1.目標
時(shí)間是生命的原料，我們希望能用實(shí)際而精密的方法來(lái)管理自己的時(shí)間及前途，實(shí)現自己的理想。
2. 說(shuō)明
a. 利用PALM的豐富的軟體及容易隨身攜帶的優(yōu)點(diǎn)，讓PALM PDA成為強力的時(shí)間管理工具。
b. 運用GTD的系統管理原則，讓每日進(jìn)入生活中的上百、上千條訊息有一個(gè)完整的管理方式，讓自己不需為瑣事而煩心，並可以信守承諾，增加別人對自己的信任並實(shí)踐自己的任務(wù)及目標。（GTD可以參考 WWW.GTDER.ORG的介紹）
c. 持續累積在PALM上運用GTD概念管理時(shí)間的實(shí)際經(jīng)驗，精益求精。
d. 術(shù)語(yǔ)說(shuō)明
經(jīng)過(guò)幾年也有一些對時(shí)間管理的想法，以下文章有些自創(chuàng )的術(shù)語(yǔ)，在此先說(shuō)明一下
（1）NA：指GTD一書(shū)中的下一步行動(dòng)，由於時(shí)間管理就是在管理好自己的下一步行動(dòng)，所以這個(gè)概念在本文中會(huì )一再出現。
（2）ASAP NA：ASAP就是as soon as possible的意思，我自己定義為近期內要儘快做完的下一步行動(dòng)，這是以前DL懷特兄常強調的概念。
（3）SOMEDAY/MAYBE NA：我指的是不一定要做的下一步行動(dòng)，或者最近不會(huì )執行的下一步行動(dòng)。
（4）任務(wù)：指需要多個(gè)下一步行動(dòng)才能完成的事情，這個(gè)定義和GTD原著(zhù)的定義是一樣的。
（5）任務(wù)的NA：大部分的任務(wù)都是直線(xiàn)型任務(wù)，每一個(gè)任務(wù)都要有一個(gè)NA下一個(gè)行動(dòng)，我也把任務(wù)的下一個(gè)行動(dòng)列入管理。
3. 我所運用的時(shí)間管理工具
只有理論只是空談，以下簡(jiǎn)介我所運用的軟體及工具，PALM PDA是必備，在之後章節會(huì )有對工具的詳盡說(shuō)明
A. DIDDLEBUG： 重量級免費軟體，程式小而穩定，這是我管理ASAP NA的地方，有依照時(shí)間自動(dòng)排序，手寫(xiě)鬧鐘（打字輸入也可）等的超強功能。（圖3-1）
http://diddlebug.sourceforge.net/B.TODO PLUS：我用這個(gè)軟體來(lái)管理任務(wù)及SOMEDAY/MAYBE NA，取代內建的TODO軟體。TODO PLUS提供了手繪圖形的功能，所以搭配可任務(wù)的規劃：任務(wù)用打字的方式放在TODO，任務(wù)的NA直接寫(xiě)在手繪圖形中。該軟體並有鬧鈴提醒，告訴你SOMEDAY/MAYBE NA可以開(kāi)始列入ASAP NA中了。（圖3-2）
http://www.handshigh.com/html/todoplus.htmlC. PDAREACH：DIDDLEBUG太強了，但是沒(méi)有桌面程式搭配不方便，我用這個(gè)軟體來(lái)當DIDDLEBUG的桌面軟體，PDAREACH可以即時(shí)將您的PDA畫(huà)面連線(xiàn)到PC，在PC打字輸入DIDDLEBUG的內容。（圖3-3）
http://www.junefabrics.com/pdareach/index.phpD. 3M即可貼： 就是一般的隨手貼，但是我也是我的時(shí)間管理必備工具。（圖3-4）
4. TWHSI 時(shí)間管理的一些概念
A 儀表版概念（圖4-1）
