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實(shí)驗七  開(kāi)發(fā)計劃與項目管理

一、  實(shí)驗目的

1．  了解IT項目管理的基本概念和項目管理核心領(lǐng)域的一般知識；

2．  初步掌握Microsoft Project項目管理應用。

二、  實(shí)驗環(huán)境

安裝有Microsoft Project Professional 2003軟件的計算機。

三、  背景知識

1．所謂項目管理。

項目管理是指對于一個(gè)項目要實(shí)現的目標，所要執行的任務(wù)與進(jìn)度及資源所做的管理，它包含了如何制定目標、安排日程，以及跟蹤及管理等。

項目管理也可以定義為：將知識、工具和技術(shù)應用于項目的各項活動(dòng)中，以實(shí)現或超過(guò)項目干系人的要求和期望(PMBOK)。這一定義不僅強調了使用專(zhuān)門(mén)的知識和技能，還強調項目管理中各參與人的重要性。圖6-7是項目管理概念的框架示意圖，其中的關(guān)鍵要素包括項目干系人、項目管理知識領(lǐng)域以及項目管理工具和技術(shù)。

圖 6- 7項目管理框架

圖6-7中，項目干系人(相關(guān)人員)是指參與項目或受項目活動(dòng)影響的個(gè)人和組織，包括項目發(fā)起人、項目組、協(xié)助人員、顧客、使用者、供應商，甚至是項目的反對人。人們的需要和期望在項目開(kāi)始直至結束都是非常重要的。

知識領(lǐng)域是指項目經(jīng)理必須具備的一些重要的知識和能力。圖6-7的中間表示項目管理的九大知識領(lǐng)域。

項目管理的四大核心知識領(lǐng)域是指范圍、時(shí)間、成本和質(zhì)量，這是因為在這幾個(gè)方面會(huì )形成具體項目的項目目標。

·  項目范圍管理(SM)是確定和管理為成功完成項目所要做的全部工作。

·  項目時(shí)間管理(TM)包括項目所需時(shí)間的估算，制定可以接受的項目進(jìn)度計劃，并確保項目的及時(shí)完工。

·  項目成本管理(CM)包括項目預算的準備和管理工作。   

·  項目質(zhì)量管理(QM)是要確保項目滿(mǎn)足明確約定的或各方默認的需要。

四大項目管理輔助知識領(lǐng)域包括人力資源管理、風(fēng)險管理和采購管理。之所以稱(chēng)其為輔助知識領(lǐng)域，是因為項目目標是通過(guò)他們來(lái)實(shí)現的。

·  項目人力資源管理(HM)關(guān)心的是如何有效地利用參與項目的人。

·  項目溝通管理(COM)包括產(chǎn)生、收集、發(fā)布和保存項目信息。

·  項目風(fēng)險管理(RM)包括對項目相關(guān)的風(fēng)險進(jìn)行識別、分析和應對。

·  項目采購管理(PM)是指根據項目的需要從項目執行組織外部獲取和購進(jìn)產(chǎn)品和服務(wù)。

Project為項目管理提供了靈活的協(xié)作計劃與項目追蹤的能力，并且可以將項目的所有信息有效地傳達給項目有關(guān)的人員。

Project可以從所有項目管理九個(gè)知識領(lǐng)域的角度來(lái)幫助用戶(hù)實(shí)施項目管理，但它主要還是用來(lái)輔助項目范圍、時(shí)間、成本、人力資源和溝通的管理。而用戶(hù)能用好Project工具的條件是，他必須理解項目管理的基本概念。

Project能夠實(shí)現的項目管理的部分功能包括：

1)范圍管理：使用的是WBS技術(shù)。Project能方便地對項目進(jìn)行分解，且項目分解的層次可達到5萬(wàn)個(gè)以上，還可以在任何層次上進(jìn)行各種信息的匯總。

