采購管理篇
一、 采購流程
（一） 目的
為使公司采購作業(yè)有所依循，貨品有所控制，達到提供適質(zhì)、適量貨品采購職能，確保公司采購產(chǎn)品均能符合要求的條件，制定本程序。
（二） 適用范圍
適用于貨品周轉量大、品種多之生產(chǎn)貨品等有形物的采購管理
注：非訂單采購可直接進(jìn)入本流程的步驟3。
（三） 部門(mén)職能
1、 采購部門(mén)：生產(chǎn)貨品的采購經(jīng)辦單位
2、 貨品部門(mén)：貨品需求計劃、貨品請購計劃的制定及審核。
3、 倉庫：所有有形貨品的數量驗收。
4、 質(zhì)量部門(mén)：貨品品質(zhì)驗收。
（四） 步驟
1． 請購
貨品部門(mén)根據生產(chǎn)計劃計算貨品毛需求計劃，再比對在庫庫存，擬定貨品請購計劃，經(jīng)過(guò)部門(mén)主管理審核批準后，提交給采購部門(mén)。
2． 訂購
采購部門(mén)在接到請購計劃后，擬定采購訂單，選擇供應商（簽訂供貨合同），下達訂單，同時(shí)將貨品采購訂單輸入系統并打印輸出。
訂單一式三聯(lián)，第一聯(lián)采購部門(mén)留存；第二聯(lián)，加蓋印章后發(fā)送給供應商；第三聯(lián)，傳遞給貨品部門(mén)，以備收貨時(shí)核查。
3． 接貨
貨品達到達后，貨品部門(mén)的收貨人員必須依訂單內容核對供應商送來(lái)的貨品名稱(chēng)、規格、數量，確認無(wú)誤后輸入計算機。若非訂單之采購，貨品部門(mén)收貨人員必須依據經(jīng)過(guò)審批后的申請辦理入庫。
4． 檢驗
質(zhì)量部門(mén)的檢驗人員對進(jìn)入待檢區的貨品按相關(guān)規定進(jìn)行質(zhì)量檢查，發(fā)果判定為全部不合格，拒收來(lái)料并作廢已輸入的收貨單據。如果判定部分合格，修改或沖紅相應拒收貨品。經(jīng)檢驗合格的貨品，檢驗人員于物品包裝上貼合格標簽，以示區別。
5． 收貨單處理
來(lái)料通過(guò)質(zhì)量驗收后，打印收貨聯(lián)單。
收貨單一式三聯(lián)，第一聯(lián)貨品部門(mén)留存；第二聯(lián)，隨貨品一同到指定的倉庫辦理進(jìn)倉手續；第三聯(lián)加蓋簽章交給供應商以備結算時(shí)核帳。
6． 進(jìn)倉
倉庫管是員核對貨品與收貨單明細，確認無(wú)誤后輸入進(jìn)倉單并打印輸出進(jìn)倉單。進(jìn)倉單一式三聯(lián)。第一聯(lián)，倉庫留存；第二聯(lián)，交財務(wù)部門(mén)供核帳之用；第三聯(lián)，交采購部門(mén)，跟蹤訂單完成情況。
7． 采購發(fā)票處理
采購發(fā)票是對采購收貨的確認，此單只能由經(jīng)過(guò)審核的采購收貨單自動(dòng)生成，不允許手工輸入，但用戶(hù)可以對發(fā)票明細進(jìn)行修改。系統在此同樣提供一張采購發(fā)票處理多張采購收貨單，以及一張采購收貨單分開(kāi)幾張采購發(fā)票處理的功能。
（1） 錄入采購發(fā)票
（2） 審核采購發(fā)票
（3） 采購村款。
二、 流程圖（見(jiàn)下面）
三、采購退貨流程
（一） 目的
為使用在采購的貨品出現質(zhì)量問(wèn)題等原因時(shí)與供貨廠(chǎng)商之間辦理退貨有所依循，確保公司采購產(chǎn)品均能符合要求的條件，制定本程序。
（二） 適用范圍
適用于采購的貨品因出現質(zhì)量等原因時(shí)的退貨處理。
（三） 部門(mén)職能
貨品部門(mén)：受理退貨申請。
采購部門(mén)：督辦退貨業(yè)務(wù)，負責內外部門(mén)之間的聯(lián)系與協(xié)調。
（四） 步驟
1、退貨申請
在發(fā)現入倉的采購貨品出現應由供貨方負責的質(zhì)量問(wèn)題后，貨品保管單位應及時(shí)向貨品部門(mén)提出退貨申請；貨品部門(mén)受理申請，將有關(guān)貨品數據輸入系統，認真核實(shí)后，打印輸入退貨單。
退貨單一式三聯(lián)。第一聯(lián)，貨品部門(mén)留存；第二聯(lián)，交付倉庫以備辦理退貨出倉；第三聯(lián)，交付采購部門(mén)，由其通知供應商辦理退貨相關(guān)事宜。
2、通知供應商
采購部門(mén)在接到貨品部門(mén)提交的退貨單后，及時(shí)整理匯總，通知供應商。
3、退貨出倉
供應商接到通知后及時(shí)到指定倉庫辦理退貨出庫手續。
倉庫人員根據退貨單輸入出倉單，同時(shí)打印輸入。