開(kāi)車(chē)時(shí)，我們的面前有一個(gè)儀表版，告訴我現在的速度、油量、引擎轉速等，提供足夠的行車(chē)資訊。GTD的儀表板也是這個(gè)道理，在進(jìn)入某個(gè)場(chǎng)合開(kāi)始做事前，就有一個(gè)備忘錄，告訴你在這個(gè)地點(diǎn)這段時(shí)間的注意事項。時(shí)間到了或要到另一個(gè)場(chǎng)合前，另一個(gè)備忘錄跳出來(lái)告訴您，離開(kāi)這裡前要注意的事情，下一個(gè)行程前要做的事項，這就是我們希望作成的一個(gè)GTD儀表版。
B 依照時(shí)間自動(dòng)排序（圖4-2）
一天的時(shí)間是線(xiàn)性的，時(shí)間到了才能作某些特定的事情，我們的下一步行動(dòng)若依照時(shí)間排列排序，之後要做的每一件事情都自動(dòng)排序，這樣子你可以預料之後需要做的事情，你知道這段時(shí)間要做的事情，你就可以列出這段時(shí)間要做的GTD儀表版。
C 時(shí)區的概念
GTD提到場(chǎng)合的概念，說(shuō)要依不同場(chǎng)合的來(lái)分類(lèi)你的下一步清單。場(chǎng)合的觀(guān)念加上依照時(shí)間自動(dòng)排序的概念就產(chǎn)生時(shí)區的概念。何謂時(shí)區，就是某一特定時(shí)間內你會(huì )待在特定場(chǎng)所，稱(chēng)之為時(shí)區。
利用時(shí)區的概念，就可以將某段時(shí)間作成TIME-TIGHT CONPARTMENT（封閉時(shí)區），你不用管過(guò)去的事情，未來(lái)的事情，你只要關(guān)注現在這個(gè)時(shí)區的備忘錄，儘速執行即可。
D 不同的下一步行動(dòng)分類(lèi)
GTD將INBOX處理的事情分成八九類(lèi)，我利用PDA來(lái)管理時(shí)間，只剩下4類(lèi)
也就是前面說(shuō)得ASAP NA，SOMEDAY/MAYBE NA，任務(wù)，任務(wù)的NA。
由於文件的管理無(wú)法用PDA來(lái)處理，其他的部份不在本文討論的範圍內。
E.使用功能齊全的手寫(xiě)軟體（DIDDLEBUG，TODO PLUS）
大部分處理事情時(shí)都很緊急，打字，手寫(xiě)輸入都嫌太慢，還是直接手寫(xiě)最快，最省時(shí)。
運用以上五個(gè)觀(guān)念，就形成2006版的TWHSI的時(shí)間管理，基本上融合了GTD的想法，PALM的運用，還有我個(gè)人三四年來(lái)的實(shí)戰經(jīng)驗。
5. 各種軟體及工具的實(shí)戰運用
A. DIDDLEBUG ：現在說(shuō)明我管理ASAP NA的方式。
（1）每張NOTE都有時(shí)間：DIDDLEBUG最好的一點(diǎn)是每一張NOTE都可以設定時(shí)間，而且設定非常簡(jiǎn)單快速，我的每一張NOTE都設定了時(shí)間，太久以後的事情就用"抄送"功能送到TODO PLUS作為SOMEDAY/MAYBE NA。（圖5-a-1及5-a-2）
（2）依照時(shí)間自動(dòng)排序：當我的DIDDLEBUG使用時(shí)，都會(huì )有50張以上的NOTE，這時(shí)依照時(shí)間自動(dòng)排序功能就非常有用，您可以立刻找到要做的下一件事情。（圖5-a-3）
（3）多個(gè)事項在同一張NOTE：有時(shí)手寫(xiě)NOTE越來(lái)越多（例如超過(guò)一百張），檢視時(shí)很耗時(shí)間，我會(huì )把幾件性質(zhì)相近且同一主題的事情列在同 一張，手寫(xiě)看不清，那就用打字吧。TREO 650可以打字輸入，或用下面介紹的PDAREACH軟體利用時(shí)間在PC上輸入。（圖5-a-4）
