一、基本概念：

1、集團（client）的概念：是SAP中的最高等級；每一個(gè)集團建立主數據庫

2、公司：能夠產(chǎn)生法定財務(wù)報表的組織單元；財務(wù)報表是在公司級別上建立合并的；一個(gè)公司可以包含一個(gè)或者多個(gè)公司代碼。

3、公司代碼：一個(gè)必須的企業(yè)結構；一個(gè)獨立核算的會(huì )計主體；是一個(gè)能夠進(jìn)行會(huì )計核算的最小組織單元。資產(chǎn)負載表和損益表是建立在公司代碼級別上的。

4、業(yè)務(wù)范圍：用于做內部報表、內部資產(chǎn)負載表和內部損益表的一個(gè)內部組織結構；有用于所有的公司代碼，必須在所有的公司代碼中有相同的含義；根據業(yè)務(wù)范圍，更新總帳余額。

5、信用控制范圍：它是一個(gè)組織單元或責任范圍，用來(lái)控制客戶(hù)信用范圍；公司代碼可以派給一個(gè)也只能是一個(gè)信用控制范圍（可以是多對多關(guān)系。滿(mǎn)足對一個(gè)公司代碼下不同產(chǎn)品的信用控制）；多個(gè)公司代碼可以派給一個(gè)信用控制范圍。

6、控制范圍：它是用來(lái)定義公司的成本/管理會(huì )計行為的結構組織單元；公司代碼只能分配給一個(gè)控制范圍；一個(gè)控制范圍可以分配多個(gè)公司代碼這允許跨公司成本分攤和報表。

7、經(jīng)營(yíng)組織：是獲利能力分析中的核心組織要素，控制區域應轉換為一個(gè)且僅一個(gè)經(jīng)營(yíng)組織，用于內部管理分段報告。一個(gè)經(jīng)營(yíng)組織可可以包括多個(gè)成本控制范圍。

8、主數據：是描述那些運用在會(huì )計，物料，供應商，客戶(hù)等業(yè)務(wù)過(guò)程中的行為體；在一段時(shí)期內，信息往往保持不變；每個(gè)主數據庫具有單一的名字或數字編號。

與業(yè)務(wù)數據的差別：

主記錄包含的數據可控制如何記帳和處理業(yè)務(wù)數據，主數據在系統中保存相對較長(cháng)的一段時(shí)間，而業(yè)務(wù)數據保存的時(shí)間較短。

業(yè)務(wù)數據是從R/3 中的正常業(yè)務(wù)處理獲取的數據。為了提高系統的操作性能，可以周期性地將系統內的業(yè)務(wù)數據進(jìn)行歸檔。

9、損益表：它包含一個(gè)留存收益的識別標記；在會(huì )計年度期末,損益科目結帳到留存收益表中。

10、會(huì )計科目表：會(huì )計科目表是R/3 中所有科目的匯總，所有的會(huì )計科目表必須至少具有一個(gè)定義的科目組。每個(gè)公司代碼使用同一會(huì )計科目表中的科目進(jìn)行日常業(yè)務(wù)的記帳。具有相同基本帳戶(hù)要求的多個(gè)公司可以使用同一個(gè)會(huì )計科目表。會(huì )計科目表公司代碼段主記錄信息可從一個(gè)公司復制到另一個(gè)公司。

會(huì )計科目標的種類(lèi)：運營(yíng)會(huì )計科目表、國家會(huì )計科目表、集團會(huì )計科目表。

一次憑證過(guò)賬即可獲取所有三個(gè)科目表所需的數據。

（1）運營(yíng)會(huì )計科目表：會(huì )計科目表公司代碼段主記錄可在公司之間復制，可以加快項目的實(shí)施進(jìn)度，確保實(shí)施的準確度。每一個(gè)公司代碼需要有且只能有一個(gè)運行會(huì )計科目表。

（2） 國家會(huì )計科目表：由于很多會(huì )計報表是基于運營(yíng)會(huì )計科目表中的科目號碼運行得出的，這可能不能滿(mǎn)足公司代碼所在地國家法律法規對科目表的需求。該問(wèn)題可通過(guò)將公司代碼分配給一個(gè)國家特定會(huì )計科目表（備選會(huì )計科目表）來(lái)解決。要使用國家會(huì )計科目表，首先必須為每一個(gè)會(huì )計科目主記錄中公司代碼段部分的備選科目字段輸入所對應的國家會(huì )計科目表中的科目號碼。運行報表時(shí)，可以選擇想要的會(huì )計科目表

