎng)館\餐飲,你得有酒店會(huì )議經(jīng)理能耐!(你要是不行,碰到新酒店,營(yíng)銷(xiāo)自己也不懂怎么做會(huì ),你準完);說(shuō)起考察旅游你沒(méi)有在旅行社管理層混過(guò)幾年,你很難做的有特色!說(shuō)起禮儀,會(huì )議廣告你沒(méi)有一點(diǎn)廣告學(xué),不懂平面制作,那你單子拿到也是只能聽(tīng)別人忽悠份!設備租賃你不信,有好多會(huì )議公司的會(huì )議經(jīng)理,也許連怎么把圖片投到布幕上都不會(huì ),你千萬(wàn)不要指望他們懂得設備參數\性能\種類(lèi)、、、、、；你的會(huì )議服務(wù)公司何時(shí)熊起！取決你的認知，工作經(jīng)歷和未來(lái)的規
會(huì )議的現場(chǎng)管理與流程管理
會(huì )議接待準備
1、為會(huì )方砍價(jià)，節約經(jīng)費，代訂各地優(yōu)惠客房；
2、提供會(huì )議所需的白板、紙筆、音像設備、投影儀、互聯(lián)網(wǎng)、普通多媒體及其它相應的服務(wù)；
3、為代表提供禮儀、公關(guān)、文秘服務(wù)；
4、代表展品的托運代辦（航空、鐵路、公路）；
5、為會(huì )議組織者提供互聯(lián)網(wǎng)上網(wǎng)方便
會(huì )議旅游服務(wù)標準
單項或指定服務(wù)：
1、會(huì )議接送
2、代訂酒店
3、會(huì )議用餐
4、票務(wù)服務(wù)
5、VIP服務(wù)
6、會(huì )場(chǎng)設計
7、特產(chǎn)介紹
8、游覽用車(chē)
9、娛樂(lè )安排
整體會(huì )務(wù)服務(wù)：
1、會(huì )議整體策劃、設計。
2、全程會(huì )議操作、跟蹤。
3、會(huì )后總結、會(huì )后整體安排。
服務(wù)流程：
會(huì )前準備：
1、專(zhuān)人協(xié)助您的實(shí)地考察工作。吃、住、行、游、購、娛。
2、及時(shí)準確提供機票、火車(chē)票、酒店信息。
3、代訂會(huì )所需的音響、燈光、攝影等設備。
4、提供平面立體、AV設計。
會(huì )中服務(wù)：
1、提供專(zhuān)業(yè)外語(yǔ)翻譯,攝像,禮儀公關(guān)和文秘服務(wù)。
2、免費提供經(jīng)驗豐富的接待人員全天協(xié)助會(huì )務(wù)工作。
3、會(huì )議期間可為VIP客人提供特殊照顧和服務(wù)。
4、向參會(huì )人員提供全市范圍內機場(chǎng)、火車(chē)站接送服務(wù)。
5、提供會(huì )議期間以后勤保障工作和外圍的協(xié)調服務(wù)。
會(huì )后總結：
1、對參會(huì )代表的會(huì )后旅游考察工作進(jìn)行合理安排。
2、協(xié)助會(huì )議人員處理會(huì )后事宜，進(jìn)行會(huì )議期間的工作總結。
會(huì )議服務(wù)承諾
1、及時(shí)準確提供酒店、大小交通（機票、火車(chē)票）、旅游信息，針對您所需的服務(wù)項目第一時(shí)間的策劃與報價(jià)。
2、如果您需要親臨現場(chǎng)考察，我們會(huì )有專(zhuān)人協(xié)助您的工作。
3、執行雙方確認的協(xié)議條款，在保證您所需的服務(wù)的前提下，保護雙方的合法權益
4、提供會(huì )議簽到臺，并有專(zhuān)人協(xié)助會(huì )務(wù)組分發(fā)資料，辦理相關(guān)入住手續。
5、會(huì )議期間及時(shí)叫早、叫醒服務(wù)使參會(huì )代表安心休息。