2)時(shí)間管理：使用的最主要技術(shù)就是關(guān)鍵路徑法(CPM)。Project最強大的功能就是進(jìn)度計劃管理，它為用戶(hù)提供了多種方法，以在已經(jīng)分解的工作任務(wù)之間建立相關(guān)性，按CPM的規則計算每個(gè)任務(wù)和項目的開(kāi)始、完成時(shí)間，每個(gè)任務(wù)的時(shí)差，自動(dòng)計算并指出關(guān)鍵路徑。Project中還提供了其他多種時(shí)間管理的方法，如甘特圖、網(wǎng)絡(luò )圖、日歷圖等，并且能夠實(shí)現項目的動(dòng)態(tài)跟蹤。

3)成本管理：“自底向上費用估算”技術(shù)使得項目費用的估算更為準確， Project還可以與其他技術(shù)結合，用掙得值評價(jià)技術(shù)對項目進(jìn)展進(jìn)行評價(jià)。

4)人力資源管理：包括“責任矩陣”、“資源需求直方圖”、“資源均衡”等，它可以幫助用戶(hù)做好資源的合理分配，進(jìn)行資源的工作量、成本、工時(shí)信息的統計等工作。

5)溝通管理：豐富的視圖和報告為項目中的不同人員提供了所需的信息， Project Central和電子郵件則為溝通提供了渠道。項目經(jīng)理可以通過(guò)這兩個(gè)渠道來(lái)分配任務(wù)，更新任務(wù)信息，詢(xún)問(wèn)或上報任務(wù)完成情況。

6)集成管理：就是對整個(gè)項目的范圍、時(shí)間、費用、資源等進(jìn)行綜合管理和協(xié)調，而Project是一個(gè)良好的項目集成管理工具。

事實(shí)上，Project并沒(méi)有覆蓋項目管理的全部技術(shù)，但它的確包含了項目管理的多方面的、重要的技術(shù)和方法。使用Project，能夠改善項目管理的過(guò)程，提高管理水平，更好地實(shí)現項目的目標。

（1）                                               Project范圍管理：

（1）       創(chuàng )建一個(gè)新的項目文件。

為創(chuàng )建一個(gè)新的項目文件，可按以下步驟執行：

步驟1：進(jìn)入Project系統。從“文件”菜單中單擊“新建”命令，屏幕顯示空白項目操作界面。

步驟2：從“項目”菜單中單擊“項目信息”命令，彈出“項目信息”對話(huà)框，如圖6-8所示。

圖 6- 8 “項目信息”對話(huà)框

可以在“項目信息”對話(huà)框中設置項目日期、選擇日歷和瀏覽項目統計信息。項目的默認日期就是創(chuàng )立文件的日期。默認的文件名是項目l，項目2，以此類(lèi)推。

步驟3：在“開(kāi)始日期”的文本框中輸入或選擇日期，例如2004年1月31日，然后單擊“確定”按鈕。保留當前日期作為默認值。

步驟4：從“文件”菜單中單擊“屬性”命令,在“項目屬性”的“摘要”對話(huà)框中輸入項目標題、主題、作者、經(jīng)理、單位等：在“標題”文本框中輸入“項目跟蹤數據庫項目”，在“作者”文本框中輸入你的姓名等，單擊“確定”。

步驟5：從“文件”菜單中單擊“保存”命令。在文件名框中輸入dbscope,在預先設置好的文件夾中保存dbscope文件。

(2)創(chuàng )建工作分解結構(WBS)

可以將項目任務(wù)輸入Project，從而形成一個(gè)工作分解結構(WBS)。在使用 Project之前應先創(chuàng )建WBS，這樣可以更容易地將任務(wù)輸入到Project的工作表格中。利用表6-1中的信息來(lái)為“項目跟蹤數據庫”項目創(chuàng )建WBS圖，操作步驟如下：

步驟1：打開(kāi)“項目跟蹤數據庫”項目文件dbscope。

步驟2：從第一行開(kāi)始，在工作表格的“任務(wù)名稱(chēng)”欄中，按表6-1中的內容順序輸入30個(gè)任務(wù)的名字。如果偶然跳過(guò)了一項任務(wù)，可以選擇“插入”菜單的“新任務(wù)”命令，得到空白行并輸入內容。

表6-1項目跟蹤數據庫的任務(wù)