注意：日常過(guò)帳處理是使用運營(yíng)會(huì )計科目表中的科目號碼

（3）集團會(huì )計科目表：集團會(huì )計科目表主要是用于集團公司下的公司代碼由于使用了不同的運營(yíng)會(huì )計科目表時(shí)，需要匯總得到集團報表而使用的一套會(huì )計科目表。要使用集團會(huì )計科目表，首先必須為每一個(gè)會(huì )計科目主記錄中會(huì )計科目表段部分的集團科目字段輸入所對應的集團會(huì )計科目表中的科目號碼。運行報表時(shí)，可以選擇想要的會(huì )計科目表。

11、總帳數據記錄內容：公司代碼信息；會(huì )計科目信息（總帳科目代碼、總帳科目名稱(chēng)、會(huì )計種類(lèi)：資產(chǎn)負債表和損溢表）；科目組（它是為建立會(huì )計科目時(shí)控制字段狀態(tài)；它能決定總帳的有效間隔期；在做總帳數據記錄-配置數據前必須建立的項目組），控制公司代碼。

12、總帳會(huì )計科目信息：總帳科目主記錄包含2 個(gè)數據段：會(huì )計科目表段和公司代碼段。

（1） 會(huì )計科目表段包含如科目號和科目名稱(chēng)等的數據，它同時(shí)定義該科目是否是資產(chǎn)負債類(lèi)科目或損益類(lèi)科目。該控制信息用于科目余額結轉程序，并確定如何處理科目余額。

會(huì )計科目表段所包含的數據是使用該科目表的所有公司代碼所共有的數據。

因為一個(gè)會(huì )計科目表可以被多個(gè)公司代碼使用，為了使不同的公司代碼可控制它們獨立的業(yè)務(wù)處理，有必要將某些數據包含在公司代碼段中。

（2）公司代碼段：

–會(huì )計幣種

–稅收范圍

–會(huì )計科目的統馭科目

–未收款項管理:轉帳到未清帳項管理科目的項目標識為未清或已清。這些科目類(lèi)型的余額總等于未清項目的余額。統馭科目在子帳級別利用子帳未清項特征進(jìn)行未清項管理。

–分錄項排序

下列科目不應使用分錄項顯示:統馭科目;具有累積作用的科目和可被另一運用科目(例如存貨科目)加以分析的科目;產(chǎn)出和投入的稅收科目,這是因為只有與憑證有關(guān)的稅務(wù)信息是必需的

–字段狀態(tài)組：它是用于控制帳戶(hù)中那些字段在總帳里出現的標識器－配置數據

（3）統馭科目：包括：客戶(hù)、供應商、資產(chǎn)等;

統馭科目是用來(lái)將明細分類(lèi)帳附加到總分類(lèi)帳的一種G/L 科目。

統馭科目和明細分類(lèi)帳在過(guò)帳業(yè)務(wù)時(shí)平行更新。

--行項目明細保持在明細分類(lèi)帳中。

--匯總信息則保留在統馭科目中。

--統馭科目不能直接進(jìn)行過(guò)帳。

13、文檔規則：

在SAP中,交易行為是以憑證形式儲存，每一筆交易觸發(fā)產(chǎn)生至少一張憑證，每一張憑證被分配一個(gè)唯一的憑證編號。

憑證將一直作為完整單元保留在系統中，直至它產(chǎn)生結果為止。

如果業(yè)務(wù)交易無(wú)財務(wù)信息，雖產(chǎn)生其他憑證，但不會(huì )產(chǎn)生會(huì )計憑證。

14、會(huì )計憑證：

每張會(huì )計憑證包括一個(gè)憑證頭和至少兩個(gè)行項目。

抬頭部分包含和管理與整個(gè)憑證有關(guān)的數據，例如憑證編號、記帳日期、公司代碼、貨幣類(lèi)型和憑證相關(guān)的文本。行項目構成了憑證細目。每個(gè)行項目會(huì )包含帳戶(hù)、金額和其他相關(guān)記帳信息。

只有完整的憑證才可過(guò)帳，憑證的完整包括憑證抬頭的完整以及憑證借貸方余額為零。

15、憑證類(lèi)型

它是區分不同交易類(lèi)型的方法并決定能夠被過(guò)帳的會(huì )計形式。例如，可將所有的會(huì )計憑證按業(yè)務(wù)類(lèi)型不同分成：總帳憑證、收款憑證、付款憑證、客戶(hù)發(fā)票、供應商發(fā)票等。

憑證類(lèi)型決定憑證的編號范圍：系統通過(guò)不同的憑證類(lèi)型編號范圍存儲一種憑證類(lèi)型的所有憑證。編號范圍可以是外部定義也可以是內部定義。權限組可以運用憑證類(lèi)型。反記帳由憑證類(lèi)型控制。