6、參會(huì )代表離店前，有專(zhuān)人協(xié)助辦理離店手續節省大家時(shí)間，同時(shí)為部分延住、晚離店代表辦理相應手續。
7、會(huì )議期間，根據具體情況，適時(shí)提供會(huì )務(wù)人員部分免費房（1--2間）。
8、 免費給會(huì )議重要領(lǐng)導住房贈送鮮花和水果。
9、 協(xié)助會(huì )務(wù)組布置會(huì )場(chǎng)和綠化
10、如果您需要在會(huì )議答謝宴會(huì )上穿插即興的文娛活動(dòng)，我們能為您安排最好的節目與演員、樂(lè )手，提升現場(chǎng)氣氛。
11、免費為會(huì )議提供會(huì )議提示牌、水牌和席位卡。
12、根據實(shí)際情況，提供收費/免費機場(chǎng)、火車(chē)站接送服務(wù)，如有參會(huì )者需提前返程，可在會(huì )堂一角設返程機票預定。
13、如果您在會(huì )后需要為參會(huì )嘉賓提供一份具有當地特色的紀念品，我們會(huì )提供必要的服務(wù)及信息，并協(xié)助您采購。
14、如果您在會(huì )后需要為參會(huì )嘉賓提供一次難得的旅游活動(dòng)，我們會(huì )為您提供最優(yōu)質(zhì)的旅游行程、游覽到最好景區景點(diǎn)、安排最佳時(shí)間段飛機航班、品嘗到當地最具代表性的風(fēng)味餐、最好的導游、駕駛技術(shù)一流的師傅和車(chē)況良好的旅游車(chē)輛，同時(shí)報給您一個(gè)合適公道的價(jià)格。
15、公關(guān)禮儀：
禮儀小姐（現場(chǎng)禮儀接待，派發(fā)資料，形象展示）
文藝演出（專(zhuān)業(yè)表演團，可挑選節目）
空飄（氫氣球充氣、升空）
花籃（大、中、小號訂做）
主持人（男、女均可）
簽到筆?。▽?zhuān)業(yè)用品）
攝影攝像（專(zhuān)業(yè)攝影公司、專(zhuān)業(yè)攝影師）
16、印刷設計：很多文字性的宣傳資料，由于量大不便攜帶，我們愿意在當地為客戶(hù)解決這些資料的制作工作。名片單色/多色的制作； 意見(jiàn)調查表格；相關(guān)資料的打字、復印、印刷； 彩旗的制作； 背景牌：有材料做夾板，進(jìn)口螢光紙；
17、物品運輸：會(huì )議中若是需要很多相應物品和設備的，我們愿意為客戶(hù)解決這些物品的運輸、搬運問(wèn)題。
小件展品運輸：展柜，展桌，椅子，小型設備，小件貨物的運送；
大件展品運輸：大型器械，大件物品的運送；
特種展品運輸：化學(xué)用品，醫藥用品以及復雜物品的運送；
遠程展品運輸：遠距離的展品運送；
參展資料運輸：宣傳資料，印刷品，紀念禮品的運送；
貴重展品運輸：電腦、服務(wù)器、鋼琴等貴重物品的運送。
18、物品配送：
酒水食品：如會(huì )議期間會(huì )務(wù)方需要煙、飲料、礦泉水、食品等日常生活用品，我方可代購；
辦公用品：代辦會(huì )議期間，會(huì )務(wù)組所需的辦公用品；
紀念禮品 ：提供禮品、旅游紀念品的咨詢(xún)、選送等服務(wù)。
云南民族服飾：參會(huì )嘉賓若能身著(zhù)統一、最具特色的云南民族服飾，會(huì )對外界（其他人群）產(chǎn)生一種特殊的感覺(jué)與影響；
旅行袋：印有會(huì )議主辦方指定的圖案和文字的旅行袋，除能幫助參會(huì )嘉賓裝載物品外，更多一份紀念意義；
筆記本：特殊紀念意義的筆記本，能讓客戶(hù)銘記本次活動(dòng)與會(huì )議主辦方；
19、翻譯服務(wù)： 中英對譯口譯 中日對譯筆譯 中韓對譯筆譯 中俄對譯口譯
20、訂票服務(wù)：代訂各大航空公司及相應各大航線(xiàn)優(yōu)惠折扣機票；免費代訂全國各地返程火車(chē)硬（座）臥鋪車(chē)票。
