2004年上半年，剛剛從湖北春天醫藥有限公司IT部門(mén)被挖到采購部門(mén)的李佳，開(kāi)始為該公司批發(fā)、調撥、配送這三大流通業(yè)務(wù)所需藥品的采購入庫而奔忙。
一天，李佳突然接到公司財務(wù)部通知，催問(wèn)頭天有幾批貨的入庫單為何沒(méi)有及時(shí)送達財務(wù)部。李佳迅速跟倉庫管理部門(mén)查詢(xún)，原來(lái)那幾批貨入庫后，收貨單據可能沒(méi)有打出來(lái)，導致入庫單沒(méi)有及時(shí)送到財務(wù)部，而物流信息系統則已自動(dòng)將貨物采購信息傳送到財務(wù)部。李佳很清楚，這是自己親身參與實(shí)施、自2003年11月全面投入運營(yíng)的新的物流信息系統在發(fā)揮作用了。這次經(jīng)歷，也從采購環(huán)節折射出該公司近年來(lái)推進(jìn)財務(wù)業(yè)務(wù)一體化應用成效的一角。
武漢春天生物工程股份有限公司于1997年創(chuàng )業(yè)成立，從代理保健品起步，1997年開(kāi)始興辦生產(chǎn)廠(chǎng)，并投入醫藥的研發(fā)，一直平穩快速發(fā)展至今。而湖北春天醫藥有限公司就是其下屬子公司之一。
與公司的成長(cháng)歷程相比，武漢春天生物工程股份有限公司的信息化腳步并不晚，但確實(shí)也走過(guò)彎路。1998年，春天股份已經(jīng)部署了局域網(wǎng)，實(shí)施了財務(wù)系統。2000年，公司自行開(kāi)發(fā)了營(yíng)銷(xiāo)系統，之后又分別實(shí)施了不同廠(chǎng)家的物流、財務(wù)系統。2001年，其子公司湖北春天醫藥有限公司實(shí)施了一個(gè)針對醫藥行業(yè)的物流系統，但是該系統在設計上無(wú)法與財務(wù)系統互通信息。
“這種狀況的弊端之一是，公司每月的生產(chǎn)計劃、采購計劃、資金計劃的周期都不同步。比如，生產(chǎn)計劃一般是在上月的24日下達，采購計劃配套的資金計劃就更晚了。這種時(shí)間差的存在，使得公司的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理成效大打折扣?！?目前負責春天股份管理信息工作的亓培實(shí)主任說(shuō)。
2002年，公司規模擴大，組織架構日趨完善，管理已經(jīng)比較成型，需要一個(gè)全面的整合公司各項資源的信息平臺。然而，由于不同系統之間的信息不能關(guān)聯(lián)，財務(wù)、業(yè)務(wù)、辦公管理等各自獨立，陷入了所謂的信息孤島狀態(tài)。
與此同時(shí)，醫藥行業(yè)的大環(huán)境正發(fā)生著(zhù)深刻的變化。2002年，國家醫藥監督局加大了在醫藥行業(yè)推廣GSP認證的力度，要求全行業(yè)企業(yè)必須按照這些規范來(lái)開(kāi)展生產(chǎn)和經(jīng)營(yíng)活動(dòng)。這一政策在醫藥行業(yè)迅速掀起一股信息化旋風(fēng)?！帮@然，除了采用其他的手段來(lái)實(shí)現規范性外，信息化可以幫助企業(yè)更好地實(shí)現GSP認證的許多規范性要求?！必僚鄬?shí)說(shuō)。
另一個(gè)變化是，為了控制藥價(jià)虛高，國家不斷地采取措施，打壓中間環(huán)節，醫藥在流通環(huán)節的利潤已經(jīng)很低。要在這種低利潤的空間中維持生存和發(fā)展，勢必只有依靠管理出效益。
內外動(dòng)力交織成一股強大的張力，使得公司整合信息孤島、全面實(shí)施信息化的計劃，猶如一支響箭，從緊繃的弦上彈射而出。
GSP逼迫信息化需求
GSP認證是對醫藥流通企業(yè)的規范性要求，信息系統恰恰可以將這些規范性要求，在具體業(yè)務(wù)與管理流程中加以實(shí)現。這就使得GSP認證與醫藥流通信息化之間存在著(zhù)必然性。