步驟3：調整任務(wù)名稱(chēng)欄的大小，顯示任務(wù)欄內全部?jì)热荨?/p>

這種WBS分離任務(wù)是以項目啟動(dòng)、計劃、執行、控制和收尾這樣的項目過(guò)程為基礎的。WBS應該包括項目要求的所有工作，而不是僅僅包括那些需要執行的任務(wù)。

對于一個(gè)實(shí)際項目來(lái)說(shuō)，為了更好地描述制造項目產(chǎn)品所包含的工作，應該提供更多的有關(guān)執行任務(wù)的具體細節。例如，任務(wù)分析也許要包括數據庫實(shí)體關(guān)系圖，以及用戶(hù)界面開(kāi)發(fā)的指導思想。設計任務(wù)也許包括準備原型、考慮用戶(hù)反饋、錄入數據和測試數據庫。執行任務(wù)也許包括安裝新的硬件和軟件、培訓用戶(hù)、以及項目文件歸檔等。

(3)創(chuàng )建摘要任務(wù)

 WBS任務(wù)輸入之后，第二步是創(chuàng )建摘要任務(wù)。本例中的摘要任務(wù)就是表中的任務(wù)2(啟動(dòng)任務(wù))、9(計劃任務(wù))、17(執行任務(wù))、2l(控制任務(wù))和26(結束任務(wù))?？梢杂猛怀龅娘@示方式來(lái)創(chuàng )建摘要任務(wù)，同時(shí)相應的子任務(wù)呈現縮排形式。

創(chuàng )建摘要任務(wù)的操作步驟是：

步驟1：縮排任務(wù)3至任務(wù)8，將它們標識為子任務(wù)。從任務(wù)3的文本開(kāi)始，按住鼠標左鍵并拖動(dòng)至任務(wù)8的文本，選中這6行任務(wù)文本。

步驟2：在格式工具欄上單擊“降級”按鈕，子任務(wù)(任務(wù)3至任務(wù)8)就被縮排了，注意此時(shí)任務(wù)2自動(dòng)變?yōu)楹隗w，標志它是一項摘要任務(wù)，同時(shí)甘特圖中的摘要任務(wù)符號也由藍線(xiàn)變?yōu)閹Ъ^的黑線(xiàn)，表示任務(wù)開(kāi)始和結束日期。

步驟3：接著(zhù)，按相同步驟，為任務(wù)9、17、2l和26創(chuàng )建子任務(wù)和摘要任務(wù)。即縮排任務(wù)10到16；縮排任務(wù)18到20；縮排任務(wù)22到25；縮排任務(wù)27到29。也可以對一項任務(wù)使用“升級”按鈕，把它從子任務(wù)改變?yōu)檎蝿?wù)?？梢允褂肨ab鍵和Alt+Tab鍵來(lái)對任務(wù)進(jìn)行降級和升級。

在完成任務(wù)輸入，創(chuàng )建摘要任務(wù)和子任務(wù)之后，項目文件如圖6-9所示。

圖 6- 9顯示所有任務(wù)、區分摘要任務(wù)和子任務(wù)的項目文件

（2）                                               Project時(shí)間管理

2、  根據模擬的題目輸入任務(wù)工期。

使用項目時(shí)間管理功能的第一步，是輸入任務(wù)工期或者任務(wù)開(kāi)始的特定日期。輸入的工期和特定日期將會(huì )自動(dòng)更新甘特圖。如果要做關(guān)鍵路徑分析，還必須設置任務(wù)之間的依賴(lài)關(guān)系。在輸入任務(wù)工期和依賴(lài)關(guān)系之后，就能看到PERT圖和關(guān)鍵路徑信息。

    (1)輸入任務(wù)工期

    每輸入一個(gè)任務(wù)，Project會(huì )自動(dòng)分配一個(gè)默認的工期“l天”。要想改變默認工期，可在“工期”欄目中輸入任務(wù)估計工期。工期長(cháng)度單位符號包括：

d=天

w=星期

m=分鐘

h=小時(shí)