（4）每張NOTE都是一個(gè)下一步行動(dòng)當NOTE跳出來(lái)時(shí)，就要處理這件事情或者例外社定下一個(gè)處理的時(shí)間。（圖5-a-5）
（5）抄送的功能使用：在手寫(xiě)區寫(xiě)或按下硬體鍵”G”就可以跑出抄送功能的視窗，您就可以把這張NOTE的內容打字，送到其他程式，我最常用的就是送到
TODO PLUS作為SOMEDAY/MAYBE NA。（圖5-a-6）
（6）突發(fā)狀況的處理：每天的工作難免有許多突發(fā)狀況，此時(shí)DIDDLEBUG也可以擔任最好的INBOX工具，立刻寫(xiě)下要做的事情，並設定這件事情加工處理的時(shí)間，配合”依照時(shí)間自動(dòng)排序”功能，您可以掌握所有進(jìn)入您腦海的雜事。
B. PDAREACH：我只拿來(lái)作DIDDLEBUG的輔助軟體（即桌面版軟體），即時(shí)將您的PDA畫(huà)面連線(xiàn)到PC，可以在PC打字輸入DIDDLEBUG的內容
（1）利用PC鍵盤(pán)快速輸入中文：我用來(lái)作三個(gè)用途，一是將DIDDLEBUG中太多的NOTE整理成較少的NOTE，打字的字比較小，一張NOTE可以容納很多事，檢視時(shí)也較快，二是利用DIDDLEBUG中的超送功能到TODO PLUS，三是，手寫(xiě)的字跡本來(lái)就較難看懂，如果定期要提醒自己的事項（如多喝水，寫(xiě)日記等要養成的習慣），我用打字的方式來(lái)處理。在PC的大鍵盤(pán)打，自然比在PALM上手寫(xiě)或TREO的小鍵盤(pán)打字及選字快的多了。（圖5-b-1）
（2）優(yōu)異的操作介面：PDAREACH可以在PC上顯示正常螢幕兩倍大的畫(huà)面，讓您一目了然，配合DIDDLEBUG使用時(shí)，還可以用到PC的鍵盤(pán)的快捷鍵啟動(dòng)DIDDLEBUG的各種功能，如SHIFT+Z就是輸入文字功能，SHIFT+G就是抄送功能。也可以用滑鼠代替鍵盤(pán)，把PALM當程式一個(gè)桌面程式來(lái)用。（圖5-b-2）
C.TODO PLUS取代內建的TODO軟體，也是很好用的軟體，我用來(lái)管理任務(wù)及下一步NA。
（1）在TODO PLUD中我放置兩種的NA，第一是SOMEDAY/MAYBE NA，其次是任務(wù)及任務(wù)的NA。在分類(lèi)時(shí)我就分成兩區，例如公司的分類(lèi)，我就把”公司”作為SOMEDAY/MAYBE NA的分類(lèi)，”！公司”當成任務(wù)的分類(lèi)。（圖5-c-1）
（2）TODO PLUS中的鬧鐘設定: SOMEDAY/MAYBE NA,有兩種NA，一是近期不用處理的NA（但有設定日期，也設定鬧鐘提醒要列入ASAP NA了），另一是還無(wú)法設定特定日期要處理的NA（不需設定日期）。任務(wù)NA一般不用設定日期，但是有些任務(wù)的NA可以設定 日期，也設定鬧鐘。（圖5-c-2）
（3）TODO PLUS中的任務(wù)及任務(wù)的NA：GTD的作者DAVID ALLEN說(shuō)”百分之八十的任務(wù)屬於直線(xiàn)操作，只要在腦中思考下一步行動(dòng)，依序進(jìn)行到任務(wù)完成即可。”，TODO PLUS的手寫(xiě)NOTE就是我放置任務(wù)的NA的地方。TODO PLUS提供不同顏色的筆觸，可在不同時(shí)間檢視時(shí)寫(xiě)下不同顏色的下一步行動(dòng)。（圖5-c-3）
D. 3M即可貼：之前提到封閉時(shí)區的概念，3M即可貼就是我實(shí)現的工具，