21、郵政速遞：文件資料包含印刷品，信函、明信片、大、小件包裹的代為發(fā)送、寄出。
22、汽車(chē)租賃：專(zhuān)車(chē)免費全天接站；優(yōu)惠價(jià)格提供會(huì )議期間用車(chē)服務(wù)。豐田面包車(chē)、依維柯、金龍中巴（大巴）、瑞典沃爾沃、韓國現代（大宇）、德國凱斯鮑爾等進(jìn)口豪華大巴及各種品牌的中高檔轎車(chē)，任你們選擇。
23、醫療保健:如客戶(hù)需要，我們可派出隨團醫生，保障會(huì )議期間客人的身體健康。
會(huì )議會(huì )展服務(wù)指南
一、根據客房的意愿、要求，策劃、組織、執行會(huì )議的各項接待工作，讓會(huì )議客戶(hù)放心、滿(mǎn)意最大化；讓會(huì )議接待服務(wù)優(yōu)質(zhì)最大化。
二、免費代訂各星級酒店、各級餐廳、各種會(huì )議室并給予客戶(hù)最優(yōu)惠內部協(xié)議價(jià)，做好會(huì )議用房、會(huì )議用餐、會(huì )議室的使用等各項工作。
三、會(huì )議期間免費提供1-3名經(jīng)驗豐富的接待人員全天協(xié)助會(huì )議工作（包括辦理代表簽到、解釋、資料整理分發(fā)、分房、展臺規劃及會(huì )場(chǎng)布置等工作），做好會(huì )議期間的協(xié)調服務(wù)工作。
四、按要求安排會(huì )議接站工作，指派專(zhuān)車(chē)到機場(chǎng)、火車(chē)站免費接送參會(huì )代表，免費代訂返程飛機票。
五、按要求為其提供相關(guān)的外語(yǔ)翻譯、攝像、禮儀、公關(guān)、文秘等服務(wù)。
六、按照要求及會(huì )議的具體地需要，提供白板、紙筆、音像設備、投影儀等各種會(huì )議設備。
七、我公司可根據會(huì )議的內容、課題等，邀請相關(guān)課題的專(zhuān)家授課，為客戶(hù)提供相關(guān)的建議、邀請安排及其相關(guān)的具體工作。
八、按要求為會(huì )議期間的重要客人提供特殊照顧、服務(wù)（如提供高檔豪華專(zhuān)車(chē)、娛樂(lè )建議等）。
九、以最優(yōu)惠的價(jià)格、最優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，組織、安排參會(huì )代表的會(huì )后觀(guān)光、考察活動(dòng)，做好觀(guān)光、考察期間的“吃、住、行、游、購、娛”的各項觀(guān)考察安排，讓參會(huì )代表充分了解、認識風(fēng)情萬(wàn)種、風(fēng)光秀麗的云南。
十、按要求提供會(huì )議或會(huì )展期間的后勤保障工作和外圍協(xié)調服務(wù)，代辦會(huì )展用品的航空、鐵路托運和云南土特產(chǎn)及會(huì )議禮品。
一、【接待會(huì )議類(lèi)別】
各科研機構、機關(guān)、學(xué)校，各培訓中心的學(xué)術(shù)研討會(huì )、筆會(huì )、論文發(fā)布會(huì )、各類(lèi)培訓班；企業(yè)業(yè)務(wù)洽談會(huì )、訂貨會(huì )、新產(chǎn)品推廣會(huì )、集團公司董事會(huì )、獎評會(huì )、客戶(hù)聯(lián)誼會(huì )、行業(yè)研討會(huì )等各類(lèi)型會(huì )議等。
二、【接待會(huì )議人數】：不限。
三、【會(huì )議標準參考】：（按客房的要求可提供各種標準的接待）。
（1）會(huì )議酒店范圍：二星級酒店，三星級酒店，四星級酒店，五星級酒店。