    例如，若一個(gè)任務(wù)工期為1個(gè)星期，可以在工具欄中輸入1w等。

    輸入時(shí)間估計和工期必須遵守下列規則：

    1)不要為摘要任務(wù)輸入工期，摘要任務(wù)工期是基于子任務(wù)工期自動(dòng)計算的。

    2)要把一個(gè)任務(wù)標記為里程碑，可對其輸入零工期。

    3)對于周期性任務(wù)，例如每周的會(huì )議，每月的狀態(tài)報告等，可從“插入”菜單中選擇“周期性任務(wù)”命令，輸入任務(wù)名稱(chēng)和工期。Project將會(huì )根據項目工期和要求發(fā)生的周期性任務(wù)的數量自動(dòng)插入于任務(wù)的恰當位置。

    4)可以輸入一項活動(dòng)的開(kāi)始日期和結束日期來(lái)代替輸入工期。

    接著(zhù)，在“項目跟蹤數據庫”項目中設置任務(wù)日期，創(chuàng )建一個(gè)周期性任務(wù)和輸入日期。首先將任務(wù)22的“狀態(tài)報告”作為周期性任務(wù)。其次，為其他任務(wù)輸入工期。

    將任務(wù)22(狀態(tài)報告)設置為周期性任務(wù)的操作步驟是：

    步驟1：在“任務(wù)名稱(chēng)”欄中單擊“狀態(tài)報告”，選擇任務(wù)22。單擊“插入”菜單中的“周期性任務(wù)”命令，彈出“周期性任務(wù)信息”對話(huà)框，如圖6-10所示。

圖 6- 10 設置“周期性任務(wù)信息”

    步驟2：在“任務(wù)名稱(chēng)”文本框中輸入“狀態(tài)報告”，在“工期”文本框中輸入l小時(shí)，在“重復發(fā)生方式”組中選擇每周，從每周下拉列表中選擇“每一”，在日期選項中選擇“周三”，在“重復范圍”框中輸入從“2004年1月31日”到“2004年5月28日”。

    步驟3：?jiǎn)螕?#8220;確定”。Project在“任務(wù)名稱(chēng)”這一欄中插入了一個(gè)新的“狀態(tài)報告”子任務(wù)。注意這一新的子任務(wù)是粗體，且在任務(wù)名稱(chēng)左邊有一個(gè)加號和提示標記。

    步驟4：右鍵單擊第二個(gè)狀態(tài)報告子任務(wù)的序號(任務(wù)40)并選擇“刪除”命令，刪除原來(lái)的狀態(tài)報告任務(wù)，這樣就只有一個(gè)狀態(tài)報告子任務(wù)，即循環(huán)任務(wù)。

    這時(shí)，屏幕顯示如圖6-ll所示。注意到循環(huán)任務(wù)在甘特圖上顯示出相應的日期?？蓴U展和折疊時(shí)間刻度，來(lái)查看循環(huán)任務(wù)。

圖 6- 11 設置了循環(huán)任務(wù)的項目文件

    根據表6-2給出的信息，錄入其他任務(wù)的工期。因為已經(jīng)錄入了循環(huán)任務(wù)的工期，循環(huán)任務(wù)自動(dòng)地往各周項目狀態(tài)報告里增加了幾行(23行到39行)。

    單擊表格中“工期”列的相應行，可鍵入任務(wù)工期。例如第一項任務(wù)，就錄入0d，然后回車(chē)。

表6.2 項目跟蹤數據庫任務(wù)的工期

  (2)任務(wù)依賴(lài)關(guān)系

  要想用Project自動(dòng)調整進(jìn)度計劃并進(jìn)行關(guān)鍵路徑分析，則必須確定任務(wù)之間的依賴(lài)關(guān)系。Project提供了創(chuàng )建任務(wù)依賴(lài)關(guān)系的3種方法：第一，使用“常用”工具欄的“鏈接任務(wù)”按鈕；第二，使用數據錄入表中的前置任務(wù)列；第三，在甘特圖上單擊并拖動(dòng)具有依賴(lài)關(guān)系的任務(wù)符號。