2003年6月，湖北春天醫藥有限公司與金蝶簽署了總體合作協(xié)議。此前，春天股份一直在應用金蝶K3財務(wù)系統。2003年10月，新的GSP物流系統開(kāi)始上線(xiàn)。由于同屬金蝶的物流與財務(wù)系統之間不存在所謂的數據接口問(wèn)題，兩大系統順利對接。
金蝶軟件公司負責該項目的實(shí)施顧問(wèn)鄭婕介紹，GSP在醫藥流通信息系統中成為一個(gè)行業(yè)插件，它與物流系統相配合，主要體現GSP規范對醫藥流通業(yè)務(wù)流程過(guò)程中的特定要求，比如商品入庫驗收、出庫復核、首營(yíng)企業(yè)首營(yíng)品種的審核等。雖然醫藥監管部門(mén)對信息系統沒(méi)有具體要求，但是要求報送的八大報表，這套報表通過(guò)GSP模塊即可輕松實(shí)現。當然，它還可以根據企業(yè)自身的需求，定制更多的報表。
帶有GSP模塊的醫藥物流信息系統不僅可以提供醫藥監管部門(mén)所需的全部管理數據，而且，它還可以幫助企業(yè)加強對倉庫、質(zhì)量檢驗、采購、銷(xiāo)售等環(huán)節的規范管理。GSP軟件的主要任務(wù)，是保證藥品流通過(guò)程符合GSP認證的規范性要求，確保醫藥流通企業(yè)向消費者提供合格的藥品。
亓培實(shí)介紹，目前已經(jīng)通過(guò)GSP認證的企業(yè)，都已經(jīng)基本實(shí)施了GSP物流系統。因為GSP認證所要求的許多規范環(huán)節，僅僅依靠手工，顯然已經(jīng)解決不了。比如，對于某首營(yíng)產(chǎn)品(是指企業(yè)向生產(chǎn)或經(jīng)營(yíng)企業(yè)首次購進(jìn)的商品，必須經(jīng)過(guò)質(zhì)量檢驗等環(huán)節)入庫時(shí)，不妨假設為A藥品，醫藥流通企業(yè)都必須對A藥品的生產(chǎn)廠(chǎng)家、質(zhì)量標準、生產(chǎn)批號等各類(lèi)信息進(jìn)行全面審核。雖然也可以采用手工方式，但管理成本太高：因為當下次又購進(jìn)藥品A的時(shí)候，企業(yè)就無(wú)法立刻判斷藥品A是否是其首營(yíng)品種，因為很可能審核人員是不同的人，只好通過(guò)手工查詢(xún)確認，工作量非常之大。而有信息系統就很輕松，只要輸入藥品A的基本信息，系統很快就能確定。
概括而言，GSP規范中的內容通過(guò)軟件來(lái)實(shí)現的核心功能主要有：
對藥品批準文號(簡(jiǎn)稱(chēng)批號)的全程跟蹤管理。同一型號的藥品，由于要對藥效期進(jìn)行管理，都須向質(zhì)量監督部門(mén)報批，通過(guò)質(zhì)量檢查之后才能獲得批號，批號對應的是藥品有效期等信息。每個(gè)藥品的批號都是唯一的，因而只要查詢(xún)批號，就可以確定藥品生產(chǎn)廠(chǎng)家和通過(guò)質(zhì)量檢驗的日期等信息。
從采購入庫、庫存管理到售后追蹤的信息，都是GSP要求企業(yè)記錄的管理信息。比如首營(yíng)產(chǎn)品要有全面的審核，所有產(chǎn)品都要對批號、有效期等進(jìn)行管理，銷(xiāo)售出去以后還要記錄銷(xiāo)售流向;采購入庫時(shí)要進(jìn)行質(zhì)量驗收，銷(xiāo)售出庫時(shí)要進(jìn)行出庫復核;在庫存管理的養護期之內，要對倉庫的溫度、濕度等養護條件信息進(jìn)行全程記錄。銷(xiāo)售出去以后，假設有退藥，必須對藥品的批次等信息進(jìn)行核對，才能確定是不是自己銷(xiāo)售的藥品，退貨回來(lái)以后還要進(jìn)行質(zhì)量檢驗。又比如，GSP要求藥品采購的時(shí)候，對于藥品的很多因素要求很?chē)栏?，如質(zhì)量、包裝等，否則就無(wú)法進(jìn)入流通渠道
設備管理、特殊藥品管理、即將過(guò)期藥品的停銷(xiāo)催銷(xiāo)、質(zhì)量反饋等等