（2）會(huì )議室范圍：根據需要可提供5人至1000人的會(huì )議室或報告大廳。
（3）會(huì )議用餐范圍：20元/人/天—100元/人/天，多種標準供選擇。
（4）會(huì )議用車(chē)范圍：豐田面包車(chē)、依維柯、金龍中巴（大巴）、瑞典沃爾沃、韓國現代（大宇）、德國凱斯鮑爾等進(jìn)口豪華大巴及各種品牌的中高檔轎車(chē)，任你們選擇。
（5）會(huì )議接站及用車(chē)：專(zhuān)車(chē)全天免費接站：優(yōu)惠價(jià)格提供會(huì )議期間用車(chē)服務(wù)。
（6）會(huì )議票務(wù)：免費代訂往返程飛機票，代訂返程火車(chē)臥鋪票。
（7）旅游考察安排：提供多條考察線(xiàn)路，優(yōu)惠價(jià)格安排參會(huì )代表的會(huì )后考察活動(dòng)。
（8）會(huì )議娛樂(lè )及活動(dòng)：協(xié)助會(huì )議期間的各項娛樂(lè )活動(dòng)，回答客戶(hù)的咨詢(xún)并提供實(shí)惠選擇的建議！
（9）會(huì )議禮品：向開(kāi)會(huì )客戶(hù)調配優(yōu)秀國語(yǔ)導游或優(yōu)秀外語(yǔ)導游、翻譯等，做好會(huì )議禮品的解說(shuō)與建議工作。
（以上為一般性的會(huì )議范圍，具體的會(huì )議、會(huì )展、活動(dòng)、具體建議，具體策劃、具體協(xié)商）。
會(huì )議資料
舉行會(huì )議必須要印刷一些宣傳品及會(huì )議資料，用來(lái)告知會(huì )議的訊息以及會(huì )議期間提供與會(huì )者開(kāi)會(huì )所需的相關(guān)資料之用，甚至也可以在會(huì )后留存建檔參考使用。
會(huì )議資料
一、印刷項目
1．會(huì )前：
(1)大會(huì )專(zhuān)用信封、信紙。
(2)宣傳品--海報、會(huì )議通知、報名表。
2.會(huì )期間：
(1)大會(huì )節目手冊。
(2)其他：名牌、與會(huì )證書(shū)、感謝狀、晚宴邀請卡、餐券。
(3)論文摘要集／與會(huì )者名冊。
依照會(huì )議規模及大會(huì )預算，以上有些項目可調整增減，例如：如果沒(méi)有很多經(jīng)費可以不用印制信封信紙；但如果籌備時(shí)間很長(cháng)而經(jīng)費足夠的話(huà)，也有主辦單位印制第二次甚至第三次會(huì )議通知，用以提醒參加人員并加強宣傳。
二、會(huì )前使用的印刷品
會(huì )前的準備工作需要用到很多的印刷品，一來(lái)可以統一大會(huì )形象，二來(lái)可以同時(shí)開(kāi)展做宣傳。
1.信封、信紙
先請一家合作良好的印刷設計公司設計符合大會(huì )主題的CIS(含大會(huì )logo、字體、色系等)，依照這個(gè)大會(huì )識別系統(CIS)去延伸設計其他相關(guān)印刷品，如此不但所有大會(huì )的印刷品有一致的整體感，甚至大會(huì )會(huì )場(chǎng)布置物，如指示海報、眉目板等也可使用這個(gè)CIS，加強與會(huì )人員印象。接著(zhù)，就可以設計大會(huì )信封／信紙，當然現在大多使用電腦發(fā)信或e-mail聯(lián)絡(luò )相關(guān)事宜，但是有些正式函件或報告仍然使用大會(huì )信紙，而且寄發(fā)會(huì )議通知也必須使用信封。最好設計兩種尺寸的信封，可分別用來(lái)寄信件及會(huì )議通知之用。
2.宣傳品
需要印刷的宣傳品包括：
a．海報。
b.會(huì )議通知(宣傳小冊)。
三、印刷設計與制作