    如果用“鏈接任務(wù)”按鈕創(chuàng )建依賴(lài)關(guān)系，則先選中相互關(guān)聯(lián)的任務(wù)，再單擊“鏈接任務(wù)”按鈕。例如，如要創(chuàng )建任務(wù)1與任務(wù)2之間的完成-開(kāi)始依賴(lài)關(guān)系，可單擊l行任一單元格，并拖到第2行，然后單擊“鏈接任務(wù)”按鈕，默認的鏈接方式就是“完成-開(kāi)始”。在“項目跟蹤數據庫”的例子中，所有任務(wù)都采用這種依賴(lài)關(guān)系。

    當用數據錄入表中的“前置任務(wù)”列創(chuàng )建依賴(lài)關(guān)系時(shí)，需要輸入相關(guān)信息?？稍跀祿浫氡淼?#8220;前置任務(wù)”列中鍵入前置任務(wù)的任務(wù)行號。例如，表6.2中的任務(wù)2的前置任務(wù)的行號為l，則在“前置任務(wù)”列中的相應位置錄入l，表示任務(wù)2在到任務(wù)l(shuí)結束后才能開(kāi)始。

    也可以在甘特圖上單擊并拖動(dòng)具有依賴(lài)關(guān)系的任務(wù)符號來(lái)創(chuàng )建任務(wù)依賴(lài)關(guān)系。例如，單擊任務(wù)1的里程碑符號，按住鼠標按鈕，并拖到任務(wù)2的摘要任務(wù)欄符號以創(chuàng )建依賴(lài)關(guān)系。

    下一步，使用表6-2中的信息為所示的任務(wù)錄入前置任務(wù)。通過(guò)在“前置任務(wù)”列中錄入前置任務(wù)，就創(chuàng )建了一些依賴(lài)關(guān)系；其他依賴(lài)關(guān)系是用“鏈接任務(wù)”圖標創(chuàng )建的。

    為鏈接任務(wù)和建立依賴(lài)關(guān)系，可按以下步驟操作：

    步驟1：調整屏幕拆分條，顯示出“前置任務(wù)”列。

    步驟2：?jiǎn)螕羧蝿?wù)2的前置任務(wù)單元格，鍵入l然后回車(chē)。對任務(wù)3～47重復這一過(guò)程來(lái)輸入前置任務(wù)。注意，錄入任務(wù)依賴(lài)關(guān)系時(shí)，甘特圖會(huì )發(fā)生相應的變化，顯示出一個(gè)新的進(jìn)度計劃。

    如果正確地錄入了所有的任務(wù)，項目應該在2004年6月16日結束。完成上述工作后，單擊“常用”工具欄的“縮小”按鈕調整(折疊)時(shí)間刻度，再單擊“打印預覽”按鈕，屏幕顯示如圖6．12所示。

    任務(wù)依賴(lài)關(guān)系反映了一項任務(wù)是如何與另一項任務(wù)的開(kāi)始或完成相互聯(lián)系的。通過(guò)有效地使用依賴(lài)關(guān)系，可以變動(dòng)關(guān)鍵路徑，并縮短項目進(jìn)度。

    為要改變依賴(lài)關(guān)系的類(lèi)型，可按以下步驟進(jìn)行：

    步驟1：雙擊具有前置任務(wù)的任務(wù)。彈出“任務(wù)信息”對話(huà)框。

    步驟2：?jiǎn)螕?#8220;前置任務(wù)”標簽。

    步驟3：?jiǎn)螕?#8220;類(lèi)型”列的第一個(gè)單元格，然后單擊列表箭頭來(lái)查看和選擇新的依賴(lài)關(guān)系類(lèi)型。

    可以通過(guò)“前置任務(wù)”的“延隔時(shí)間”列向一個(gè)依賴(lài)關(guān)系錄入超前或滯后時(shí)間。超前時(shí)間是具有依賴(lài)關(guān)系的任務(wù)之間的重疊。例如，如果任務(wù)B在其前置任務(wù)A完成一半時(shí)開(kāi)始，就可以規定一個(gè)具有50％超前于后續任務(wù)的完成-開(kāi)始依賴(lài)關(guān)系。超前時(shí)間用負數表示。增加超前時(shí)間也被稱(chēng)為趕工，它是壓縮項目進(jìn)度的一種方法。