此外，由于需要對生產(chǎn)廠(chǎng)家等諸多信息進(jìn)行記錄和跟蹤，因此GSP物流軟件比普通商業(yè)物流的表單設計要多出很多條目。
嚴密監控物流
傳統醫藥流通業(yè)在管理上的一大難題就是跑冒滴漏現象嚴重。對于醫藥流通企業(yè)而言，管控好物流等于成功了一半。通過(guò)在物流系統中精心設置信息流轉程序和控制點(diǎn)，這些控制點(diǎn)就好比一個(gè)個(gè)關(guān)卡，使得各財務(wù)、業(yè)務(wù)之間的信息按管理需求流轉，并且因為控制點(diǎn)之間的內在關(guān)聯(lián)機制，大幅度提升醫藥流通企業(yè)的財務(wù)管理和業(yè)務(wù)管理水平。
針對湖北春天醫藥有限公司前期信息化狀況和存在的問(wèn)題，新的物流系統的主要設計思路是，加強對物流環(huán)節上的每一個(gè)關(guān)鍵點(diǎn)的控制，從而保證數據在傳遞過(guò)程中的正確性?！皩?shí)際上，GSP本身是一個(gè)規范，誰(shuí)做都區別不大。因此，目前各種醫藥流通解決方案，主要區別還是體現在對物流管理和控制的功能?！边@樣，通過(guò)打通業(yè)務(wù)流轉的關(guān)鍵節點(diǎn)，明確了職責崗位目標，徹底改變了以往互相推諉、職責權限不清的管理狀況。
以前的物流系統由于開(kāi)發(fā)較早，先于政府部門(mén)開(kāi)始推廣GSP認證的時(shí)間，操作上雖然比較簡(jiǎn)便，自發(fā)貨到結算，中間都是一張單據貫穿始終，一旦單據中間流失，財務(wù)部門(mén)的數據就無(wú)法與業(yè)務(wù)部門(mén)的數據完全一致，企業(yè)極容易墜入賬實(shí)不符的泥潭。更要命的是，財務(wù)部門(mén)無(wú)法對過(guò)程加以控制，使得問(wèn)題往往無(wú)法得到預防和及時(shí)遏制。尤其是對那些結算周期比長(cháng)的貨物，就可能由于單據的遺失而造成一筆糊涂賬。
李佳的那次“被催賬”的經(jīng)歷，最能說(shuō)明這種關(guān)鍵點(diǎn)的作用：在新的物流系統中，采購部對每批購進(jìn)的藥品出具入庫通知單，質(zhì)量檢驗部出具質(zhì)量驗收單，倉庫做收貨單。倉庫和財務(wù)之間的數據相互關(guān)聯(lián)，財務(wù)部每天下午都要匯總當天的各種物流單據信息，通過(guò)系統直接查詢(xún)單據的發(fā)生情況，并通過(guò)系統自動(dòng)生成憑證。如果缺少哪張單據，通過(guò)系統很快就能查到那張單據卡在哪個(gè)環(huán)節。實(shí)物入庫與財務(wù)入庫完全同步，使得財務(wù)部對每批進(jìn)貨的應付款情況隨時(shí)掌握并且可控。
這些關(guān)卡的設置，不僅迅速杜絕了信息流轉受阻導致的管理漏洞，而且使得財務(wù)部門(mén)對于公司的應收應付款、庫存、資金周轉率等財務(wù)風(fēng)險的分析和預防，完全建立在真實(shí)及時(shí)的數據基礎之上。
李佳認為，對于涉及到資金往來(lái)的業(yè)務(wù)，系統的安全性和管理性很重要。金蝶這套系統在訪(fǎng)問(wèn)、修改等權限的設置方面有很細的劃分，每一個(gè)權限都可以單獨設置，這對用戶(hù)而言十分方便。
對于新舊物流系統之間的區別，湖北春天醫藥有限公司管理信息中心的陳濱同樣深有感觸：“K3物流系統對表單和過(guò)程控制進(jìn)行了細分，比如銷(xiāo)售通知單和正常的發(fā)貨單、收貨單，通知單主要告知數量信息，經(jīng)銷(xiāo)商憑借通知單到倉庫核對實(shí)際數量，然后到財務(wù)部門(mén)結算，最后才能取貨。各個(gè)環(huán)節結合得比較緊密，不能跳過(guò)任何環(huán)節，這樣，一旦某個(gè)環(huán)節發(fā)生錯誤，可以通過(guò)各種方式很快查到?！?/p>
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