（1）時(shí)區的規劃：我將一個(gè)時(shí)區內要做的事情，放在一張3M即可貼中，例如我把上班時(shí)時(shí)時(shí)區分成5段，上班前我先做好第一或第二個(gè)時(shí)區的3M即可貼，其他有空時(shí)，繼續作後面時(shí)區的3M即可貼。
（2）封閉時(shí)區點(diǎn)的設定方法（實(shí)體場(chǎng)合或虛擬場(chǎng)合轉換時(shí)），如果我們需要轉換場(chǎng)合，就可以準備一張3M即可貼，或者遇到吃午飯，換工作性質(zhì)，都可以作為時(shí)段切割的地方。GTD的作者DAVID ALLEN的概念是，轉換場(chǎng)合常常是最耗時(shí)間且沒(méi)有效率的事情，事前的規劃，可以避免錯誤，提高品質(zhì)，增加生產(chǎn)力。
（3）分成AB級事情: Joel Spolsky是個(gè)相當優(yōu)秀的軟體工程師（他是開(kāi)發(fā)EXCEL 5.0的團隊要角），他寫(xiě)的一篇文章<<無(wú)痛軟體時(shí)程>>是我時(shí)常閱讀的一篇時(shí)間管理好文 。他提過(guò)一個(gè)觀(guān)念”.. 時(shí)間管理就像積木. 如果你有一堆積木, 積木太多塞不進(jìn)箱子裡. 這時(shí)候你只有兩個(gè)選擇: 找個(gè)大點(diǎn)的箱子或拿掉一些積木...”。所以在一個(gè)積木箱中我們不可能完成所有的事情，積木要經(jīng)過(guò)挑選。我把這時(shí)段想做的事情分成AB兩級，我把A級的事情放在一側，這些事是在這段時(shí)間一定要完成的，B級的事情放在另一邊，這些事情是這個(gè)時(shí)區內不需要一定要完成，但是完成了自己會(huì )很快樂(lè )或可節省以後的時(shí)間。做事時(shí)，若很有效率，我就會(huì )AB事情一起完成，若很沒(méi)效率，我會(huì )要求自己一定要完成A類(lèi)事情。
（4）時(shí)區內的期初事項及期末事項：我在DIDDLEBUG會(huì )有許多時(shí)區內的期出及期末提醒事項，在封閉時(shí)區要到前，我會(huì )把這些注意事項寫(xiě)到3M即可貼中，這樣的好處是，這個(gè)時(shí)間的處理品質(zhì)會(huì )一再的提昇。
為何有PDA還要3M即可貼？因為把DIDDLEBUG當然很好，但是太過(guò)頻繁的鬧鈴提醒，讓人很心煩，所以也想出每個(gè)封閉時(shí)區要寫(xiě)出一張3M即可貼。除了沒(méi)有鬧鐘亂響外，在這個(gè)時(shí)區內，不用想未來(lái)要做的事情，不用想之前的是沒(méi)做完（都在GTD系統中），只要專(zhuān)心完成這張3M即可貼即可，作啟事來(lái)效果很高。
6. 結論
目前我的方法讓我節省許多時(shí)間，因為通常在事情一發(fā)生，我就已經(jīng)手寫(xiě)到PDA中，並設定好下一步行動(dòng)及處理的時(shí)間，回家後也不用特別花時(shí)間來(lái)加工及組織。進(jìn)入一個(gè)時(shí)區時(shí)，就有一張3M即可貼提醒我要做的事情，特別要鬧鐘提醒的事情，DIDDLEBUG永遠會(huì )提醒我。
時(shí)間管理實(shí)在是很實(shí)務(wù)的事情，並不是某一種方法就一定適用於每個(gè)人，要依照不同的業(yè)務(wù)性質(zhì)及家庭的概念作不同的修正，我的工具及理念也不一定適用於每一個(gè)人，但是拋磚引玉，我們可以在此繼續討論，找對最適合自己的時(shí)間管理方法
我得到了許多好處，也推薦您一起來(lái)時(shí)間管理，你今天GTD了嗎？
[最后修改由 Andy, 于 2006-03-26 00:08:25]