出倉單一式五聯(lián)。第一聯(lián)，倉庫留存；第二聯(lián)，交財務(wù)部門(mén)供核算之用；第三聯(lián)，由供應商留存以備核算之用；第四聯(lián)，交付采購部門(mén)，告知退貨處理完畢；第五聯(lián)，出門(mén)聯(lián)，由門(mén)管收回。
4、采購退貨發(fā)票處理
采購退貨發(fā)票是對采購退貨的確認，發(fā)票內容不允許手工輸入，只能由相關(guān)的采購退貨單自動(dòng)生成，對生成的發(fā)票內容允許修改。其中，退貨數量不得超過(guò)此單的入庫數量。系統在此同樣提供一張發(fā)票處理多張退貨單，呼一張退貨單分開(kāi)幾張退貨發(fā)票處理的業(yè)務(wù)。
（1） 采購退貨發(fā)票錄入
（2） 采購退貨發(fā)票審核
（五）、流程圖（見(jiàn)下圖）
四、供應商管理辦法
（一） 目的
1、 對供應商進(jìn)行選擇和評估考核，以期尋求最佳的供應商。
2、 保證供應商具有提供滿(mǎn)足規定要求的能力，促使產(chǎn)品品質(zhì)得到穩定和發(fā)展提高，同時(shí)采購成本能得到很好的控制。
（二） 適用范圍
適用于公司采購貨品的供應商管理。
（三） 部門(mén)職能
1、 供應商評估小組（同總經(jīng)理、質(zhì)量部門(mén)、采購部門(mén)，財務(wù)部門(mén)等人員組成）
對新供應商的調查與評估考核；
主要貨品的價(jià)格估算
核準合格供應商名單；
2、 采購部門(mén)：
負責供應商資料的收集，協(xié)助總經(jīng)理對供應商進(jìn)行評估、復核；
3、 質(zhì)量部門(mén)：
協(xié)同總經(jīng)理對供應商進(jìn)行評估及定期復核；
負責供應商所供應的貨品有關(guān)數據的分析與審核；
負責對貨品進(jìn)行檢驗與試驗并作記錄；
（四） 要點(diǎn)
1、 供應商資料收集及初評
采購部門(mén)主動(dòng)開(kāi)發(fā)且收集具有合作潛力的廠(chǎng)商相關(guān)資料，并記錄。
根據記錄在冊的內容評估供應商的加工或接單能力，并參考以往業(yè)績(jì)評定是否可列為開(kāi)發(fā)或交易對象，不合格者給予淘汰。
2、 索樣及方試用訂單
經(jīng)初評合格后，由采購部門(mén)通知供應商關(guān)樣或開(kāi)立試用采購訂單，呈總經(jīng)理核準后，通知送樣或試用，以利確定其解單能力，同時(shí)通知質(zhì)量部門(mén)。
3、 品質(zhì)確認
樣品送后，質(zhì)量部門(mén)按檢驗標準進(jìn)行品質(zhì)鑒定，并作記錄。
品質(zhì)不合格有質(zhì)量部門(mén)通知采購部門(mén)，再通知供應商送樣，重新確認品質(zhì)，若仍不合格則預以淘汰。
4、 品質(zhì)保證能力及生產(chǎn)能力之調查
樣品確認合格后，由采購評估小組到供應商生產(chǎn)工廠(chǎng)進(jìn)行現場(chǎng)調查品質(zhì)保證能力，同時(shí)對其生產(chǎn)能力進(jìn)行調查，并記錄以確定期接單能力。
5、 詢(xún)、議、比價(jià)
采購部門(mén)征詢(xún)供應商的報價(jià)，同時(shí)收集有關(guān)同類(lèi)產(chǎn)品價(jià)格資料，進(jìn)行比價(jià)，有條件者可對供應商產(chǎn)品進(jìn)行估價(jià)。掌握了一定資料后，由采購評估小組召集供應商進(jìn)行議價(jià)，使公司接受的是一個(gè)較合理的價(jià)格。
6、 簽訂采購協(xié)議
評估及價(jià)格合理者，由采購部門(mén)與供應商擬定協(xié)議書(shū)，再由總經(jīng)理簽字。
7、 登錄系統，分類(lèi)列管
經(jīng)采購評估小組評估合格者，由總經(jīng)理核準并列入合格供應商名冊。
8、 供應商供貨情況考核與定期復核
所有供應商定期復核，復核時(shí)應有采購部門(mén)會(huì )同評估小組進(jìn)行價(jià)格、品質(zhì)、交期交量及配合度的考核，且評定等級報總經(jīng)理核定。
經(jīng)復核評定不合格者應由采購部門(mén)決定暫?；驕p少采購數量，并通知供應商進(jìn)行改善。采購部門(mén)追加跟蹤評估供應商改善成效，成效不佳預以淘汰。
復核合格者，可繼續登陸合格供應商名冊。
9、 供應商選擇原則
采購部門(mén)在選擇供應商時(shí)，必須在登記在冊的供應商中進(jìn)行選擇，財務(wù)部門(mén)在進(jìn)行帳務(wù)處理時(shí)，也必須核對供應商的身份.