1.封面(海報、會(huì )議通知)
a.會(huì )議名稱(chēng)、1ogo。
b．日期和地點(diǎn)。
c．主辦單位--由誰(shuí)主辦。
d．摘要--簡(jiǎn)單介紹內容或主題。
e．大會(huì )標語(yǔ)。
2.內容(會(huì )議通知)
詳述會(huì )議內容，特別強調重要的演講人及講題，并對講員和講題詳細介紹，以鼓勵大家參加，主題要醒目，要讓讀者信服這個(gè)會(huì )議是有價(jià)值的，引起回響，大致內容如下：
a．時(shí)間、日期和地點(diǎn)。
b．會(huì )議名稱(chēng)。
c．主辦單位及協(xié)辦單位，或指導單位。
d．大會(huì )籌備委員會(huì )名單及秘書(shū)處。
e．主題。
f．會(huì )議主人邀請函。
g．誰(shuí)應該參加和為什么。
h．暫定會(huì )議日程表。
i．演講人名字、職稱(chēng)。
j．會(huì )場(chǎng)簡(jiǎn)介。
k．報名費用(包括內容)。
l．報名表。
m．住宿資料。
n．眷屬活動(dòng)和相關(guān)旅游資料。
o．特別活動(dòng)。
p．教育學(xué)分。
三、印刷設計與制作
3.設計大會(huì )宣傳小冊(會(huì )議通知)
設計一份實(shí)用又精美的會(huì )議通知，除了可以吸引注意，還可以讓與會(huì )者留存，不僅用來(lái)宣傳，還可在將來(lái)讓人們律津樂(lè )道。
內容
a.將重要訊息放在封面。
b．宣傳(廣告)時(shí)要有一致性，以這個(gè)主題為主。
c．封面利用單一圖樣。
d．摘要--簡(jiǎn)單介紹內容或主題。
e．在照片下要說(shuō)明。
f．避免陳詞濫調。
g．加強重點(diǎn)。
h．以照片來(lái)代替圖案。
i．不要?；ㄕ?。
j．使大會(huì )宣傳小冊看起來(lái)有價(jià)值感。
k．在質(zhì)量上要好。
l．誠實(shí)以告。
m．用信封郵寄大會(huì )宣傳小冊。
n．提供報名方法。
o．確定參加者對象及目標。
p.利用封面引起興趣并著(zhù)手行動(dòng)。
q.讓有意愿與會(huì )的人參與。
r.人性化，引發(fā)興趣。
s.利用別人推薦來(lái)增加可信度。
三、印刷設計與制作
3.設計大會(huì )宣傳小冊(會(huì )議通知)
列出優(yōu)點(diǎn)
a.將活動(dòng)名稱(chēng)寫(xiě)正確，如果可能，讓主題可以-看就獲益。
b.利用副標題加強效果，這個(gè)建議很重要，特別是當你每年年會(huì )或活動(dòng)名稱(chēng)都相同時(shí)。
c.例舉參加會(huì )議的優(yōu)點(diǎn)。
d.建議參加會(huì )議的人簡(jiǎn)述工作范圍和個(gè)人經(jīng)驗，讓別人知道哪些人參加會(huì )議獲益最大。
e.在大會(huì )宣傳小冊中，25％~30％描述大會(huì )內容，如果會(huì )議在最近舉行，不要害怕重復使用字句。
f.包括演講者資料，盡可能讓閱讀的人了解演講者。
g.利用過(guò)去與會(huì )者的推薦，讓人感覺(jué)可從會(huì )議中獲益。
h.利用現在式第二人稱(chēng)，用肯定句，不要寫(xiě)不確定的字眼。
會(huì )議資料托運：
a.會(huì )議主辦方需要提前2天運到前昆明
b.可以由我們時(shí)代亞盟收貨，并由我們轉運到酒店，所發(fā)生的運費由會(huì )務(wù)組承擔
c.會(huì )務(wù)組發(fā)貨后，需將發(fā)貨單傳真給我們，確認收貨人的電話(huà)和身份證
d.特殊情況請詳盡告之
e.會(huì )務(wù)組到酒店后，查收托運資料
聯(lián)系客服