憑證類(lèi)型決定可以過(guò)帳的帳戶(hù)類(lèi)型：在R/3 中有5 種不同的帳戶(hù)類(lèi)型。

D 借方（顧客）；K 貸方（供應商）；S 總帳科目；A 資產(chǎn)；M 物料。

SAP R/3預留了若干號碼范圍用于R/3 中的特殊用途。例如：X1和X2這兩個(gè)范圍保留作為樣本和重復輸入憑證的編號范圍。

16、過(guò)賬碼：設定是否將該項目匯入借方或貸方并決定可被過(guò)帳的會(huì )計科目類(lèi)型。

R/3中的每一個(gè)憑證行項目與且只與一種記帳碼相關(guān)聯(lián)。

由于記帳碼控制了每一個(gè)憑證行項目是借方還是貸方，因此過(guò)帳行項目時(shí)沒(méi)有必要使用其他任何標識來(lái)指定是貸方或借方。

記帳碼也控制了用于行項目過(guò)帳的特定科目類(lèi)型（客戶(hù)、供應商、G/L 科目、資產(chǎn)、物料）。

記帳碼同時(shí)還幫助控制行項目的字段狀態(tài)。字段狀態(tài)指行項目的屏幕布局。根據行項目上所使用的記帳碼的定義，個(gè)別字段可以是禁止、可選或必需的。

R/3 的目標是確保數據輸入的精確和有效。使用字段狀態(tài)功能可控制允許字段的適當組合出現在數據輸入過(guò)程中以預防包含和排除錯誤。

17、過(guò)賬期間：在過(guò)帳前,必須定義一個(gè)過(guò)帳期間；一個(gè)財務(wù)年度被分為若干個(gè)過(guò)帳期間；每一個(gè)過(guò)帳期間包括一個(gè)起始日期

18、會(huì )計憑證的要素：日期和過(guò)帳期間、公司代碼、貨幣類(lèi)型、憑證類(lèi)型記帳碼、科目、記帳金額、科目分配

19、會(huì )計憑證的四個(gè)日期：

憑證日期：可看作原始憑證的日期

記帳日期：更新帳務(wù)的日期

轉換日期：外幣匯兌日期

輸入日期：會(huì )計憑證錄入系統的日期

20、會(huì )計憑帳的記賬貨幣

SAP系統中，有四種貨幣類(lèi)型：

業(yè)務(wù)交易貨幣：會(huì )計業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)所使用的貨幣；

記帳本位幣：更新帳值的貨幣，即公司代碼貨幣；

首選并行貨幣：用于其他評估所使用的貨幣，例如集團貨幣；

次選并行貨幣：用于其他評估所使用的貨幣，例如歐元。

21、會(huì )計憑證的記賬科目：

每一個(gè)行項目必須包括一個(gè)科目。行項目輸入的有效科目類(lèi)型包括

–客戶(hù)它可能是一個(gè)總分類(lèi)帳，也可能是一個(gè)明細分類(lèi)帳，例如一個(gè)客戶(hù)號或資產(chǎn)號。記帳代碼的科目類(lèi)型用來(lái)標識允許對哪類(lèi)的科目過(guò)帳

–供應商

–總分類(lèi)帳科目

–資產(chǎn)

–原料等

22、會(huì )計憑證的更改

只要憑證已記帳并分配了憑證號碼，憑證就成為了數據庫的永久部分。R/3 將跟蹤記錄憑證的任何變化并根據用戶(hù)需求在合適的時(shí)間進(jìn)行憑證的歸檔。

在對憑證進(jìn)行更改時(shí)，影響會(huì )計系統（科目號碼、金額等）的數據在任何環(huán)境下都無(wú)法更改。只有通過(guò)調整或沖銷(xiāo)憑證才能這些字段錯誤進(jìn)行更正以維護有效的審計線(xiàn)索。

憑證更改規則決定哪些字段以及在什么環(huán)境字段可以更改。

根據憑證更改規則使用原始憑證號碼可以更改憑證。

23、會(huì )計憑證的沖銷(xiāo)

沖消憑證的條件：

–原始憑證未包含已清算的行項目。如果憑證確實(shí)包含了已清算的行項目，那么在沖銷(xiāo)時(shí)必須重設這些行項目。

–原始憑證僅包含了客戶(hù)、供應商或總帳行項目。

–原始憑證被記帳到FI 系統中。其他模塊中產(chǎn)生的憑證應該在該處進(jìn)行更正。更改會(huì )自然反映到FI 中。

–所有其他科目分配值（例如，成本中心）仍然有效。

如果不指定憑證沖銷(xiāo)的記帳日期，系統將使用要沖銷(xiāo)憑證的記帳日期作為沖銷(xiāo)憑證的記帳日期，憑證沖銷(xiāo)后產(chǎn)生新的憑證號。

24、憑證號的含義：

它是為審核每一個(gè)公司代碼在一個(gè)財務(wù)年度中的每一憑證而設置的。

所有被過(guò)帳的交易必須設置一個(gè)憑證號。

在一張憑證被過(guò)帳前,必須為憑證類(lèi)型設置一個(gè)號碼范圍，這些號碼可以由系統內部設定或由用戶(hù)在外部設定。

25、未來(lái)及以前期間的過(guò)賬：

過(guò)帳由總帳負責人控制；可以將帳目過(guò)帳到未來(lái)或以前期間（根據過(guò)帳日期）；以前期間的過(guò)帳被自動(dòng)地結算到下一期間（更新過(guò)的未收款余額及留存收益）。

26、預制憑證：

當憑證信息不完整或過(guò)帳之前需要審批時(shí)，可以通過(guò)預制憑證的功能在系統中將憑證進(jìn)行預制。未完成的憑證可以先預制并稍后記帳，此操作可由相同或不同用戶(hù)完成。預制憑證保存后將產(chǎn)生一個(gè)憑證號，該憑證號屬于正式憑證號范圍。

預制的優(yōu)點(diǎn)之一是可以在開(kāi)始預制時(shí)聯(lián)機評估憑證中的數據以用于報表，而不是必須等到已完成數據并記帳。例如，可以將預制憑證中的金額用于銷(xiāo)售/采購報表的預先稅。

預制憑證時(shí)不支持替換和驗證，但是當預制完成并記帳時(shí)支持替換和驗證。

您可以單獨地也可以通過(guò)清單集中對預制記帳，如果通過(guò)清單記帳多張預制憑證，在憑證成功記帳后，系統將給出記帳清單。

27、應計日記帳：

下列情況下應計記帳最好使用重復性分錄憑證：

–應計不必在下月內沖銷(xiāo)

–帳戶(hù)保持相同

–金額不必逐月繳納

可以使用樣板憑證或科目分配模板并使用特定的憑證類(lèi)型創(chuàng )建應計分錄：

–帳戶(hù)保持相同但金額逐月更改

–需要在下月沖銷(xiāo)應計

28、管理結算：會(huì )計期間的預先結算；整個(gè)組織當中的再分配和成本結算；內部報告的檢查和分析；前期會(huì )計周期的重新打開(kāi)以改正和調整記帳數據。

29、財務(wù)結算：

◇執行重新調整程序以確保業(yè)務(wù)范圍和利潤中心相平衡；

◇外幣重估以解決匯率的波動(dòng)；

◇對帳FI-CO；

◇執行財務(wù)會(huì )計比較分析；

◇創(chuàng )建財務(wù)報告以供檢查和分析。

30、G/L 科目主記錄分成兩段：會(huì )計科目表段和公司代碼段。

會(huì )計科目表段單獨與會(huì )計科目表聯(lián)系（可能被多個(gè)公司代碼使用）。公司代碼段只與某個(gè)特定的公司代碼聯(lián)系。

31、過(guò)賬一個(gè)憑證—科目

每一個(gè)行項目必須包括一個(gè)科目?？赡苁且粋€(gè)總分類(lèi)帳，也可能是一個(gè)明細分類(lèi)帳。

記帳代碼的科目類(lèi)型用來(lái)標識科目是否是一個(gè)總分類(lèi)帳或明細分類(lèi)帳。行項目輸入的有效

科目類(lèi)型包括(? 客戶(hù)或借方? 供應商或貸方? 總分類(lèi)帳? 資產(chǎn)? 原料)

32、周期性分錄的輔助工具：

◇重復性日記帳分錄是有規律重復出現的業(yè)務(wù)事務(wù)。因此可以創(chuàng )建參考憑證來(lái)提高周期處理的速度。下列數據在重復性分錄時(shí)不改變：記帳碼（PK）；科目；行項目金額。

◇應計和待攤分錄是在記帳期間末所需做的調整過(guò)帳，要在下一期間特別沖銷(xiāo)這些分錄。

33、折舊范圍

q 結構折舊范圍使基于不同目的（如帳面折舊、成本核算折舊等）計算資產(chǎn)的并行估價(jià)成為可能，根據折舊范圍制定各項資產(chǎn)的所有必要折舊期限和折舊價(jià)值。由于系統對允許定義的折舊范圍沒(méi)有限制，因此平行估價(jià)也將是無(wú)限期的。

q 可將單獨折舊范圍的資產(chǎn)負債表價(jià)值和折舊價(jià)值記入其財務(wù)會(huì )計中的自有帳戶(hù)。

q 每個(gè)公司代碼至少需要一個(gè)折舊范圍用以記錄帳面價(jià)值。